7. Tổng quan đề tài
3.2.4. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hệ thống thông tin kế toán trong điều
điều kiện ứng dụng ERP
Muốn kiểm soát tốt một hệ thống thông tin thì điều đầu tiền là phải tổ
chức tốt hệ thống thông tin đó. Trong nội dung chương này, tác giả đã thực hiện hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán cũng như chuẩn hóa dữ liệu, nhờ
vậy giúp hạn chế tối đa sai soát đồng thời có thể kiểm soát các rủi ro có thể
xảy ra. Bên cạnh đó, Nguyễn Kim cũng cần phải xây dựng các quy định cụ
ØKiểm soát công tác quản lý
- Kiểm soát quá trình phân quyền để có thể truy cứu trách nhiệm từ đó
đưa ra biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế sai sót.
- Kiểm soát công việc của nhân viên thông qua kiểm tra sự tuân thủ của nhân viên với các chính sách đề ra.
- Phân hệ phần mềm EMS – Quản lý điều hành cho phép theo dõi quá trình xét duyệt, cũng như thể hiện ý kiến của các cá nhân xét duyệt để từ đó truy cứu trách nhiệm.
- Thực hiện sao lưu dự phòng tất cả các dữ liệu của các tập tin và phòng ban trong công ty để đề phòng sự cố do các nguyên nhân khách quan và chủ
quan. Đồng thời, thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát việc lưu trữ dữ
liệu.
- Tổ chức giảm sát thường xuyên mạng máy tính để phát hiện điểm yếu về an ninh mạng, tăng cường bảo trì và sao lưu dữ liệu.
ØKiểm soát công tác kế toán
- Hàng tháng, trong vòng 10 ngày kế toán phải hoàn tất mọi báo cáo vì số liệu sẽ được khóa trong vòng 10 ngày nên sau 10 ngày dù muốn chỉnh sửa hoặc lập báo cáo cũng không thể. Kế toán lúc này chỉ được phép theo dõi số
liệu từ của tháng đó.
- Kiểm soát thông tin đầu ra trên các báo cáo thông qua công tác đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập; chuyển giao thông tin đến đúng người sử
dụng thông tin…
- Khi sai sót xảy ra thì việc điều chỉnh do ai thực hiện và thực hiện như
thế nào, kế toán trưởng nên quy trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ để đối chiếu với thông tin về tài sản từ đó
đưa ra biện pháp xử lý đối với các trường hợp thất thoát tài sản.
- Đối chiếu công nợ thường xuyên để hạn chế các khoản nợ khó đòi có thể xảy ra.