7. Tổng quan đề tài
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu
a. Hoàn thiện tổ chức cơ sở dữ liệu
Từ thực trang các tập tin danh mục, công ty cần phải xây dựng lại các tập tin, bổ sung thêm các thông tin khác để phục vụ nhu cầu quản lý.
- Danh mục khách hàng bổ sung thêm trường “hạn mức tín dụng”, số
dư công nợ hiện tại”, “thời hạn thanh toán” các thông tin này giúp công ty có thể theo dõi được tình hình công nợ của khách hàng, giúp hạn chế rủi ro về
việc không thu hồi được tiền hàng.
- Danh mục hàng hóa bổ sung thêm trường “số lượng tồn kho tối thiểu”, “số lượng tồn kho tối ưu” để quản lý, tiết kiệm tốt đa chi phí tồn kho. Khi số lượng tồn kho thấp hơn mức tối thiệu, hệ thống sẽ cảnh báo nhân viên
ngành hàng đặt thêm hàng, và mặt hàng nào vượt quá mức tồn kho tối ưu sẽ được cảnh báo để tiêu thụ tiếp hoặc chuyển kho nội bộ.
- Danh mục nhân viên bổ sung thêm trường “số điện thoại”, “email”,“vị trí công tác”, “trình độ học vấn”, “chuyên ngành”, “đơn giá tiền lương”… Những thông tin này giúp công ty dễ dàng liên hệ với nhân viên khi cần thiết, cũng như thuận tiện trong việc quản lý nhân sự, có thể dựa vào chuyên ngành và trình độ học vấn để xem xét việc thuyên chuyển bộ phận hay vị trí công tác.
b. Hoàn thiện bộ mã
Bộ mã tại Nguyễn Kim được xây dựng khá đơn giản, mặc dù bộ mã có khả năng mở rộng song lại không thể hiện được các thuộc tính của bộ mã. Ví dụ như mã nhân viên không cho biết được nhân viên đó hiện đang công tác tại
đâu trong hệ thống trung tâm mua sắm Nguyễn Kim và làm việc tại bộ phận nào; bộ mã khách hàng chỉ mới cho thấy khách hàng thuộc nhóm khách hàng doanh nghiệp hay khách hàng cá nhân chứ không biết được loại khách hàng tiềm năng; mã nhà cung cấp chỉ mới thể hiện thuộc tính phân loại ngành hàng nhưng muốn theo dõi cụ thể cho từng mặt hàng thì không được. Đồng thời, Nguyễn Kim cần xây dựng bổ sung một số bộ mã như mã trung tâm, mã bộ
phận để dễ dàng theo dõi. ØMã trung tâm:
Mã trung tâm gồm bởi 2 ký tựđược xây dựng theo phương pháp tuần tự,
được quy định như sau:
Trung tâm Mã số Trung tâm Mã số
Văn phòng tổng công ty 01 TTMS Bình Phước 12 TTMS Quận 1 02 TTMS Cần Thơ 13 TTMS Tràng Thi 03 TTMS Kiên Giang 14 TTMS Tân Bình 04 TTMS Tiền Giang 15 TTMS ThủĐức 05 TTMS Buôn Mê Thuộc 16
TTMS Đà Nẵng 06 TTMS Trường Chinh 17 TTMS Gò Vấp 07 TTMS Bình Dương 18 TTMS Biên Hòa 08 TTMS Nha Trang 19 TTMS Phú Nhuận 09 TTMS Ba Đình 20 TTMS Vũng Tàu 10 TTMS Nguyễn Trãi 21 TTMS An Giang 11
ØMã bộ phận
Bộ mã này gồm 2 ký tự được xây dựng tuần tự theo sơ đồ bộ máy tổ
chức Nguyễn Kim từ cấp cao xuống cấp thấp, thể hiện như sau:
01 – Ban quản trị gồm: Hội đồng quản trị, ban giám đốc, ban kiểm soát; 02 – Ban Cải tiến và phát triển; 03 – Ban Kiểm soát nội bộ; 04 – Bộ phận nhân sự, hành chính; 05 – Bộ phận tài chính kế toán; 06 – Bộ phận CNTT; 07 – Bộ phận đầu tư tài chính; 08 – Bộ phận Marketing; 09 – Bộ phận kế hoạch đào tạo; 10 – Bộ phận thiết kế và QLXD; 11 – Ngành hàng.
ØMã nhân viên: gồm 07 chữ sốđược thiết kế như sau:
Mã Trung tâm Mã bộ phận Số thứ tự
XX XX XXX
Ví dụ: Nhân viên A có mã số 0105120. Đây là nhân viên bộ phận kế
toán thuộc văn phòng tổng công ty, là nhân viên thứ 120 vào làm việc tại công ty.
Nhân viên B có mã số 0604090. Đây là nhân viên thứ 90 làm tại bộ phận nhân sự thuộc TTMS Đà Nẵng.
ØMã khách hàng
Mã khách hàng gồm 10 chữ sốđược xây dựng ghép nối như sau:
Loại khách hàng Loại thẻ Mã trung tâm Số thứ tự
X X XX XXXXXX
- Loại khách hàng: 1 - Khách hàng cá nhân, 2 - khách hàng doanh nghiệp.
- Loại thẻ: 1 – Thẻ khách hàng thường xuyên, 2 – Thẻ khách hàng vàng, 3 – Thẻ khách hàng V.I.P; 4 – Khách hàng không đăng ký thẻ.
- Vị trí đăng ký thẻ: giống như quy định đối với mã nhân viên.
Nguyễn Kim nên xây dựng mã số riêng cho khách hàng không đăng ký thẻ. Việc quy định mã số khách hàng không đăng ký thẻ giúp Nguyễn Kim có thể theo dõi doanh thu của nhóm khách hàng này từ đó cung cấp thông tin cho nhà quản trị để ra quyết định.
Ví dụ: Khách hàng A mã số 1103012345 là khách hàng cá nhân có thẻ
khách hàng thường xuyên đăng ký làm thẻ tại TTMS Tràng Thi và là khách hàng thứ 12.345 của Nguyễn Kim.
Khách hàng cá nhân không đăng ký thẻ sẽ có mã số 1408000000. ØMã nhà cung cấp
Bộ mã nhà cung cấp do Nguyễn Kim xây dựng chỉ thể hiện thuộc tính ngành hàng của nhà cung cấp. Tuy nhiên, một ngành hàng có thể có nhiều mặt hàng khác nhau và các mặt hàng đó có thể có nhiều nhà cung cấp. Do đó, Nguyễn Kim nên bổ sung thuộc tính về mặt hàng trong từng ngành hàng. Khi cần tra cứu nhà cung cấp của một mặt hàng nào đó có thể nhận biết nhanh chóng. Bộ mã gồm 9 ký tự được xây dựng như sau:
Ví dụ: Mã số 040010001 là mã nhà cung cấp Apple về điện thoại di động thuộc ngành hàng viễn thông.