7. Tổng quan đề tài
3.2.5. Các giải pháp khác
Xây dựng chương trình đánh giá hệ thống ERP
Như đã nêu ở Chương 2, hệ thống phần mềm ERP tại Nguyễn Kim được xây dựng toàn bộ do nội lực nên chưa có cá nhân, tổ chức nào kiểm định tính minh bạch về mặt số liệu. Do đó, Nguyễn Kim cần xây dựng cho mình chương trình đánh giá hệ thống ERP và việc áp dụng hệ thống tại công ty.
Định kỳ hằng năm, phát phiếu điều tra lấy ý kiến của nhân viên về công tác ứng dụng hệ thống ERP qua các tiêu chí:
- Tính ổn định của hệ thống;
- Hệ thống có đáp ứng được nhu cầu về thông tin;
- Hệ thống có xử lý được các công việc; - Hệ thống có xử lý theo đúng quy trình; - Tính trung thực của số liệu; - Những vấn đề còn tồn tại khi sử dụng hệ thống. Từ đó, bộ phận IT ghi nhận các ý kiến và thực hiện cải tạo hệ thống thường xuyên khắc phục vấn đề còn tồn tại. Xây dựng chương trình làm việc từ xa Hệ thống phần mềm ERP là phần mềm nội bộ chỉđược phép sử dụng tại Nguyễn Kim trên hệ thống mạng máy tính của Nguyễn Kim. Chính vì vậy khi nhân viên đi công tác hoặc nghỉ phép không thể thực hiện tác nghiệp trên phần mềm. Điều này hạn chế tính linh hoạt của việc xử lý thông tin và điều hành hoạt động kinh doanh. Hiện nay, Nguyễn Kim cũng đã xây dựng chương trình này song chương trình được xây dựng trên web trong khi đó hệ thống phần mềm ERP lại chạy trên ngôn ngữ lập trình MS SQL 2008.
Do đó, một số ứng dụng không thể sử dụng và giao diện làm việc cũng khác hệ thống làm việc thông thường nên quá trình tác nghiệp khó khăn hơn. Vì vậy, tác giả kiến nghị công ty nên tham khảo cách xây dựng chương trình REMOTE DESKTOP. Chương trình này giống như sao chép lại toàn dữ liệu
của DESKTOP (máy tính bàn) của nhân viên. Chính vì vậy, ngoài việc sử
dụng ERP, nhân viên còn có thể sử dụng chương trình email nội bộ, điện thoại trực tuyến và truy cập vào cơ sở dữ liệu để lấy các thông tin cần thiết. Việc xây dựng chương trình này cũng có tính hai mặt, một mặt giúp nhân viên linh hoạt làm việc những đồng thời cũng khó khăn trong công tác bảo mật. Chính vì vậy, khi thực hiện chương trình này Nguyễn Kim cần kiểm soát thông tin một cách chặt chẽ.
Xây dựng hệ thống ERP cho cả mảng Holding
Hiện nay, hệ thống ERP của Nguyễn Kim chỉ mới được xây dựng cho mảng Trading, còn mảng Holding vẫn còn thực hiện bởi các phần mềm riêng lẻ và kế toán thủ công. Do đó, để có thể xây dựng một hệ thống ERP toàn diện tại Nguyễn Kim, cần thiết kế ERP cho cả lĩnh vực Holding.
3.3. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆTHỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI