6. Cơ cấu của khoá luận
2.3.3 Mạng thôngtin của Thư viện Trường Đại học Bách Khoa HàN ội
- Mạng Lan: là mạng máy tính nội bộ trong Thư viện, mạng được xây
dựng và đưa vào hoạt động năm 1995 với hệ điều hành Novell Netware và giao thức Bus. Thông qua mạng Lan đã giúp cho những khâu công tác trong Thư
viện thực hiện hoạt động một cách liên tục và nhất là việc xử lý tài liệu và tra cứu mục lục, các máy tính trong thư viện có thể trao đổi, chia sẻ thông tin cho nhau. Như vậy vào mạng này bạn đọc có thể tra tìm bất cứ tài liệu nào trong thư
viện, mạng Lan chủ yếu phục vụ người dùng tin trong Thư viện.
- Mạng Internet : là mạng máy tính toàn cầu chứa đựng những thông tin
phong phú cả về nội dung và hình thức, với khả năng cập nhật thông tin cao về
mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội con người khắp nơi trên thế giới. Hệ
thống mạng này đã và đang phát triển mạnh mẽ, số lượng người dùng tin nhiều,
truy cập đến các CSDL bằng cách kích vào địa chỉ tên miền hay gõ vào địa chỉ
cần tìm.
2.4. Nhận xét và đánh giá về Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng
thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội
Qua tìm hiểu về Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội, tôi thấy khá hoàn thiện
* Ưu điểm:
- Thư viện đã tổ chức được nguồn tài liệu tra cứu khá phong phú, đa dạng
về loại hình cũng như phong phú về nội dung. Có nhiều loại tài liệu như : từ điển , bách khoa toàn thư, sổ tay tra cứu,luận án luận văn... Cùng với việc sắp
xếp tài liệu đã tạo điều kiện cho việc phục vụ bạn đọc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Thư viện đã tổ chức, bố trí các tủ mục lục gần phòng mượn, tạo điều
kiện cho tra tìm tài liệu của bạn đọc. Các tủ mục lục tạo thuận lợi cho việc tra
tìm tài liệu. Sách ngoại trong Thư viện rất nhiều nên bạn đọc muốn sử dụng
ngôn ngữ nào thì tra tìm ở tủ mục lục đó. Như vậy tạo điều kiện cho bạn đọc khi
Mục lục chữ cái phản ánh đầy đủ kho tài liệu, dễ sử dụng, mục lục phân
loại thì tập hợp được nhiều tài liệu của nhiều tác giả khác nhau về một vấn đề
lĩnh vực. Giúp bạn đọc và cán bộ thư viện tra cứu một cách nhanh chóng hiệu
quả.
- Các cơ sở dữ liệu góp phần rất lớn trong sự nghiệp phát triển của
Thư viện tạo điều kiện cho bạn đọc tiếp cận với kho tài liệu bằng phương pháp điện tử một cách nhanh chóng, chính xác.
- Hệ thống máy tính của Thư viện được kết nối mạng, giúp bạn đọc tiếp
cận thông tin trong và ngoài Thư viện và cả mạng thông tin toàn cầu.Việc áp
dụng tin học hoá là một bước ngoặt lớn trong quá trình phát triển của Thư viện.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điển thì Bộ máy tra cứu có một số hạn chế
sau:
* Hạn chế:
- Tuy tài liệu phong phú về nội dung và hình thức nhưng chưa đáp ứng
hết nhu cầu của bạn đọc. Nhà trường đào tạo nhiều ngành kỹ thuật điện tử nhưng sách ngoại ngữ còn ít chưa đáp ứng được nhu cầu bạn đọc.
- Thư viện chưa tổ chức được phiếu chỉ chỗ giúp bạn đọc mở rộng
phạm vi đề tài nghiên cứu. Trong mục lục phân loại, Thư viện chưa tổ chức được ô tra chủ đề chữ cái. Khi tra cứu bằng mục lục phân loại, bạn đọc phải nhớ
bẳng phân loại, điều này gây khó khăn cho bạn đọc.
Nhiều đề mục trong bảng phân loại hiện dùng được phân chia đơn
giản, chưa sâu, đặc biệt là một số đề mục chuyên ngành, chưa được chi tiết hoá đầy đủ gây khó khăn cho cán bộ Thư viện khi xử lý thông tin, mất nhiều thời
- Thư viện xây dựng CSDL tương đối phức tạp, nên xảy ra tình trạng
có một từ khoá khác nhau biểu thị cho cùng một khái niệm gây khó khăn cho
việc tìm tin của bạn đọc bằng từ khoá và hạn chế kết quả tìm.
