Để phù hợp với quy mô công ty và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hiện nay công ty hạch toán kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ BTC của bộ trưởng bộ tài chính, áp dụng hình thức kế toán trên máy tính dựa trên hình thức Nhật ký
.Công ty sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và tổng hợp...đều được thực hiện tập ế n n ế n ông nợ ế n vậ ư ế n ếv ả ố định ế n ổng hợp ủquỹ Kế toán trưởng
trung ở phòng kế toán của công ty, các bộ phận phụ thuộc chỉ tổ chức khâu ghi chép ban đầu phục vụ cho người phụ trách đơn vị trực thuộc và cho công ty.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết nhập nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào trong phần mềm.
Cuối tháng, lập bảng cân đối số phát sinh .
Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo
Nguyên tắc: Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật
Trình tự ghi sổ
Hình 3.3Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi cuối tháng, hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sổ nhật kí đăc biệt Sổ nhật kí chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số Chúng từ kế toán
3.2.3.2 Quy trình hạch toán thuế GTGT
Quy trình hạch toán thuế GTGT đầu vào: Khi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh, căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào các Sổ Cái có liên quan. Cụ thể như sau: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, nhân viên phòng Kinh doanh lập giấy Đề nghị mua hàng gửi Trưởng phòng kế hoạch kinh doanh ký duyệt. Sau khi giấy đề nghị mua hàng được duyệt, nhân viên đề nghị mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và mua hàng. Khi nhà cung cấp giao hàng tại kho, tiến hành nghiệm thu sản phẩm. Nếu đạt, lập biên bản nghiệm thu hàng hóa và tiến hành nhập kho, ngược lại thì trả về cho nhà cung cấp. Định kỳ, chứng từ được chuyển tới phòng tài kế toán. Khi đó kế toán phần hành liên quan sẽ tiến hành đối chiếu, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ để xác định độ tin cậy rồi tiến hành nhập số liệu vào phân mềm. Nếu mua vật tư cho công trình (không nhập kho) thì cuối tháng, hóa đơn gửi tới phòng kế toán, kế toán dựa vào hóa đơn lập Phiếu hạch toán để ghi sổ và Bảng kê chứng từ thanh toán gửi ban giám đốc duyệt. Khi nhập số liệu vào phần mềm, máy sẽ tự động kết chuyển các khoản thuế GTGT đầu vào vào các sổ tương ứng là: Bảng kê, Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 1331. Cuối kỳ, kế toán tiến hành so sánh giữa số tổng cộng trên cột thuế GTGT của Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào với số phát sinh bên Nợ TK 133, đồng thời so sánh với số liệu trên sổ kế toán chi tiết.
Quy trình hạch toán thuế GTGT đầu ra: Việc tiêu thụ các sản phẩm hay dịch vụ của công ty không thông qua đại lý hay cửa hàng bán lẻ mà tiêu thụ trực tiếp tại công ty. Khi phát sinh các khoản doanh thu, thu nhập khác, người bán hàng lập hóa đơn GTGT. Định kỳ, khi nhận được hóa đơn, kế toán lập phiếu hạch toán ghi nhận khoản doanh thu đó đồng thời phản ánh số thuế GTGT đầu ra trên khoản doanh thu, thu nhập đó. Cuối tháng, máy sẽ tự động kết chuyển doanh thu, thuế GTGT đầu ra vào các sổ, Bảng kê…