2.2.2.1 Xác định, dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Công tác xác định, dự báo nguồn nhân lực tại ACB Leasing được tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm tài chính. Đó là thời điểm phòng Kế toán – Hành
chánh hoàn tất kế hoạch kinh doanh của năm tiếp theo. Dựa vào kế hoạch kinh doanh của công ty và kết quả thực hiện trung bình của từng cá nhân trong năm trước đó, phòng Kế toán – Hành chánh đưa ra định biên nhân sự toàn công ty trong các năm tiếp theo.
Bảng 2.3: Kế hoạch chỉ tiêu kinh doanh giai đoạn 2013 – 2015 (Báo cáo hoạt động kinh doanh của ACB Leasing, 2012)
(ĐVT: triệu đồng)
Chỉ tiêu Thực hiện 2012 Kế hoạch
2013 2014 2015 Dư nợ 925,998,500,000 1,100,000,335,828 1,146,000,000,000 1,224,000,000,000 Giải ngân ròng - 482,936,800,000 433,062,245,631 532,929,868,532 Lợi nhuận trước thuế 70,560,000,000 79,200,000,000 70,000,000,000 63,226,712,186 Nhân sự (người) 71 84 88 94
Nội dung bảng 2.3 thể hiện công tác dự báo nhân sự tại ACB Leasing. Theo đó, số lượng nhân sự dự báo qua các năm là kết quả giữa chỉ tiêu dư nợ kế hoạch qua các năm và dư nợ thực hiện trung bình/ nhân sự năm 2012.
Nhận xét: Công tác dự báo nhu cầu nhân lực chỉ dừng lại ở việc tính toán dựa trên các số liệu, chỉ tiêu kinh doanh của quá khứ và tương lai; mà chưa được dự báo/ phân tích một cách toàn diện ở các vấn đề khác có tác động mạnh đến nhu cầu nguồn nhân lực như: môi trường bên trong, bên ngoài, tính chất công việc,...; nên việc xác định, dự báo chưa thể là cơ sở cho những định hướng phát triển nguồn nhân lực lâu dài của công ty.
2.2.2.2 Phân tích công việc
ACB Leasing thực hiện lập/ cập nhật Bảng mô tả công việc định kỳ hàng năm, với trình tự như sau:
Bước 1: bộ phận HCNS rà soát lại các văn bản/ quyết định/ công văn và nội dung của Bảng mô tả công việc của năm trước, ghi nhận/ điều chỉnh (nếu có sự thay đổi) các nội dung liên quan đến cơ cấu tổ chức, chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng chức danh, phòng/bộ phận.
Bước 2: bộ phận HCNS chuyển cho cấp quản lý các phòng/ bộ phận tiếp tục ghi nhận/ cập nhật/ điều chỉnh nội dung công việc, các yêu cầu về kỹ năng/ chuyên môn, các mối quan hệ bên trong và bên ngoài... (nếu có sự thay đổi/ phát sinh) trong quá trình thực hiện công việc.
Bước 3: bộ phận HCNS tập hợp và trình cấp lãnh đạo xem xét, phê duyệt.
Bước 4: bảng mô tả công việc sẽ được chuyển đến từng nhân viên đang phụ trách chức danh tương ứng. Tùy theo công việc đang phụ trách, nhân viên sẽ có đề xuất với cấp quản lý để bổ sung những nội dung công việc cụ thể và ký xác nhận các nội dung đã thống nhất.
Bước 6: bộ phận HCNS lưu hồ sơ.
Từng bước thực hiện được triển khai bằng văn bản dạng công văn và chưa có quy trình quy định cụ thể, chi tiết.
