Viễn Thông TP.HCM
2.2.1 Khảo sát thực trạng thông tin kế toán cho việc ra quyết ñịnh của quản trị tại Viễn Thông TP.HCM
2.2.1.1 Mục ñích, nội dung và phạm vi khảo sát Mục ñích khảo sát:
Quá trình khảo sát ñược tiến hành với mục ñích tìm hiểu tình hình tổ chức, thực trạng công tác kế toán quản trị và thực trạng thông tin kế toán cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị và những quan tâm ñối với thông tin kế toán cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị.
Nội dung khảo sát:
Nhằm thu thập ñược những thông tin hữu ích ñể giải quyết những mục tiêu chủ yếu của ñề tài, tác giả tiến hành khảo sát gồm những nội dung sau:
• Tổ chức công tác kế toán, trọng tâm là kế toán quản trị
• Những thông tin kế toán cung cấp cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị • Mức ñộ cần thiết về thiết lập thông tin kế toán cho việc ra quyết ñịnh của nhà
quản trị
Phạm vi khảo sát
Do hạn chế về ñiều kiện tiến hành cũng như về thời gian, tác giả tiến hành khảo sát các cá nhân có liên quan trong phạm vi Viễn Thông TP.Hồ Chí Minh
Số lượng cá nhân khảo sát ñược là 30.
Thời gian khảo sát, kết thúc và thu hồi các bảng khảo sát với ñầy ñủ các thông tin ñược thực hiện trong quý II năm 2013.
2.2.1.2 Thiết kế bảng câu hỏi và quá trình khảo sát Dạng câu hỏi
Bảng câu hỏi ñược thiết kế dưới 2 dạng:
- Câu hỏi chỉ có một sự lựa chọn: câu hỏi ñưa ra nhiều ñáp án, người ñược phỏng vấn chỉ chọn một ñáp án khi trả lời. Mục ñích câu hỏi dạng này nhằm thu thập thông tin một cách chính xác.
- Câu hỏi mức ñộ: câu hỏi ñưa ra nhiều mức ñộ và người ñược phỏng vấn chọn một ñáp án có mức ñộ phù hợp. Mục ñích của câu hỏi dạng này nhằm thu thập thông tin về mức ñộ cao thấp của vấn ñề.
(Xem phụ lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát) Đối tượng phỏng vấn
Nhằm ñảm bảo thông tin ñược thu thập liên quan ñến nội dung khảo sát nên các cá nhân ñược phỏng vấn, gửi email có liên quan ñến thông tin kế toán cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị theo 3 cấp quản lý bao gồm: cấp cao (phó giám ñốc), cấp trung (kế toán trưởng, các trưởng phó phòng) và cấp cơ sở (các tổ trưởng và chuyên viên kế toán liên quan ñến quá trình này).
(Xem phụ lục 2: Danh sách khảo sát)
Thu thập và xử lý dữ liệu
Tác giả nhận các bảng khảo sát và kết hợp thông tin thu thập trực tiếp ñể tiến hành phân tích, tổng hợp theo những chỉ tiêu ñược thiết kế theo mục ñích khảo sát, sau ñó tính tỷ lệ phần trăm từng chỉ tiêu.
2.2.1.3 Kết quả khảo sát
Trên cơ sở nội dung khảo sát và phương pháp thu thập, xử lý dữ liệu, kết quả khảo sát ñược thể hiện ở phụ lục 3: Tổng hợp kết quả khảo sát việc cung cấp thông tin cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị tại Viễn Thông TP.Hồ Chí Minh
2.2.2 Thực trạng công tác kế toán quản trị tại Viễn Thông TP.Hồ Chí Minh
Phòng kế toán tài chính thống kê chịu sự quản lý trực tiếp của kế toán trưởng với sự hỗ trợ của 2 phó phòng. Cụ thể, sơ ñồ tổ chức phòng Kế toán thống kê tài chính như sau:
Sơ ñồ 2.3 Sơ ñồ tổ chức phòng Kế toán thống kê tài chính
Nhiệm vụ cụ thể của các tổ:
Tổ chuyên quản: quản lý số liệu các ñơn vị trực thuộc về kinh doanh. Tổ BCC : kiểm tra ñối soát cước kết nối, doanh thu phân chia với các ñối tác; theo dõi tình hình hợp tác kinh doanh với các ñối tác nước ngoài (FCRV).
