5. Giới thiệu kết cấu chuyên đề
2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty
Giám đốc: Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Giám đốc có quyền và nhiệm vụ sau đây:
a. Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị.
b. Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.
c. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. d. Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty.
e. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
f. Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc.
g. Tuyển dụng lao đông.
h. Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.
Phó giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc; chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực: công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng; đi theo áp sát hàng hóa khi vận chuyển; đảm bảo hệ thống máy móc, mạng wifi trong công ty hoạt động tốt; thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. Giám đốc Phó giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng hành chính Phòng xuất nhập khẩu Phòng kế toán Phòng thương mại Phòng kinh doanh
20
Phòng hành chính: Quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty; trực điện thoại; sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Ngoài ra, còn có nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình.
Phòng xuất nhập khẩu: Lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng, xuất hàng nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng; thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng, giám sát xuất hàng đúng thời hạn yêu cầu; lập và triển khai các báo cáo cho hải quan theo yêu cầu của luật hải quan; đề xuất với Giám đốc trực tiếp về mỗi ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận.
Phòng kế toán: Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của công ty tham mưu cho Giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.
Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của Tổng công ty giao cho Công ty, chủ trì tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều chuyển vốn và hoàn trả vốn vay, lãi vay trong toàn công ty.
Thực hiện quyết toán năm đúng tiến độ, hoạch toán lỗ, lãi, giúp cho ban giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận.
Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính của cơ quan Văn phòng công ty, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho CBCNV khối Văn phòng theo phê duyệt của giám đốc.
Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của công ty.
Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong công ty và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của giám đốc.
Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính; Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng.
Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn công ty nhằm thực hiện đúng các
21
chế độ chính sách của Nhà nước đã quy định. Tham gia kiểm tra quyết toán năm của các đơn vị trực thuộc.
Tham gia soạn thảo, thẩm định hồ sơ, theo dõi, kiểm tra tiến độ giải ngân.
Chủ trì phối hợp các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết toán theo đúng quy định.
Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán.. tài sản của công ty.
Phòng thƣơng mại: Hỏi giá khi có đơn hàng; tổng hợp giá, tính các chi phí đầu vào để làm bảng chào giá; tổng hợp giá làm thầu và chuẩn bị bộ hồ sơ thầu; khi trúng thầu liên lạc với khách hàng để đặt hàng và theo dõi hàng về; soạn hợp đồng đầu vào và chuẩn bị thủ tục để giao hàng.
Phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện; thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối; thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng; phối hợp với các bộ phận liên quan như phòng Kế toán, phòng Thương mại, phòng Xuất nhập khẩu để giải quyết công việc được giao.