Nhận xét: Nhìn chung công tác lập Bảng mô tả công việc còn mang nhiều tính hình thức, nên lợi ích đem lại là không nhiều:
- Phương pháp thu thập thông tin của cấp quản lý chủ yếu là quan sát thực tế, kinh nghiệm thực hiện công việc và quá trình giao việc cho nhân viên, thông mang tính chủ quan, không phản ánh được hết bản chất công việc. - Các bước trong quy trình chỉ mang tính ghi nhận thông tin, liệt kê các đầu
công việc; mà chưa có sự nghiên cứu, phân tích chi tiết các bước thực hiện công việc.
- Nội dung Bảng mô tả công việc có sự tham gia đóng góp của nhân viên – những người trực tiếp thực hiện công việc – nhưng vì không xem trọng vai trò của việc mô tả công việc nên phần lớn nhân viên không đóng góp ý kiến mà chỉ ký tên cho đúng quy định.
- Chưa có nội dung thể hiện kết quả đầu ra ở từng nội dung công việc. - Phần tiêu chuẩn công việc chỉ được mô tả ở dạng thông tin cơ bản, phổ
thông, chưa thể hiện được những yêu cầu/ tiêu chuẩn riêng biệt, đặc trưng cần phải đáp ứng khi phụ trách công việc của từng chức danh cụ thể. Bảng mô tả công việc của chức danh Nhân viên Phân tích tín dụng: Phụ lục 3
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát nội dung “Xác định nhiệm vụ công việc”
STT NỘI DUNG MỨC ĐỘ ĐỒNG Ý
(Mean)
1 Nội dung công việc, quyền hạn, trách nhiệm của chức danh anh/ chị đang phụ trách được thể hiện đầy đủ, cụ thể trong
bảng mô tả công việc. 2.25
2 Anh/chị hiểu rõ nội dung công việc, quyền hạn, trách nhiệm của chức danh anh/ chị đang phụ trách từ Bảng mô tả công
việc. 2.47
3 Nội dung Bảng mô tả công việc được cập nhật liên tục và kịp thời. 2.55 4 Phân công công việc giữa các nhân viên trong cùng phòng/ bộ phận rõ ràng, hợp lý. 2.89 5 Bảng mô tả công việc là cơ sở để anh/chị đặt ra các kế hoạch, mục tiêu cho công việc. 2.25 Có 50.7% ý kiến không đồng ý với nội dung (1) và 49.3% không đồng ý với nội dung (2). Thực tế khi thực hiện, rất nhiều nội dung đã không được xây dựng, hoặc chỉ đưa ra theo hình thức liệt kê mà chưa có sự phân tích, sàng lọc dựa trên những thông tin toàn diện. Và sự kết hợp với phần mô tả chức danh như một phần mô tả thêm, làm cho công tác phân tích công việc ở công ty chưa phát huy được những lợi ích công tác này mang lại. Cũng chính vì vậy, nên có đến 58.9% ý kiến không đồng ý với nội dung thứ (5).
2.2.2.3 Công tác tuyển dụng
ACB Leasing là một trong số những công ty trực thuộc của ACB, nên một số quy trình, chính sách của công ty vẫn thực hiện đồng bộ với toàn hệ thống, trong đó có quy trình tuyển dụng.
