Để cho cụng tỏc quản lý đạt hiệu quả cao nhất, Ban QLDA cần phải kiện toàn hệ thống cơ cấu tổ chức, thay đổi cỏc mối quan hệ giữa cỏc phũng ban trong Cụng ty:
Ban QLDA nờn cải tiến cơ cấu tổ chức cho phự hợp với nhiệm vụ mới
Chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng mới:
Phũng Đền bự sẽ cú chức năng, nhiệm vụ: giải quyết cỏc cụng việc liờn quan đến vấn đề về mặt bằng, địa điểm xõy dựng cụng trỡnh.
Phũng Giỏm sỏt thi cụng cú chức năng, nhiệm vụ: kiểm tra, đụn đốc quỏ trỡnh thi cụng cụng trỡnh của cỏc Nhà thầu và xử lý cỏc vấn đề liờn quan đến hiện trường cụng trỡnh.
Tổ đấu thầu: hoạt động dưới sự quản lý của Phũng Kế hoạch, trực tiếp thực hiện cỏc cụng việc trong quỏ trỡnh đấu thầu.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
Bảng 7: Phõn chia cụng việc tại tổ đấu thầu
TT Hạng mục cụng việc Số người thực hiện
1 Lập kế hoạch đấu thầu 04
2 Lập hồ sơ mời thầu 03
3 Kiểm soỏt hồ sơ và hợp đồng 03
Số lượng cỏn bộ trong Tổ đấu thầu tối thiểu cần 10 người. Mỗi cỏn bộ sẽ đảm nhận cỏc cụng việc khỏc nhau nhưng họ cú thể hỗ trợ, giỳp đỡ nhau trong quỏ trỡnh tiến hành cụng việc như mở thầu,…
- Chuyờn mụn hoỏ cỏc cụng việc tại cỏc phũng của Ban QLDA.
Việc quản lý cỏc cụng việc tại Ban QLDA nờn phõn định theo từng cấp và cú sự chuyờn mụn hoỏ, chia bớt trỏch nhiệm cho cấp dưới. Trong mỗi phũng, nhiệm vụ được phõn chia cụ thể theo nhúm thực hiện. Hàng tuần nờn cú những buổi họp giao ban( cú thể diễn ra vào thứ 2 đầu tuần ) để phổ biến cụng việc, thụng tin cụng việc giữa cỏc phũng với nhau. Như vậy, mỗi cỏn bộ của Ban QLDA cú thể nắm vững những tổng quan cũng như tỡnh hỡnh chung của toàn dự ỏn để linh hoạt trong việc giải quyết cụng việc.
- Hàng tuần đều cú bỏo cỏo tổng hợp về tiến độ chung của cỏc dự ỏn.
Mỗi phũng đều cú bỏo cỏo riờng và hàng tuần cú bỏo cỏo theo tuần về tiến độ chung của cỏc dự ỏn. Chớnh vỡ vậy, khụng chỉ cấp trờn mà cả cỏn bộ cú thể nắm bắt được tỡnh hỡnh chung của từng dự ỏn. Ban QLDA cần thực hiện bỏo cỏo chi tiết và cú bỏo cỏo tổng kết chung cho từng dự ỏn, bỏo cỏo năm cần đưa ra phương hướng và giải phỏp thực hiện.
Ban QLDA cần chủ động cho cỏc phũng triển khai thực hiện kế hoạch.
Khi cú kế hoạch cho một dự ỏn mới, Ban lónh đạo BQLDA phổ biến nhiệm vụ, trỏch nhiệm của từng phũng cho cỏc Trưởng phũng một cỏch rất tổng quỏt. Cỏc phũng sẽ dựa vào nội dung tổng quỏt đú vạch ra kế hoạch chi tiết cho từng cỏn bộ trong phũng của mỡnh.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
- Ban QLDA phải khụng ngừng nõng cao năng lực của chớnh mỡnh.
Muốn vậy, Ban QLDA cần phải nõng cao trỡnh độ cho đội ngũ cỏn bộ hiện đang tham gia vào cụng tỏc đấu thầu, bằng cỏch:
+ Thường xuyờn mở cỏc lớp tập huấn ngắn ngày do Ban QLDA tổ chức hay thuờ cỏc giỏo viờn ở cỏc Trường đại học, chuyờn viờn ở Vụ đấu thầu của Bộ Kế hoạch - Đầu tư, …
+ Thành lập đoàn đi tham khảo học tập về đấu thầu ở cỏc đơn vị bạn như Ban quản lý dự ỏn trọng điểm và phỏt triển đụ thị Đà Nẵng, tp Hồ Chớ Minh,…
+ Cử cỏn bộ cú đủ phẩm chất đạo đức, năng lực đi đào tạo tại nước ngoài về đấu thầu để sau này về làm cỏn bộ nũng cốt cho Ban QLDA trong đấu thầu.
