3.2.2.1 Xác định, dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Bổ sung nội dung Xác định, dự báo nhu cầu nhân sự của đơn vị trong cuộc họp thường niên tổ chức vào cuối năm của công ty. Với công tác chuẩn bị và thực hiện như sau:
- Cấp lãnh đạo: phổ biến trong toàn công ty chiến lược, định hướng hoạt động kinh doanh cũng như chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho giai đoạn tiếp theo.
- Cấp quản lý:
o Phối hợp với nhân viên nhân sự, đánh giá toàn diện tình hình nhân sự hiện tại, bao gồm:
Số lượng nhân sự,
Khối lượng công việc của từng nhân sự phụ trách, Trình độ, năng lực, kỹ năng thực hiện công việc.
o Dựa vào chiến lược hoạt động, kế hoạch kinh doanh cụ thể, ý kiến tổng hợp của nhân viên, và kết quả đánh giá tình hình nhân sự; cấp quản lý xác định, dự báo nội dung, khối lượng công việc trong từng giai đoạn; phân tích tình hình và đề xuất giải pháp cụ thể cho chiến lược quản trị nguồn trị nguồn nhân lực.
- Nhân viên nhân sự: tổng hợp kế hoạch trình cấp lãnh đạo
Kết quả cuộc họp: Cấp lãnh đạo phê duyệt các kế hoạch, chương trình liên quan đến tuyển dụng, đào tạo – phát triển và duy trì nguồn nhân lực, sau khi đã thống nhất ý kiến với các cấp quản lý.
Tính khả thi của giải pháp - Chi phí thực hiện:
o Chi phí về tiền: Không
o Chi phí về thời gian và nguồn lực: 01 tuần để nhân viên nhân sự và cấp quản lý đánh giá lại tình hình nhân sự hiện tại, 03 tuần để cấp
quản lý phân tích và xây dựng các kế hoạch/ chương trình cụ thể cho giai đoạn tiếp theo (công tác này được thực hiện song song với việc xây dựng các kế hoạch kinh doanh)
- Khả năng thực hiện: cao. Vì đây là lần đầu tiên thực hiện, nên các nhân sự phụ trách sẽ gặp nhiều trở ngại trong quá trình thực hiện/ phối hợp; cần thiết phải có sự hỗ trợ, đôn đốc, kiểm soát chặt chẽ từ cấp lãnh đạo để đảm bảo tính nghiêm túc và hiệu quả mà giải pháp mang lại.
3.2.2.2 Xây dựng Bảng mô tả công việc
Bước công
việc Quy trình
Đơn vị/ chức danh
thực hiện Kết quả công việc
Thời gian gian hoàn thành
1
NV nhân sự Bản thảo Mô tả công việc (lần 01) đã được điều chỉnh phù hợp với quy định mới đã được ban hành. 06 ngày (ký hiệu T) 2 Cấp quản lý Hỗ trợ: NV nhân sự
Có đầy đủ nội dung, cách thức, thời gian thực hiện các bước công việc ứng với từng chức danh.
Cụ thể các điều kiện mà chức danh cần có để thực hiện công việc
T + 5
3
NV nhân sự Bản thảo Mô tả công
việc (lần 02) T + 10 4 Cấp quản lý NV nhân sự NV ở chức danh tương ứng Bản chính thức Mô tả công việc T + 16 5
NV nhân sự Các nội dung được
thông qua. T + 22
6
Cấp quản lý Các nội dung được
hoàn thiện phù hợp với công việc cụ thể của từng cá nhân
T + 30
7
NV nhân sự N/A N/A
Hình 3.1: Sơ đồ Quy trình xây dựng/ cập nhật Bảng mô tả công việc (đề xuất của tác giả)
Phê duyệt Rà soát, điều chỉnh lại nội dung
đang thực hiện
Định lượng các bước công việc cho từng
chức danh
Tổng hợp thông tin, điều chỉnh lần 2
Bổ sung, thống nhất lại toàn bộ nội dung
Trình cấp lãnh đạo Triển khai đến từng nhân viên Lưu hồ sơ Không phê duyệt
b. Diễn giải các bước thực hiện
Bước 1: Rà soát, điều chỉnh lại nội dung đang thực hiện
Căn cứ vào kết quả phê duyệt các kế hoạch, chương trình liên quan đến tuyển dụng, đào tạo – phát triển và duy trì nguồn nhân lực của cấp lãnh đạo, dựa vào nội dung của bảng mô tả công việc hiện tại, đồng thời rà soát lại những thay đổi về cơ cấu nhân sự, chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ bộ phận; nhân viên nhân sự thực hiện xây dựng/ điều chỉnh tổng quát cho các nội dung trong Mô tả công việc.
Bên cạnh đó, nội dung của Bảng mô tả công việc sẽ được bổ sung theo như Phụ lục 17, trong đó:
- Ngạch/ điểm: thể hiện cấp của công việc trong hệ thống lương của ACB - Đơn vị: công việc được xác định rõ là thuộc ACB Leasing hội sở hay các
chi nhánh trực thuộc ACB Leasing.
- Quản lý/ giám sát: ghi nhận số lượng nhân viên thuộc quyền quản lý trực tiếp hay gián tiếp của vị trí công việc đang được phân tích.
- Mục đích công việc: được mô tả tóm tắt bằng một câu, thể hiện một cách tổng quát những đặc điểm chính của vị trí công việc đó.
o Mục đích công việc cho thấy rõ sự khác biệt giữa các vị trí công việc với nhau.
o Mục đích phải mang tính thực tế và đặc thù cho từng cấp độ và có thế phân biệt giữa cấp quản lý và nhân viên thuộc quyền.
- Các trách nhiệm thực thi chính: là hoạt động chủ chốt và các kết quả chính cần phải đạt để hoàn thành mục tiêu công việc; phải thể hiện được nội dung làm cái gì, tạo ra điều gì và vì sao làm điều đó.
- Kết quả đầu ra phải đo lường được, có mối liên hệ rõ ràng với KPIs, không trùng lắp với các hoạt động chính, không phụ thuộc vào phương pháp thực hiện công việc.
- Thách thức chính: mô tả những thách thức chủ yếu mà vị trí công việc này gặp phải và giải pháp để giải quyết các thách thức đó. Những thách thức đưa ra phải thể hiện mức độ phức tạp và tính đặc thù của vị trí công việc mà những vị trí khác không có.
Bước 2: Định lượng các bước công việc cho từng chức danh
Cấp quản lý thực hiện định lượng cụ thể các nội dung công việc, phân tích chi tiết các bước thực hiện/ phối hợp, thời gian, cách thức thực hiện. Đồng thời đưa ra các yêu cầu cần thiết về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, tính cách, ... đối với chức danh để thực hiện công việc
Cần lưu ý nội dung “Kết quả đầu ra” của bảng mô tả công việc, cấp quản lý trao đổi thêm với nhân viên nhân sự về người kiểm soát và phương pháp ghi nhận kết quả; nhân viên nhân sự tham khảo ý kiến từ phòng/ bộ phận khác nếu có sự phối hợp công việc hoặc cần thêm sự hỗ trợ trong quá trình ghi nhận từ các phòng/ bộ phận này.
Bước 3: Tổng hợp thông tin, điều chỉnh lần 2
Từ các dữ liệu được cung cấp từ cấp quản lý sau khi hoàn thành bước 2, nhân viên nhân sự tổng hợp và điều chỉnh lại toàn bộ nội dung.
Bước 4: Bổ sung, thống nhất lại toàn bộ nội dung
Cấp quản lý phối hợp với nhân viên nhân sự xem xét toàn bộ nội dung của Mô tả công việc. Cấp quản lý đơn cử 1 – 2 nhân viên đang trực tiếp phụ trách công việc, tham gia vào cuộc họp để đảm bảo tính khách quan, khả thi của các nội dung được đề cập.
Bước 5: Trình cấp lãnh đạo
Nhân viên nhân sự trình đại diện cấp lãnh đạo xem xét bản chính thức Mô tả công việc.
Cấp quản lý xem xét nội dung công việc cụ thể của từng nhân viên mà có sự điều chỉnh cho phù hợp. Chỉ điều chỉnh các nội dung thuộc mục Công việc chính/ Kết quả đầu ra. Các đề xuất thay đổi khác phải có sự chấp thuận từ phía cấp lãnh đạo.
Sau khi đã thống nhất các nội dung, cấp quản lý và nhân viên phụ trách ký tên vào bảng mô tả công việc.
Bước 7: Lưu hồ sơ
Bộ phận HCNS lưu hồ sơ thành hai bộ, bộ Mô tả công việc đối với từng chức danh, và bộ Mô tả công việc của từng nhân viên.
Cấp quản lý lưu một bộ Mô tả công việc của từng nhân viên để làm cơ sở giao việc, kiểm soát, đánh giá quá trình và kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
Tính khả thi của giải pháp - Chi phí thực hiện:
o Chi phí về tiền: Không
o Chi phí về thời gian và nguồn lực: tổng thời gian thực hiện là 36 ngày làm việc; nhân sự phụ trách: như đã đề cập trong quy trình.
- Khả năng thực hiện: trung bình
o Khó khăn:
Các nhân sự phụ trách chưa có nhiều kinh nghiệm
Áp lực cao về tiến độ và khối lượng công việc đối với nhân viên nhân sự (số lượng hiện tại: 01 nhân sự)
Đòi hỏi phải có sự hỗ trợ từ các đơn vị có liên quan của ACB. Đòi hỏi phải có sự phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ qua lại giữa nhân viên
nhân sự và cấp quản lý. Nhân viên nhân sự tuy đã có kiến thức nền tảng nhưng chưa có kinh nghiệm thực tế nên sẽ có nhiều khó khăn trong quá trình xử lý công việc, không tạo được tính thuyết phục cao khi đưa ra ý kiến cho cấp quản lý. Nếu lãnh đạo công ty không
có chỉ đạo bổ sung thêm nhân sự có kinh nghiệm phụ trách thì cần thiết phải chú trọng công tác đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng và kinh nghiệm đối với nhân viên nhân sự trước khi triển khai các giải pháp.
o Thuận lợi:
Có cơ sở tham khảo là các chính sách, quy trình, quy định và thực tế triển khai từ ACB – một hệ thống đã được hoàn thiện có có mức độ phù hợp cao với tình hình thực tế tại ACB Leasing.
Các nhân sự phụ trách có cơ hội tham khảo trực tiếp công tác tổ chức, triển khai thực hiện tại ACB.
3.2.2.3 Công tác tuyển dụng
a. Nguồn ứng viên nội bộ
Với chủ trương tận dụng nguồn ứng viên nội bộ, công ty nên xây dựng quy định cụ thể cho các trường hợp thăng cấp, bổ nhiệm. Tác giả đề xuất Quy trình bổ nhiệm/ thăng cấp từ nguồn ứng viên nội bộ như sau:
Nhân sự liên quan Quy trình Tài liệu – văn bản
1. Ban Tổng giám đốc (TGĐ), cấp quản lý, nhân viên nhân sự
Kế hoạch bổ sung nhân sự năm/ đột xuất
2. Hội đồng thành viên/ Ban TGĐ
Kế hoạch bổ sung nhân sự năm/đột xuất được phê duyệt
3. Nhân viên Nhân sự Thông báo tuyển dụng nội bộ
4. Nhân viên Nhân sự Hồ sơ ứng viên nội bộ đạt chuẩn yêu cầu từng chức danh
5. Nhân viên nhân sự và các bên hỗ trợ đóng góp ý kiến
Kết quả Đánh giá khảo sát bổ nhiệm/ thăng cấp
6. Hội đồng phỏng vấn Danh sách ứng viên đạt yêu cầu
7. Cấp phê duyệt, hội
đồng phỏng vấn Danh sách ứng viên trúng tuyển
8. Cấp phê duyệt, nhân
viên nhân sự Ứng viên trúng tuyển nhận được Quyết định chính thức
Hình 3.2: Sơ đồ Quy trình bổ nhiệm/ thăng cấp từ nguồn ứng viên nội bộ
(Đề xuất của tác giả)
Diễn giải các bước thực hiện Bước 1: Nhu cầu nhân sự
Phát sinh ở hai trường hợp là bổ nhiệm/ thăng cấp mới và thay thế nhân sự nghỉ việc. Trường hợp thay thế nhân sự nghỉ việc áp dụng khi vị trí thay thế
Không duyệt Nhu cầu nhân sự
Phê duyệt nhu cầu
Đăng tuyển nội bộ ACB Leasing
Bổ sung thông tin, tổng hợp hồ sơ Phỏng vấn Phê duyệt Quyết định bổ nhiệm/ thăng cấp Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ Cám ơn & kết thúc Không đạt Không duyệt Duyệt
ở cấp cao hơn vị trí hiện tại. Cấp bậc từng phòng/ bộ phận được quy định như sau: Phòng Kinh doanh Trưởng phòng Phó phòng Giám đốc QHKH Chuyên viên QHKH Nhân viên QHKH Phòng Quan hệ đối tác Phòng Phân tích tín dụng Phòng Thẩm định tài sản Phòng Pháp chế và tuânthủ Trưởng phòng Phó phòng Trưởng bộ phận Chuyên viên Nhân viên Phòng Dịch vụ khách hàng Trưởng phòng Phó phòng
Kiểm soát viên Nhân viên Phòng Kế toán – Hành chánh
Kế toán trưởng
Kiểm soát viên
Nhân viên Kế toán Trưởng BP HC - NS
Nhân viên Hành chánh
Bước 2: Phê duyệt nhu cầu
Bảng 3.1 : Quy định cấp trình và cấp phê duyệt nhu cầu tuyển dụng nội bộ
(đề xuất của tác giả)
Nhu cầu tuyển dụng Cấp trình Cấp phê duyệt
- Trưởng phòng
- Phó phòng Ban Tổng giám đốc Chủ tịch Hội đồng thành viên - Trưởng bộ phận
- Kiểm soát viên
- Chuyên viên/ nhân viên
Trưởng/ phó phòng Ban Tổng giám đốc
Bước 3: Đăng tuyển nội bộ ACB Leasing
Sau khi nhận được Kế hoạch bổ sung nhân sự được phê duyệt, nhân viên nhân sự gửi công văn tuyển dụng nội bộ cho toàn thể nhân viên. Lưu ý nội dung công văn phải ghi cụ thể mô tả của chức danh cần tuyển.
Bước 4: Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ
Căn cứ vào bảng mô tả công việc, nhân viên nhân sự xem xét, sàng lọc hồ sơ ứng viên đồng thời trao đổi thêm với cấp quản lý trực tiếp chức danh cần tuyển.
Bước 5: Bổ sung thông tin, tổng hợp hồ sơ Các thông tin cần thu thập, bổ sung:
Bảng 3.2 : Quy định về thông tin nhân sự bổ sung (đề xuất của tác giả)
Thông tin Hồ sơ chứng minh Nhân sự cung cấp
Kết quả công việc
Kết quả thực hiện công việc thể hiện qua % hoàn thành kế hoạch được giao
Điểm BSC ở tiêu chí Tài chính đối với nhân viên thuộc khối Kinh doanh, tiêu chí Quy trình nội bộ đối với nhân viên thuộc khối Vận hành và Hỗ trợ
Bộ phận Hành chánh – Nhân sự
Yêu cầu của chức danh
Trình độ học vấn Bằng cấp Ứng viên
Kiến thức/ chuyên môn có liên quan Chứng chỉ, bao gồm các khóa đào
tạo nội bộ đã tham gia Ứng viên Năng lực làm việc Điểm Mục tiêu năng lực trong đánh
giá PAF Bộ phận Hành chánh – Nhân sự Kỹ năng, phẩm chất cá nhân (*) Cấp quản lý trực tiếp, đồng nghiệp,
nhân viên cấp dưới (nếu có) thực hiện đánh giá
Các nhân sự có liên quan
Kinh nghiệm (các nhiệm vụ đã thực hiện - quá trình, cách thức, mức độ hoàn thành) (*)
Dựa vào ghi nhận của cấp quản lý
trực tiếp Cấp quản lý trực tiếp Quan hệ nhân sự (*)
Các mối quan hệ trong nội bộ - Cấp quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới thực hiện đánh giá
- Dựa vào kết quả đánh giá Mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ
Các nhân sự có liên quan Khác (*) Thành tích đạt được Xác nhận của Đơn vị có thẩm quyền/ cá nhân từ cấp phó phòng trở lên. Các nhân sự có liên quan Ứng viên Những sáng kiến cải tiến hoạt động
kinh doanh/ quản lý của công ty Các sự kiện/ hoạt động tập thể đã tham gia tổ chức
Các nội dung (*) được phản ánh trong mẫu Khảo sát đánh giá bổ nhiệm/ thăng cấp (Phụ lục 20)
Bước 6: Phỏng vấn
Thành lập Hội đồng phỏng vấn theo từng cấp bậc cần tuyển
Bảng 3.3 : Quy định thành lập hội đồng phỏng vấn (đề xuất của tác giả)
Chức danh tuyển dụng Hội đồng
Trưởng phòng Phó phòng
Chủ tịch Hội đồng thành viên Ban Tổng giám đốc
Nhân sự ngang cấp cùng phòng/ Nhân sự cũ ở vị trí cần tuyển
Nhân viên nhân sự Trưởng bộ phận
Kiểm soát viên
Chuyên viên/ nhân viên
Đại diện Ban Tổng giám đốc
Trưởng/ phó phòng của đơn vị có chức danh cần tuyển (nếu có)
Cấp quản lý trực tiếp của chức danh cần tuyển Nhân viên nhân sự
Bước 7: Phê duyệt
Phê duyệt bổ nhiệm/ thăng cấp của Hội đồng phỏng vấn dựa vào tỷ lệ đồng thuận của các thành viên trong hội đồng. Nếu tỷ lệ ngang nhau thì Chủ tịch hội đồng sẽ ra quyết định cuối cùng.
Bước 8: Quyết định bổ nhiệm/ thăng cấp
Sau khi có kết quả phê duyệt của Hội đồng phỏng vấn, nhân viên nhân sự soạn thảo và ban hành Quyết định bổ nhiệm/ thăng cấp.
b. Nguồn ứng viên bên ngoài
Vì quy trình tuyển dụng tại ACB Leasing được phòng Tuyển dụng hỗ trợ theo quy trình chung của ACB, nên tác giả chỉ đưa ra ba đề xuất như sau: