Sơ đồ tổ chức:
Phòng gồm có 10 người hình thành nên bộ máy kế toán của công ty. Bộ
máy kế toán sở hữu một phòng kế toán tài vụ riêng và chịu sự chỉđạo trực tiếp của giám đốc. Ta có:
Ghi chú:
- Mối liên hệ trực tiếp:
- Mối liên hệ gián tiếp:
Nguồn: Phòng kế toán tài vụ. Hình 3.2 Sơđồ tổ chức bộ máy kế toán
Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận:
• Kế toán trưởng: Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng kế toán, có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc trong việc chỉđạo các nhiệm vụ của ban giám đốc.
• Phó phòng kế toán: Phó phòng kế toán có nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản hồ sơ, sổ sách kế toán, tổng hợp tất cả các số liệu của đơn vị kế toán cấp dưới và từ các cửa hàng cung cấp để lập các bảng biểu, các báo cáo tài chính trình lên cho kế toán trưởng và giám đốc duyệt. Trong đó, phòng kế toán của công ty có hai phó phòng:
+ Phó phòng kế toán kiêm kế toán phí: Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp; kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của từng khoản chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí. Mở sổ theo dõi chi tiết chi phí theo từng yếu tố, từng khoản mục và địa điểm phát sinh chi phí. Quản lý kế toán thu – chi, kế toán thanh toán và kế toán ngân hàng.
+ Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: : Có nhiệm vụ nghi chép sổ cái và báo cáo kế toán, quản lý chứng từ và chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu trong báo cáo cũng như thời gian hoàn thành báo cáo theo quy
KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN THUẾ PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN KIÊM KẾ TOÁN PHÍ PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN KIÊM KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ CÔNG NỢ KẾ TOÁN PHẢI THU KẾ TOÁN THU - CHI
định và tính bảo mật thông tin kinh tế của công ty. Quản lý kế toán công nợ
phải trả, phải thu và thuế.
• Kế toán ngân hàng: Theo dõi và quản lý chứng từđối với toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở ngân hàng, báo cáo số dư tiền gửi, tiền vay ngay khi có phát sinh.
• Kế toán thu chi: cần cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời thu chi tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ và báo cáo khi cần cho ban giám đốc, kế toán trưởng, và thực hiện đúng quy định về trách nhiệm và quản lý quỹ tiền mặt đã nêu trên. Bên cạnh đó kế toán thu chi còn tiến hành trích lập các khoản theo lương qua bảng thanh toán lương của phòng tổ chức hành chính.
• Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thanh toán trong việc kinh doanh của công ty với khách hàng bên ngoài, nhận và báo cáo công việc thanh toán cho trưởng bộ phận.
• Kế toán công nợ phải thu: Kiểm tra tính chính xác của hóa đơn để
theo dõi tình hình công nợ phải thu, liên hệ thu nợ đến hạn, xác định lượng thành phẩm tiêu thụ, doanh thu và thuế giá trị gia tăng đầu ra.
• Kế toán công nợ phải trả: Theo dõi tình hình công nợ phải trả cho người bán về lượng hàng hóa, tài sản nhập vào hằng tháng.
• Kế toán thuế: Trực tiếp làm việc cơ quan thuế khi có phát sinh, và là công tác kế toán để ghi chép các hoạt động liên quan tới thuế. Mục đích là để
tính thuế đầy đủ, đúng thời hạn và lập ra các báo cáo cho phòng thuế theo
đúng quy định của pháp luật.
• Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi, bảo quản tiền mặt, ghi chép vào sổ quỹ
nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
Chế độ kế toán
Công ty áp dụng hệ thống kế toán Việt Nam được Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 và các thông tư sửa đổi bổ sung.
Hình thức kế toán
Hiện nay xí nghiệp đang ứng dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
vào phần mềm kế toán.