Tổ xây dựng cơ bản: thẩm tra quyết toán vốn ñầu tư xây dựng cơ bản, cấp phát vốn ñầu tư, ñối soát số liệu với các ñơn vị trực thuộc.
Tổ tổng hợp: quản lý công nợ, tài sản cố ñịnh, lên các báo cáo ñịnh kỳ hàng tháng.
Tổ quản trị: cung cấp thông tin kế toán trực tiếp cho lãnh ñạo phòng và ban giám ñốc, phân tích các số liệu về doanh thu, chi phí và tìm hiểu nguyên nhân (nếu có).
Công tác kế toán quản trị mới ñược ñưa vào triển khai tại Viễn Thông TP. Hồ Chí Minh từ cuối năm 2011 và trực thuộc phòng kế toán thống kê tài chính. Nhân sự của tổ còn rất ít và chỉ lập một số báo cáo ñịnh kỳ và một số báo cáo ñột xuất khác theo yêu cầu của nhà quản trị. Tại các ñơn vị trực thuộc, kế toán quản trị còn chưa ñược thành lập thành một tổ riêng và thông tin kế toán quản trị chưa ñược chú trọng nhiều, chủ yếu là thống kê. Do ñó, khi tiến hành khảo sát, tác giả chọn mẫu chủ yếu ở các phòng ban chức năng (chiếm 87%) và các nhà quản trị cấp trung trở lên (chiếm 87%).
Bảng 2.1 Đối tượng khảo sát CHỈ TIÊU KHẢO SÁT SỐ LƯỢNG TỶ LỆ (%) Đơn vị công tác 30 100% Khối quản lý VT TP. HCM 26 87% Các ñơn vị trực thuộc VT TP. HCM 4 13% Cấp quản trị 30 100% Cấp cao 2 7% Cấp trung 24 80% Cấp cơ sở 4 13% (Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát tác giả)
Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo quản trị:
Tổ kế toán quản trị chủ yếu quản lý chi phí lãi vay và các tài khoản liên quan ñến chi phí sử dụng vốn. Ngoài ra, hệ thống báo cáo ñịnh kỳ về doanh thu, chi phí thường ñược tổng hợp số liệu từ các tổ khác và các ñơn vị trực thuộc.
Lập dự toán
Việc lập kế hoạch không do tổ kế toán quản trị ñảm nhiệm. Các kế hoạch về doanh thu, chi phí ñược cấp trên giao trực tiếp cho ñơn vị cấp dưới. Các ñơn vị cấp dưới chỉ cố gắng hoàn thành chỉ tiêu mà không có quyền quyết ñịnh về các chỉ tiêu mình sẽ thực hiện.
Quản trị chi phí và doanh thu
Tổ kế toán quản trị căn cứ vào kế hoạch chi phí, doanh thu và so sánh với chi phí, doanh thu thực tế thực hiện ñể xác ñịnh mức biến ñộng, từ ñó mới tìm hiểu nguyên nhân.
Quản trị công nợ
Quản trị công nợ phải thu khó ñòi là một trong những vấn ñề trọng tâm thuộc trách nhiệm của tổ kế toán chuyên quản. Nợ phải thu khó ñòi ở Viễn Thông TP. HCM chủ yếu là nợ cước của các khách hàng.
Phân tích các báo cáo tài chính
Hiện tại, việc lập các báo cáo tài chính tại phòng do tổ tổng hợp ñảm nhiệm, việc phân tích các báo cáo này chưa ñược tổ kế toán quản trị chú trọng.
Hầu hết các mẫu báo cáo còn mang nặng tính thống kê, chưa phản ánh ñược trách nhiệm của nhà quản lý trong việc hướng ñến mục tiêu chung.
Ứng dụng tin học vào kế toán quản trị
Các báo cáo theo yêu cầu quản trị ñược lập hiện nay chủ yếu do tổ quản trị truy xuất từ nguồn dữ liệu từ các các tổ khác hoặc qua phỏng vấn với các tổ khác.
