5. Cấu trúc luận văn
2.2.2.3. Quy trình giải quyết các công việc
- Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết công việc liên hệ, nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm xem xét hồ sơ của tổ chức, cá nhân:
+ Những loại hồ sơ thuộc lĩnh vực: đất đai, xây dựng nhà ở, hộ tịch, chứng thực thì tổ chức, cá nhân nộp trực tiếp cho công chức Địa chính- Xây dựng, hoặc công chức Tư pháp- Hộ tịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Ủy ban nhân dân xã.
+ Những hồ sơ khác mà thẩm quyền giải quyết thuộc Ủy ban nhân dân xã thì tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp cho công chức Văn phòng- Thống kê tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để chuyển đến các cán bộ, công chức khác hoặc bộ phận chuyên môn có liên quan thuộc Ủy ban nhân dân xã giải quyết theo quy định hiện hành.
+Những hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân xã, thì công chức có liên quan thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm hướng dẫn để tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
+ Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì cán bộ, công chức của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hướng dẫn cụ thể một lần, đầy đủ để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh.
+ Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày làm việc không ghi giấy hẹn thì cán bộ, công chức của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận và giải quyết ngay, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký, trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí đối với từng loại công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
+ Đối với những loại hồ sơ không thể giải quyết liền trong ngày thì cán bộ, công chức tiếp nhận phải ghi giấy hẹn theo đúng thời gian giải quyết đã được quy định và biên nhận hồ sơ cho công dân, hẹn ngày trả kết quả. Cán bộ, công chức tiếp nhận còn phải chủ trì, phối hợp với bộ phận chức năng có liên quan để giải quyết hồ sơ, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký và cuối cùng là trả kết quả cho tổ chức, cá nhân đúng hẹn; thu phí, lệ phí đúng theo quy định.
Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ cho công chức nào tại bộ phận “một cửa” thì nhận lại kết quả giải quyết từ công chức đó.
Sơ đồ: Mô hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính tại xã Hiệp Hưng
Nộp HS Trình ký
Trả KQ Trả KQ
Nguồn: Từ Bộ phận “một cửa” ở UBND xã Hiệp Hưng
2.2.3. Hệ thống thủ tục hành chính giải quyết theo cơ chế “một cửa” tại xã Hiệp Hưng, Phụng Hiệp, Hậu Giang
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã Hiệp Hưng tổ chức hoạt động theo đúng tinh thần của Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22-6-2007 về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Quyết định có quy định rõ cấp xã có thẩm quyền giải quyết hồ sơ hành chính trên tất cả các lĩnh vực theo quy định về trách nhiệm và thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Nhưng hiện nay, Bộ phận “một cửa” của UBND xã Hiệp Hưng thực hiện chủ yếu trên 4 lĩnh vực sau:
- Xây dựng nhà ở. -Đất đai. -Hộ tịch. -Chứng thực. Tổ chức, công dân Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Công chức Văn phòng -Thống kê - Công chức Tư pháp - Hộ tịch - Công chức Địa chính – Xây dựng
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã
Hiện nay, tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND xã Hiệp Hưng có thẩm quyền giải quyết cho 144 thủ tục hành chính theo đúng bộ thủ tục hành chính dùng chung cho 3 cấp do UBND tỉnh Hậu Giang ban hành theo Quyết định số 1792/QĐ- UBND ngày 4-11-2013 của UBND tỉnh Hậu Giang về việc công bố cơ sở dữ liệu thủ tục hành chính dùng chung 3 cấp trên địa bàn tỉnh Hậu Giang20
. Sau đây là một vài thủ tục hành chính điển hình cho từng lĩnh vực.
2.2.3.1.Thực hiện cơ chế “một cửa” trong lĩnh vực Xây dựng nhà ở
Do công chức Địa chính –Xây dựng chịu trách nhiệm phối hợp thực hiện. Bao gồm:
Cấp giấy phép xây dựng nhà ở nông thôn (tại những điểm dân cư nông thôn đã có quy hoạch xây dựng được duyệt).21
*Hồ sơ gồm:
- Đơn xin cấp Giấy phép xây dựng (theo mẫu quy định): 1 bản.