Công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ ghi chép trên phần mềm máy vi tính. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ thực tế phát sinh kiểm tra, ghi
sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có làm cơ sở nhập liệu vào máy tính. Cùng lúc chương trình sẽ cập nhật số liệu vào chứng từ ghi sổ và sổ kế
toán chi tiết liên quan. Sau đó số liệu cũng được ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Định kỳ cuối tháng, quý, năm kế toán sẽ thực hiện đối chiếu khớp đúng giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Cuối cùng, tiến hành in bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính theo quy định.
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệđối chiếu
Hình 3.3 Sơđồ hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Nguồn:Chếđộ kế toán Việt Nam, năm 2006.
Hình 3.3 Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung của xí nghiệp 3.4.3 Phương pháp kế toán Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiế Sổđăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI Bảng cân đôi số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
• Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
• Đơn vị tiền tệđược sử dụng để ghi sổ: Đồng Việt Nam (VND).
• Kê khai và nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
• Hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
• Xuất kho theo phương pháp: bình quân gia quyền.
• Khấu hao tài sản cốđịnh: phương pháp đường thẳng.
• Kê khai và nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Đểđánh giá sơ bộ về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Vật tư Hậu Giang chúng ta sẽ phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2013.
Bảng 3.1a: Bảng tóm tắt kết quả hoat động kinh doanh 2010-2013
ĐVT: đồng
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty 2011 - 2013
CHỈ TIÊU Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch năm 2012 - 2011 Chênh lệch năm 2013 - 2012 Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền % Số tiền % Tổng doanh thu 1.589.356.644.601 1.536.590.400.892 1.425.372.671.748 - 52.766.243.709 - 3,32 -111.217.729.144 - 7,24 Tổng chi phí 1.575.910.791.761 1.521.996.198.520 1.413.507.660.382 -53.914.593.241 - 3,42 -108.488.538.138 - 7,13 Tổng lợi nhuận trước thuế 13.445.852.840 14.594.202.372 11.865.011.366 1.148.349.532 8,54 - 2.729.191.006 -18,7 Thuế thu nhập doạnh nghiệp 2.835.046.910 1.958.956.479 1.486.965.671 - 876.090.431 - 30,9 - 471.990.808 -24,09 Lợi nhuận kế toán sau thuế
Từ bảng tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần Vật tư Hậu Giang qua 3 năm ta nhận thấy một số vấn đề sau:
Nhìn chung tổng doanh thu qua 3 năm có xu hướng giảm, nhưng vẫn giữ được mức tương đối cao. Năm 2012 doanh thu giảm hơn 52.766 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ 3,32%. Đến năm 2013 doanh thu lại tiếp tục giảm, giảm hơn 111.217 triệu đồng tương ứng tỷ lệ 7,24%, gấp đôi tỷ lệ giảm của năm 2012 so với 2011. Trong đó, Năm 2011 doanh thu bán hàng của doanh nghiệp
đạt hơn 1.584 tỷ nhưng đến năm 2012 lại giảm xuống còn hơn 1.525 tỷ đồng tương đương giảm 3,68%. Đến năm 2013 lại có sự giảm mạnh về doanh thu xuống còn hơn 1.414 tỷ đồng so với năm 2012 giảm 7,33 %. Nhưng khoản mục doanh thu tài chính lại có xu hướng tăng qua các năm. Năm 2012 doanh thu tài chính tăng hơn 2.748 triệu đồng so với 2011 tương ứng 66,3%. Sang năm 2013 tăng hơn 2.834 triệu đồng tương ứng 41,11% so với 2012.
Nguyên nhân từ năm 2011 đến nay, do tình hình kinh tế có nhiều khó khăn đã ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp ngành vật liệu xây dựng nói riêng. Đặc biệt, do chủ trương cắt giảm đầu tư công, các dự án bất động sản tạm dừng hoặc giãn tiến độ, nhiều công trình xây dựng không có vốn để triển khai,… đã dẫn đến nhu cầu tiêu thụ vật liệu xây dựng 5 tháng đầu năm 2012 giảm đáng kể, làm cho doanh thu của doanh nghiệp từ năm 2012 giảm xuống và cho đến năm 2013.
Xu hướng biến động của tổng chi phí cũng cùng nhịp độ với doanh thu của công ty. Năm 2012 giảm hơn 53.914 triệu đồng tương ứng với 3,42% so với năm 2011. Đến năm 2013 tiếp tục giảm, giảm hơn 108.488 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ 7,13%. Ta thấy, so với mức giảm của doanh thu thì mức giảm của chi phí qua từng năm cũng không thua kém, chứng minh rằng công ty đã cố gắng quản lý chi phí của mình hợp lý và hiệu quả trong tình hình kinh tế khó khăn này. Trong đó, doanh nghiệp đã cố gắng giảm mạnh chi phí tài chính của công ty, cụ thể như sau: năm 2011 chi phí tài chính là hơn 17.934 triệu đồng đến năm 2012 là còn hơn 8.146 triệu đồng tương ứng với giảm 54,57%. Đến năm 2013 công ty lại tiếp tục hạn chế chi phí tài chính xuống còn 7.023 triệu đồng tương ứng với 13,78%. Các chi phí khác cũng có giảm qua các năm nhưng tỷ lệ không cao, điều đó chứng tỏ doanh nghiệp đã cố
gắng khắc phục các khoản mục chi phí một cách khá tốt.
Tổng doanh thu và tổng chi phí đều biến động dẫn đến tổng lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được cũng biến động theo. Cụ thể ta có:
2012 giảm so với 2011 nhưng chi phí đã giảm đang kể so với năm 2011 dẫn chứng là chi phí tài chính giảm 54,57% và doanh thu giảm chỉ có 3,32% nên
đã làm cho lợi nhuận của doanh nghiệp không giảm.
- Năm 2013 lợi nhuận là hơn 10.378 triệu đồng có phần giảm so với năm 2012 giảm tương ứng là 17,86%. Do doanh thu và chi phí trong năm 2013 đều giảm so với 2012 dẫn đến khoản mục lợi nhuận giảm theo.
Nhìn chung, tổng lợi nhuận qua các năm giảm nhưng vẫn giữ ở mức dương và ở mức cao. Điều này cho thấy các công nhân viên trong công ty đã làm việc với tinh thần đoàn kết, sự nỗ lực của cả tập thể và quan trọng nhất là các chính sách kinh doanh hiệu quả của công ty.
Bảng 3.1b: Bảng tóm tắt kết quả hoat động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2014
ĐVT: đồng
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh 6 tháng đầu năm 2014
Qua bảng số liệu ta thấy:
Tổng doanh thu qua 6 tháng đầu năm của công ty đều giảm. Cụ thề như
sau: năm 2012 hơn 754 tỷ đồng nhưng đến năm 2013 thì doanh thu của 6 tháng đầu năm chỉ còn hơn 731 tỷđồng tương ứng với giảm 3,08%, sang năm 2014 doanh thu lại tiếp tục giảm chỉ còn hơn 693 tỷ đồng tương ứng 5,2% so với 6 tháng đầu năm 2012. Trong đó, doanh thu bán hàng có xu hướng giảm qua từng năm giữa các niên độ, năm 2012 là hơn 752 tỷđồng sang năm 2013 chỉ còn là hơn 725 tỷđồng tương ứng giảm 3,53%. Năm 2014 chỉ còn hơn 688 tỷ đồng tương ứng giảm 5,14% so với năm 2014. Ta dễ thấy được nguyên nhân chính làm cho tổng doanh thu giảm là do doanh thu bán hàng đang đi xuống.
