Hệ thống: Là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định [12].
Thông tin: Là một tập hợp nhiều nguồn dữ liệu đã xử lý [12]
Hệ thống thông tin kế toán: Là một tập hợp gồm các thành phần dữ liệu kế
toán, lưu trữ dữ liệu kế toán cho việc sử dụng trong tương lai và xử lý dữ liệu kế toán phục vụ cho người sử dụng cuối cùng[12].
Kế toán: Là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động[5].
Kế toán tài chính (KTTC):Là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp cho người quản lý và những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, giúp họ ra các quyết định phù hợp với mục tiêu mà họ quan tâm [5].
Kế toán quản trị (KTQT): Là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho những người trong nội bộ doanh nghiệp, giúp cho việc đưa ra các quyết định để vận hành công việc kinh doanh và vạch kế hoạch cho tương lai phù hợp với chiến lược và sách lược kinh doanh [5].
Tích hợp: Là sự kết hợp những hoạt động, chương trình hoặc các thành phần khác nhau thành một khối chức năng. Tích hợp có nghĩa là sự thống nhất, sự hòa hợp, sự kết hợp [6].
Doanh nghiệp vừa và nhỏ(DNVVN): Là những doanh nghiệp có quy mô không lớn về vốn, lao động hay và doanh thu. DNVVN được chia thành ba loại đó là doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp siêu nhỏ. Tại Việt Nam, theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/06/2009 của Chính phủ quy định một số tiêu chí cụ
Bảng 2.1: Tiêu chí doanh nghiệp vừa và nhỏ
Khu vực
DN siêu
nhỏ Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa Số lao
động
Tổng nguồn vốn
Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động
I-Nông lâm nghiệp và thủy sản 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 200 người Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷđồng Từ trên 200 người đến 300 người II.Công nghiệp và dân dụng 10 ngtrở xuốườngi 20 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 200 người Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷđồng Từ trên 200 người đến 300 người III.Thương mại và dịch vụ 10 ngtrở xuốườngi 10 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 50 người Từ trên 10 tỷ đồng đến 50 tỷđồng Từ trên 50 người đến 100 người
Nguồn: Theo Nghị định của Chính Phủ[7]
2.2TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
2.2.1Lịch sử hình thành và phát triển kế toán quản trị
KTQT xuất phát từ kế toán chi phí.Các nhà sử học kế toán từ lâu đã ủng hộ quan
điểm cho rằng kế toán chi phí là sản phẩm của cuộc cách mạng công nghiệp. Nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng kế toán chi phí chỉ xuất hiện sau thế kỷ XVIII như một kết quả của sự gia tăng nhanh chóng hệ thống nhà máy sản xuất trong cuộc cách mạng công nghiệp ở Châu âu và Mỹ[13].
Kế toán chi phí tiếp tục phát triển hơn nữa trong thế kỷ XIX và thông qua giữa thế kỷ XX như một kết quả của nền công nghiệp hóa lớn hơn và tăng quy mô của các tập đoàn. Có quan sát cho thấy rằng trong những thập niên đầu của thế kỷ XX, các lĩnh vực kỹ thuật công nghiệp và KTQT phát triển song song. Trong quá trình phát triển này đã dẫn đến việc sử dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn, hệ thống này còn sử dụng rộng rãi cho việc lập kế hoạch, kiểm soát của các công ty sản xuất.Sau đó trong thế kỷ
XX, thời kỳ mà kế toán chi phí bắt đầu thay đổi thành KTQT.Có lập luận cho rằng năm 1925, hầu như KTQT sử dụng ngày nay đã được phát triển.
