2.2.1. Cơ cấu nhân sự
Nhìn vào sơ đồ cơ cấu nhân sự của công ty chúng ta dễ dàng nhận ra cơ cấu nhân sự đƣợc phân bổ theo hình thức tập trung quyền lực, đứng đầu là giám đốc ngƣời Nhật. Tiếp theo là các giám đốc ngƣời Nhật đứng đầu các bộ phận, tiếp theo là các quản lý ngƣời Việt rồi đến các trƣởng nhóm ngƣời Việt.
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
(nguồn: Phòng nhân sự Công ty Liên doanh TNHH Nippon Express Việt Nam - chi nhánh Miền Bắc)
- Giám đốc: Là ngƣời Nhật và có quyền lực cao nhất, là ngƣời đại diện pháp nhân của công ty, đƣợc phép sử dụng con dấu riêng. Giám đốc công ty là ngƣời sẽ quyết định chiến lƣợc, chiến thuật kinh doanh cho công ty, là ngƣời có quyền điều hành và phân cấp hoạt động của công ty. Giám đốc công ty có thể xem xét mọi vấn đề liên quan đến chi nhánh Miền Bắc. Giám đốc có quyền uỷ quyền cho cấp dƣới thay mình điều hành các hoạt động của công ty trong thời gian giám đốc đi vắng.
- Bộ phận hàng không: Đứng đầu là một quản lý ngƣời Nhật, tiếp sau đó là đến một quản lý ngƣời Việt và các trƣởng nhóm ngƣời Việt ở các văn phòng vệ tinh thuộc quyền quản lý của bộ phận hàng không.
- Bộ phận hàng biển: Đứng đầu là quản lý ngƣời Nhật, có vai trò bao quát tổng thể các vấn đề liên quan đến hàng biển xuất-nhập. Hỗ trợ cho giám đốc bộ phận hàng biển là trợ lý giám đốc ngƣời Việt, có nhiệm vụ báo cáo và thông tin cho giám đốc và tiếp đến là các trƣởng nhóm của các văn phòng vệ tinh.
- Bộ phận kế toán: Đứng đầu là kế toán trƣởng ngƣời việt, có nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế, quản lý toàn bộ công tác tài chính - kế toán, quản lý vốn, thu hồi vốn, tập hợp các khoản chi phí kinh doanh, theo dõi sự tăng
Phòng Hành Chính Phòng Kế Toán Phòng Hàng Cá Nhân Giám Đốc Chi nhánh Miền Bắc Phòng Hàng
không Xuất-Nhập Phòng Kinh Doanh (Sale)
Phòng
giảm tài sản và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, đồng thời thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế với nhà nƣớc.
- Bộ phận hành chính tổng hợp: Đứng đầu là quản lý ngƣời Việt, tham mƣu cho giám đốc công ty về công tác quản lý văn phòng, hội nghị, văn thƣ luu trữ, quản lý và điều động trang thiết bị văn phòng, công tác thông tin, tuyển dụng.
- Bộ phận hàng hành lý cá nhân: Phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hoá là hành lý và tƣ trang của nhân viên các công ty Nhật làm việc tại Việt Nam, đứng đầu là quản lý ngƣời Nhật tiếp sau đó là bộ phận nghiệp vụ.
- Bộ phận kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng quan hệ với khách hàng, tìm kiếm thị trƣờng mới cho công ty.
- Nhận xét: Nhìn vào sự phân bố của cơ cấu tổ chức ta dễ dàng nhận ra việc bố trí một quản lý ngƣời Nhật tại mỗi bộ phận nghiệp vụ nhằm giải quyết trực tiếp những vấn đề liên quan bởi vì phần lớn khách hàng của công ty là các đối tác công ty Nhật, ngƣời Nhật có truyền thống hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau ở bất cứ quốc gia nào trên thế giới nên đa số các công ty Nhật sẽ chỉ tin tƣởng và sử dụng dịch vụ của nhau. Do nhu cầu công việc có tính chất liên kết mạng lƣới quốc tế, vận chuyển hàng đa quốc gia nên giám đốc ngƣời Nhật đóng vai trò rất quan trọng trong quan hệ và giao tiếp với các văn phòng của Nippon Express trên toàn thế giới. Hệ thống quản lý này có một số ƣu điểm và yếu điểm sau:
- Ƣu điểm
**Công ty sẽ có sự thống nhất trên toàn thế giới nói chung và trong từng bộ phận nói riêng vì các giám đốc bộ phận ngƣời Nhật sẽ luôn thực hiện đúng chính sách và đƣờng lối từ công ty mẹ bên Nhật.
**Nippon Express sẽ có lợi thế khi giao dich, đàm phán với các công ty đối tác Nhật.
**Hệ thống phân bố cơ cấu nhân sự nhƣ trên đôi khi thiếu linh hoạt vì khi có vấn đề xảy ra thì luôn phải chờ ý kiến từ bên công ty mẹ ở Nhật, sẽ mất thời gian để xin ý kiến và bị phụ thuộc về chính sách cũng nhƣ chế độ.
**Ngƣời Nhật vốn có truyền thống lao động chăm chỉ và cống hiến nên làm việc cho các công ty Nhật luôn vất vả cả về thời gian lẫn sức lực.
Bảng 2.1. Trình độ cán bộ nhân viên trong công ty từ năm 2012-2014
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Chỉ Tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Tổng số lao động **Lao động trực tiếp **Lao động gián tiếp
140 94 46 164 107 57 183 118 65 Trình độ **Đại học **Cao đẳng
**Trung cấp-chƣa đào tạo 94 15 31 107 19 38 115 26 42 Giới tính **Nam **Nữ 101 39 119 45 132 51
Hình 2.2. Tỷ lệ lao động trực tiếp và lao động gián tiếp qua các năm 2012-2014
Nguồn: Phòng nhân sự Công ty Liên doanh TNHH Nippon Express Việt Nam - chi nhánh Miền Bắc
Đi sâu vào phân tích ta thấy:
- Xét theo vai trò lao động: Dựa vào Hình 2.2.. ta dễ dàng nhận thấy số lao động trực tiếp trong công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số lao động, số lao động trực tiếp có sự gia tăng qua các năm cụ thể là năm 2013 tăng 13 ngƣời so với năm 2012, năm 2014 tăng 11 ngƣời so với năm 2012. Là doanh nghiệp trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ, lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng cao hơn số lao động gián tiếp của công ty, tập trung các bộ phận chức năng nhƣ hành chính, kế toán. Tuy chiếm tỷ trọng nhỏ nhƣng cũng gia tăng qua các năm điều đó chứng tỏ công ty có sự tăng trƣởng tƣơng đối đồng đều và ổn định qua các năm.
Hình 2.3. Trình độ lao động qua các năm 2012 – 2014
Nguồn: Phòng nhân sự Công ty Liên doanh TNHH Nippon Express Việt Nam - chi nhánh Miền Bắc
- Xét theo trình độ nhân sự: Dựa vào sơ đồ Hình 2.3. ta thấy trình độ đại học, cao đẳng của công ty chiếm tỷ trọng cao. Đại học phân bổ vào các phòng ban, cao đẳng phân bổ vào các phòng chức năng. Trung cấp và trình độ 12 phân bổ trong các bộ phận công nhân, lái xe của công ty và làm các công việc hỗ trợ khác nhƣ đóng gói, khuân vác, vận chuyển.
Hình 2.4. Tỷ lệ nhân viên nam/nữ qua các năm 2012 – 2014
Nguồn: Phòng nhân sự Công ty Liên doanh TNHH Nippon Express Việt Nam - chi nhánh Miền Bắc
- Xét theo giới tính: Nhìn vào Hình 2.4 ta thấy công ty có tỷ lệ nhân viên nữ thấp cũng chính bởi vì ngành nghề đặc thù cần sức lao động, lƣợng lao động nữ trong công ty phân bố chủ yếu cho phòng kế toán, các bộ phận dịch vụ, hỗ trợ khách hàng và số lƣợng cũng tăng hàng năm.
- Xét theo lĩnh vực hoạt động: Nippon Express là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, có mối quan hệ làm ăn với các đối tác là công ty của Nhật, chính vì vậy đòi hỏi tỷ lệ nhân viên có trình độ ngoại ngữ tƣơng đối cao vì vậy trong cơ cấu phòng ban của công ty thì tỷ lệ đại học chiếm phần lớn, đóng vai trò quan trọng trong quá trình trao đổi thông tin với khách hàng. Bộ phận công nhân chủ yếu làm công việc chân tay, và đƣợc phân bổ vào kho hàng, nhà máy sản xuất của các công ty đối tác, hỗ trợ đóng hàng, bốc dỡ hàng, phân loại hàng, dán tem nhãn… chính vì vậy trình độ tuyển dụng cũng không cần cao chỉ cần những điều kiện đáp ứng với công việc là đủ.
- Xét theo hình thức tuyển dụng: Lao động có bằng cấp sau khi thử việc 2 tháng và kết quả đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc thì công ty sẽ ký hợp đồng trong 1 năm. Số lao động trình độ cao này thƣờng ổn định và ít có sự thay đổi, thƣờng phân bổ trong các phòng ban số lƣợng tăng hay giảm ngƣời tuỳ theo mức độ phát triển của công ty. Số lao động làm việc đóng gói, khân vác, có hợp đồng ngắn hạn hay thay đổi lên xuống nhiều và không ổn định,
2.2.2 Tình hình tuyển dụng tại công ty Nippon Express Việt Nam chi nhánh Miền Bắc nhánh Miền Bắc
Để đáp ứng nhu cầu mở rộng lĩnh vực hoạt động, mở thêm những dịch vụ mới công ty đã có những sự thay đổi về nhân sự trong 3 năm gần đây nhƣ sau:
Bảng 2.2. Chỉ tiêu tuyển dụng của công ty năm từ 2012 – 2014
Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Tổng chỉ tiêu tuyển dụng 40 30 65
**Đại học **Cao đẳng
**Trung cấp–chƣa đào tạo
20 9 11 16 5 9 35 15 10
Hình 2.5. Chỉ tiêu tuyển dụng qua các năm
Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp
Hình 2.6. Chỉ tiêu tuyển dụng theo các hệ qua các năm
Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp
Công tác tuyển dụng nhân sự của công ty trải qua các bƣớc sau:
Bước 1. Xác định công việc: Nhu cầu tuyển dụng nhân sự đây là công
nói chung của từng phòng ban đơn vị cụ thể. Hàng năm căn cứ vào tình hình chung của công ty, của từng bộ phận. Ban giám đốc sẽ là nơi ra quyết định tuyển dụng nhân viên mới của công ty. Nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới phát sinh do yêu cầu của công việc thực tế. Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự công ty đề ra các yếu cầu tiêu chuẩn cần thiết cho công tác tuyển dụng, yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, sức khoẻ.
Bước 2, Thông báo nhu cầu tuyển dụng nhân sự: Công ty thƣờng thông
báo nhu cầu tuyển dụng trên các trang WEB tìm kiếm việc làm,
Bước 3, Thu nhận nghiên cứu hồ sơ: Sau khi nghiên cứu nhu cầu tuyển
dụng nhân sự, phòng hành chính tổng hợp sẽ tiến hành việc thu nhận hồ sơ sau đó đến quá trình nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên. Việc nghiên cứu hồ sơ để loại bỏ các ứng viên không đạt tiêu chuẩn yêu cầu mà công ty đề ra theo yêu cầu công việc cần tuyển. Việc nghiên cứu hồ sơ đƣợc các cán bộ nhân viên trong phòng hành chính tổng hợp thực hiện với tinh thần trách nhiệm cao.
Bước 4, Phỏng vấn: Công ty chỉ tiến hành phỏng vấn với các ứng viên
đã qua vòng sơ loại, việc phỏng vấn các ứng viên sẽ do giám đốc và các trƣởng bộ phận sẽ trực tiếp tham gia phỏng vấn để tìm ra ứng viên phù hợp với bộ phận của mình.
Bước 5, Thử việc: Số nhân viên mới đƣợc tuyển dụng sẽ phải trải qua
quá trình thực tế làm việc tại công ty ít nhất là 2 tháng, nhiều nhất là 4 tháng, nếu qua quá trình thử việc họ tỏ ra là ngƣời có khả năng hoàn thành tốt mọi công việc đƣợc giao thì sẽ ký hợp đồng lao động với công ty. Ngƣợc lại nếu họ không đáp ứng yêu cầu của công việc thì họ sẽ bị sa thải.
Bước 6, Ra quyết định: Cuối cùng giám đốc công ty sẽ là ngƣời xem xét
các ứng viên cuối cùng và ra quyết định là sẽ ký kết hợp đồng lao động chính thức.
2.2.3. Tình hình đào tạo và phát triển nhân sự trong công ty
Những lao động có trình độ chuyên môn cao là những nhân tố quan trọng quyết định việc thực hiện mục tiêu của quá trình sản xuất và kinh doanh, chính vì vậy cần thƣờng xuyên đào tạo nhân sự trong công ty, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên và xây dựng những lợi thế cạnh tranh qua việc phát triển nguồn nhân lực.
Trong quá trình đào tạo mỗi nhân viên sẽ bổ sung cho mình đƣợc những thiếu sót trong kiến thức chuyên môn, đƣợc bổ sung truyền đạt kinh nghiệm từ những ngƣời đi trƣớc. Những ngƣời tham gia quá trình đào tạo sẽ từng bƣớc nâng cao tầm hiểu biết của mình, bổ sung kiến thức nhằm đƣơng đầu với những thay đổi của môi trƣờng kinh doanh.
- Đào tạo nâng cao kiến thức nghiệp vụ: Hàng năm công ty thƣờng cử nhân viên đi tham gia các lớp học nâng cao trình độ cơ bản nhƣ lớp hàng hoá cơ bản, lớp hàng hoá nguy hiểm. Nhằm nâng cao sự hiểu biết cho nhân viên, nâng cao trình độ xử lý các tình huống trong công việc sao cho theo kịp với sự phát triển của ngành, khu vực. Thƣờng xuyên cử nhân viên tham gia các khoá học lấy chứng chỉ của hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế.
- Đào tạo nâng cao năng lực quản trị:Hàng năm cử các nhân viên quản
lý của công ty tham gia các khoá học nâng cao trình độ quản lý, năng lực quản lý trong những lĩnh vực mình còn yếu kém, bồi dƣỡng năng lực quản lý của nhân viên cấp cao trong công ty.
Thƣờng xuyên cử kế toán trƣởng tham gia các khoá học để nắm đƣợc các thay đổi của luật thuế nhà nƣớc, cử các trƣởng nhóm, trƣởng bộ phận tham gia các khoá học của Hải Quan nhằm nắm bắt sự thay đổi của chính sách nhà nƣớc về hải quan.
2.2.3.2 Tình hình phát triển nhân sự trong công ty.
Nhân sự công ty trong mấy năm vừa qua có nhiều sự thay đổi, trong công ty có nhiều văn phòng đƣợc thành lập, nhiều bộ phận mới đƣợc hình thành cùng với nó sẽ có những vị trí quản lý mới, ví dụ nhƣ thành lập bộ
phận điều hành xe 2009, thành lập văn phòng vệ tinh mới ở Bắc Ninh, Bắc Giang tuỳ theo tình hình phát triển kinh tế và các khu công nghiệp mới ở Việt Nam …
Bảng 2.3. Bảng phân bổ nhân sự trong công ty từ năm 2012 - 2014
Chỉ Tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Bộ phận hàng không 68 79 85 Bộ phận hàng biển 52 63 72 Bộ phận hàng cá nhân 8 8 10 Bộ phận kế toán 8 8 9 Bộ phận hành chính 2 3 3 Bộ phận kinh doanh 2 3 4 (Nguồn: Phòng hành chính)
Hình 2.7. Phân bổ nhân sự trong công ty từ năm 2012 - 2014
(Nguồn: Phòng hành chính Công ty Liên doanh TNHH Nippon Express Việt Nam - chi nhánh Miền Bắc )
Nhận xét: Từ bảng hình H2.3 cho chúng ta thấy nhân sự trong công ty có sự tăng trƣởng đều, bộ phận kế toán, kinh doanh, hành chính nhân sự
thƣờng ít biến động và cơ cấu nhân sự chủ yếu là nữ do tính chất cũng nhƣ yêu cầu của công việc chỉ ở văn phòng theo dõi và làm báo cáo tình hình dịch vụ khách hàng.
Bộ phận hàng không và hàng biển là 2 bộ phận có số lƣợng nhân viên đông nhất và có tốc độ tăng mạnh hàng năm do nhu cầu phát triển và mở rộng của công ty. Nguyên nhân do hai bộ phận trên là hai bộ phận chủ đạo của công ty trong hoạt động kinh doanh vận tải tại Việt Nam. Nhân viên chủ yếu ở hai bộ phận này là nam do công việc cần sức khoẻ, vận chuyển đi lại nhiều.
2.2.4 Tình hình đãi ngộ về vật chất và tinh thần
2.2.4.1 Chính sách lương
- Các nhân viên trình độ đại học đƣợc áp dụng chính sách lƣơng cơ bản, đầu vào các nhân viên có cùng trình độ đều có cùng mức lƣơng khởi điểm nhƣ nhau. Hàng năm sẽ tiến hành tăng lƣơng định kỳ vào tháng 7 dựa trên kết quả đánh giá của các trƣởng nhóm sao cho đảm bảo nguyên tắc công bằng, đảm bảo ngƣời lao động cảm thấy mình xứng đáng đƣợc nhƣ vậy.
- Lƣơng và thu nhập của ngƣời lao động sẽ đƣợc ghi nhận đúng theo quy định của bảo hiểm xã hội nhằm đảm bảo tính minh bạch cũng nhƣ quyền lợi