Bộ phận liên quan Quy trình Tài liệu – dữ liệu
1. KQTNNL, KPTKD, KKHCN, KKHDN, KVH và các đơn vị khác
Bảng tổng hợp nhu cầu nhân sự năm kế hoạch
2. TGĐ hoặc người được ủy quyền hoặc KQTNNL
Bảng tổng hợp nhu cầu nhân sự năm kế hoạch được phê duyệt
3. KQTNNL Kế hoạch tuyển dụng năm; Thông báo tuyển dụng nội bộ/ bên ngoài
4. KQTNNL Hồ sơ ứng viên đạt chuẩn yêu cầu từng chức danh
5. Ra đề thi: KKHCN, KKHDN, KVH, KQTNNL và các đơn vị nghiệp vụ có yêu cầu thi tuyển
Danh sách ứng viên đạt/ không đạt yêu cầu phỏng vấn
6. KQTNNL và thành viên
Ban phỏng vấn Danh sách trúng tuyển
7. Cấp thẩm quyền (theo quyết định 4145/TCQĐ- HĐQT.11)
Danh sách trúng tuyển được phê duyệt
8. KQTNNL Ứng viên trúng tuyển nhận
được thông báo trúng tuyển
Hình 2.6: Sơ đồ Quy trình tuyển dụng ACB (Thủ tục tuyển dụng, 2012) Không
duyệt Nhu cầu nhân sự
Phê duyệt nhu cầu Chuẩn bị và lập kế hoạch thực hiện Thi KiểmTra Phỏng vấn Phê duyệt
Thông báo tuyển dụng Tổng hợp và sàng lọc hồ sơ Cám ơn & kết thúc Không duyệt Không đạt Không đạt Không duyệt Duyệt
Trong quy trình, ACB Leasing có thể chủ động thực hiện ở một số nội dung: - Đề xuất nhu cầu (là kế hoạch định biên nhân sự từ đầu năm và các phát sinh
nghỉ việc trong năm) - Đề xuất nguồn ứng viên
- Đưa ra tiêu chuẩn chức danh (gửi kèm Bảng mô tả công việc khi có nhu cầu tuyển dụng phát sinh) - Sàng lọc lại hồ sơ - Nội dung, hình thức phỏng vấn - Quyết định tuyển dụng Nguồn ứng viên: Tính từ tháng 01/2013 đến tháng 07/2014, công ty có 9 trường hợp bổ nhiệm, trong đó chỉ có 2 trường hợp là tuyển dụng mới. Cũng trong thời gian này, có 12 trường hợp thay đổi chức danh từ nhân viên thành chuyên viên. Chủ trương của ban lãnh đạo công ty là tận dụng tối đa nguồn ứng viên nội bộ đồng thời bổ nhiệm/ thăng cấp cũng là một trong những yếu tố động viên khuyến khích tinh thần làm việc được ban lãnh đạo công ty rất chú trọng và quan tâm.
Tuy nhiên các trường hợp được bổ nhiệm/ thăng cấp chủ yếu là quyết định từ phía ban lãnh đạo mà chưa có những quy định về tiêu chuẩn, điều kiện, yêu cầu rõ ràng như một tiến trình nghề nghiệp cho từng chức danh. Do đó việc bổ nhiệm / thăng cấp còn mang tính chủ quan, chưa thể hiện được tính công bằng, minh bạch trong nội bộ.
Sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, tuyển dụng:
Hồ sơ ứng viên được gửi từ phòng nhân sự ACB là các ứng viên đã đạt từ vòng Thi kiểm tra (ứng viên ứng tuyển vào vị trí không phải cấp quản lý). Việc phỏng vấn đều do Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc trực tiếp thực hiện và ra quyết định tuyển dụng. Nội dung đánh giá kết quả phỏng vấn dựa vào mẫu Phiếu phỏng vấn ứng viên (Phụ lục 4)
Từ tháng 01/2014 đến tháng 07/2014, công ty đã tổ chức tuyển dụng 23 người (trong đó có 18 người ở vị trí nhân viên kinh doanh) thực hiện trong 6 đợt, trong đó có 2 đợt tổ chức lại do có 5 ứng viên (vị trí nhân viên kinh doanh) không nhận việc. Nhận định cho vấn đề này, tác giả có ý kiến như sau:
o Ứng viên đa phần là các sinh viên mới ra trường và có học lực khá trở lên, nên sẽ có nhiều sự lưa chọn phù hợp.
o Mức lương khởi đầu cho vị trí nhân viên kinh doanh nói riêng ở ACB Leasing khá thấp so với mặt bằng chung trong ngành ngân hàng.
o Thời gian từ lúc có kết quả phỏng vấn đến lúc thực hiện thủ tục tiếp nhận nhanh nhất là 2 tuần.