2.2.3 Thực trạng thông tin kế toán cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị tại Viễn Thông TP. Hồ Chí Minh
2.2.3.1 Thực trạng thông kế toán chung cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị tại Viễn Thông TP. Hồ Chí Minh
Kết quả khảo sát cho thấy mức ñộ cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết ñịnh khá nhiều. Có tới 15 trong tổng số 30 ñối tượng ñược khảo sát xác ñịnh phải cung cấp thông tin ở mức ñộ nhiều (chiếm tỷ lệ 50%), 8 ñối tượng thỉnh thoảng cung cấp (chiếm tỷ lệ 27%) và ñặc biệt 5 ñối tượng phải cung cấp thông tin giúp nhà quản trị ra quyết ñịnh ở mức ñộ rất nhiều (chiếm tỷ lệ 17%).
Thêm vào ñó, mức ñộ sử dụng những thông tin kế toán ñể ra các quyết ñịnh tại Viễn Thông TP.HCM cũng tương ñối nhiều. Một nửa các ñối tượng cho biết họ sử dụng các thông tin kế toán ñể ra các quyết ñịnh ở mức ñộ nhiều (37%) ñến rất nhiều (13%).
Những kết quả này cũng chỉ ra rằng mức ñộ cung cấp thông tin chưa ñáp ứng ñược hết nhu cầu sử dụng thông tin ñể ra các quyết ñịnh của nhà quản trị.
Bảng 2.2 Tình hình cung cấp và sử dụng thông tin kế toán cho việc ra quyết
ñịnh của nhà quản trị
CHỈ TIÊU KHẢO SÁT SỐ LƯỢNG TỶ(%) LỆ
Mức ñộ cung cấp những thông tin kế toán giúp nhà
quản trị ra quyết ñịnh 30 100% Không 0 0% Ít khi 2 7% Thỉnh thoảng 8 27% Nhiều 15 50% Rất nhiều 5 17%
Mức ñộ sử dụng những thông tin kế toán ñể ra các quyết ñịnh 30 100% Không 0 0% Ít khi 5 17% Thỉnh thoảng 10 33% Nhiều 11 37% Rất nhiều 4 13% (Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát tác giả)
Thực tế tại Viễn Thông TP.HCM việc cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị ra quyết ñịnh thường không có mẫu sẵn. Ngoài những báo cáo ñịnh kỳ có mẫu sẵn, những báo cáo này thường rất ít, ña phần các báo cáo thường là ñột xuất, do vậy các kế toán quản trị phải tự thiết kế theo nhu cầu của nhà quản trị. Điều này tốn rất nhiều thời gian, ñôi khi lại không hiệu quả. Kết quả khảo sát cũng chỉ ra ñiều tương tự, có ñến 19 cá nhân (chiếm tỷ lệ 63%) cho rằng thông tin kế toán ñược cung cấp rất ít trường hợp có mẫu sẵn, số còn lại xác ñịnh chỉ một nửa lượng thông tin kế toán ñược cung cấp theo mẫu (chiếm tỷ lệ 37%).
Bảng 2.3 Mẫu của thông tin kế toán cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị
CHỈ TIÊU KHẢO SÁT L SỐ
ƯỢNG
TỶ
LỆ(%)
Mẫu của thông tin ñược cung cấp 30 100%
Không có 0 0% Rất ít trường hợp có mẫu sẵn 19 63% 50% có, 50% không 11 37% Hầu như có 0 0% Toàn bộ có 0 0% (Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát tác giả)
Bên cạnh ñó, chất lượng hệ thống thông tin kế toán hỗ trợ cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị cần phải xem xét lại. Có ñến 90% các ý kiến cho rằng chất lượng hệ thống thông tin kế toán chỉ ở mức trung bình trở xuống. Tỷ lệ này cũng tương tự ñối với chất lượng thông tin kế toán cung cấp cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị, trong ñó, có tới 53% số người ñược khảo sát xác ñịnh chất lượng này ở mức hơi kém. Điều này dẫn ñến nhà quản trị rất khó có thể sử dụng những thông tin
này ñể ra quyết ñịnh, không có ai cho rằng họ có thể sử dụng dễ dàng các thông tin kế toán này, thậm chí có ñến 57% cho rằng rất khó ñể sử dụng chúng. Từ ñó có thể thấy mức ñộ thỏa mãn ñối với các thông tin kế toán cho việc quyết ñịnh của nhà quả trị cũng có tỷ lệ tương tự.