- Một trong những loại giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật: 1 bản.
- Sơ đồ mặt bằng công trình xây dựng trên lô đất và các công trình liền kề (nếu có do chủ nhà ở đó tự vẽ): 1 bản.
*Thời gian giải quyết: 15 ngày làm việc. * Lệ phí: 100.000 đồng/Giấy phép. * Quy trình giải quyết:
Bước 1: Công dân, tổ chức chuẩn bị đầy đủ hồ sở theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận “một cửa” ở UBND xã. Công chức tiếp nhận hồ sơ
kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ:
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết Phiếu nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.
+ Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì hướng dẫn làm lại hồ sơ. Bước 3: Nhận kết quả tại Bộ phận “một cửa” ở UBND xã.
+ Người đến nhận kết quả phải mang theo Phiếu nhận hồ sơ, trường hợp làm mất Phiếu nhận hồ sơ thì phải xuất trình Giấy chứng minh nhân dân.
20
Quyết định số 1792/QĐ-UBND ngày 4/11/2013 của UBND tỉnh Hậu Giang về việc công bố cơ sở dữ liệu thủ tục hành chính dùng chung 3 cấp trên địa bàn tỉnh Hậu Giang. Trong đó, tổng số có 2744 thủ tục hành chính (cấp tỉnh: 2215 thủ tục hành chính, cấp huyện: 389 thủ tục hành chính, cấp xã: 144 thủ tục hành chính. Cơ sở dữ liệu thủ tục hành chính dùng chung 3 cấp trên địa bàn tỉnh có tên miền: http://thutuchanhchinh.haugiang.gov.vn.
21
http://thutuchanhchinh.haugiang.gov.vn/ChiTietThuTuc.aspx?siteid=&itemid=1501 [truy cập ngày 01/4/2014]
+ Công chức trả kết quả, kiểm tra Phiếu nhận hồ sơ hoặc Giấy chứng minh nhân dân, viết Phiếu thu lệ phí; yêu cầu người nhận kết quả nộp tiền và ký nhận vào Sổ theo dõi trả kết quả; trao kết quả cho người nhận.
Cấp giấy phép xây dựng tạm nhà ở nông thôn (tại những điểm dân cư nông thôn đã có quy hoạch xây dựng được duyệt)22
*Hồ sơ gồm:
- Đơn xin cấp Giấy phép xây dựng tạm (theo mẫu xây dựng): 1 bản.
- Một trong những giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật: 1 bản.
- Sơ đồ mặt bằng xây dựng công trình trên lô đất và các công trình liền kề (nếu có do chủ nhà ở đó tự vẽ): 1 bản.
*Thời gian giải quyết: 15 ngày làm việc. * Lệ phí: 100.000 đồng/Giấy phép. * Quy trình giải quyết: tương tự như trên.
Điều chỉnh Giấy phép xây dựng nhà ở nông thôn (tại những điểm dân cư nông thôn đã có quy hoạch xây dựng được duyệt).23
* Hồ sơ gồm:
- Đơn xin điều chỉnh Giấy phép xây dựng: 1 bản. - Giấy phép xây dựng đã được cấp: 1 bản.
- Bản vẽ thiết kế điều chỉnh: 1 bản. * Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc. * Lệ phí: không có.
* Quy trình giải quyết: tương tự như trên.
Qua tổng hợp của Bộ phận “một cửa” của UBND xã Hiệp Hưng trong 3 năm gần đây (2011-2013), bộ phận đã giải quyết được một lượng hồ sơ đáng kể. Góp phần làm nên những thành công và đem lại sự hài lòng của bộ phận “một cửa”.
Năm 2011 2012 2013
Địa chính – Xây dựng 253 251 69
Chiếm tỉ lệ phần trăm 34.6% 38,1% 6.0%
Nguồn: Báo cáo của Văn phòng UBND xã Hiệp Hưng năm 2011,2012 và 2013.
22
http://thutuchanhchinh.haugiang.gov.vn/ChiTietThuTuc.aspx?siteid=&itemid=1502 [truy cập ngày 01/4/2014]
23
2.2.3.2. Thực hiện cơ chế “một cửa” trong lĩnh vực Đất đai
Do công chức Địa chính- Xây dựng chịu trách nhiệm phối hợp thực hiện. Bao gồm:
Xác nhận cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp cho hộ gia đình, cá nhân xã24.
* Hồ sơ gồm:
- Đơn xin cấp giấy Chứng nhận quyền sử dụng đất: 3 bản.
- Các loại giấy tờ tại khoản 1, 2 và 5 Điều 50 Luật Đất đai (nếu có): 2 bản. - Danh sách niêm yết và kết thúc niêm yết công khai tại UBND xã: 2 bản. - Giấy tay chuyển nhượng (trước 01/7/2004 nếu có): 2 bản.
- Hồ sơ kỹ thuật thửa đất (đối với trường hợp phải trích do địa chính thửa đất): 2 bản.
- Tờ khai lệ phí trước bạ và tờ khai tiền sử dụng đất, tờ khai thu nhập cá nhân: 2 bản.
* Thời gian giải quyết: 3 ngày làm việc. * Lệ phí: Lệ phí trước bạ.
* Quy trình giải quyết:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở UBND xã. Công chức
tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ:
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết Phiếu nhận hồ sơ và hẹn ngày tra kết quả.
+ Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì hướng dẫn làm lại hồ sơ.
+ Trường hợp từ chối xác nhận thì công chức tiếp nhận hồ sơ phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu xác nhận.
+ Trường hợp không thuộc thẩm quyền thì hướng dẫn công dân đến cơ quan có thẩm quyền.
Bước 3: Nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở UBND xã. Công chức trả kết quả yêu cầu người nhận kết quả ký nhận vào Sổ theo dõi trả kết quả; trao kết quả cho người nhận.
Xác nhận biên bản xác nhận ranh giới, mốc giới thửa đất (trường hợp tách thửa đất, chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất)25
.
24
http://thutuchanhchinh.haugiang.gov.vn/ChiTietThuTuc.aspx?siteid=&itemid=1433 [truy cập ngày 04/4/2014]
25
* Hồ sơ:
- Biên bản xác nhận ranh giới, mốc giới thửa đất: 1 bản. - Đơn chỉnh lý biến động: 3 bản.
- Hộ khẩu, giấy CMND và giấy chứng nhận QSDĐ: 1 bản. * Thời gian giải quyết: 1 ngày làm việc.
* Lệ phí: không có. * Quy trình giải quyết:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở UBND xã. Công chức
tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ. + Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì trình ký.
+ Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì hướng dẫn làm lại hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở UBND xã. Công chức trả kết quả kiểm tra Phiếu nhận hồ sơ hoặc Giấy Chứng minh nhân dân; trao kết quả cho người dân.
Qua tổng hợp của Bộ phận “một cửa” của UBND xã Hiệp Hưng trong 3 năm gần đây (2011-2013), bộ phận đã giải quyết được một lượng hồ sơ đáng kể. Góp phần làm nên những thành công và đem lại sự hài lòng của bộ phận “một cửa”.
Năm 2011 2012 2013
Địa chính – Xây dựng 253 251 69
Chiếm tỉ lệ phần trăm 16.2% 13.1% 2.4%
Nguồn: Báo cáo của Văn phòng UBND xã Hiệp Hưng năm 2011,2012 và 2013.
