Để chuyển đổi hình thức doanh nghiệp, Công ty Supe phốt phát và hóa chất Lâm Thao phải tiến hành giai đoạn chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi doanh nghiệp thành công ty cổ phần. Trong giai đoạn này, Tổng công ty đã ban hành ra các văn bản hƣớng dẫn để ban đổi mới và ban chỉ đạo công tác cổ phần hóa của công ty tiến hành chỉ đạo trực tiếp công tác chuẩn bị cổ phần hóa theo các bƣớc luật định nhƣ sau:
Thứ nhất, ra quyết định thực hiện cổ phần hóa.
Vào tháng 6 năm 2007, Bộ Công nghiệp ra quyết định 2250/QĐ-BCN về việc cổ phần hóa Công ty Supe phốt phát và hóa chất Lâm Thao. Để thực hiện đúng theo chỉ đạo của Bộ Công nghiệp, Tổng công ty Hóa chất Việt Nam ban hành Quyết định thực hiện cổ phần hóa và thành lập Ban Đổi mới quản lý tại công ty. Công ty khi có quyết định cổ phần hóa, cần tiến hành đề xuất danh sách các thành viên Ban Đổi mới quản lý tại công ty, báo cáo cơ quan quyết định cổ phần hóa xem xét quyết định. Thành phần Ban Đổi mới quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Giám đốc làm Trƣởng ban;
- Kế toán trƣởng làm Ủy viên thƣờng trực;
- Các trƣởng phòng, ban kế hoạch, sản xuất kinh doanh, tổ chức cán bộ, kỹ thuật làm Ủy viên;
- Bí thƣ Đảng ủy, Chủ tịch Công đoàn làm Ủy viên.
Sau đó Bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh, Hội đồng quản trị của Tổng công ty sẽ ra quyết định thành lập Ban Đổi mới quản lý tại công ty và thành lập ban chỉ đạo cổ phần hóa để phối hợp hai cơ quan chức năng này lãnh đạo công tác cổ phần hóa. Vào khoảng giữa năm 2007, Tổng công ty Hóa chất Việt Nam ra quyết định thành lập Ban chỉ đạo Cổ phần hóa Công ty Supe phốt phát và Hóa
chất Lâm Thao. Để hỗ trợ cho ban đổi mới quản lý và ban chỉ đạo cổ phần hóa, Tổng công ty đã nhanh chóng thành lập Tổ giúp việc cho Ban Chỉ đạo cổ phần hóa Công ty Supe phốt phát và Hóa chất Lâm Thao để tạo ra một cơ quan làm việc hiệu quả trong quá trình cổ phần hóa.
Thứ hai, tuyên truyền chủ trương, chính sách cổ phần hóa.
Sau khi có kế hoạch cổ phần hóa, Tổng công ty Hóa chất Việt Nam có trách nhiệm tổ chức phổ biến các văn bản về cổ phần hóa và chính sách đối với ngƣời lao động cho Ban đổi mới quản lý tại công ty sau khi đã đƣợc thành lập và các cán bộ chủ chốt tại công ty. Từ đó Ban đổi mới quản lý tuyên truyền, giải thích cho ngƣời lao động trong công ty những chủ trƣơng chính sách của Đảng và Chính phủ về cổ phần hóa doanh nghiệp, quyết định của Tổng công ty hóa chất về cổ phần hóa công ty Công ty Supe phốt phát và Hóa chất Lâm Thao (đặc biệt là quyền lợi, trách nhiệm của Tổng công ty, công ty và ngƣời lao động); các công việc mà doanh nghiệp phải làm và sự tham gia của cán bộ công nhân viên trong quá trình cổ phần hóa.
Để hỗ trợ cho công tác này, Cơ quan Công đoàn của công ty đã kết hợp với Ban đổi mới quản lý và phát triển doanh nghiệp đứng ra tổ chức các cuộc họp và hội nghị ngoài giờ hành chính để phổ biến cho cán bộ công nhân viên hiểu rõ hơn về chính sách cổ phần hóa của nhà nƣớc và hoạt động cổ phần hóa tại công ty, làm giảm đi tâm lý hoang mang lo lắng về công ăn việc làm và các chế độ phúc lợi xã hội cho cán bộ công nhân viên để ổn định sản xuất. Đây là công tác chuẩn bị tƣ tƣởng khá quan trọng để công ty có thể nhanh chóng hoàn thiện xong cổ phần hóa công ty.
Thứ ba, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu.
Sau khi Tổng công ty ban hành quyết định cổ phần hóa doanh nghiệp, Ban đổi mới quản lý có trách nhiệm tiến hành lựa chọn phƣơng pháp xác định giá trị doanh nghiệp và thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp.
Để tiến hành công việc này, ban đổi mới quản lý đã chuẩn bị các tài liệu sau:
Các hồ sơ pháp lý khi thành lập doanh nghiệp nhà nƣớc
Các hồ sơ pháp lý về quyền quản lý và sử dụng tài sản tại doanh nghiệp (Bao gồm cả các diện tích đất đƣợc giao và thuê);
Hồ sơ về công nợ (Đặc biệt là các khoản nợ tồn đọng);
Hồ sơ về vật tƣ hàng hóa ứ đọng, kém, mất phẩm chất;
Hồ sơ các công trình đầu tƣ xây dựng (Kể cả các công trình đã có quyết định đình hoãn);
Báo cáo tài chính của công ty đến thời điểm định giá;
Lập danh sách lao động thƣờng xuyên của công ty tại thời điểm có quyết định cổ phần hóa; tiến hành phân loại lao động theo các đối tƣợng: Hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng có thời hạn từ 1 - 3 năm….
Dự kiến danh sách lao động đƣợc mua cổ phần ƣu đãi và cổ phần trả chậm;
Và cuối cùng là lập dự toán chi phí cổ phần hóa theo chế độ quy định. Hồ sơ tài liệu để chuẩn bị tiến hành cổ phần hóa Ban đổi mới giao trực tiếp cho phòng pháp chế và phòng tổ chức lao động của công ty phụ trách. Bên cạnh đó, Ban đổi mới còn phải nghiên cứu về phƣơng pháp xác định giá trị tài sản doanh nghiệp nào cho phù hợp với quy mô của công ty để đánh giá tài sản cho chuẩn xác.
Thứ tư, kiểm kê, xử lý những vấn đề về tài chính.
Căn cứ vào các tài liệu đã chuẩn bị, ban Đổi mới quản lý tổ chức kiểm kê, phân loại tài sản và quyết toán tài chính, quyết toán thuế để xử lý những vấn đề về tài chính tại thời điểm định giá theo chế độ nhà nƣớc. Ban Đổi mới
quản lý dự án tiến hành kiểm kê, phân loại tài sản và xử lý những tồn tại về tài chính; xử lý các tài sản thuê mƣợn, nhận vốn góp liên doanh, liên kết, những tài sản không cần dùng đến hay những tài sản đƣợc đầu tƣ bằng quỹ khen thƣởng, quỹ phúc lợi xã hội nhƣ nhà tập thể, sân quần vợt hay nghĩa trang và nhà trẻ mẫu giáo… của công ty đã đƣợc xây dựng từ khi công ty đƣợc thành lập; xử lý các khoản nợ phải thu cũng nhƣ các khoản nợ phải trả….trƣớc khi xác định giá trị doanh nghiệp. Nhiệm vụ này đƣợc tiến hành nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp ở trong tình trạng tài chính lành mạnh để tiến hành cổ phần hóa.
Thứ năm, xác định giá trị doanh nghiệp.
Vấn đề xác định những tài sản nào đƣa vào tài sản xác định giá trị doanh nghiệp, công ty đã gặp rất nhiều khó khăn về tài sản đã hết khấu hao sử dụng, về tài sản còn đang trong thời kỳ xây dựng và đầu tƣ hay cả những tài sản thuộc công trình phúc lợi xã hội… và từ những khó khăn về xác định tài sản đó, Công ty Supe phốt phát và hóa chất Lâm Thao đã phải ra công văn đề nghị Bộ Công thƣơng và Tổng công ty cho phép công ty đẩy lùi tiến độ cổ phần hóa và lấy thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa là đầu năm 2008 [1].
Đƣợc sự đồng ý của Tổng công ty Hóa chất Việt Nam, đầu năm 2008 Công ty Supe phốt phát và hóa chất Lâm Thao ký hợp đồng xác định giá trị doanh nghiệp, lập phƣơng án cổ phần hóa với Công ty trách nhiệm hữu hạn Chứng khoán Ngân hàng Đông Á là công ty xác định giá trị doanh nghiệp cho Công ty Supe phốt phát và hóa chất Lâm Thao. Ban Đổi mới quản lý của công ty phối hợp với công ty trách nhiệm hữu hạn Chứng khoán ngân hàng Đông Á xác định giá trị doanh nghiệp. Công ty trách nhiệm hữu hạn Chứng khoán ngân hàng Đông Á lựa chọn phƣơng pháp xác định giá trị doanh nghiệp thích hợp để định giá, sau đó lập biên bản xác định giá trị doanh nghiệp và gửi kết
quả xác định giá trị doanh nghiệp đến cơ quan quyết định cổ phần hóa để xem xét, ra quyết định công bố giá trị doanh nghiệp [27].
Căn cứ vào quyết định công bố giá trị doanh nghiệp, công ty thực hiện điều chỉnh sổ sách kế toán và bảng cân đối theo chế độ kế toán Nhà nƣớc quy định, đồng thời tiếp tục theo dõi và xử lý các khoản nợ, tài sản loại trừ khi xác định giá trị doanh nghiệp cổ phần hóa, hạch toán các khoản chi phí liên quan đến việc thực hiện cổ phần hóa.
Thứ sáu, xây dựng phương án bán cổ phần ưu đãi và phương án sắp xếp lại lao động.
Căn cứ vào danh sách lao động thƣờng xuyên của công ty tại thời điểm cổ phần hóa, ban Đổi mới quản lý phối hợp với tổ chức Công đoàn để xác định danh sách lao động nghèo; xây dựng phƣơng án bán cổ phần ƣu đãi cho ngƣời lao động trong công ty; xây dựng phƣơng án sắp xếp lại lao động: dự kiến số lao động tiếp tục làm việc tại công ty cổ phần (trong đó số lao động cần đào tạo lại để bố trí việc làm mới trong công ty cổ phần), số lao động dôi dƣ. Phân loại và lập phƣơng án xử lý lao động dôi dƣ và phƣơng án hỗ trợ kinh phí đào tạo lại để trình Tổng công ty xét duyệt; ban Đổi mới quản lý cùng tổ chức Công đoàn niêm yết công khai và thông báo Phƣơng án bán cổ phần ƣu đãi và phƣơng án sắp xếp lại lao động tại công ty.
Trƣớc những thông tin báo cáo của Tổ chức Công đoàn và ban Đổi mới quản lý, Tổng công ty đã phê duyệt và ra quyết định số 17 về xuất Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp chi trả trợ cấp cho ngƣời lao động dôi dƣ. Theo đó các cán bộ công nhân viên có nhu cầu xin nghỉ hƣu trƣớc độ tuổi theo quy định của pháp luật thì bên cạnh số tiền mà cán bộ công nhân viên đƣợc hƣởng do bảo hiểm chi trả, công nhân viên còn đƣợc công ty hỗ trợ một phần tài chính để ổn định tâm lý cho cán bộ công nhân viên. Đây cũng là một chính sách ƣu đãi rất tốt cho cán bộ công nhân viên và giúp thực hiện
nhanh công tác sắp xếp lại lao động tại công ty, góp phần thúc đẩy nhanh tiến độ cổ phần hóa.
Thứ bảy, lập phương án cổ phần hóa doanh nghiệp và dự thảo Điều lệ tổ chức, hoạt động của công ty cổ phần.
Ban Đổi mới quản lý của công ty kết hợp với Công ty trách nhiệm hữu hạn chứng khoán Đông Á tiến hành lập phƣơng án cổ phần hóa doanh nghiệp và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty với những nội dung cơ bản sau:
a) Giới thiệu về công ty, trong đó mô tả khái quát về quá trình thành lập công ty và mô hình tổ chức của công ty; tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 - 5 năm liền kề trƣớc khi cổ phần hóa.
b)Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp ở thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp, bao gồm:
- Thực trạng về vốn và tài sản (bao gồm cả diện tích đất đƣợc giao và cho thuê)
- Thực trạng về lao động
- Những vấn đề cần tiếp tục xem xét và xử lý. c) Phƣơng án sắp xếp lại lao động, trong đó nêu rõ:
- Số lƣợng lao động có tên trong danh sách thƣờng xuyên ở thời điểm có quyết định cổ phần hóa
- Số lƣợng lao động đƣợc tiếp tục tuyển dụng
- Số lƣợng lao động dôi dƣ và phƣơng án giải quyết theo từng đối tƣợng (Bao gồm cả phƣơng án đào tạo lại lao động dôi dƣ để bố trí việc làm mới trong công ty cổ phần).
d)Phƣơng án hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 - 5 năm tiếp theo, trong đó nêu rõ:
- Phƣơng án đầu tƣ đổi mới công nghệ, nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh.
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh của các năm kế tiếp và các giải pháp về vốn, về nguyên liệu, về thị trƣờng, về tổ chức sản xuất lao động tiền lƣơng...
e)Phƣơng án cổ phần hóa doanh nghiệp:
- Dự kiến hình thức cổ phần hóa và vốn điều lệ theo yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần
- Xác định cơ cấu vốn điều lệ bao gồm: Số cổ phần của nhà nƣớc dự kiến nắm giữ; số cổ phần dự kiến bán cho ngƣời lao động trong công ty; số cổ phần dự kiến bán cho các đối tƣợng bên ngoài công ty.
- Các loại cổ phiếu phát hành và phƣơng thức phát hành cổ phiếu - Dự thảo Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần theo các quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật hiện hành.
f) Tổ chức Hội nghị công nhân viên chức để lấy ý kiến hoàn thiện phƣơng án cổ phần hóa. Để Đại hội đạt kết quả tốt, trƣớc khi tổ chức Đại hội, Ban Đổi mới quản lý cần gửi dự thảo cho các bộ phận trong công ty thảo luận và tổng hợp các vấn đề cần xin ý kiến.
g)Căn cứ vào ý kiến tham gia tại Hội nghị công nhân viên chức, Ban Đổi mới quản lý hoàn thiện phƣơng án cổ phần hóa để trình lên cơ quan quyết định cổ phần hóa xét duyệt.
Cuối cùng, thẩm định và phê duyệt phương án cổ phần hóa.
Hội đồng quản trị của Tổng công ty Hóa chất Việt Nam thẩm định và chỉ đạo công ty hoàn thiện phƣơng án cổ phần hóa trƣớc khi trình Bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Ngay sau khi nhận đƣợc phƣơng án cổ phần hóa của công ty gửi lên, ban Đổi mới và phát triển doanh nghiệp Bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức họp thẩm định và trình Bộ trƣởng Bộ Công thƣơng,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định phê duyệt theo đúng quy định của chế độ nhà nƣớc [30].