7. Tổng quan đề tài
1.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
a. Hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được phản ánh và một chứng từ kế toán. Cho nên chứng từ được coi là khởi điểm của quy trình kế toán và là căn cứ để
ghi sổ kế toán.
Hiện nay, trong doanh nghiệp có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Nếu căn cứ vào yêu cầu quản lý và kiểm tra của Nhà nước có thể phân chia chứng từ làm hai loại. Đó là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.
Chứng từ bắt buộc là những mẫu chứng từ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh nghiệp phải thực hiện đúng nội dung về biểu mẫu, nội dung và phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp.
Chứng từ hướng dẫn là những chứng từ sử dụng chủ yếu để phản ánh các mối quan hệ kinh tế trong nội bộ đơn vị. Mẫu chứng từ này được xây dựng tùy thuộc vào đặc thù của từng đơn vị cụ thể.
Tuy nhiên, dù là chứng từ bắt buộc hay chứng từ hướng dẫn đòi hỏi phải có đầy đủ bảy (07) yếu tố bắt buộc của một bản chứng từ như:
- Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, số tiền;
- Chữ ký của người lập chứng từ, người phê duyệt chứng từ và các cá nhân khác có liên quan.
Trong điều kiện ứng dụng ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện: nội dung lập và xét duyệt chứng từ, hình thức của chứng từ, số liên được lập.
Ngoài bảy (07) yếu tố bắt buộc trên một bản chứng từ được quy định trong Luật Kế toán, nội dung chứng từ còn có các yếu tố phi tài chính. Ví dụ, thông tin đặt hàng của khách hàng không chỉ liên quan đến hàng hóa được đặt mà còn cả những thông tin về thời gian, vị trí thực hiện đặt hàng, người tiến hành giao dịch, nhân đặt hàng hoặc thậm chí thông tin về sự hài lòng của khách hàng khi tiến hành đặt hàng.
Khác với công tác kế toán thủ công, trong môi trường ERP đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp nói chung cũng như doanh nghiệp thương mại nói riêng phải thực hiện xây dựng hệ thống chứng từ điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chí như trên. Đồng thời, phải quy định rõ chứng từ gồm bao nhiêu liên, chứng từ nào được in ra, in ra bao nhiêu bản, chứng từ nào chỉ cần lưu trữ trên máy tính…
Để có thể xây dựng hệ thống chứng từ điện tử, đầu tiên doanh nghiệp cần phải mã hóa các dữ liệu thuộc bản chứng từ và không dược thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Khác với chứng từ giấy thông thường, trong chứng từđiện tử người lập chứng từ và các cá nhân không thể sử dụng viết để ký vào
chứng từ. Vì vậy, để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từđiện tử, doanh nghiệp cần xây dựng chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ
Đặc điểm của chứng từ trong doanh nghiệp là luôn vận động liên tục từ
giai đoạn này sang giai đoạn khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác. Vì vậy,
đồng thời với việc xây dựng hệ thống chứng từ, doanh nghiệp còn phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp.
Quy trình luân chuyển chứng từ được xem như đường đi của chứng từ
trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ cho đến lúc lưu trữ, bảo quản chứng từ. Trong môi trường ERP, tất cả những quy trình này phải được chuẩn hóa trong mỗi nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Tùy thuộc vào đặc thù cũng như yêu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp mà quy trình luân chuyển chứng từ sẽ khác nhau tại các doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các bước trong quy trình luân chuyển đều được thực hiện một cách tự động thông qua hệ thống phần mềm ERP, kế toán chỉ là giai đoạn cuối cùng thực hiện kiểm tra và xử lý các chứng từ của các bộ phận khác gửi đến.