được viết bởi Vatter, và có tiêu đề KTQT.Vatter cho rằng KTQT có mục đích hỗ trợ
các nhà quản trị. Sự thay đổi từ kế toán chi phí thành KTQT cũng được thể hiện khi Viện Kế Toán Chi phí và Sản Xuất (The Institute of Cost and Works Accountants) thay
đổi tên của tạp chí của nó từ "Kế toán chi phí" thành "Kế toán quản trị" vào năm 1965 và tên viện được đổi thành Viện Kế Toán Chi Phí và Quản Trị (The Institute of Cost and Management Accounting) vào năm 1972. Năm 1986, viện đổi tên thành Viện KTQT Chartered (Chartered Institute of Management Accountants -CIMA).Tại Mỹ
Hiệp Hội Quốc Gia Kế Toán Chi Phí đổi tên thành Hiệp Hội Kế Toán năm 1958.Tổ
chức này đã trở thành Học Viện Kế Toán Quản Trị (IMA) trong năm 1991.
Tổng thể có thể thấy rằng sau thế kỷ XIX sự thay đổi trọng tâm từ kế toán chi phí sang KTQT nhằm để nhấn mạnh vào việc cung cấp các thông tin phù hợp với nhu cầu của các nhà quản trị.
2.2.2Khái niệm về kế toán quản trị
Có quan điểm cho rằng không có định nghĩa chung về KTQT. Sự tiến hóa của KTQT bây giờ sẽđược khám phá trong các định nghĩa thay đổi từ ba cơ quan hàng đầu của kế toán gồm: Viện KTQT (IMA), Học Viện KTQT Chartered (CIMA) và Liên
Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC).
Định nghĩa ban đầu về KTQT của IMA (IMA, 1981, p.1), KTQT là "... quá trình xác định, đo lường, tích lũy, phân tích, chuẩn bị, giải thích, và thông tin tài chính cho việc quản trị kế hoạch, đánh giá và kiểm soát của một tổ chức nhằm đảm bảo sử dụng hợp lý đối với các nguồn lực của nó. KTQT cũng bao gồm việc lập các báo cáo tài chính cho các nhóm không quản trị như cổ đông, chủ nợ, cơ quan chức năng và cơ
quan thuế.Nhưng gần đây, KTQT được định nghĩa như là "một nghề có liên quan đến sự hợp tác trong quản trị để ra quyết định, vạch ra kế hoạch và quản trị hiệu quả hệ
thống, đồng thời cung cấp chuyên môn trong báo cáo tài chính và kiểm soát để hỗ trợ
quản trị trong việc xây dựng và thực hiện chiến lược của một tổ chức"(IMA, 2008, p.1). Các thay đổi trong định nghĩa cho thấy vai trò của KTQT phát triển từ xu hướng giao dịch và tuân thủ thành một đối tác kinh doanh chiến lược giúp các tổ chức trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, lập kế hoạch và dự toán ngân sách, quản trị rủi ro,
kiểm soát nội bộ, báo cáo tài chính tại thời điểm của sự thay đổi lớn, cũng như các phương thức quản trị chi phí chuyên sâu (IMA, 2008).
Theo tổ chức CIMA, KTQT được định nghĩa là cung cấp thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị cho các mục đích như: xây dựng chính sách, lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp; quyết định các hoạt động thay thế; thông tin ra bên ngoài
để cho cổđông và những người khác, thông tin cho nhân viên. (CIMA, 2005 p.18) cho thấy KTQT đã chuyển hướng tới một vai trò rộng lớn hơn. KTQT được định nghĩa là việc áp dụng các nguyên tắc của KTQT và quản trị tài chính để tạo ra, bảo vệ, bảo tồn và gia tăng giá trị cho các bên liên quan kể cả doanh nghiệp vì lợi nhuận và phi lợi nhuận trong khu vực công và tư nhân. CIMA (2005) nói rõ hơn định nghĩa của KTQT, nhấn mạnh KTQT là một phần của quản trị, trong đó yêu cầu xác định, trình bày, giải thích và sử dụng thông tin liên quan để: Xây dựng chiến lược kinh doanh; Lập kế
hoạch hoạt động dài hạn, trung hạn và ngắn hạn; Xác định cơ cấu nguồn vốn và các quỹ; Kiểm soát các hoạt động và đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực; Triển khai các qui trình quản trị doanh nghiệp, quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ....Định nghĩa thay đổi của CIMA cho thấy, KTQT đã tiến gần hơn đến mối quan tâm quản trị cấp cao tập trung vào tính hiệu quả, lập kế hoạch chiến lược và tạo ra giá trị sáng tạo.