Tóm lại, Bộ máy tra cứu tin hiện đại đã hỗ trợ hoàn thiện hơn Bộ máy tra
cứu tin truyền thống. Với việc xây dựng cơ sở dữ liệu, đưa máy tính phục vụ bạn đọc cùng với kết nối mạng. Từ những thành tựu đạt được Thư viện đang ngày
càng phát huy hơn nữa vai trò của mình trong công tác phục vụ nhu cầu kiến
thức của bạn đọc.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ
MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
3.1 Định hướng phát triển của Thư viện và Mạng thông tin
Nhằm cung cấp lực lượng cán bộ khoa học kĩ thuật cho đất nước, có năng
lực, phẩm chất và tri thức khoa học, trước nhu cầu mượn và đọc tài liệu ngày càng lớn của sinh viên và cán bộ, Thư viện sắp xếp lại kho tài liệu, phòng đọc để đáp ứng tối đa nhu cầu học tập và nghiên cứu của bạn đọc.
Để tin học hóa Thư viện và giúp cho bạn đọc tìm tin một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ. Cán bộ thư viện tích cực làm việc và xây dựng những
CSDL rất phong phú, đa dạng cả về nội dung và hình thức. Cùng với việc xây
dựng và đổi mới nội dung cũng như hình thức của CSDL ngày càng phù hợp thì
Thư viện đã tiến hành tinh lọc kho sách,bổ sung sách mới, làm cho kho sách của Thư viện có chất lượng phục vụ kịp thời với nhu cầu của sinh viên, giảng viên cũng như cán bộ trong Trường.
Thư viện đã và đang xây dựng và hoàn chỉnh trang thiết bị trong Trường
như tăng cường máy tính, máy in, máy photo... để phục vụ bạn đọc và cán bộ Thư viện trong việc tra cứu tin trong và ngoài Thư viện. Thư viện cũng chú
trọng đến việc đào tạo cán bộ về những kiến thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ
thông tin trong việc sử dụng máy tính và mạng máy tính.
Một số trong những yêu cầu được đặt ra như sau:
- Thuận tiện trong công tác tra cứu nhanh, chính xác mà bạn đọc không
mất thời gian tra cứu, tìm tin.
- Thuận tiện cho công tác mượn trả sách, các phòng ban mở rộng, cung
cấp cho bạn đọc những dạng tài liệu như : đĩa CD, tạp chí điện tử... và có thể
cho bạn đọc mượn về nhà những tài liệu này.
Như vậy, Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội được hoàn tất và đưa vào hoạt động góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng đào tạo của Trường. Bên cạnh đó còn hiện đại hoá cho ngành đào tạo Nước nhà và từng bước hoà nhập với nền giáo dục trong và ngoài khu vực.
3.2. Một số ý kiến đề xuất về giải pháp hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin tại
Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội
3.2.1. Những chính sách và chiến lược đối với công tác Thư viện
Để hiện đại hoá cơ sở vật chất và trang thiết bị, bổ sung nguồn tài liệu và
tăng cường có hiệu quả hoạt động của Thư viện và Mạng thông tin rất cần sự quan tâm đầu tư kinh phí của Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội và của Nhà
nước. Sự chỉ đạo và đầu tư đúng lúc của Đảng và Nhà nước trên cơ sở áp dụng
khoa học công nghệ nhằm tăng cường hiệu quả của hoạt động thông tin thư viện,
góp phần quan trọng vào công tác đào tạo nguồn nhân lực cho Đất nước có chất lượng cao, có trình độ khoa học công nghệ hiện đại trong giai đoạn công nghiệp
hoá hiện đại hoá đất nước. Như vậy ngành thông tin thư viện nói chung và công tác xây dựng và hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông tin
nói riêng cần phải hoàn thiện và phát triển mạnh mẽ bằng những cách thức, biện
3.2.2 Đào tạo cán bộ thông tin thư viện
Ngày nay, sự phát triển của xã hội kéo theo sự đổi mới căn bản chức năng
của thư viện. Trước đây, nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ thư viện đơn thuần
chỉ là sự thu thập, bảo quản, phân loại tài liệu theo trật tự phù hợp nhưng ngày
nay khoa học công nghệ phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin đã đi sâu
vào ngõ ngách trong đời sống xã hội đặc biệt là trong lĩnh vực thông tin thư
viện, buộc những cán bộ phải có trình độ, nghiệp vụ nhất định để đáp ứng mọi
nhu cầu của người dùng tin.
Phải nâng cao thường xuyên kiến thức chuyên ngành thông tin thư viện, đặc biệt là bổ sung thường xuyên kiến thức tin học và ngoại ngữ giúp việc hoàn thiện và xây dựng Bộ máy tra cứu tin được hiệu quả. Để xây dựng và hoàn thiện
tốt Bộ máy tra cứu thì cần phải đào tạo thường xuyên đội ngũ cán bộ để trau dồi
kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ.
Trong việc đào tạo cán bộ thư viện, các trường vẫn chủ yếu đi sâu vào lĩnh
vực truyền thống, chưa đi sâu vào lĩnh vực hiện đại. Vì vậy khi ra trường, các
cán bộ chỉ thích ứng với hoạt động truyền thống, còn hoạt động hiện đại thì còn bỡ ngỡ.
Để đáp ứng nhu cầu tin học hoá thì cán bộ thông tin phải cập nhật, phát
triển năng lực thì mới có kiến thức về tin học. Để làm được việc này thì cán bộ thư viện cần có kế hoạch đào tạo và huấn luyện đội ngũ cán bộ để họ có thể tiếp
thu và quản lý Thư viện hiện đại. Đồng thời, cán bộ thư viện phải thường xuyên rèn luyện cho mình tính linh hoạt, thái độ tế nhị, vui vẻ, hoà nhã với bạn đọc,
hay nói cách khác là phải hội ngộ đầy đủ “tài” và “đức”. Có như vậy mới thực
sự thu hút được bạn đọc và trở thành một môi trường giáo dục hiệu quả.
Người dùng tin là yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin, họ là đối tượng
phục vụ của công tác thư viện, họ vừa là khách hàng của dịch vụ thông tin, đồng
thời cũng là người sản sinh ra thông tin mới, người dùng tin là cơ sở định hướng
các hoạt động của Thư viện. Họ có khả năng xây dựng ngôn ngữ tìm tin, xác
định cấu trúc của các hộp phiếu, hình thành chiến lược tra cứu và đánh giá kết
quả tìm tin. Vì vậy, công tác đào tạo người dùng tin vô cùng cần thiết và quan trọng.
Việc đào tạo người dùng tin có thể bằng nhiều hình thức :
- Thông qua các buổi hội nghị, hội thảo bạn đọc, tăng cường các chỉ dẫn
thông báo tại Thư viện, tổ chức các lớp riêng đào tạo.
- Tổ chức các lớp ngắn hạn để truy cập những kiến thức chung về công tác thông tin tư liệu. Hướng dẫn hoặc làm trực tiếp các kỹ năng tìm, khai thác thông tin bằng các Bộ máy tra cứu tin hiện đại và truyền thống.
3.2.4 Hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứu tin truyền thống và hiện đại
. Hoàn thiện Bộ máy tra cứu truyền thống
Việc hoàn thiện Bộ máy tra cứu mục lục có vai trò rất quan trọng phản ánh chính xác, đầy đủ về tài liệu. Hệ thống mục lục của Thư viện đã tổ chức cơ
bản hoàn thiện, đã phản ánh được vốn tài liệu của Thư viện. Tuy nhiên, phích mô tả bổ sung, hướng dẫn chỉ chỗ chưa được phản ánh đầy đủ.
Trong mục lục chữ cái, sách có từ 1 đến 3 tác giả, ngoài phiếu mô tả tác
giả thứ nhất, Thư viện cần bổ sung phiếu cho tác giả thứ hai và thứ ba. Thư viện
cần có phích chỉ chỗ trực tiếp và chỉ chỗ liên quan.
Đối với tác giả có nhiều tên, bí danh, cần lập các phiếu chỉ chỗ hướng
dẫn độc giả tìm đến những tài liệu có nhiều tên khác nhau, các tác phẩm có nội
dung giống nhau nhưng nhan đề có thể khác. Cần bổ sung phiếu chỉ chỗ trực
này. Thư viện cũng cần xác định các ô tra cứu chủ đề cho mục lục phân loại,
mỗi chủ đề được mô tả trên một phích kèm theo ký hiệu phân loại tương ứng. Các phích được sắp xếp theo thứ tự chữ các của chủ đề.
Muốn hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin nói chung và hệ thống mục lục nói
riêng,cần đòi hỏi có sự quan tâm của cán bộ Thư viện và bạn đọc nhằm kịp thời
chỉnh sửa nhưng nội dung không hợp lý như : kiểm tra sắp xếp phiếu đã đúng
thứ tự chưa, phát hiện những phiếu mất thay thế hay Thư viện bổ sung những
sách mới thì phải bổ sung phiếu cho những sách đó...
. Hoàn thiện Bộ máy tra cứu hiện đại
Thư viện đã sử dụng tin học trong quá trình hoạt động của mình. Thư viện đã xây dựng được nhiều CSDL phục vụ bạn đọc. Để hoàn thiện hơn nữa, Thư
viện cần phải đa dang hoá CSDL và các sản phẩm thông tin. Tăng cường phát hành sách, báo điện tử, nguồn lực thông tin, nâng cao chất lượng xử lý tài liệu.
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản trị Thư viện, những phần mềm này vừa có tính năng tích hợp, vừa có khả năng mở hay chuẩn hóa dễ dàng... Vì vậy mà Thư viện đã sớm nghiên cứu và cải thiện cho mình những phần mềm ngày càng phù hợp với yêu cầu của bạn đọc. Nhằm đảm bảo nhu cầu tin của người dùng tin và đảm bảo quá trình hoạt động của Thư viện đạt kết quả tốt nhất.
Để ngày càng làm tốt hơn nhiệm vụ của mình, Thư viện cần tăng cường thêm máy tính để phục vụ bạn đọc tra cứu được thuận lợi, nhanh chóng, tiết
kiệm thời gian...Thư viện cần mở rộng khai thác sử dụng máy tính để khai thác
mạng cho người dùng tin, tạo điều kiện cho người dùng tin cập nhật thông tin
3.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện và phát
triển Bộ máy tra cứu tin
Để phát triển hoạt động tin học hoá Thư viện, đặc biệt trong giai đoạn
hiện nay, vấn đề phục vụ bạn đọc trong học tập, giảng dạy và nghiên cứu, đòi hỏi ngày càng phải tố hơn nên Thư viện rất cần đến sự quan tâm, giúp đỡ đầu tư hơn nữa của Nhà trường và Nhà nước.
Thư viện cần nhập mới vào máy tính để tạo điều kiện cho Bộ máy tra cứu
hoàn thiện, giúp bạn đọc tra cứu thông tin đầy đủ và chính xác nội dung tài liệu
và có thể tìm kiếm chuyên môn hẹp.
Cần đầu tư thêm trang thiết bị, cơ sở vật chất, đặc biệt là số lượng máy tính để phục vụ bạn đọc để bạn đọc có thể khai thác thông tin một cách hiệu quả và
nhanh chóng. Đồng thời hướng dẫn, đào tạo bạn đọc tiếp xúc với Bộ máy tra
cứu hiện đại. Hướng dẫn bạn đọc tìm tên trên mạng máy tính, trên các CSDL của Thư viện, giúp bạn đọc làm quen và dễ dàng sử dụng khai thác nguồn tin
trên máy tính một cách có hiệu quả.
Thường xuyên đào tạo và nâng cao tay nghề cho cán bộ thư viện, nhất là về công nghệ thông tin và trình độ ngoại ngữ. Vì hiện nay Thư viện sử dụng hầu như là máy tính trong công tác phục vụ bạn đọc và việc sử dụng tin học này thì cần phải có trình độ ngoại ngữ tốt.
Tạo điều kiện cho bạn đọc có thể khai thác các tài liệu điện tử bằng cách:
- Số hoá các dạng tài liệu như luận án, luận văn, công trình nghiên cứu của trường, các tài liệu quý hiếm, ít xuất bản...
- Bổ sung các tài liệu ở dạng điện tử.
- Mua và thuê quyền truy cập thông tin ở dạng thư mục, dữ kiện như, toàn văn, của các cơ quan thông tin khác.
Đẩy mạnh việc giới thiệu sản phẩm và dịch vụ thông tin, giúp bạn đọc có
thể định hướng trong việc khai thác thông tin.