miền Nam:
Nhận xét chung: Hoạt động chủ yếu của công ty là nhập khẩu các sản phẩm chuyên
dụng ngành, vì thế, quy trình nhập khẩu đóng vai trò rất lớn trong việc quyết định doanh thu, hiệu quả kinh doanh lời hay lỗ. Nắm bắt được yếu tố quyết định đó, công ty đã chú trọng rất nhiều trong khâu lập và kiểm định quy trình thường niên. Mọi đóng góp , thay đổi quy trình đều nhằm mục đích chung:
Thứ nhất, phù hợp với tình hình kinh doanh. Rút kinh nghiệm trong một năm, có thể
bỏ đi những mục, bước không phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí hoạt động.
Thứ hai, trong xu thế ngày càng phát triển đa dạng ngành kinh tế, cạnh tranh nội bộ
ngành cũng theo đó mà tăng cao. Vì vậy, việc chỉnh sửa quy trình nhập khẩu là cần thiết nhằm tạo ra lợi nhuận cao hơn , tiết kiệm thời gian và tạo uy tín cho công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.
Quy trình nhập khẩu của công ty năm 2012 gồm 9 bước do phòng kinh doanh, phòng giao nhận giữ vai trò thực hiện chủ yếu.
Sơ đồ 2.4: Quy trình nhập khẩu tại công ty
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
o Đối với các lô hàng AOG:
Do tính chất đặc thù của các lô hàng AOG là phải thanh toán nhanh chóng nhận hàng khi có yêu cầu để đưa vào sử dụng nên các bước 2,3,4,5 trong quy trình nêu trên sẽ do trực tiếp “trưởng phòng dịch vụ giao nhận” và/hoặc “lãnh đạo chi nhánh” xem
1.Nhận và lưu đơn hàng.
Thời Gian thực hiện: ngay khi nhận hàng
Phòng KD
2.Tiếp nhận thông báo hàng đến và bộ chứng từ nhận hàng.
TGTH: trog vòng 2 giờ kể từ khi nhân thông báo.
Phòng giao nhận
3. Kiểm tra chứng từ.
TGTH: tối thiểu hóa thời gian xử lý.
Phòng KD
4. Tổ chức giao nhận hàng hóa.
TGTH:trong vòng 3 ngày kể từ khi hàng về
Phòng Giao nhận
5. Lập chứng từ thanh toán và bàn giao bộ chứng từ.
TGTH: sáng/chiều các ngày làm việc
Phòng Giao nhận
6. Nhận và bàn giao BBBG.
TGTH: sáng/chiều các ngày làm việc
Phòng Giao nhận
7. Kiểm tra BBBG và xử lý các “báo cáo bất thường”.
TGTH: mỗi ngày khi có chứng từ
Phòng KD+phòng Giao nhận
8. Chuyển chứng từ thanh toán.
TGTH: 2 ngày kể từ ngày “đơn vị sử dụng” ký BBBG
Phòng KD
9. Thanh toán.
TGTH: trong vòng 3 ngày kể từ ngày “đơn vị sử dụng” ký BBBG
xét và chỉ đạo nhận hàng. Thời gian, cách thức nhận hàng AOG sẽ do “trưởng phòng dịch vụ giao nhận” và /hoặc “ lãnh đạo chi nhánh” quyết định cụ thể cho từng lô hàng.
“Cán bộ nghiệp vụ” có trách nhiệm trao đổi thông tin liên lạc giữa các bên:”phòng XNK” và “cán bộ giao nhận” để tổ chức nhận hàng theo đúng yêu cầu của “ đơn vị sử dụng” , đồng thời cần lưu ý về thời gian bàn giao chứng từ cho phù hợp để dễ dàng nhận hàng.
Các bước 6,7,8,9 vẫn thực hiện như quy trình nêu trên.
o Đối với các lô hàng nhập và chuyển ra Hà Nội
Trong các trường hợp hàng hóa nhập khẩu phải gửi ra Hà Nội thì vẫn áp dụng các bước theo quy trình trên, tuy nhiên, việc bàn giao hàng hóa và bộ chứng từ sẽ được thực hiện giữa “ cán bộ nhận hàng” và “cán bộ chuyển chứng từ”.
“Cán bộ chuyển chứng từ” có trách nhiệm lưu ý vào “ bản kê bàn giao chứng từ nhận hàng” là “hàng gửi HN” đồng thời liên hệ với hãng vận chuyển đường bộ để nhanh chóng chuyển hàng ra Hà Nội trong thời gian sớm nhất.
Thời gian thực hiện: trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận hàng và chứng từ.