2.2.2.4 Đào tạo và phát triển
a. Đào tạo
Tại công ty có hai hình thức tổ chức đào tạo:
Đăng ký theo khóa học của Trung tâm đào tạo ACB (Thủ tục đăng ký khóa đào tạo, 2010):
o Lịch đào tạo của trung tâm được thông báo định kỳ ngày 25 của tháng trước đó.
o Bộ phận HCNS gửi thông báo đến các cấp quản lý để đăng ký số lượng tham gia khóa học mà nhân viên cần đào tạo.
o Bộ phận HCNS tổng hợp nhu cầu trình cấp lãnh đạo phê duyệt và gửi qua trung tâm đào tạo ACB.
o Thời gian, địa điểm, số lượng tham gia khóa học sẽ do trung tâm điều chỉnh cho phù hợp với tiến độ và kế hoạch đào tạo chung của hệ thống.
Đào tạo trong nội bộ ACB Leasing, phổ biến 2 hình thức là tổ chức lớp học tập trung và hướng dẫn tại chỗ.
Vì nghiệp vụ tại ACB Leasing mang tính đặc thù và khác biệt so với các nghiệp vụ ngân hàng nên đa phần các khóa học đăng ký ở trung tâm là các khóa học về kỹ năng và một số khóa phục vụ cho quy định cấp quyền thao tác trên hệ thống của ACB. Thời gian, số lượng tham dự cũng như nhu cầu tổ chức đều phụ thuộc vào kế hoạch của Trung tâm nên cũng gây khó khăn cho ACB Leasing trong việc chủ động lên kế hoạch đào tạo phát triển cụ thể.
Các khóa học tập trung tại ACB Leasing (chủ yếu là đào tạo nghiệp vụ cho thuê tài chính dành cho nhân viên kinh doanh tân tuyển) lại cung cấp nhiều kiến thức chuyên sâu gắn liền với thực tế công việc. Tuy nhiên do thời gian của giảng viên (là Tổng giám đốc công ty phụ trách) bị hạn chế, nên các khóa học này chỉ được tổ chức khi có trên 15 nhân viên kinh doanh có thâm niên dưới 12 tháng và chưa qua đào tạo. Nên vẫn phổ biến hình thức đào tạo tại chỗ mang tính thuận tiện.
Cùng với cuộc điều tra bằng Phiếu khảo sát, tác giả thực hiện cùng lúc cuộc phỏng vấn ngắn với các nhân viên thuộc khối kinh doanh về nội dung các khóa đào tạo nội bộ (bao gồm quá trình hướng dẫn tại chỗ) mà họ đã tham gia, thì tổng kết được các kết quả như sau:
- Khóa đào tạo tập trung:
o Quá trình giảng dạy sử dụng kết hợp nhiều phương pháp bao gồm: thảo luận nhóm, học tập bằng cách giảng dạy, phân tích tình huống, phương pháp đóng vai.
o Giảng viên (Tổng giám đốc) là người có nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ chuyên môn và kỹ năng. Có kinh nghiệm về sư phạm, nên học viên rất dễ tiếp thu.
o Cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ: phòng học rộng rãi yên tĩnh, bảng, đèn chiếu, máy tính.
o Vì thời gian của giảng viên còn nhiều giới hạn nên thời lượng khá ngắn so với nội dung đào tạo (7 – 9 buổi/ đợt đào tạo)
- Hướng dẫn/ kèm cặp tại chỗ
o Người hướng dẫn là các đồng nghiệp cùng phòng và ở các phòng/ bộ phận khác có liên quan được phân công phụ trách từ 1 – 2 nhân viên mới. Nội dung truyền đạt phụ thuộc nhiều vào khả năng truyền đạt của người hướng dẫn.
o Phướng pháp hướng dẫn chủ yếu là giải đáp thắc mắc trong quá trình thực hiện công việc của người học mà chưa có tài liệu thống nhất các nội dung hướng dẫn.