Ngoài ra, kết quả khảo sát cũng chỉ ra những ảnh hưởng của yếu tố cá nhân và yếu tố tổ chức ñối với thông tin kế toán cung cấp giúp nhà quản trị ra quyết ñịnh tại Viễn Thông TP.HCM. Đáng chú ý là cả hai yếu tố này có tới 97% cá nhân ñược khảo sát cho rằng mỗi yếu tố ảnh hưởng từ 50% trở lên trong việc cung cấp thông tin.
Bảng 2.4 Các yếu tố ảnh hưởng ñến thông tin kế toán cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị
CHỈ TIÊU KHẢO SÁT SỐ LƯỢNG TỶ(%) LỆ
Chất lượng hệ thống thông tin kế toán cung cấp cho
việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị 30 100%
Kém 2 7%
Hơi kém 11 37%
Trung bình 14 47%
Khá 3 10%
Tốt 0 0%
Chất lượng thông tin kế toán cung cấp cho việc ra
quyết ñịnh của nhà quản trị 30 100%
Kém 1 3%
Hơi kém 16 53%
Trung bình 10 33%
Khá 3 10%
Tốt 0 0%
Sử dụng các thông tin kế toán ñể ra quyết ñịnh của
nhà quản trị 30 100% Rất khó 17 57% Hơi khó 9 30% Bình thường 4 13% Dễ dàng 0 0% Rất dễ dàng 0 0%
Mức ñộ mãn ñối với các thông tin kế toán cho việc
ra quyết ñịnh của nhà quản trị 30 100%
Hoàn toàn không 0 0%
Chút ít 18 60%
Bình thường 8 27%
Thỏa mãn 4 13%
Rất thỏa mãn 0 0%
Ảnh hưởng của yếu tố cá nhân ñối với các thông tin
kế toán cho việc ra quyết ñịnh 30 100%
Hoàn toàn không 0 0%
Chút ít 1 3%
Khoảng 50% 8 27%
Có nhiều 8 27%
Hoàn toàn có 13 43%
Ảnh hưởng của yếu tố tổ chức ñối với các thông tin
kế toán cho việc ra quyết ñịnh 30 100%
Hoàn toàn không 0 0%
Chút ít 1 3%
Khoảng 50% 6 20%
Có nhiều 9 30%
Hoàn toàn có 14 47%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát tác giả)
Nhìn chung thông tin cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị còn nằm rải rác ở các phòng ban khác cũng như các tổ kế toán khác nhau. Mỗi lần truy xuất thông tin phục vụ cho việc ra quyết ñịnh của nhà quan trị cấp cao phải thông qua nhiều bước và không thể ñược báo cáo kịp thời.
