Công tác phân tích H KD t i các DN đ c t ch c qua các b c sau đây:
1.3.7.1. Chu n b quá trình phân tích
ây là b c chu n b đ u tiên quan tr ng nh h ng l n t i k t qu c a quá trình phân tích. b c này c n xác đnh c th các công vi c sau:
N i dung c n phân tích: c n xác đnh rõ đ i t ng nào s d ng thông tin là đ i t ng bên trong DN hay đ i t ng bên ngoài DN đ xác đnh m c đích, yêu c u thông tin c th cho t ng đ i t ng. Sau khi xác đnh đ c đ i t ng c n làm rõ m c tiêu, nhu c u phân tích đ l a ch n ph m vi phân tích, s li u phân tích, áp d ng ph ng pháp phân tích thích h p theo lo i quy t đnh nào c a t ng đ i t ng.
Th i gian ti n hành phân tích: bao g m th i gian chu n b và th i gian ti n hành phân tích. C n xác đnh rõ t ng công vi c c th t ng ng v i kho ng th i gian c th ph i hoàn thành công vi c đó.
Nhân s tham gia phân tích: xác đ nh b ph n nào s ti n hành phân tích H KD (b ph n k toán hay t ch c m t b ph n phân tích riêng), nh ng ng i tham gia ti n hành phân tích ph i có trình đ và n ng l c chuyên môn phù h p v i t ng giai
đo n công vi c c th .
Tài li u chu n b cho phân tích: là b BCTC n m nay và b BCTC các n m tr c c a DN g m b ng cân đ i k toán, báo cáo k t qu H KD, báo cáo l u chuy n ti n t , b n thuy t minh BCTC, b ng cân đ i các tài kho n và các s li u c a KTQT, các tài li u khác c a các b ph n ch c n ng có liên quan đ n vi c phân tích H KD. th y đ c di n bi n c ng nh s thay đ i c a k t qu phân tích c n có s li u phân tích c a các n m tr c đó, k t qu phân tích s càng có ý ngh a n u đ c so sánh v i s li u phân tích c a các DN khác trong cùng ngành, s li u t ng h p c a ngành.
Ki m tra tính h p pháp và h p lý c a tài li u phân tích: tr c khi phân tích đ đ m b o ch t l ng c a thông tin, ng i phân tích ph i ki m tra đ tin c y, tính h p pháp, tính h p l c a s li u và hi u ch nh s li u n u c n.
1.3.7.2. Ti n hành phân tích: C n c vào s li u thu th p đ c sau khi đã ki m tra tính h p pháp và h p lý, DN ti n hành phân tích H KD theo các ph ng pháp sau:
Ph ng pháp so sánh: cho th y s t ng lên hay gi m xu ng c a các ch tiêu
đ c phân tích. Khi s d ng ph ng pháp này ph i đ m b o tính th ng nh t v n i dung, ph m vi, th i gian, đ n v tính toán. Có hai d ng là phân tích theo chi u ngang và phân tích theo chi u d c.
Phân tích theo chi u ngang: là tính s ti n chênh l ch gi a s n m nay và s n m tr c, t l % chênh l ch c a s n m nay so v i n m tr c. Ph i xem xét c hai ch tiêu trên, s ti n chênh l ch cho th y quy mô thay đ i, t l chênh l ch cho th y t c đ thay đ i.
S ti n chênh l ch = S ti n n m nay - S ti n n m tr c
Theo ph ng pháp phân tích này DN có th tính t l chênh l ch cho nhi u n m đ th y đ c xu h ng thay đ i c a các ch tiêu.
Phân tích theo chi u d c: tính t l % c a t ng ch tiêu so v i t ng s , cho th y ch tiêu nào chi m t l l n trong t ng th , và ch ra nh ng thay đ i c a các ch tiêu trong t ng th c a n m tr c so v i n m nay.
Ph ng pháp t s : các t s th ng s d ng trong phân tích H KD c a DN
đ c dùng đ đánh giá ngu n v n c a DN, kh n ng thanh toán, đánh giá hi u qu ho t đ ng, kh n ng sinh l i, n ng l c dòng ti n, các ch tiêu phân tích hi u qu kinh doanh c a DN giúp DN đánh giá hi u qu kinh doanh cho t ng công đo n s n xu t, ph n ánh s c s n xu t c a các lo i thi t b ,... giúp đánh giá
đ y đ m i m t trong H KD c a DN (Ph l c s 12).
Các ph ng pháp khác: ph ng pháp chi ti t hoá là các ch tiêu đ c phân tích s tu thu c vào đ i t ng, m c tiêu phân tích theo yêu c u c a DN mà chi ti t theo th i gian, đ a đi m, theo các y u t c u thành nên ch tiêu; ph ng pháp lo i tr là khi phân tích xem xét m c đ nh h ng c a m t nhân t nào
đó ta gi s lo i tr các nhân t khác có liên quan; và ph ng pháp liên h .
Tu theo quy mô ho t đ ng, m c đích, nhu c u, ph m vi v thông tin c a ch DN mà áp d ng các ph ng pháp phân tích thích h p cùng các công th c đ c thi t
l p s n và v i s tr giúp c a máy vi tính công vi c này s đ c hoàn thành trong th i gian r t ng n, DN t n ít chi phí h n mà hi u qu mang l i r t cao.
Sau khi phân tích các s li u th hi n d i d ng con s , t l thì k t qu phân tích ph i đ c t ng h p l i. D a trên k t qu phân tích t ng h p rút ra k t lu n đ a ra nh ng nh n xét, phán đoán khách quan t k t qu tính toán đ c. Tìm các nguyên nhân, các nhân t gây ra nh ng k t qu đó, đ ng th i đ xu t các gi i pháp kh c ph c và phát huy các m t tích c c, kh n ng ti m tàng trong quá trình H KD c a DN.
Cu i cùng là lên các báo cáo phân tích. Báo cáo ph i th hi n ng n g n nh ng
đ y đ nh ng thông tin đã phân tích giúp ng i s d ng hi u đ c tình hình DN hi n
đang nh th nào? a ra đi m m nh, đi m y u và các đ xu t, ki n ngh kèm theo.
1.3.7.3. K t thúc phân tích
Các báo cáo v phân tích s đ c l p b ng v n b n hay file d li u g i đ n ng i s d ng m t cách thu n ti n nh t. N u sau quá trình phân tích có x y ra hi n t ng hay s c gì gây nh h ng tr ng y u đ n quy t đnh c a đ i t ng s d ng thông tin, đ tránh gây thi t h i do s d ng thông tin sai l ch ng i phân tích ph i làm l i báo cáo phân tích và thông báo k p th i cho đ i t ng s d ng thông tin.
Tu theo quy mô, ngu n nhân l c c a DN mà xây d ng quy trình t ch c phân tích sao cho phù h p và khoa h c. quá trình phân tích đ c ti n hành th ng xuyên, đnh k thì quy trình này ph i đ c l p thành v n b n và quy đnh th c hi n sau khi l p xong BCTC.