IFAC (1998, p.99) định nghĩa KTQT là "quá trình nhận dạng, đo lường, tích lũy, phân tích, trình bày, giải thích, và trao đổi thông tin (cả về tài chính và điều hành) được sử dụng bởi nhà quản trị để lập kế hoạch, đánh giá và kiểm soát trong một tổ chức.
Đảm bảo sử dụng hợp lý đối với các nguồn lực của tổ chức" IFAC (1989) - Một định nghĩa được căn cứ vào ý tưởng truyền thống của đối tượng. Tuy nhiên, chỉ chín năm sau đó phạm vi đã được mở rộng đáng kể, (IFAC, 1998, p.86) xem KTQT là một hoạt
động được đan xen trong quá trình quản trị của tất cả các tổ chức. KTQT đề cập đến một phần của quá trình quản trịđó là tập trung làm tăng giá trị cho tổ chức bằng cách làm tăng hiệu quả sử dụng các nguồn lực, trong bối cảnh năng động và cạnh tranh. Tiến trình này cũng được xem như là kết quả của bốn giai đoạn trong quá trình tiến hóa của KTQT.
những thành tựu rất lớn cả về lý thuyết cũng như thực tiễn ứng dụng. Ở Canada, Mỹ, KTQT đã trở thành một nghề với những tiêu chuẩn nghề nghiệp xác định (CMA), thì ở
Việt Nam, thuật ngữ “Kế toán quản trị” mới chỉđược ghi nhận chính thức trong Luật Kế Toán ban hành vào ngày 17/06/2003. Ngày 12/06/2006 Bộ tài chính ban hành thông tư 53/2006/TT – BTC, hướng dẫn áp dụng KTQT trong doanh nghiệp. Theo đó, KTQT được hiểu là “việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộđơn vị kế toán”.
KTQT còn được hiểu ở một khía cạnh khác là việc thu thập, xử lý thông tin về
các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp nhằm cung cấp cơ sở cần thiết để nhà quản trị đưa ra các quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.
Kết luận
Nhìn chung KTQT trên thế giới hiện nay phát triển rất mạnh, theo thời gian tất cả
các định nghĩa quản trị truyền thống dần thu hẹp, nhường chổ cho các hoạt động nhằm tạo ra các giá trị cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, các hoạt động đó nhấn mạnh vào việc quản trị doanh nghiệp ở mức độ cao hơn và KTQT là một công cụ
không thể thiếu trong hoạt động này, còn ở Việt Nam hiện nay KTQT đóng vai trò rất khiêm tốn, nhất là đối với DNVVN. Điều này sẽđược chứng minh trong chương 4.
2.2.3Vai trò của kế toán quản trị
Vai trò của KTQT đối với doanh nghiệp đặc biệt là các nhà quản trị là hỗ trợ họ
thực hiện các chức năng cơ bản sau:
Chức năng lập kế hoạch
Để lập kế hoạch đòi hỏi phải nắm được những thông tin đã xảy ra, phải có những phương pháp để phân tích đánh giá tình hình và phải có những công cụ để đưa ra những dự báo trong tương lai.KTQT sẽ cung cấp thông tin về tình hình đã xảy ra, cung cấp những công cụ, phương pháp để phân tích đánh giá tình hình và đưa ra dự báo.Vì vậy KTQT giữ một vị trí rất quan trọng trong chức năng lập kế hoạch.
Chức năng tổ chức và điều hành
Tổ chức và điều hành là quá trình thực hiện các công việc như: Tổ chức về nhân sự, phân bổ tài sản, nguồn vốn…Để thực hiện tốt các công việc trên đòi hỏi phải nắm
được thông tin về tình hình hoạt động của từng bộ phận, phải có những công cụ để đánh giá kết quả, hiệu quả của từng bộ phận, từđó xác định được trách nhiệm của từng bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn bộ doanh nghiệp. KTQT sẽ cung cấp những thông tin và công cụđểđánh giá kết quả, hiệu quả hoạt động của từng bộ phận phục vụ cho mục đích trên.Vì vậy KTQT giữ một vị trí quan trọng trong việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành.
Chức năng kiểm tra
Kiểm tra là quá trình đối chiếu, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu phản ánh mục tiêu, nhiệm vụ và kế hoạch đề ra nhằm đánh giá tình hình thực hiện kế
hoạch…KTQT có vai trò trong việc hình thành thông tin thực tế và kế hoạch phục vụ
cho công tác kiểm tra. Vì vậy nó giữ một vị trí rất quan trọng trong việc thực hiện chức năng này.
Chức năng ra quyết định
Nói đúng hơn ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà nó là một bộ phận của 3 chức năng trên, bởi vì chính trong quá trình lập kế hoạch, tổ chức – điều hành và kiểm tra cũng phải ra quyết định. Qua những phân tích trên, chứng tỏ KTQT giữ một vị trí quan trọng trong việc thực hiện chức năng ra quyết định.
Người đảm nhận công việc KTQT ngày nay ngoài những kiến thức chuyên ngành, cần phải hiểu được các lĩnh vực chức năng khác như marketing, tài chính, quản trị hòa quyện với các quyết định của kế toán thế nào.
Những tiến bộ trong hàng chục năm qua đã làm cho những nhà KTQT có thể trở
thành một phần trong đội ngũ các nhà quản lý làm gia tăng giá trị của tổ chức [11]. KTQT ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin để nhà quản trị thực hiện toàn diện các chức năng quản trị theo nhu cầu, cụ thể như sau:
- KTQT giúp nhà quản trị có tài liệu về mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Từđó, nhà quản trị
thiết lập định hướng cho sản xuất kinh doanh để khai thác có hiệu quả các nguồn lực kinh tế của đơn vị.
- KTQT giúp nhà quản trị nhận biết được tình hình thực hiện, biến động trong thực hiện đểđưa ra phương pháp khai thác, kiểm soát, giải pháp điều chỉnh và
đánh giá đúng về trách nhiệm của từng bộ phận.
- KTQT giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định quản trị khoa học, khai thác
được tiềm năng kinh tế, tài chính và đảm bảo mục tiêu của đơn vị.
2.2.4Nội dung của kế toán quản trị
Nội dung của KTQT là tổng hợp tất cả các mặt, các yếu tố cấu thành nên KTQT, thể hiện kết quả của công việc KTQT và phương pháp kỹ thuật KTQT là phương tiện
đểđạt được nội dung KTQT. KTQT bao gồm các nội dung sau: - Hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành.
- Lập dự toán ngân sách. - Đánh giá trách nhiệm quản lý.
- Thông tin kế toán cho việc ra quyết định.
Hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành
2.2.4.1 Khái niệm chi phí:
Chi phí là một khái niệm kinh tế, chi phí là giá trị của nguồn lực bị mất đi của tổ
chức đểđạt được một mục đích nào đó [10].Bản chất của chi phí là phải mất đi đểđổi lấy một kết quả. Kết quả có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng... hoặc phi vật chất như kiến thức, dịch vụ…
Đối với nhà quản trị, chi phí là mối quan tâm hàng đầu vì chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Do đó, vấn đềđặt ra là làm sao kiểm soát và đưa chi phí xuống mức thấp nhất có thể. Để làm được điều này thì nhà quản trị phải xác định được các phương pháp phân loại chi phí, các phương pháp tập hợp chi phí, cách xác định các trung tâm
chi phí để có thể đưa ra quyết định đúng đắn trong quá trình tổ chức điều hành hoạt
động của nhà quản trị.
2.2.4.2 Phân loại chi phí:
Chi phí được phân loại theo nhiều cách khác nhau, nhưng cuối cùng cũng không nằm ngoài mục đích là nhằm kiểm soát và giảm chi phí để phục vụ cho quá trình quản trị cho các hoạt động của tổ chức.
Phân loại theo chức năng:
- Chi phí sản xuất (manufacturing costs): Là những khoản chi phí phát sinh ở