Bảng 2.5: Kết quả khảo sát nội dung “Công tác đào tạo”
STT NỘI DUNG MỨC ĐỘ ĐỒNG Ý
(Mean)
1 Anh/chị tham gia tất cả các khóa đào tạo liên quan đến nghiệp vụ/ kỹ năng có liên quan đến công việc . 3.26 2 Sau khi tham gia các khóa đào tạo tại ACB, anh/chị nhận thấy hiệu suất làm việc được cải thiện. Trung tâm đào tạo 2.63
3 Sau khi tham gia các khóa đào tạo tại nhận thấy hiệu suất làm việc được cải thiện ACB Leasing, anh/chị 2.85
4 Nội dung đào tạo tại thực tế công việc anh/chị đang phụ trách. Trung tâm đào tạo ACB gắn liền với 2.96
5 Nội dung đào tạo tại việc anh/chị đang phụ trách. ACB Leasing gắn liền với thực tế công 3.21
6 Phương pháp giảng dạy của giảng viên tại tạo ACB sinh động, dễ tiếp thu. Trung tâm đào 3.19
Dựa vào kết quả khảo sát có thể thấy phần lớn nhân viên đều được tham gia các khóa đào tạo có liên quan đến công việc họ đang phụ trách, 41.1% ý kiến đã đồng ý với nội dung thứ (1).
Đánh giá về tính thực tiễn và hiệu quả của các khóa đào tạo, thì ở ACB Leasing được đánh giá cao hơn Trung tâm ACB (giá trị Mean nội dung thứ (3) & (5) cao hơn thứ (2) & (4)). Các khóa học tại Trung tâm chưa thể đáp ứng được thực tế công việc của nhân viên ACB Leasing. Có 56% trên tổng số nhân sự công ty thuộc khối Kinh doanh và đều đã tham gia lớp học nội bộ tại ACB Leasing, nhưng chỉ có 27.4% ý kiến đồng ý với nội dung thứ (3). Đánh giá về tính thực tiễn của khóa học thì có đến 47.9% ý kiến đồng ý nội dung thứ (5), đây là một ưu điểm mà ACB Leasing cần phát huy.
Phương pháp giảng dạy của giảng viên ở hai nơi đều được đánh giá rất cao. b. Phát triển nghề nghiệp
Bảng 2.6: Kết quả khảo sát nội dung “Phát triển nghề nghiệp”
STT NỘI DUNG MỨC ĐỘ ĐỒNG Ý
(Mean)
1 Anh/chị được phản hồi về năng lực thực hiện công việc và các khả năng phát triển nghề nghiệp của mình. 2.63 2 Anh/ chị hiểu và nắm rõ những điều kiện,mục tiêu cần đạt được để được thăng tiến. 2.59 3 Cấp lãnh đạo hiểu rõ nguyện vọng nghề nghiệp của anh/chị. 3.16 4 Cấp lãnh đạo luôn tạo cơ hội để anh/chị thăng tiến trong nghề nghiệp. 3.16 5 Chính sách thăng tiến của công ty rõ ràng, minh bạch và công bằng. 2.62
Theo Báo cáo biến động nhân sự 2013 & 2014, tính từ tháng 01/2013 đến tháng 07/2014, công ty có 9 trường hợp bổ nhiệm, trong đó chỉ có 2 trường hợp là tuyển dụng mới; có 12 trường hợp thay đổi chức danh từ nhân viên thành chuyên viên. Có thể thấy rõ chủ trương của ban lãnh đạo công ty là tận dụng tối đa nguồn ứng viên nội bộ cho các trường hợp bổ nhiệm và thăng cấp. Điều này cũng góp phần rất lớn trong việc động viên tinh thần làm việc, giúp nhân viên có thêm động lực phấn đấu. Tuy nhiên chủ trương này chưa