Cụ thể thông tin kế toán ñược cung cấp cho từng loại quyết ñịnh của nhà quản trị còn một số tồn tại như sau:
2.2.3.2 Các quyết ñịnh kinh doanh
Hiện tại, thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản trị về mặt kinh doanh chỉ dưới dạng các báo cáo về chi phí và phân tích biến ñộng dựa trên số liệu kế hoạch. Các số liệu này, kế toán quản trị phải truy xuất nguồn từ phòng kế hoạch và số liệu chi phí ñược tập hợp từ các ñơn vị. Từ ñó, kế toán quản trị tính toán chênh lệch và tìm hiểu nguyên nhân theo bảng báo cáo sau:
Bảng 2.5 Báo cáo các khoản mục chi phí
STT Chỉ tiêu KH 2012 Thực hiện Chênh lệch So với KH I Chi phí VT-CNTT 6,372,984 6,890,711 517,727 108.12% 1 Chi phí trực tiếp 2,840,504 2,827,984 (12,520) 99.56% 1.1 Khấu hao TSCĐ 558,241 539,233 (19,008) 96.60% 1.2 Sửa chữa TSCĐ 111,458 111,458 - 100.00% 1.3 Chi phí lao ñộng 814,449 792,881 (21,568) 97.35% 1.4 Phân bổ thiết bịñầu cuối 105,179 104,525 (654) 99.38%
1.5 Thuê thu cước 125,129 110,525 (14,604) 88.33%
1.6 Hoa hồng phát triển thuê bao 36,208 24,134 (12,073) 66.66%
1.7 Phát triển, chăm sóc ñiểm bán lẻ 18,518 13,821 (4,696) 74.64% 1.8 Thuê hạ tầng 291,712 291,385 (327) 99.89% 1.9 Điện, nước, nhiên liệu 158,633 144,878 (13,755) 91.33% 1.10 Nguyên liệu, vật liệu 96,661 82,913 (13,749) 85.78% 1.11 Bảo hiểm tài sản 8,024 4,894 (3,131) 60.98% 1.12 Trích dự phòng nợ khó ñòi 73,700 186,127 112,427 252.55%
1.13 Chi phí thường xuyên khác 242,209 239,304 (2,905) 98.80%
1.14 Tiếp tân khánh tiết… 18,518 18,538 20 100.11%
1.15 Quảng cáo truyền thông 20,522 19,135 (1,388) 93.24%
1.16 Khuyến mại, chăm sóc khách
hàng… 151,467 134,357 (17,110) 88.70%
1.17 Trả ñối tác hợp tác kinh
doanh (ngoài khối HTPT) 9,876 9,876 - 100.00%
2 Chi phí nội bộ 3,532,480 4,062,727 530,247 115.01%
II Chi phí kinh doanh thương mại 776,068 812,642 36,573 104.71%
III Chi phí hoạt ñộng tài chính 91,353 91,334 19 99.98%
IV Chi khác 6,173 6,173 - 100.00%
Đối với các khoản mục doanh thu, việc cung cấp thông tin ñể nhà quản trị ra quyết ñịnh chủ yếu ñược giao cho phòng kinh doanh. Các thông tin ñược cung cấp chủ yếu là doanh thu theo từng loại sản phẩm dịch vụ. Các số liệu ñược cung cấp bởi kế toán chủ yếu là số liệu tổng hợp từ doanh thu thực tế và kế hoạch tại các ñơn vị, ngoài ra khi ñược yêu cầu, kế toán quản trị mới cung cấp thêm thông tin kỳ trước, trên cơ sở ñó mới tiến hành tính toán chênh lệch và tìm nguyên nhân.
Bảng 2.6 Báo cáo khoản mục doanh thu
STT Chỉ tiêu KH 2012 Thực hiện Chênh lệch So với KH I Doanh thu 8,010,967 8,700,365 689,398 108.61%
1 Doanh thu VT-CNTT 7,191,876 7,848,963 657,087 109.14%
1.1 - Doanh thu từ khách
hàng 6,079,542 6,601,099 521,556 108.58%
1.2 - Doanh thu nội bộ 1,112,334 1,247,865 135,531 112.18%
2 Kinh doanh thương mại 783,908 817,206 33,298 104.25% 3 Doanh thu hoạt ñộng
tài chính 13,086 10,864 (2,222) 83.02% 4 Thu nhập khác 22,098 23,332 1,235 105.59%
II Doanh thu phân chia BCC 206,532 206,582 50 100.02%
Như vậy thông tin kế toán ñược cung cấp cho nhà quản trị ra quyết ñịnh chỉ dừng lại ở thông tin kết quả về doanh thu và chi phí, phân tích kết quả thực hiện so với kế hoạch hoặc so với kỳ trước. Mức ñộ thông tin này vẫn chưa ñáp ứng ñược sự kỳ vọng của nhà quản trị trong việc quyết ñịnh chiến lược cũng như chiến thuật kinh doanh cụ thể ñối với từng loại hình sản phẩm dịch vụ nhất ñịnh.