7. Tổng quan đề tài
2.2.2.Thực trạng xây dựng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ của Nguyễn Kim được xây dựng dựa trên danh mục chứng từ kế toán và mẫu biểu của hệ thống chứng từ quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 06 năm 2006 của Bộ Tài chính. Để
làm rõ về trình tự lập và luân chuyển chứng từ, đề tài khảo sát trình tự lập và luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền bán hàng tại Nguyễn Kim. Đây là một hoạt động diễn ra hằng ngày với số lượng nghiệp vụ lớn.
Hình 2.5: Trình tự lập và luân chuyển chứng từ thu tiền bán hàng tại Nguyễn Kim
Kế toán quầy có thể thu hết toàn bộ tiền hàng hoặc thu tiền cọc. Đến khi kết thúc ca làm việc, kế toán quầy phải tổng kết doanh số bán hàng, tổng kết số tiền đã thu để quyết toán với phòng kế toán. Kế toán quầy có trách nhiệm nộp toàn bộ số tiền hàng thu được về cho Thủ quỹ của Trung tâm. Để thực hiện việc kế toán thu tiền bán hàng, kế toán quầy chỉ được phân quyền sử
dụng một phần mềm duy nhất là phần mềm BSN – Quản lý bán hàng. Mọi số
liệu sẽ được tự động đổ từ phần mềm BSN sang phần mềm INV – Quản lý kho hàng và phần mềm ACC – Quản lý tài chính. Nhờđó, hạn chế việc sai sót do nhập liệu và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu vì chỉ có một người thực hiện nhập liệu là kế toán quầy.
Tương tự quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền bán hàng, đối với nghiệp vụ kế toán tiền lương. Hàng ngày, các trưởng bộ phận truy cập vào phần mềm HRM – Quản lý nhân sự để chấm công cho nhân viên. Sau đó kế
toán lương căn cứ vào dữ liệu trên phần mềm HRM sẽ tiến hành hạch toán và cập nhật vào phần mềm kế toán ACC. Nhờ đó, hạn chế công tác thủ công trong việc nhập liệu, dữ liệu về lương của từng cá nhân trong công ty được lưu trữ theo thời gian.
Qua khảo sát sơ bộ, có thể thấy Nguyễn Kim đã tổ chức lập và luân chuyển chứng từ khá đầy đủ, hạn chế công tác nhập liệu thủ công dẫn đến tăng độ chính xác của thông tin cung cấp. Tuy nhiên, tất cả các trình tự luân chuyển chứng từ không được quy định thành văn bản cụ thể để thực hiện thống nhất mà tùy thuộc vào kinh nghiệm xử lý nghiệp vụ của người đứng
đầu các bộ phận có liên quan. Dẫn đến, một số nhân viên không thực hiện
đúng quy trình và có sai sót nhưng người thực hiện lại không biết. Vì vậy, cần thiết xây dựng một văn bản quy định rõ trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, thống nhất trong toàn bộ công ty là một vấn đề cần thiết và phải được thực hiện ngay.