6. Cơ cấu của khoá luận
2.3.1 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin truyền thống
Hệ thống mục lục là bộ phận cấu thành quan trọng của Bộ máy tra cứu
truyền thống, hệ thống mục lục thực hiện chức năng là công cụ tra tìm tài liệu và giới thiệu kho sách của Thư viện với người dùng tin sao cho kết quả tìm tin đạt
hiêu quả nhất.
Hệ thống mục lục giúp cán bộ thư viện biết được vị trí tài liệu trong kho, là công cụ quản lý vốn tài liệu trong Thư viện và tổ chức phục vụ bạn đọc. Từ đó
cán bộ quản lý có cách đánh giá chính xác hiệu quả công tác cán bộ thư viện, xử
lý tài liệu. Mặt khác, hệ thống mục lục còn là công cụ hỗ trợ cán bộ trong công
tác xử lý tài liệu như : mô tả, định chủ đề và góp phần vạch kế hoạch bổ sung
Hệ thống mục lục là bộ phận quan trọng của Bộ máy tra cứu tin. Mục lục Thư viện phản ánh tài liệu trong kho. Nhiệm vụ của nó là phản ánh tài liệu hiện
có về loại hình tài liệu, giới hạn ngôn ngữ và thời gian, thành phần tác giả và mức độ bao quát của đề tài. Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là
giúp người dùng tin xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho.
Nói tới vai trò của hệ thống mục lục, G.E.Evans đã nói : “Mục lục-sản
phẩm chủ yếu của quá trình biên mục-là công cụ tra cứu quan trọng vào bậc nhất trong thư viện. Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng được một cơ quan thông tin thư viện dù chỉ có những trữ lượng tài liệu ở mức trung bình, mà lại
thiếu hệ thống mục lục”.
Thư viện và Mạng thông tin đã tổ chức hệ thống mục lục theo các ngôn
ngữ:
- Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Đức.
- Tiếng Nga.
- Tiếng Việt.
Trong mỗi ngôn ngữ lại chia các loại mục lục: Mục lục chữ cái, mục lục
phân loại, mục lục công vụ, mục lục chủ đề.
a. Mục lục chữ cái
Mục lục chữ cái sẽ trả lời “có” hay “không” giúp cho người dùng tin tìm thấy trong kho tài liệu của Thư viện khi biết tác giả, người hiệu đính hoặc nhan đề của tài liệu. Mục lục chữ cái phản ánh bộ sách hay tuyển tập các công trình nghiên cứu tài liệu, các bản báo cáo...
Tại Thư viện và Mạng thông tin, hệ thống mục lục chữ cái được chia thành hai bộ phận: mục lục chữ cái, mục lục phân loại. Theo từ điển giải nghĩa thuật
được sắp xếp theo vần chữ cái của họ tên tác giả, tác giả tập thể và theo tên tác phẩm được gọi là mục lục chữ cái.
Qua mục lục chữ cái có thể nhanh chóng xác định được một cuốn sách cụ
thể, các cuốn sách cụ thể, các cuốn sách của một tác giả nhất định, các công
trình của một cơ quan nào đó có ở Thư viện hay không, loại mục lục này phản
ánh về hình thức và đặc trưng của nó, phán ánh theo thứ tự chữ cái và tiêu đề mô
tả.
Mục lục chữ cái có 2 phiếu mô tả : theo tên sách và theo tên tác giả. Số
phiếu trong mục lục chữ cái bao gồm : phích mô tả chính, phích mô tả bổ sung cho nhan đề, các phích chỉ chỗ...Loại mục lục này dễ tổ chức và sử dụng, là
phương tiện tra cứu tin thông dụng nhất, phù hợp với tâm lý, giúp cán bộ bổ sung trao đổi sách, những lời yêu cầu của người dùng tin. Mục lục chữ cái là bộ
phận không thể thiếu trong bất kì thư viện nào. Đối với người dùng tin, mục lục
chữ cái sử dụng đơn giản nhất, người dùng tin chỉ cần biết một số thông tin nào
đó như : tên sách, tên tác giả, tên người dịch có thể tìm tài liệu cần thiết.
Hình thức của phiếu mô tả có khổ thống nhất theo tiêu chuẩn quốc tế với
chiều dài 12,5cm , rộng là 7,5cm. Trên phiếu có hay vạch kẻ dọc, vạch kẻ dọc
thứ nhất cách mép trái phiếu 1cm, trên phiếu có kẻ từ 8-10 hàng ngang từ vạch
dọc thứ nhất ghi khoảng mô tả của tài liệu, góc trên ghi kí hiệu kho và kí hiệu
xếp giá, phía dưới ghi môn loại của tài liệu.