Đặc biệt chỳ trọng đến đào tạo ngoại ngữ chuyờn ngành đấu thầu cho cỏn bộ vỡ cú thể cú cỏc gúi thầu cú sự tham gia của cỏc Nhà thầu nước ngoài để trỏnh được những tỡnh huống khú xử do trỡnh độ ngoại ngữ kộm như tiếng Nhật, tiếng Anh, tiếng Trung.
Quỏ trỡnh đấu thầu như một cỗ mỏy hoàn chỉnh mà mỗi chuyờn gia như một bộ phận của cỗ mỏy ấy. Cỗ mỏy muốn hoạt động đạt hiệu suất tối đa thỡ đũi hỏi mỗi bộ phận cũng phải hoàn hảo nhất, cú nghĩa là cỏc chuyờn gia phải chuyờn sõu một cụng việc và hiểu biết tổng thể nhiều lĩnh vực. Đõy là một yờu cầu quan trọng của cỏc chuyờn gia khi tham gia đấu thầu, đặc biệt là đấu thầu quốc tế. Vỡ cỏc chuyờn gia chớnh là những người trực tiếp búc tỏch cụng việc từ hồ sơ thiết kế, xõy dựng bảng tiờn lượng trong hồ sơ mời thầu, … và đặc biệt là cụng tỏc xột thầu.Việc bố trớ, sắp xếp cỏc nhúm chuyờn gia đấu thầu là rất quan trọng, chẳng hạn như nhúm chuyờn gia về thị trường chịu trỏch nhiệm nghiờn cứu thị trường; nhúm chuyờn gia về kinh tế chịu trỏch nhiệm về nội dung kinh tế của cỏc dự ỏn đấu thầu, họ phải là cỏc chuyờn gia giỏi quyết định cỏc yếu tố liờn quan đến giỏ bỏ thầu, lợi nhuận và hiệu quả mang lại của dự ỏn; nhúm chuyờn gia về kỹ thuật cụng nghệ thi cụng tập trung giải quyết cỏc vấn đề về kỹ thuật cụng nghệ của cỏc loại hồ sơ, đũi hỏi phải được đào tạo chuyờn sõu thụng qua thực tiễn chỉ đạo thi cụng tại cỏc cụng trỡnh xõy dựng (đú là cỏc chuyờn gia đó từng tham gia cỏc dự ỏn thi cụng theo tiờu chuẩn quốc tế). Nhúm chuyờn gia về thiết bị thi cụng chịu trỏch nhiệm về việc lựa chọn thiết bị phự hợp cho dự ỏn, tớnh toỏn chi phớ thiết bị.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
- Ban QLDA cũng cú biện phỏp bố trớ sử dụng cỏn bộ hợp lý.
Do hiện nay đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc đấu thầu thiếu nờn cỏc cỏn bộ thường phải kiờm nhiệm nhiều cụng việc, phải làm việc ngoài giờ,… Chớnh điều đú làm ảnh hưởng khụng tốt đến hiệu quả giải quyết cụng việc của cỏn bộ. Vỡ vậy, Ban QLDA phải bố trớ hợp lý đỳng người, đỳng việc” và cú thể tuyển thờm cỏc cỏn bộ mới.
Ban QLDA cũng nờn đưa ra một số chớnh sỏch mang tớnh động lực (thưởng, phạt vật chất) để khuyến khớch, động viờn cỏc cỏn bộ làm việc với tinh thần và ý thức trỏch nhiệm cao.
- Ban QLDA cần đầu tư cỏc trang thiết bị văn phũng hiện đại
Ban QLDA nờn bố trớ cho mỗi cỏn bộ một bàn làm việc với đầy đủ cỏc thiết bị như: mỏy vi tớnh nối mạng,… Mỗi phũng nờn cú tối thiểu một mỏy in, một mỏy điều hoà khụng khớ, … Hiện nay chỉ mỗi phũng Tổ chức mới sở hữu mỏy photocopy nờn đụi khi cụng việc cũn bị quỏ tải.