2.2.3.3.Thực hiện cơ chế “một cửa” trong lĩnh vực Hộ tịch
Do công chức Tư pháp – Hộ tịch chịu trách nhiệm phối hợp giải quyết. Bao gồm:
Đăng ký khai sinh26
* Hồ sơ gồm:
- Giấy chứng sinh (theo mẫu quy định): 1 bản.
- Hộ khẩu + Chứng minh nhân dân + Giấy kết hôn (để đối chiếu): 1 bản. * Thời gian giải quyết: 1 ngày làm việc.
* Lệ phí: không có. * Quy trình giải quyết:
26
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở UBND xã. Khi đến nộp
hồ sơ, người nộp phải xuất trình Giấy Chứng nhận kết hôn của cha, mẹ trẻ em (nếu có), Giấy Chứng minh nhân dân của người đi đăng ký khai sinh để đối chiếu.
Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ: -Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì trình ký.
-Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì viết Phiếu hướng dẫn làm lại hồ sơ. Bước 3: Nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở UBND xã.
Công chức trả kết quả ghi vào Sổ đăng ký khai sinh; yêu cầu người nhận ký tên vào bản chính Giấy Khai sinh; trao kết quả cho người nhận.
Đăng ký khai tử27
* Hồ sơ gồm:
- Giấy báo tử (theo mẫu quy định) hoặc Văn bản xác nhận việc chết của người làm chứng thay cho Giấy báo tử (đối với người chết tại nhà ở nơi cư trú): 1 bản.
- Hộ khẩu, CMND photo hoặc giấy tờ khai thế khác (có kèm bản chính để đối chiếu): 1 bản.
- Tờ khai đăng ký khai tử (theo mẫu quy định): 1 bản. * Thời gian giải quyết: 1 ngày làm việc.
* Lệ phí: không có. * Quy trình giải quyết:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở UBND xã. Khi đến nộp
hồ sơ, người đi đăng ký phải xuất trình Hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân để đối chiếu.
Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ: + Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì trình ký.
+ Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc hợp lệ thì hướng dẫn làm lại hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở UBND xã. Công
chức trả kết quả ghi vào Sổ đăng ký khai tử; yêu cầu người nhận ký tên vào bản chính Giấy Chứng tử; trao kết quả cho người nhận.
Qua tổng hợp của Bộ phận “một cửa” của UBND xã Hiệp Hưng trong 3 năm gần đây (2011-2013), bộ phận đã giải quyết được một lượng hồ sơ đáng kể. Góp phần làm nên những thành công và đem lại sự hài lòng của bộ phận “một cửa”.
27
Năm 2011 2012 2013
Tư pháp – Hộ tịch 542 735 180
Chiếm tỉ lệ phần trăm 34.6% 38.1% 6.0%
Nguồn: Báo cáo của Văn phòng UBND xã Hiệp Hưng năm 2011,2012 và 2013.
2.2.3.4. Thực hiện cơ chế “một cửa” trong lĩnh vực Chứng thực
Do công chức Tư pháp – Hộ tịch chịu trách nhiệm phối hợp thực hiện. Bao gồm:
Chứng thực văn bản thừa kế quyền sử dụng đất28
.
* Hồ sơ gồm:
- Biên bản niêm yết và kết thúc niêm yết + văn bản phân chia tài sản: 1 bản. - Phiếu yêu cầu chứng thực, Hợp đồng, văn bản: 1 bản.
- Hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, Giấy chứng tử của người để lại di sản, Giấy khai sinh hoặc giấy tờ chứng minh có mối quan hệ với người để lại tài sản: 1 bản.
- Giấy tờ chứng minh khối tài sản liên quan: 1 bản. * Thời gian giải quyết: 32 ngày làm việc.
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở UBND xã. Khi đến nộp
hồ sơ người nộp phải xuất trình bản chính các loại giấy tờ sau để đối chiếu:
+ Giấy chứng tử của người để lại di sản, Giấy Khai sinh hoặc giấy tờ chứng minh có mối quan hệ với người để lại di sản.
+ Hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân.
Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ: + Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lý thì trình ký.