Sau khi cú cỏc tài liệu của dự ỏn như: bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, tổng dự toỏn,… cỏc cỏn bộ của BQLDA tiến hành thực hiện cỏc cụng việc trong khõu chuẩn bị đấu thầu. Trong khõu chuẩn bị đấu thầu cú 3 bước chớnh: lập và trỡnh duyệt kế hoạch đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, thụng bỏo mời thầu.
Trong quỏ trỡnh thực hiện, cỏc cỏn bộ của BQLDA đó thực hiện tốt, khụng vi phạm cỏc qui định của Chớnh Phủ ban hành về quy chế đấu thầu.Tuy nhiờn, bờn cạnh đú cụng việc trờn vẫn cũn một số hạn chế.
Kế hoạch đấu thầu là cơ sở cho việc thực hiện đấu thầu. Qua nội dung của kế hoạch đấu thầu, ta cú thể thấy được đặc điểm, quy mụ, giỏ trị,… của gúi thầu, hỡnh thức lựa chọn Nhà thầu,…BQLDA đó cú cỏn bộ chuyờn lập kế hoạch đấu thầu nhưng do chưa cú nhiều kinh nghiệm hoặc cú sai sút ở cỏc tài liệu liờn quan đến dự ỏn nờn nhiều khi kế hoạch đấu thầu chưa chớnh xỏc trong phần ước tớnh giỏ trị của từng gúi thầu: giỏ chào thầu của cỏc Nhà thầu cao hơn nhiều so với giỏ gúi thầu trong kế hoạch đấu thầu.
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu về cỏc yờu cầu cho một gúi thầu do BQLDA lập, được làm căn cứ phỏp lý cho Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và Ban đỏnh giỏ hồ sơ dự thầu. Tại BQLDA, hồ sơ mời thầu cú thể do cỏn bộ của Ban lập nếu dự ỏn cú qui mụ nhỏ hoặc BQLDA thuờ tổ chức tư vấn lập nếu dự ỏn cú qui mụ lớn. Nhỡn chung, chất lượng hồ sơ mời thầu của BQLDA ngày càng được nõng cao, đó nờu được cỏc yờu cầu khụng
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
quỏ đơn giản, khụng quỏ khắt khe trong nội dung. Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh lập hồ sơ mời thầu vẫn cũn nhiều sai sút, nhầm lẫn và chậm trễ. Nhiều gúi thầu phải lập hồ sơ lại nhiều lần, gõy chậm trễ và làm tăng chi phớ cho dự ỏn. Những sai sút, nhầm lẫn trong việc lập hồ sơ mời thầu do cả nguyờn nhõn khỏch quan và chủ quan. Nguyờn nhõn chủ quan là sự bất cẩn, thiếu sút của cỏn bộ lập hồ sơ mời thầu. Nguyờn nhõn khỏch quan là do chất lượng của bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật thi cụng, … hay do yờu cầu gấp rỳt trong thời gian ngắn giữa khoảng thời gian phỏt hành hồ sơ mời thầu đó định trước với thời gian nhận được quyết định phờ duyệt hồ sơ mời thầu của Cụng ty. Vỡ vậy, BQLDA nờn giao cho cỏc cơ quan, cỏ nhõn cú đủ năng lực trỡnh độ chuyờn mụn lập hồ sơ mời thầu. Tuy nhiờn cỏc cơ quan cỏ nhõn này phải khỏch quan và chuyờn nghiệp để đảm bảo chất lượng của hồ sơ mời thầu, tạo thuận lợi cho việc xột thầu.
