II. Khác biệt về cơ cấu tổ chức, bộ máy của công ty cổ phần 42 40 Khác biệt về cơ cấu tổ chức, bộ máy của công ty cổ phần
2. Khác biệt về các quy định liên quan đến Ban giám đốc
2.1. Địa vị, quyền hạn của Ban giám đốc
Thay vì có Hội đồng quản trị như của Việt Nam, tại Nhật Bản, Ban giám đốc (bao gồm tất cả các Giám đốc) là những người sẽ quản lý các công việc của công ty và đồng thời giám sát việc thi hành nhiệm vụ của các Giám đốc. Ban giám đốc sẽ giải quyết những vấn đề về công việc hành chính của công ty, những vấn đề khác với những vấn đề được quyết định tại Đại hội cổ đông, theo Luật Thương mại hoặc theo Điều lệ công ty.
Ban giám đốc có thẩm quyền để giải quyết những vấn đề sau theo Bộ luật Thương mại Nhật Bản năm 2002: Quyết định chia nhỏ cổ phiếu (Điều 218 khoản 1); Chuyển đổi giữa cổ phiếu có ghi giá trị với cổ phiếu không ghi giá trị (Điều 213 khoản 1); Chỉ định Giám đốc đại diện (Điều 261 khoản 1); Quyết định triệu tập Đại hội cổ đông (Điều 231); Tán thành giao dịch mang tính cạnh tranh của Giám đốc (Điều 264 khoản 1); Tán thành giao dịch xung đột với lợi ích của công ty (Điều 265 khoản 1); Phát hành cổ phiếu mới (Điều
Dương Thị Mến-A14-K41-ĐHNT. 53
280); Tán thành các sổ sách kế toán (Điều 281 khoản 1); Tạo quĩ dự trữ từ số vốn hiện có (Điều 293 khoản 3 ); Phát hành trái phiếu, trái phiếu có thể chuyển đổi hoặc trái phiếu với quyền được đặt mua cổ phiếu mới (Điều 296, Điều 341 khoản 2.2 và Điều 341 khoản 8.2). Ban giám đốc không thể cho phép một Giám đốc quyết định các vấn đề sau mà không có quyết định của Ban giám đốc (Điều 260): Bán và tiếp quản tài sản quan trọng; Vay mượn một số tiền lớn; Chỉ định hoặc thải hồi nhân viên quan trọng như nhà quản lý; Thành lập thay đổi và giải thể các cơ quan quan trọng của công ty như một chi nhánh; Các công việc hành chính quan trọng khác.
Ban Giám đốc sẽ giám sát việc các Giám đốc thi hành nhiệm vụ của mình (Điều 260-2). Quyền này của Ban giám đốc không chỉ giám sát tính hợp pháp chính thống mà còn giám sát cả tính đầy đủ thích hợp. Để việc giám sát được tiến hành một cách hiệu quả thì Giám đốc sẽ báo cáo cho Ban giám đốc những việc điều hành quan trọng ít nhất 3 tháng một lần hoặc nhiều hơn. Ban Giám đốc sẽ giải quyết các vấn đề được ghi trong Bộ luật Thương mại, và những vấn đề khác ngoài Bộ luật Thương mại và Điều lệ công ty mà không được quyết định tại Đại hội cổ đông.
2.2. Cuộc họp của Ban giám đốc
Cuộc họp Ban giám đốc sẽ có thể được triệu tập bởi bất kỳ Giám đốc nào, trừ phi Ban giám đốc đã chỉ định một giám đốc đảm nhiệm việc triệu tập này (Điều 259 ). Tuy nhiên, thậm chí ngay cả trong trường hợp đã quy định như trên thì một Giám đốc khác cũng có thể yêu cầu triệu tập Ban giám đốc bằng cách đệ trình tài liệu có ghi những vấn đề thuộc đối tượng của cuộc họp đó (Điều 259). Kiểm soát viên có thể yêu cầu triệu tập Ban giám đốc trong các trường hợp cụ thể được quy định trong Bộ luật Thương mại (Điều 259).Về việc triệu tập cuộc họp Ban giám đốc, thông báo triệu tập phải được
Dương Thị Mến-A14-K41-ĐHNT. 54
gửi đến mỗi Giám đốc và mỗi Kiểm soát viên ít nhất một tuần trước ngày diễn ra cuộc họp. Tuy nhiên thời hạn này có thể được rút ngắn bởi quy định trong Điều lệ thành lập công ty (Điều 259-2). Khi có được sự đồng ý của tất cả các Giám đốc và các Kiểm toán viên, cuộc họp của Ban giám đốc có thể tổ chức không theo các thủ tục thông thường của việc triệu tập (Điều 259-2).
Quyết định của Ban giám đốc được thông qua bằng đa số biểu quyết của những Giám đốc có mặt mà số lượng của họ hợp thành đa số (Điều 260). Tuy nhiên, các điều kiện này có thể được quy định khắt khe hơn trong Điều lệ thành lập công ty (Điều 260). Không giống như quyết định tại Đại hội cổ đông, quyết định của Ban giám đốc không thể bỏ phiếu bằng uỷ quyền. Một Giám đốc có những quyền lợi đặc biệt liên quan đến quyết định của Ban giám đốc sẽ không được tham gia vào việc ra quyết định (Điều 260). Số lượng Giám đốc không được tham gia vào việc ra quyết định sẽ không được tính vào số lượng Giám đốc cần thiết để quyết định vấn đề (Điều 260). Khi Ban giám đốc quyết định các vấn đề như “giao dịch cạnh tranh” hoặc là “giao dịch mâu
thuẫn với lợi ích của công ty” thì giám đốc đó được coi là người có những
quyền lợi đặc biệt. Diễn biến cuộc họp của Ban Giám đốc phải được ghi lại bằng văn bản (Điều 260-4). Các văn bản phải bao gồm nội dung cơ bản của quá trình tiến hành cuộc họp và kết quả của cuộc họp. Các Giám đốc và Kiểm soát viên tham dự phải ký tên vào biên bản (Điều 260-4). Các Giám đốc sẽ lưu giữ các văn bản trong vòng 10 năm tại trụ sở chính của công ty (Điều 260-4). Không giống Đại hội cổ đông, các sai lầm trong quyết định của Ban giám đốc sẽ làm mất hiệu lực các quyết định đó.
2.3. Giám đốc
Chỉ định Giám đốc: Các Giám đốc sẽ được chỉ định hoặc bị cách chức theo quyết định của Đại hội cổ đông (Điều 254 khoản 1, Điều 257 khoản 1 và 2). Một công ty cần có ít nhất 3 giám đốc (Điều 255). Tên của các Giám đốc phải được đăng ký (Điều 188 khoản 2.7). Trừ phi được quy định trong Điều
Dương Thị Mến-A14-K41-ĐHNT. 55
lệ, một cổ đông có thể yêu cầu rằng việc bầu cử 2 hoặc nhiều hơn Giám đốc sẽ được tiến hành bởi việc bỏ phiếu tích luỹ (Điều 256-3). Khi có một yêu cầu như vậy, mỗi cổ đông sẽ nhận được các phiếu bầu bằng với số Giám đốc cần bầu. Trong trường hợp này một cổ đông có thể dồn tất cả số phiếu của mình cho một người hoặc có thể bầu cho 2 hoặc nhiều hơn ứng cử viên (Điều 256- 3). Yêu cầu này phải được làm bằng văn bản ít nhất là 5 ngày trước ngày diễn ra Đại hội cổ đông (Điều 256-3). Nói chung, hầu hết các công ty Nhật Bản đều loại trừ việc bỏ phiếu tích luỹ này bằng một quy định trong bản Điều lệ.
Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người trong số họ hoặc thuê người khác. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty ( nếu Điều lệ công ty không quy định Chủ tịch hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty). Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Tư cách: Theo Bộ luật Thương mại Nhật Bản, Giám đốc công ty không bắt buộc phải là cổ đông, nhưng một Kiểm soát viên không thể đồng thời làm Giám đốc của công ty hoặc là công ty con của nó. Những người dưới đây không thể trở thành Giám đốc của công ty: người không có trình độ hoặc hầu như không có trình độ; người bị tuyên bố phá sản nhưng chưa được khôi phục lại; Người bị kết án vì một tội đã được quy định trong Bộ luật Thương mại, luật về những ngoại lệ đặc biệt của Bộ luật Thương mại về kiểm soát công ty cổ phần, luật công ty TNHH mà đối với người đó chưa hết hạn 2 năm kể từ ngày thi hành án hoặc chứng minh được là không phải thi hành; Người đã bị kết án hình phạt nặng hơn hình phạt cầm tù về tội khác với tội quy định trong điểm trên mà đối với người đó việc thi hành án chưa kết thúc hoặc chứng
Dương Thị Mến-A14-K41-ĐHNT. 56
minh được là không phải thi hành ...Thêm nữa một pháp nhân không thể trở thành Giám đốc.
Khác với Bộ luật Thương mại Nhật Bản, Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005 điều 57 quy định để trở thành Giám đốc (Tổng giám đốc) phải có các tiêu chuẩn và điều kiện như sau: có đủ năng lực hành vi dân sự và không phải là 7 đối tượng không được quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp theo Điều 13 đã nói đến ở trên; là cá nhân sở hữu ít nhất 10% vốn điều lệ của công ty hoặc người không phải là thành viên, có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế trong quản trị kinh doanh hoặc trong các ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của công ty hoặc tiêu chuẩn, điều kiện khác quy định tại Điều lệ công ty; đối với công ty con của công ty có phần vốn góp, cổ phần của Nhà nước chiếm trên 50% vốn điều lệ thì ngoài các tiêu chuẩn trên, Giám đốc (Tổng giám đốc) không được là vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột của người quản lý và người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý của công ty mẹ. Và theo Điều 122 quy định thì thành viên Ban kiểm soát không được giữ chức vụ quản lý công ty, tức là không thể làm Giám đốc (Tổng giám đốc) của cồng ty.
Bộ luật Thương mại Nhật Bản còn quy định cả về nhiệm kỳ của các Giám đốc là không quá 2 năm (Điều 256 khoản 1). Tuy vậy, nhiệm kỳ của những Giám đốc đầu tiên của công ty lại không quá một năm (Điều 256 khoản 2). Nhiệm kỳ có thể kéo dài bởi Điều lệ của công ty. Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005, nhiệm kỳ là không quá 5 năm và có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế (Điều 116).
Quyền hạn và trách nhiệm : Theo Bộ luật Thương mại Nhật Bản, các Giám đốc có trách nhiệm tiến hành các công việc mà anh ta được uỷ thác với trách nhiệm cẩn thận của một người quản lý tốt (Điều 266) và phải thi hành trách nhiệm của mình một cách trung thực thay mặt công ty-trách nhiệm uỷ thác (Điều 254-3). Người Giám đốc còn có trách nhiệm tránh giao dịch cạnh
Dương Thị Mến-A14-K41-ĐHNT. 57
tranh (Điều 264). Quy tắc này nhằm tránh thiệt hại cho công ty do giao dịch cạnh tranh không lành mạnh của một Giám đốc. Người Giám đốc có trách nhiệm tránh giao dịch mâu thuẫn với lợi nhuận của công ty. Nó được quy định như vậy là vì người ta lo ngại rằng viên Giám đốc đó sẽ ưu tiên cho lợi nhuận của chính mình trước khi nghĩ tới lợi nhuận của công ty. Nếu như tiến hành các loại giao dịch này thì phải có sự đồng ý của Ban giám đốc và phải báo cáo tất cả các vấn đề quan trọng cho Ban giám đốc không chậm trễ kể từ khi kết thúc giao dịch nói trên. Nếu tiến hành mà không có sự chấp thuận của Ban giám đốc thì Giám đốc sẽ phải chịu trách nhiệm trước mọi tổn thất gây ra cho công ty.
Theo Bộ luật Thương mại Nhật Bản, các Giám đốc đã gây thiệt hại cho công ty sẽ chịu trách nhiệm chung và riêng trước công ty (Điều 266 khoản 1). Một Giám đốc-người đã đệ trình tại Đại hội cổ đông một đề xuất về việc chia lợi nhuận bất hợp pháp hoặc lợi nhuận tạm thời bất hợp pháp sẽ phải chịu trách nhiệm trước công ty về bất cứ khoản bất hợp pháp nào đã chia. Các Giám đốc đã gây ra cho công ty việc phải chia lợi nhuận tài sản cho bất cứ cổ đông nào liên quan đến việc thực thi quyền của cổ đông vi phạm Điều 294 khoản 2 của Bộ luật Thương mại sẽ phải chịu đền bù cho công ty số tiền tương đương với khoản lợi nhuận đó. Thêm vào đó, nếu điều này gây hại cho công ty, người Giám đốc còn phải bồi thường cả những thiệt hại đó nữa (Điều 266 khoản 1.5). Các Giám đốc đã cho Giám đốc khác vay tiền của công ty phải chịu trách nhiệm trước công ty nếu như khoản vay đó không được hoàn trả lại. Tất nhiên là giao dịch cho vay này phải được Ban giám đốc đồng ý. Nếu như việc cho vay này mà không được Ban giám đốc đồng ý, dẫn đến tổn thất cho công ty thì Giám đốc phải bồi thường các tổn thất đó. Nếu như các hành động của Giám đốc trong Điều 266 được làm theo quyết định của Ban giám đốc thì những Giám đốc đã phê chuẩn được coi như là cùng tiến hành các hành động đó (Điều 266 khoản 2), thêm nữa, nếu như các Giám đốc đã
Dương Thị Mến-A14-K41-ĐHNT. 58
tham gia vào việc quyết định và những ai không bày tỏ sự bất đồng quan điểm trong các văn bản sẽ được coi như là đồng ý với quyết định đó (Điều 266 khoản 3).
Trong các trường hợp mà người thứ ba phải chịu tổn thất do các hành động chủ tâm hoặc cẩu thả của Giám đốc trong việc thực hiện trách nhiệm của mình thì Giám đốc cũng phải chịu trách nhiệm chung và riêng về những thiệt hại đó. Nếu các Giám đốc đưa ra một tuyên bố sai về những vấn đề quan trọng được ghi trong bản xin mua cổ phiếu, quyền ưu tiên mua trước cổ phiếu mới, đơn xin giấy nợ, bản cáo bạch, các chứng từ kế toán hoặc các chứng từ phụ thêm, hoặc đưa ra bản đăng ký giả hoặc thông báo ra công chúng sai, Giám đốc sẽ phải chịu trách nhiệm chung về các tổn thất trừ phi anh ta chứng minh được rằng anh ta đã không cẩu thả lơ đễnh khi đưa ra một tuyên bố, đăng ký hoặc thông báo công khai (Điều 266 khoản 3.2).
Giám đốc và Kiểm soát viên sẽ điều trần những vấn đề đã được cổ đông đặt ra tại Đại hội cổ đông (Điều 237-3). Tuy nhiên, Giám đốc và kiểm soát viên có thể từ chối giải thích trong các trường hợp sau: nếu vấn đề không có liên quan gì đến mục đích của hội nghị; nếu việc giải thích phương hại đến lợi ích chung của những cổ đông; nếu việc giải thích này cần phải điều tra, hoặc có bất kỳ lý do hợp lý nào khác. Giám đốc và Kiểm soát viên không thể từ chối điều trần viện lý do cần phải điều tra nếu như cổ đông đã thông báo trong thời hạn hợp lý trước đó bằng văn bản về vấn đề cần điều trần tại đại hội (Điều 237-3).
Điều 116 của Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005 quy định Giám đốc (Tổng giám đốc) có 9 quyền và nhiệm vụ sau: quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần có quyết định của Hội đồng quản trị; tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị; tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty;
Dương Thị Mến-A14-K41-ĐHNT. 59
bổ nhiệm, miễm nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị; quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc (Tổng giám đốc); tuyển dụng lao động; kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh; các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. Giám đốc (Tổng giám đốc) phải điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị, nếu trái với quy định mà gây thiệt hại cho công ty thì Giám đốc (Tổng giám đốc) phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty.
2.4.Giám đốc đại diện
Bộ luật Thương mại Nhật Bản cũng đặc biệt chú trọng đến người đại diện của công ty theo pháp luật và có những điều khoản để điều chỉnh về vấn đề này, điều mà Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005 chưa thật sự chú ý. Theo Bộ luật Thương mại Nhật Bản, Giám đốc đại diện là người có quyền đại diện cho công ty, có thể có một hoặc nhiều hơn Giám đốc đại diện và họ tên cũng như địa chỉ của các Giám đốc đại diện phải được đăng ký. Giám đốc đại