Trung ương Giáo hội cần tăng cường việc giám sát, chỉ đạo hoạt động của ngành. Ban Giáo dục Tăng Ni Trung ương phải có các thành viên ở các ban Giáo dục Tăng Ni ở các trường Phật học có cơ sở giáo dục. Các cơ sở Giáo dục cần phải báo cáo và đề nghị cụ thể về tình hình giáo dục của cơ sở cho ban Giáo dục Tăng Ni. Thêm vào đó, chúng ta cần thành lập các ban Thanh tra Trung ương, địa phương để giúp đỡ các cơ sở giáo dục thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra.
Ban Giáo dục Tăng Ni phải theo dõi các hoạt động của các cơ sở giáo dục, không để tình trạng tự phát, tự ý thay đổi quy định chung. Lại nữa, cần tiến đến tổ chức các kỳ tuyển sinh, khai giảng, bế giảng đồng bộ vào cùng một thời điểm, đề thi đồng nhất cho từng cấp, từng môn học trong tất cả các cấp học.
Về nhân sự lãnh đạo giáo dục Phật Giáo. Trước hết, chúng ta phải có các tôn đức Tăng Ni có đầy đủ tài đức, nghĩa là, có học vị và đức hạnh. Như vậy, các vị ấy mới có khả năng làm Hiệu Trưởng, Khoa Trưởng, cũng như giáo sư, giảng viên, giảng sư. Nhân sự là nhân tố quyết định sự thất bại hay thành công của mọi tổ chức và trường lớp, Phật giáo cũng không ngoài quy luật ấy. Nhân sự điều hành trường lớp phải là những người trực tiếp làm việc toàn thời gian cho giáo dục và có khả năng chuyên môn.
Cơ cấu tổ chức của Học viện là Hội đồng Điều hành, tức tổ chức đại diện và có thẩm quyền cao nhất trong tập thể Học viện, có trách nhiệm và quyền tự chủ quyết định những vấn đề quan trọng về tổ chức, nhân sự, tài chính và tài sản của trường; về mục tiêu, tổ chức hoạt động đào tạo nghiên cứu khoa học và kế hoạch phát triển của trường đúng với chủ trương và pháp luật của Nhà Nước.
Đề cử và đề nghị công nhận nhân sự Hội đồng Điều hành của Học viện, trình Ban Thường trực Hội đồng Trị sự GHPGVN quyết định công nhận.
Hội đồng Điều hành của HVPGVN tại TP.HCM bao gồm các chức danh sau đây: 15
Viện trưởng là người điều hành hoạt động của Học viện, đại diện Học viện trước xã hội và pháp luật, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Trị sự GHPGVN, Bộ Giáo dục và Đào tạo và Nhà Nước về chất lượng đào tạo, về việc thực hiện các qui định, qui chế về giáo dục đào tạo và những hoạt động khác.
Viện trưởng chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về các Nghị quyết của Hội đồng Điều hành, chủ trì các hoạt động của Hội đồng Điều hành và tổ chức kiểm soát việc điều hành của Ban giám hiệu. Các nghị quyết của Hội đồng Điều hành chỉ có hiệu lực khi được quá nửa số thành viên Hội đồng Điều hành nhất trí. Viện trưởng được quyền sử dụng bộ máy tổ chức và quản lý, sử dụng con dấu của Học viện. Các quyết định của Hội đồng Điều hành phải do Viện trưởng ký.
Các Phó Viện trưởng hỗ trợ Viện trưởng trong Hội đồng Điều hành, có các phó Viện trưởng.
Phó viện trưởng Học vụ chịu trách nhiệm về nội dung và chương trình học của các cấp học, các khoa, các phân khoa, các Trung tâm đào tạo trực thuộc Học viện.
Phó viện trưởng Ngoại vụ chịu trách nhiệm ngoại giao, nối kết, trao đổi, hợp tác các chương trình của các cấp học; nghiên cứu, giảng dạy giữa Học viện với các trường Đại học và Cao đẳng trong và ngoài nước, dưới nhiều cấp độ hợp tác khác nhau, tuỳ theo yêu cầu.
Phó viện trưởng Nội vụ có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng các nội quy, quy định của Học viện và ban hành các nội quy trong nội bộ Học viện (nội quy, quy định phải căn cứ vào điều lệ và quy chế của Học viện) nhằm đảm bảo việc điều
hành, kiểm tra và giám sát mọi hoạt động của trường theo đúng các quy định của Hội đồng Điều hành. Chịu trách nhiệm xử lý các công việc nội bộ của Học viện, bao gồm đời sống thiền môn, giới hạnh, đạo đức, trật tự, an ninh trong Học viện; giám sát các hành vi của các phòng ban, Khoa, bộ môn, nhân sự và giảng viên; đề xuất khen thưởng, tổ chức kỷ luật và xử lý vi phạm.
Phó viện trưởng Tổ chức và Nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng lao động theo qui định của pháp luật; dự kiến cơ cấu tổ chức, biên chế và nhân sự của Học viện, trình Viện trưởng phê duyệt. Tổ chức nhân sự để điều hành các nhiệm vụ của Hội đồng Điều hành và các hoạt động của Học viện. Chịu trách nhiệm tổ chức thông qua Quyết định và Nghị quyết của Hội đồng Điều hành và theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng Điều hành. Giữ khuôn dấu và quản lý hồ sơ lý lịch Khoa học – hành chánh của Hội đồng Điều hành, Hội đồng giáo sư và nhân viên.
Phó viện trưởng Tài chính Thực hiện các qui định của Nhà Nước về lao động, tiền lương, tiền công, học bổng, học phí, trợ cấp xã hội và các chế độ chính sách. Lập kế hoạch, dự toán và quyết toán ngân sách hàng năm, trình Hội đồng Điều hành phê duyệt, chịu trách nhiệm về tài chánh và những dịch vụ khác cho lãnh đạo Học Viện. Tổ chức công tác kế toán, quản lý tài chính và tài sản của Học viện theo các quy định của Nhà Nước. Báo cáo định kỳ về tài chính và các hoạt động của Học viện theo qui định với Hội đồng điều hành và các cơ quan có liên quan. Kiểm tra, giám sát việc thu chi tài chính của Học viện, quyết định mức chi theo qui chế tài chính, quyết định mức lương, chế độ khen thưởng của giảng viên, cán bộ, công nhân viên trong Học viện.
Phó viện trưởng Kế hoạch và Phát triển nghiên cứu, đề xuất phương hướng phát triển cơ sở vật chất cần thiết phục vụ công tác giảng dạy và học tập. Lập dự trù kinh phí và đề xuất việc sử dụng kinh phí trong công tác xây dựng và phát triển
Học viện. Chịu trách nhiệm kiến nghị biện pháp huy động, quản lý và sử dụng các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu đào tạo và các biện pháp đảm bảo chất lượng, hiệu quả đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Trưởng Phòng Hành chánh và đào tạo chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, quản lý và thực hiện các chương trình đào tạo của các loại hình đào tạo trong Học viện, bao gồm công tác giảng dạy và học tập. Tham mưu cho Hội đồng Điều hành và hoạch định chiến lược phát triển về mục tiêu đào tạo, các hệ đào tạo và phương thức đào tạo. Nghiên cứu và thực hiện các hình thức kiểm định chất lượng đào tạo của Học viện. Phối hợp với các Khoa trong việc xây dựng các chương trình đào tạo và thỉnh mời giảng viên, trình Hội đồng Điều hành phê duyệt. Lập kế hoạch tuyển sinh hàng năm, bao gồm chỉ tiêu tuyển sinh, cơ sở học và phòng học. Lập kế hoạch giảng dạy và học tập từng mùa và từng năm cho các loại hình đào tạo trong Học viện. Tổ chức sơ kết các mùa học theo tín chỉ, tổng kết năm học và tổ chức khai giảng mùa học mới. Soạn thảo các Quyết định của Viện trưởng về việc thành lập các Hội đồng thi tuyển sinh và triển khai thực hiện các quyết định đó. Tổ chức cho sinh viên đăng ký học phần. Phân phối phòng học của các Khoa. Lập kế hoạch và tổ chức Lễ khai giảng và Lễ Tốt nghiệp cho các khóa đào tạo.
Các Phó Phòng Hành chánh và đào tạo Hỗ trợ Trưởng phòng đào tạo, theo phân công, thực hiện chức năng quản lý công tác được giao phó.
Trưởng Phòng giáo vụ Chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý hồ sơ nhập học, thi cử, điểm hạng và văn bằng của các loại hình đào tạo trong Học viện. Lập thời khóa biểu cho từng mùa học ở từng cấp học. Lên lịch thi giữa kỳ và lịch thi kết thúc của từng học phần. Theo dõi và kiểm tra việc kết thúc năm học, lên lớp, tạm dừng học, thôi học. Quản lý hồ sơ và kết quả học tập của sinh viên. Thực hiện in ấn và phân phối các giáo tài cho sinh viên.
Các Phó Phòng giáo vụ hỗ trợ Trưởng phòng giáo vụ, theo phân công, thực hiện chức năng quản lý công tác được giao phó.
Trưởng phòng Sinh viên vụ có chức năng thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển của sinh viên; giúp đỡ, hướng dẫn và thông tin cho sinh viên về những dịch vụ, chương trình có khả năng phát triển giáo dục, đồng thời chuẩn bị cho sinh viên những định hướng sống khác nhau trong cộng đồng địa phương và quốc tế. Đặc trách những khía cạnh về đời sống của sinh viên ngoài trường lớp, bao gồm tìm kiếm và giúp học cho sinh viên, dịch vụ hỗ trợ sinh viên, định hướng cho sinh viên những kinh nghiệm cần thiết cho năm thứ nhất, phương cách lãnh đạo sinh viên, đời sống Ký túc xá, những hoạt động văn thể mỹ, những hoạt động phong trào, những dịch vụ tư vấn và sức khỏe cho sinh viên. Giúp đỡ sinh viên trong việc phát triển những tiêu chuẩn và giá trị đạo đức một cách hợp lý và nhất quán; thúc đẩy sinh viên học tập năng động, tạo quan hệ học đường có thể giúp sinh viên học tập, tạo điều kiện giúp sinh viên có cơ hội tiếp xúc với các chuyên gia cao cấp và những nguồn tài liệu quý giá. Có chức năng tổ chức bầu cử Ban đại diện của toàn Học viện và của từng Khoa. Nếu có yêu cầu của sinh viên, Trưởng phòng Sinh viên vụ sẽ là nơi gởi gấm nguyện vọng và phản ánh của sinh viên và trình báo Hội đồng Điều hành để giải quyết, vì lợi ích và quyền lợi của sinh viên.
Trưởng Ban bảo trợ nối kết và vận động các nhà đầu tư, các mạnh thường quân, các tổ chức xã hội và cá nhân trong và ngoài nước ủng hộ và đóng góp cho các hoạt động đào tạo, xây dựng và phát triển của Học viện.
Về cơ sở vật chất các trường Phật học hầu hết các trường Phật học hiện nay chưa có một cơ sở riêng biệt cho mình để bảo đảm về môi trường giáo dục và tiện nghi cho công tác giáo dục đào tạo Tăng, Ni sinh. Có thể nói, cơ sở vật chất rất tạm bợ, chưa có quy mô hay chất lượng của một cơ sở giáo dục Phật giáo. Bên cạnh đó nguồn tài chính hỗ trợ đầu tư cho các hoạt động của các cơ sở cũng rất khó khăn,
tập trung chủ yếu ở nguồn đóng góp học phí của Tăng, Ni sinh, chưa có sự hợp lực từ mỗi cơ sở tự viện tập trung ủng hộ đầu tư cho các cơ sở giáo dục.
Để từng bước khắc phục khó khăn về cơ sở vật chất, Giáo hội phải có kế hoạch, đầu tư, kêu gọi ủng hộ tài chính từ mỗi vị tu sĩ trụ trì các cơ sở tự viện và các nhà hảo tâm công đức, Giáo hội cần mạnh dạn tư vấn cho các tỉnh, thành hội tranh thủ sự ủng hộ của chính sách Nhà nước để có điều kiện xin cấp đất xây dựng trường lớp riêng biệt, tạo ra cảnh quan và môi trường giáo dục phù hợp.
Thực hiện công tác này, chúng ta cũng nên tập trung hơn về quy mô đào tạo các trường Phật học trên tinh thần liên kết và tập trung. Chúng ta không thể yên tâm và hoan hỷ bởi số lượng các trường Trung cấp Phật học như hiện nay có đến vài ba chục cơ sở, nhưng mỗi cơ sở số lượng Tăng Ni lại quá ít, dẫn đến đầu tư cơ sở vật chất không có hiệu quả, giảng sư thì thiếu, trình độ chưa cao.
Đã đến lúc chúng ta phải nhìn thẳng vào sự thật của công tác giáo dục và đào tạo Tăng, Ni của Giáo hội tại các trường Phật học trong cả nước, để chúng ta tìm tiếng nói chung và cùng nhau xây dựng một chiến lược phát triển giáo dục và đào tạo Tăng tài của Giáo hội trong thời đại mới. Trước hết chúng ta phải thống nhất trong quan điểm, dẫn đến hành động tập trung và mới mong có kết quả cao và tốt trong sự nghiệp trồng người của chúng ta.
2.3.2. Thực trạng quản lý nâng cao chất lượng hoạt động dạy
Hoạt động giảng dạy giảng viên đóng vai trò chủ đạo, thường gồm những hình thái sau:
Giảng bài: trình bày về một chủ đề thuộc học phần nào đó ở môi trường lớp học. Trong hoạt động này, người thầy có nhiệm vụ trình bày và nhiệm vụ của học viên là lắng nghe và ghi chép. Dĩ nhiên, một sự tương tác nhất định giữa giảng viên và học viên vẫn thường được thực hiện trong khi bài được giảng.
Thuyết trình: thường là sự trình bày của một học viên hay một nhóm học viên về một chủ đề hay một tài liệu dưới sự điều phối của giảng viên ở môi trường lớp học.
Hướng dẫn: Trong hoạt động này, giảng viên cho học viên những phản hồi, nhận xét hay hướng dẫn thêm về bài làm hay học tập của học viên. Hoạt động hướng dẫn có thể được thực hiện chung ở môi trường lớp học, nhưng thường xảy ra một cách riêng tư hơn ở môi trường ngoài lớp học.
Thảo luận: Bàn thảo hay luận bàn một cách không chính thức về một đề tài hay vấn đề cụ thể nào đó giữa học viên và giảng viên hay với một chuyên gia.
Nhìn chung các mặt hoạt động dạy của HVPG được sự quản lý giám sát của GHPGVN và Ban giáo dục Tăng Ni trung ương thường xuyên quan tâm kề vai sát cánh hỗ trợ để cho ngành giáo dục PG đào tạo TNS PG là những TNS trẻ có chất lượng hơn về số lượng và cả chất lượng.
Các khoa chưa thật sự quản lý chương trình học của TNS mà phần lớn do phòng đào tạo sắp xếp lịch học và tự quyết định môn học cụ thể. Mặt này hoạt động chưa đạt hiệu quả cao, mà phòng đào tạo phải giao cho các khoa tự sắp xếp lịch học sẽ phù hợp hơn trong chương trình dạy học sẽ có kết quả tốt hơn. Còn các phòng ban khác hoạt động tương đối ổn định nhưng thiếu khoa học như các hệ thống các trường đại học bên ngoài tự quyết định mà các phòng ban hoạt động không có lệ thuộc quá nhiều vào Viện trưởng.
Giảng viên HVPG có những vị có quyết tâm rất cao về mặt giáo dục cho TNS, thậm chí có rất nhiều HT, TT, ĐĐ bỏ hết mọi công việc mà đầu tư vào ngành giáo dục dạy cho TNS trẻ là những vị kế thừa mạng mạch của GHPG tương lai sau này nên họ giành hết thời gian cho ngành giáo dục Tăng Ni, họ rất tuân thủ giờ giấc dạy học rất đúng giờ và những quy định của HVPG. Họ dạy học không phải vì quyền lợi cá nhân mà nghĩ đến tương lai của GH có rất nhiều HT tuy ngoài 80 tuổi
nhưng vẫn còn tâm quyết lo cho ngành giáo dục PG và dẫn lên lớp dạy rất đều cho TNS họ rất vui sống được cống hiến cho GHPGVN đến hơi thuở cuối cùng đó là hoài bảo của chư tôn đức tăng ni PGVN.
2.3.3. Thực trạng quản lý nâng cao chất lượng hoạt động học
Trong môi trường Học viện, để đạt được hiệu quả trong việc tiếp thu, lĩnh hội tri thức thì yêu cầu quan trọng là mỗi sinh viên phải tìm tòi và trang bị cho mình những phương pháp học tập phù hợp với đặc điểm tâm sinh lý của bản thân và kiến thức của từng môn học. Phương pháp học tập tích cực chính là chìa khóa giúp sinh viên có kết quả cao, hình thành cách tư duy hệ thống và cách giải quyết vấn đề thực tiễn một cách khoa học nhất.
Trong đó cốt lõi của phương pháp hoạt động học là việc độc lập tư duy đối với mỗi sinh viên. Sinh viên quản lý thường tiếp thu nguồn kiến thức qua lời nói,