Sau khi hồ sơ mời thầu được phờ duyệt, BQLDA tiến hành gửi thụng bỏo mời thầu. Tuỳ vào hỡnh thức đấu thầu mà BQLDA lựa chọn cỏch thức thụng bỏo mời thầu. Nếu theo hỡnh thức đấu thầu hạn chế thỡ BQLDA thường gửi thụng bỏo mời thầu cho cỏc nhà thầu trực tiếp qua đường bưu điện hoặc gửi bằng fax (vỡ đấu thầu hạn chế phải phờ duyệt danh sỏch Nhà thầu dự). Nếu theo hỡnh thức đấu thầu rộng rói thỡ BQLDA thụng bỏo mời thầu rộng rói trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng như truyền hỡnh, bỏo chớ, … Tuy nhiờn, để cho cụng tỏc đấu thầu cú hiệu quả hơn thỡ BQLDA nờn đưa thụng tin đấu thầu lờn mạng Internet, như thế sẽ cú nhiều Nhà thầu biết và tham gia đấu thầu hơn.
3.1.2.Tổ chức đấu thầu
Sau khi thụng bỏo mời thầu đến cỏc Nhà thầu, BQLDA phỏt hành hồ sơ mời thầu với lệ phớ (khụng hoàn lại) là 1.000.000 VNĐ tại Phũng Hành chớnh-Tổng hợp- Ban QLDA.
Khi tiếp nhận nguyờn trạng cỏc hồ sơ dự thầu nộp đỳng hạn và được quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”, Ban QLDA sẽ tiến hành mở cỏc hồ sơ dự thầu cụng khai, kể cả cỏc bổ sung hồ sơ dự thầu (nếu cú) với sự cú mặt của đại diện cỏc Nhà thầu (nếu muốn tham dự) vào thời gian và địa điểm được quy định trong Thụng bỏo mời thầu nhưng khụng chậm hơn 3 giờ kể từ thời điểm hết hạn nộp hồ sơ dự thầu (trừ ngày nghỉ theo quy
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
định của phỏp luật) tại phũng Kế hoạch – Ban QLDA. Thụng tin chớnh nờu trong hồ sơ dự thầu của từng Nhà thầu phải được thụng bỏo cụng khai trong buổi mở thầu và ghi lại trong biờn bản mở thầu.
Trong quỏ trỡnh mở thầu, cỏc cỏn bộ Ban QLDA thực hiện rất nghiờm chỉnh cỏc qui định của Nhà nước về qui chế đấu thầu. Nếu cú tỡnh huống ngoài ý muốn xẩy ra thỡ cỏc cỏn bộ sẽ bỏo cỏo cụ thể cho Phú Giỏm đốc Ban phụ trỏch đầu tư xõy dựng để cú hướng giải quyết.
Một cụng việc quan trọng trong khõu tổ chức đấu thầu là lập tổ chuyờn gia xột thầu vỡ bộ phận này sẽ xem xột và lựa chọn ra Nhà thầu tốt nhất. Tuỳ theo tớnh chất và mức độ phức tạp của từng gúi thầu, thành phần tổ chuyờn gia cú thể bao gồm cỏc chuyờn gia về:
Chuyờn gia kỹ thuật cụng nghệ Chuyờn gia về kinh tế tài chớnh
Chuyờn gia phỏp lý và cỏc vấn đề khỏc (nếu cần)
Ở Ban QLDA thành phần tổ chuyờn gia gồm: cỏc cỏn bộ của Ban QLDA và cỏn bộ của Ban. Tuỳ theo qui mụ và mức độ phức tạp của gúi thầu mà thành lập tổ chuyờn gia nhưng chủ yếu là cỏn bộ ở phũng Kế hoạch, phũng Chuẩn bị và thực hiện dự ỏn thuộc Ban QLDA.
Nhỡn chung, đội ngũ cỏn bộ của Ban QLDA đều cú trỡnh độ chuyờn mụn, nghiệp vụ cao. Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc, cỏc cỏn bộ vẫn cũn cú nhiều sai sút do chưa cú nhiều kinh nghiệm, khối lượng cụng việc lớn. Để nõng cao hiệu quả cụng việc, Ban QLDA cần phải cú chớnh sỏch đầu tư nõng cao trỡnh độ, kinh nghiệm cho cỏc cỏn bộ làm cụng tỏc đấu thầu.