Đi đôi với tổng doanh thu chính là tổng chi phí cũng đang giảm qua 6 tháng đầu của các năm, chứng tỏ rằng doanh nghiệp đã cố gắng hạn chế chi phí tới mức có thể qua các năm. Cụ thề như sau: năm 2012 chi phí của doanh nghiệp là hơn 747 tỷ đồng, năm 2013 là hơn 731 tỷ đồng tương ứng giảm 2,93%. Đến năm 2014 chi phí lại được kiềm chế chỉ còn hơn 688 tỷ đồng tương ứng giảm 5,05% so với năm 2013. Trong đó, chi phí bán hàng và chi phí khác được công ty khắc phục khá tốt. Cụ thể như sau:
CHỈ TIÊU Số tiền
Tổng doanh thu 693.364.623.361
Tổng chi phí 688.589.287.511
Tổng lợi nhuận trước thuế 4.775.335.850
Thuế thu nhập doạnh nghiệp 482.095.233
6 tháng đầu năm 2012 chi phí khác là hơn 54 triệu đồng cho đến 6 tháng đầu năm 2013 là hơn 36 triệu đồng tương ứng 32,43%. Sang năm 2014 là hơn 28 triệu tương ứng giảm 21,93% so với 2013.
Tổng lợi nhuận của công ty qua 6 tháng đầu năm của các năm cũng
đang biến động theo chiều hướng giảm. 6 tháng đầu năm 2012 là hơn 6.578 triệu đồng đến năm 2013 là hơn 5.467 triệu đồng tương ứng với 16,89. Sang 6 tháng năm 2014 là hơn 4.593 triệu đồng tương ứng giảm 21,48%. Qua giữa niên độ các năm đã có xu hướng giảm dần qua các năm.
Nhìn chung, mặc dù tổng doanh thu giảm nhưng công ty đã cố gắng khắc phục chi phí ở mức tốt nhất và nhờ vào uy tín của công ty, các khách hàng quen thuộc đã giúp cho tổng lợi nhuận có giảm nhưng vẫn giữ vị trí dương và ở mức an toàn.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG Thuận lợi:
- Về vị trí địa lý: Công ty nằm ngay trung tâm thành phố Cần Thơ, địa
điểm rộng lớn trải dài các trung tâm mua bán nhiều loại hàng hóa, giao thông thuận lợi thích hợp cho việc vận chuyển, trao đổi, mua bán hàng hóa.
- Về môi trường kinh doanh: Công ty luôn được sự hỗ trợ của Bộ
Thương mại, Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ, các cấp các ngành cùng với sự lãnh đạo của ban giám đốc và sự cố gắng của tập thể công nhân viên trong công ty.
- Kế thừa và phát huy truyền thống tốt đẹp và những thành tích đã đạt
được của công ty Vật tư Tổng hợp Hậu Giang
- Tình hình nhân sự chung của công ty khá ổn định, ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên là những người có nhiều kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, nhạy bén và đầy nhiệt huyết vì sự phát triển của công ty.
- Cơ sở vật chất không ngừng được nâng cấp, phương tiện vận tải, máy móc thiết bịđược cải tiến kỹ thuật phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả.
Khó khăn:
- Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay không tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị khác trong lĩnh vực vật tư..
- Thị trường kinh doanh vật liệu gặp nhiều khó khăn thị trường bịếẳm, nguyên nhân chính là ngành xây dựng-bất động sản bị trì trệđã ảnh hưởng lớn
đến việc tiêu thụ vật liệu xây dựng., làm cho cung nhiều hơn cầu.
Phương hướng phát triển:
• Quyết tâm là đơn vị đứng đầu khu vực Đồng bằng sông Cửu Long trong lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng vật liệu xây dựng, gas đốt, bếp gas và phụ tùng bếp gas, đại lý xăng dầu, nhớt..., trên cơ sở phát triển bền vững về
mọi mặt.
• Không ngừng thỏa mãn yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ ngày càng cao của khách hàng.
• Đào tạo đội ngũ lao động có trình độ chuyên nghiệp, được làm việc trong môi trường thuận lợi, có cơ hội thăng tiến và cùng sở hữu doanh nghiệp.
• Bảo toàn và phát triển vốn, đem lại lợi nhuận và cổ tức ngày càng cao cho các cổđông.
• Xây dựng được hình ảnh tốt đẹp của Công ty đối với khách hàng và công chúng, góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của xã hội.
Ngoài ra, HAMACO cam kết cung cấp tới khách hàng những sản phẩm hàng hóa và dịch vụđáp ứng chính sách: