CƠ SỞ THỰC TIỄN 1 Trên thế giớ

6. Chia sẻ thông tin và tự do thông tin

1.2.CƠ SỞ THỰC TIỄN 1 Trên thế giớ

1.2.1. Trên thế giới

Cách Truyền thông nội bộ của người Nhật

Ông Trần Văn Lịch - Tổng Giám Đốc Hapecom đã chia sẻ thêm một kinh nghiệm truyền thông nội bộ tại các công ty của Nhật. Quy tắc "Horenso" là quy tắc "truyền thông nội bộ" quan trọng trong văn hoá làm việc của người Nhật. Thực ra các ý chính trong các nguyên tắc này cũng được thực thi rộng rãi ở bất cứ nước phát triển nào, nhưng Horenso cũng có những điểm riêng rất hay, đặc sắc và hiệu quả.Cụm từ "truyền thông nội bộ" có thể xa lạ với nhiều người, đặc biệt với sinh viên công nghệ, tuy nhiên nó là một điểm sống còn trong sự tồn tại của một doanh nghiệp. Hokoku có nghĩa là báo cáo, renraku có nghĩa là để thông báo hoặc cung cấp thông tin cập nhật định kỳ và sodan có nghĩa là tham khảo ý kiến, nói chuyện với một vấn đề, trao, hoặc yêu cầu lời khuyên.

Trong môi trường làm việc phương Tây, đặc biệt là tại Hoa Kỳ:

người ta thường thích làm việc độc lập để tập trung tốt hơn vào việc hoàn thành nhiệm vụ và có nhiều hơn một cảm giác tự chủ. Trong bối cảnh Nhật Bản, tuy nhiên, làm việc độc lập phá hủy ý nghĩa của đội bóng. Và với phong cách Nhật Bản thường tiềm ẩn, có thể có nghĩa là chi tiêu rất nhiều thời gian đi theo hướng sai. Vì vậy, ngay cả trong khi chủ động cá nhân, Nhật Bản đang cẩn thận để giữ cho các kênh giao tiếp cởi mở

Chứng minh giá trị của chương trình truyền thông nội bộ

Thông tin liên lạc nội bộ hiệu quả là quan trọng đối với hiệu quả tổ chức, tinh thần của nhân viên, và kết quả kinh doanh thành công,. Tuy nhiên, không bao giờ trước khi có kỷ luật này được theo dõi trong phòng họp.

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể chứng minh những cách các chương trình thông tin liên lạc của bạn lợi ích tổ chức của bạn? Làm thế nào để đo lường truyền thông nội bộ được tìm thấy rằng 81% của truyền thông cảm thấy nó có thể để chứng minh giá trị của truyền thông nội bộ thông qua đo lường và chỉ có 6% cảm thấy đó không phải

 Xây dựng một Chiến lược đo lường  Kênh đo lường

 Phân tích và trình bày dữ liệu

 Cung cấp giá trị thông qua đo lường

Kỹ thuật đo lường truyền thông nội bộ

Nội bộ thông tin liên lạc kỹ thuật đo lường hiện nay dựa vào các phương pháp như Optimizer ®, một khuôn khổ độc đáo được phát triển bởi Echo nghiên cứu để giúp các tổ chức đánh giá các mối quan hệ nhân viên của họ. Đó là sáu giai đoạn đo lường quá trình cho phép một tổ chức để theo dõi bất kỳ khoảng cách trong quá trình quản lý quan hệ nhân viên, hiểu được những hành động cần phải được thực hiện và làm cho mối liên hệ giữa thái độ của nhân viên và các mục tiêu kinh doanh. Phương pháp như Echo của Optimizer ® đang ngày càng nền tảng đo lường truyền thông nội bộ toàn diện.

Công cụ SnapComms

“Đo lường nội bộ thông tin liên lạc là rất quan trọng để hiểu thái độ và ý kiến của các tài sản quan trọng nhất của tổ chức - nhân viên của mình “Kelvin-CEO

“SnapComms công cụ cung cấp một loạt các cách để khuyến khích và thúc đẩy nhân viên tham gia tíchcực. "

"Các công cụ SnapComms cho phép chúng tôi để giáo dục nhân viên trên tin nhắn và giá trị thương hiệu chính." Julia Hope

"Các công ty truyền thông nội bộ hiệu quả có giá trị thị trường cao hơn 15,7% và cung cấp trở lại cổ đông cao hơn 29% "

Các kênh thông tin nội bộ SnapComms đã được phát triển để đáp ứng nhu cầu của các tổ chức quốc tế hàng đầu. Bằng cách làm việc trong quan hệ đối tác với khách hàng, SnapComms đã phát triển một loạt các phát triển các kênh thông tin nội bộ để giúp tối đa hóa hiệu quả và giá trị của truyền thông nội bộ. Dưới đây là cách thực hiện:

 Tăng cường mạng nội bộ sử dụng

 Giao tiếp với nhân viên Trung tâm liên lạc  Giữ liên lạc với công nhân làm ca

 Giao tiếp với nhân viên

 Truyền thông thay đổi hiệu quả  Khủng hoảng truyền thông nội bộ  Di chuyển giao tiếp văn phòng  Thúc đẩy SharePoint nội dung  Cải thiện Thông tin

 Đòn bẩy điều hành truyền thông  Đăng ký nhận tin Ý tưởng nội bộ

1.2.2 Doanh nghiê ̣p trong nước truyền thông nô ̣i bô ̣ như thế nào?

Hầu hết các doanh nghiê ̣p trong nước hiê ̣n chưa chú tro ̣ng và đầu tư đúng mức để xây dựng hê ̣ thống truyền thông tổ chức (corporate communication) toàn diê ̣n cho cả nô ̣i bô ̣ và bên ngoài, trong đó truyền thông nô ̣i bô ̣ giữ vai trò quan tro ̣ng. Truyền thông tổ chức bao quát tất cả các hoa ̣t đô ̣ng truyền thông nô ̣i bô ̣, truyền thông cộng đồng, truyền thông môi trường và quan hệ với các nhà đầu tư.

Hai vấn đề thách thức cơ bản của doanh nghiê ̣p trong nước là nhâ ̣n thức và cam kết phù hợp của ban lãnh đa ̣o đối với công tác xây dựng thương hiê ̣u nô ̣i bô ̣ và làm thế nào để truyền thông nô ̣i bô ̣ hiê ̣u quả. Thông thường nói đến truyền thông, các doanh nghiê ̣p trong nước thường tâ ̣p trung cho truyền thông tiếp thi ̣ nhắm đến viê ̣c xây dựng thương hiê ̣u cho đối tượng bên ngoài (bao gồm khách hàng, đối tác, nhà đầu tư hay các phương tiê ̣n truyền thông) mà rất ít quan tâm đến truyền thông nhân viên nô ̣i bô ̣. Rõ ràng, nếu chỉ chú trọng đến các hoa ̣t đô ̣ng truyền thông tiếp thi ̣ bên ngoài mà bỏ qua việc truyền thông thương hiệu cho nhân viên, thì hiê ̣u quả truyền thông chung sẽ ha ̣n chế. Điều này thể hiê ̣n rõ nhất đối với các ngành di ̣ch vu ̣ kiểu "may đo" theo nhu cầu riêng của từng khách hàng, trong đó nhân viên nô ̣i bô ̣ chính là những "đa ̣i sứ thương

hiê ̣u" sáng giá nhất & truyền thông nô ̣i bô ̣ chính là nền tảng cho mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng xây dựng thương hiê ̣u.

Hơn thế nữa, viê ̣c truyền thông nô ̣i bô ̣ của nhiều doanh nghiê ̣p trong nước chưa đươ ̣c tổ chức và quản tri ̣ mô ̣t cách chính thống và chuyên nghiê ̣p, thể hiê ̣n bằng viê ̣c chính thức hóa qua kế hoa ̣ch truyền thông và các tài liê ̣u văn bản như các tài liê ̣u cẩm nang hướng dẫn truyền thông do chưa xây dựng hoàn chỉnh quy trình, chính sách, thủ tu ̣c & công cu ̣ truyền thông, kể cả đối với nhân viên bên trong, và khách hàng hay đối tác bên ngoài. Hầu hết viê ̣c giao tiếp & truyền thông tổ chức chủ yếu dựa trên "bản lĩnh" của ban lãnh đa ̣o hay người quản lý. Nhân viên tương tác & ra quyết đi ̣nh hoă ̣c theo sự áp đă ̣t mô ̣t chiều từ lãnh đa ̣o hoă ̣c lê ̣ thuô ̣c nhiều vào "thiê ̣n chí" & năng lực cá nhân khác nhau trong khi ho ̣ chưa được huấn luyê ̣n & hướng dẫn đầy đủ. Hâ ̣u quả là viê ̣c truyền thông nô ̣i bô ̣ & bên ngoài chưa liên kết chă ̣t chẽ với nhau; thông điê ̣p truyền thông không nhất quán & kém hiê ̣u quả; các yếu tố nền tảng chiến lược & mu ̣c đích doanh nghiê ̣p không được hiê ̣n thực hóa vào thực tiễn công viê ̣c.

Vướng mắc khác của doanh nghiê ̣p trong nước là phương pháp và kỹ năng truyền thông nô ̣i bô ̣ để lôi cuốn mo ̣i nhân viên tham gia truyền thông nhất quán từ đă ̣c tính & lợi ích sản phẩm đến thông điê ̣p, hình ảnh, giá tri ̣, lời hứa thương hiê ̣u hay các khái niê ̣m chiến lược "trừu tượng" như sứ mê ̣nh, tầm nhìn... Doanh nghiê ̣p cũng gă ̣p nhiều khó khăn trong viê ̣c tổ chức & quản lý quan hê ̣ giao tiếp hỗ tương giữa các đối tượng cá nhân, phòng ban, đô ̣i nhóm và doanh nghiê ̣p. Kinh nghiê ̣m thực tiễn cho thấy truyền thông nô ̣i bô ̣ hiê ̣u quả chính là mối quan tâm lớn của nhiều doanh nghiê ̣p trong nước hiê ̣n nay trong điều kiê ̣n chưa nắm bắt các phương pháp và công cu ̣ truyền thông tiên tiến để hỗ trợ thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ thách thức này, đă ̣c biê ̣t trong viê ̣c duy trì & phát triển đô ̣i ngũ nhân sự.

Thực tế này đã được ghi nhận tại buổi giao lưu “Cà phê sáng thứ Bảy” do Hội doanh nghiệp Trẻ (YBA) phối hợp với Công ty Plan A Group tổ chức. Các ý kiến cho rằng, trong một tổ chức, một cộng đồng, sự thông hiểu nhau về công việc, chức năng, sứ mệnh, quyền lợi và cách thức sống chung với nhau giữa các cá nhân là điều kiện tiên quyết để hòa hợp, để giúp tổ chức phát triển và vững mạnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Bà Việt Nga, Giám đốc Điều hành Công ty L’Oréal Việt Nam và đồng sáng lập Công ty Quảng cáo Buzz, giải thích: “Truyền thông nội bộ là một khái niệm không mới, đã được đề cập cách đây hai năm, nhưng vẫn chưa được các doanh nghiệp quan tâm và chưa có tính hệ thống. Thông thường, khi còn là một doanh nghiệp nhỏ, các giám đốc thường bao quát hết công việc, từ chỉ đạo, định hướng, sắp đặt công việc đến truyền thông tin cho nhân viên… Cách làm này xem ra khá ổn, nhưng khi doanh nghiệp phát triển với quy mô lớn hơn thì bắt đầu bộc lộ nhiều bất ổn”.

Theo ông Huy Nguyên, CEO của Tập đoàn Kinh Đô: “Bản chất cốt lõi của truyền thông là sự giao thoa giữa con người với con người, và giữa con người với tổ chức. Vì vậy, thông tin phải rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề và người truyền đạt thông tin phải thấu hiểu mục tiêu của công ty, các thông tin truyền đến nhân viên phải khớp với chiến lược của công ty để mọi người cùng đi đến một cái đích chung.

Lê Phương Phương, Giám đốc Tiếp thị, cũng đóng góp ý kiến: “Trong khi với nhiều DN, khách hàng là trên hết thì tại ANZ, nhân viên mới là số một. Bởi vì, một khi nhân viên hạnh phúc thì họ mới đem lại hạnh phúc cho khách hàng. Tuy nhiên, khi DN coi nhân viên là tài sản quý giá thì người lãnh đạo cũng phải dũng cảm lựa chọn đúng người”.Để truyền thông nội bộ thành công, ANZ cũng xây dựng kế hoạch, mục tiêu hằng năm và làm thành quy trình để triển khai. Trong quá trình thực hiện, điều quan trọng nhất là phải lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên và thường xuyên chia sẻ thông tin với bộ phận liên quan.

Chia sẻ kinh nghiệm từ Kinh Đô, bà Nguyễn Thị Ngọc Liên, Giám đốc Truyền thông Công ty Kinh Đô, khẳng định thêm: “Truyền thông nội bộ của chúng tôi bắt đầu từ chiến lược của công ty. Với một công ty lớn như Kinh Đô, trước tiên phải xác định giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh… của công ty là gì? sau đó mới nghiên cứu để có những chiến lược PR; và phương thức thực hiện gồm truyền thông cho người tiêu dùng, cổ đông, đối tác và nội bộ.

Muốn nhân viên phối hợp hành động hiệu quả, điều quan trọng là không nên tham khảo và áp dụng một cách máy móc những gì người khác đang làm, thay vào đó, những gì chúng ta lựa chọn và tiếp nhận phải phù hợp với tuổi đời và hoàn cảnh của

doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có vòng đời càng lớn thì tính phối hợp càng cao. Khi có không khí cộng đồng, mỗi thành viên trong tổ chức sẽ phô diễn những mặt hay cũng như tính sáng tạo của họ. Khi các mặt tích cực này càng bật ra nhiều thì sức mạnh của tổ chức đó sẽ được nâng lên nhiều lần. Vì vậy, kinh nghiệm cho thấy, truyền thông điệp không nên chỉ từ trên đưa xuống, mà cần cho nhân viên đóng góp, tạo ra chính thông điệp, từ đó họ mới làm chủ thông tin. Khi nhân viên làm được điều này, đồng nghĩa với người lãnh đạo có thời gian tập trung vào việc mở rộng thị trường.

Cho dù hầu hết các DN nước ngoài hiện nay đều sử dụng điện thoại, email và chat nội bộ như một công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả, nhưng tại Việt Nam, do văn hóa phương Đông nên email, điện thoại chỉ là phương tiện giúp rút ngắn thời gian. Đừng quá lạm dụng email, điện thoại, mà nên “mặt đối mặt” trong trao đổi, truyền đạt thông tin, vì đó vẫn là cách truyền cảm xúc hiệu quả hơn cả.