Hệ thống mục lục chữ cái của Thư viện được chia hai loại chính : mục lục
chữ cái tên sách và tên tác giả.
- Mục lục tên sách
Các phiếu được sắp xếp theo tiêu đề mô tả của nhan đề tài liệu. Nhan đề tài liệu, nhan đề mô tả được in hoặc viết đậm hơn. Phía dưới là thông tin mô tả như
trên cùng của phiếu là số đăng kí cá biệt và số kí hiệu xếp giá của tài liệu cũng được in đậm. Với mục lục chữ cái tên sách này khi mô tả thì viết từ gạch dọc thứ
hai dòng thứ nhất.
VD
517 Bài tập toán học cao cấp/ Nguyễn
GV396Đình Trí, Tạ Văn Đình, Nguyễn Hồ
Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000.
Tập 3: Phép tính giải tích nhiều biến
số .- 2000.- 499tr.
56368
-Mục lục tên tác giả.
Các phiếu mô tả sắp xếp theo tên tác giả. Họ tên tác giả được in đậm đưa
lên dòng đầu tiên của phiếu mô tả và khi mô tả sẽ viết tên tác giả bắt đầu từ vạch
thứ nhất.
Tại Thư viện và Mạng thông tin, việc mô tả tài liệu theo tên tác giả được
mô tả theo phương pháp đảo tên lên trước, họ đệm sau. Tên tác giả có hai từ thì giữ nguyên không đảo. Đối với tác giả nước ngoài, tài liệu thường viết tên trước,
họ sau thì khi mô tả không cần phải đảo mà mô tả lần lượt theo tên một trang
sách.
VD : Với tên tác giả người Việt:
571 Trí(Nguyễn Đình)
GV396 Bài tập toán học cao cấp/ Nguyễn
Đình Trí, Tại Văn Đình, Nguyễn
Hồ Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000.
Tập 3: phép tính giải tích nhiều biến
số.- 2000.- 499tr.
56369
VD: Với tên tác giả nước ngoài:
541 Cottrell(T.L.)
NV3889 Dynamic Aspect of Molecular Energy States/ T.L. Conttrell. London.: Oliver & Boyd, 1965.- 79tr.
N5918
Nguyên tắc sắp xếp các phiếu mô tả theo mục lục chữ cái : theo tên sách và tên tác giả. Trong tủ mục lục thì chữ cái được sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tiêu đề mô tả. Từng mục lục xếp theo vần chữ cái trong từ điển A-Z.
- Mục lục chữ cái tiếng Việt xếp theo trật tự chữ cái tiếng Việt.
- Mục lục chữ cái tiếng Nga xếp theo trật tự tiếng Xlavơ.
- Mục lục chữ cái tiếng Anh, Pháp, Đức xếp theo trật tự tiếng Latinh.
Vị trí của một phiếu trong mục lục chữ cái nằm ở đầu tuỳ thuộc vào chữ cái
đầu tiên của tiêu đề mô tả trên phiếu. Chữ cái đầu tiên giống nhau thì sắp xếp
theo vần chữ cái thứ hai, nếu chữ cái ở vần thứ hai giống nhau thì sắp xếp theo
vần chữ cái thứ ba và cứ như vậy.
VD: Phương An
Phương Anh
Phương Ân
Đối với Tiếng Việt trong trường hợp giống nhau ta phải căn cứ vào dấu để
sắp xếp : không dấu, dấu huyền, dấu sắc, dấu hỏi, dấu ngã, dấu nặng.
Bạn nhà nông.
Trong trường hợp sách của nhiều tác giả thì sắp xếp theo tên sách. VD : Hồ Chí Minh có những tác phẩm:
Bản án chế độ Thực dân Pháp.
Nhật kí trong tù. Tuyên Ngôn độc lập.
Các tác phẩm của tác giả kinh điển thì xếp theo:toàn tập, tuyển tập, số tập.
Nếu là tác phẩm riêng biệt thì xếp theo vần tên tác phẩm.
VD : Lênin toàn tập.
Lênin tuyển tập.
Nếu tiêu đề gồm cả chữ số thì phải được đánh vần thành chữ rồi mới được
sắp xếp theo thứ tự chữ cái.
VD : 32 Truyện ngắn chọn lọc.
300 câu hỏi ôn tập Tiếng Anh.
Nếu các lần xuất bản khác nhau của một tên sách giống nhau thì xếp phiếu
mô tả thứ tự ngược thời gian.
VD : Từ điển Tiếng Anh xuất bản năm 1999 xếp dưới từ điển Tiếng
Anh xuất bản năm 2000.
Nếu tên tác giả viết tắt thì được xếp trước tên tác giả viết đầy đủ.
VD : N.M.C
Nguyễn Công Hoan
Trong mỗi ngăn phiếu của tủ mục lục thường có các loại sau:
. Phiếu tiêu đề:
Khi sử dụng mục lục đều phải sử dụng các phiếu tiêu đề, để phân chia
giới hạn các phiếu tiêu đề với nhau theo các từ, cụm từ, mục lục càng lớn thì càng nhiều phiếu tiêu đề. Phiếu tiêu đề giúp người dùng tin biết được các chỗ tài
liệu mình cần đang nằm ở khoang nào trong ô kéo, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu và tăng cường tính chính xác trong quá trình tìm tin. Có nhiều cấp
phiếu tiêu đề:
- Phiếu tiêu đề cấp 1 : Có phần nhô lên ở giữa chiếm 2/3 chiều rộng của
phiếu với các chữ cái đầu : A,B,C...của tiêu đề mô tả.
P
- Phiếu tiêu đề cấp 2 : Có phần nhô lên ở phía bên phải, phần nhô lên chiếm 1/3 chiều rộng của phiếu.
PH
- Phiếu tiêu đề cấp 3 : Có phần nhô lên ở phía bên trái, phần nhô lên cũng
chiếm 1/3 chiều rộng của phiếu.
Tại Thư viện và Mạng thông tin các phiếu tiêu đề thường được phân ở 2
cấp chính và các phiếu này có màu khác với màu phiếu chính và sau đó phiếu
mô tả của tài liệu trong mỗi cấp phiếu lại được xếp lần lượt theo thứ tự chữ cái.
. Phiếu mô tả chính
Là cơ sở để xây dựng hệ thống mục lục. Vị trí của phiếu căn cứ vào chữ cái đầu tiên trên phiếu mô tả, tất cả các phiếu mô tả có chung một chữ cái đầu được xếp trong cùng một hộp phiếu. Nếu vần chữ cái thứ nhất giống nhau thì xếp theo vần chữ cái thứ hai, nếu vần chữ cái thứ hai giống nhau thì xếp theo
vần chữ cái thứ ba và cứ tiếp tục như thế.
Các phiếu được cố định bằng một thanh kim loại xuyên suốt từ đầu hộp
phiếu đến cuối hộp phiếu qua một lỗ tròn dưới các phiếu. Bên ngoài hộp phiếu
dán nhãn ghi các chữ cái của phiếu đầu tiên và chữ cái cuối cùng của phiếu
trong hộp. Trong mỗi tủ mục lục này có đánh số thứ tự các hộp phiếu và xếp lần lượt theo các số đó.
Mục lục chữ cái cần được tiến hành chỉnh lý thường xuyên như : rút phiếu
cho những tài liệu đã thanh lý và lập phiếu cho những tài liệu mới bổ sung để
phục vụ kịp thời cho bạn đọc. Hệ thống mục lục chữ cái sử dụng khá đơn giản
và dễ sử dụng, điều này cũng tạo ra cho mục lục chữ cái có tính ưu việt hơn so
với một số loại mục lục khác. Bạn đọc chỉ cần biết một số chi tiết như : tên tác
giả, tên tài liệu hoặc ngôn ngữ của tài liệu đó là có thể tìm được tài liệu mình cần. Hệ thống mục lục giúp bạn đọc có thể tìm được những tác phẩm của cùng một tác giả trong cùng một lúc hoặc những tài liệu có tiêu đề giống nhau của
nhiều tác giả.
Tuy nhiên hệ thống mục lục cũng có những hạn chế là trong quá trình tìm tin theo từng chuyên ngành cụ thể, bởi một chuyên ngành sẽ có nhiều tài liệu với
nhiều tiêu đề khác nhau. Vì vậy các tài liệu phản ánh về chuyên ngành đó sẽ bị
phân tán mọi nơi.
b. Mục lục phân loại
Chức năng đầu tiên của mục lục phân loại là tra cứu thông tin, nó giới
thiệu nội dung tài liệu và đảm bảo tìm được những tài liệu cần thiết. Nguyên tắc
của mục lục phân loại là đi từ cái chung đến cái riêng, từ đơn giản đến phức tạp.
Chức năng thứ hai là hướng dẫn bạn đọc, giúp người dùng tin nhanh chóng xác
định được những tài liệu mà họ cần, đồng thời cũng cho họ những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời nhất về hệ thống tài liệu theo từng ngành tri thức. Mục
lục phân loại góp phần hoàn thành nhiệm vụ của Thư viện và giúp cán bộ thông
tin trong lựa chọn những tài liệu phù hợp nhất cho bạn đọc để nâng cao, khẳng định vai trò của mình đối với Thư viện, giúp cán bộ Thư viện trong công tác bổ sung, hướng dẫn, tuyên truyền, xử lý kỹ thuật... Mục lục phân loại của Thư viện
hiện nay được xây dựng theo bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học
tổng hợp do Thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội biên soạn. Hiện nay bảng phân
loại được bổ sung thành 19 lớp. Bảng phân loại này được Thư viện và Mạng
thông tin sử dụng trong suốt thời gian hoạt động của mình. Cấu trúc của mục lục
phân loại bao gồm:
- Các phiếu tiêu đề phản ánh các cấp phân chia của bảng phân loại
- Các phiếu mô tả được sắp xếp theo quy định.
+ Phiếu tiêu đề:
Đây là những phiếu cụ thể hoá nội dung các đề mục trong bảng phân loại mà Thư viện áp dụng. Hệ thống các phiếu tiêu đề được làm bằng bìa màu, có phần nhô cao hơn phiếu mô tả thư mục, chiều rộng của phần nhô của phiếu có kích thước khác nhau tương ứng với cấp phân chia trong bảng phân loại và tuỳ
theo nội dung kho tài liệu, mục đích và đối tương phục vụ mà các phiếu có thể đơn giản hoặc chi tiết.
. Phiếu tiêu đề cấp1 : Phản ánh cấu tạo mục lục phân loại tương đương với
lớp chính của bảng phân loại, trên cùng ghi chỉ số phân loại của dãy chia cơ bản
và trên mục chia tương ứng, ở dưới ghi các tiểu mục phụ thuộc. Phiếu tiêu đề có
phần nhô lên ở giữa.
7 Nghệ thuật
71 nghệ thuật tạo hình 72 nghệ thuật kiến trúc
73 nghệ thuật điêu khắc
. Phiếu tiêu đề cấp 2 : Phản ánh cấp chia nhỏ phụ thuộc dưới mục chia
chính. Trên phiếu này ghi số và tên mục chia dưới tiêu đề cấp1, phía dưới liệt kê
đầy đủ các mục chia phụ thuộc.
72 NT kiến trúc
72(V)NT kiến trúc Việt Nam
72(V)NT kiến trúc các TP ở VN
. Phiếu tiêu đề cấp 3: Có phần nhô ở bên phải phiếu. Trên phần nhô của
phiếu ghi mục chia phụ thuộc tiếp theo của phiếu tiêu đề cấp 3.
Trong trường hợp mở đến chi tiết tiêu đề cấp 3 mà vẫn còn quá nhiều thì các phiếu tiêu đề sẽ sử dụng phiếu tiêu đề chữ cái.
+ Phiếu mô tả.
Các phiếu này được mô tả theo quy tắc ISBD. Phiếu mô tả có thể mô tả
theo tên tác giả cá nhân, tập thể, tên sách. Trên cơ sở của các phiếu phân loại,
các phiếu được sắp xếp theo đúng trật tự ký hiệu phân loại của bảng phân loại,
sau mỗi dãy cơ bản với các tiêu đề môn loại trí thức, được sắp xếp theo vần A,
B, C... của tiêu đề mô tả theo tên tác giả hoặc tên sách.
VD:
6T03 Nguyễn Bính
Điện tử công suất lớn: ƯD
Tristo.- H.: Nxb ĐHTHCN, 1985
.- 237tr.
Trong mỗi tủ mục phân loại, bên ngoài mỗi hộp phiếu đều dán nhãn ghi tên các môn loại tri thức để bạn đọc dễ tìm được thông tin mình cần. Ngoài ra,
để giúp cho việc tìm thêm hiệu quả, mục lục phân loại còn được chia theo nhóm
Mục lục phân loại trả lời những câu hỏi có hay không tài liệu gốc trong
kho theo một đề tài hoặc một vấn đề nào đó. Trong công tác xử lý thông tin, hệ
thống mục lục phân loại của thư viện sắp xếp theo khung phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc Gia biên soạn. Các phiếu mô tả được sắp xếp theo kí hiệu phân
loại ghi ở góc trái của phiếu.
Phương pháp tìm tin bằng hệ thống mục lục : khi người đọc có nhu cầu