Sau khi xem xột, đỏnh giỏ cỏc hồ sơ dự thầu, tuỳ theo quy mụ từng gúi thầu đó được quy định, tổ chuyờn gia xột thầu của Ban QLDA lập tờ trỡnh để trỡnh lờn Ban lónh đạo để xem xột phờ duyệt kết quả đấu thầu.
Văn bản trỡnh duyệt kết quả đấu thầu lờn Giỏm đốc Ban, thường là Phú Giỏm đốc Ban phụ trỏch đầu tư xõy dựng và cú cỏc nội dung cơ bản như sau:
- Tờn và nội dung gúi thầu: Nờu túm tắt cỏc nội dung chớnh của gúi thầu; Cơ sở phỏp lý của việc tổ chức đấu thầu: Dự ỏn đầu tư, kế hoạch đấu thầu hoặc thiết kế dự toỏn đó được cấp cú thẩm quyền phờ duyệt.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
- Kết quả đỏnh giỏ hồ sơ dự thầu và xếp hạng Nhà thầu
- Đề nghị phờ duyệt kết quả đấu thầu: Tờn Nhà thầu trỳng thầu (kể cả liờn danh hoặc thầu phụ nếu cú); Giỏ đề nghị trỳng thầu; Loại hợp đồng và thời gian thực hiện hợp đồng. 3.1.5 Cụng bố kết quả đấu thầu
Sau khi thẩm định kết quả đấu thầu, nếu thấy hợp lý Ban Giỏm đốc sẽ ra quyết định phờ duyệt kết quả đấu thầu.
Ban QLDA sẽ căn cứ vào quyết định phờ duyệt kết quả đấu thầu của Ban Giỏm đốc để làm thụng bỏo trỳng thầu gửi cho cỏc nhà thầu.
Thụng bỏo bằng văn bản tới cỏc nhà thầu tham dự đấu thầu về kết quả đấu thầu kể cả trường hợp khụng cú nhà thầu nào trỳng thầu hoặc huỷ đấu thầu.
3.1.6 Thương thảo và ký kết hợp đồng với nhà thầu trỳng thầu
Nội dung thương thảo để giải quyết cỏc vấn đề cũn tồn tại chưa hoàn chỉnh về hợp đồng đối với nhà thầu: việc ỏp giỏ với những sai lệch so với yờu cầu của hồ sơ mời thầu trờn nguyờn tắc: giỏ trị hợp đồng khụng vượt giỏ trỳng thầu được duyệt.
Nhà thầu cần phải nộp bảo lónh hợp đồng trước khi ký kết hợp đồng. Trường hợp Ngõn hàng bảo lónh yờu cầu phải cú hợp đồng mới ký cấp giấy bảo lónh thỡ BQLDA cú thể ký hợp đồng trước nhưng phải đảm bảo cú bảo lónh trước khi hợp đồng cú hiệu lực.
Riờng với cỏc gúi thầu quy mụ nhỏ, khi nhận được thụng bỏo kết quả đấu thầu thỡ BQLDA cú thể thương thảo và ký hợp đồng ngay.
BQLDA cần thương thảo hợp đồng một số nội dung về phương phỏp xử lý tỡnh huống trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng như: khối lượng thay đổi khụng do nhà thầu; về tạm ứng, thanh toỏn; về tiến độ thực hiện theo hồ sơ dự thầu; những yếu tố khỏch quan khỏc ảnh hưởng đến thực hiện hợp đồng; về biện phỏp tổ chức, phương tiện mỏy múc bố trớ nhõn lực trực tiếp sản xuất, quản lý, giỏm sỏt như trong hồ sơ dự thầu đó nờu.
Nếu quỏ trỡnh thương thảo với nhà thầu trỳng thầu khụng thành cụng thỡ Ban QLDA sẽ trỡnh lờn Ban Giỏm đốc xin ý kiến: cho phộp huỷ kết quả hoặc cho phộp mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo đến thương thảo và kớ kết hợp đồng.
Tuy nhiờn, bờn cạnh đú, cụng tỏc trờn vẫn cũn nhiều hạn chế, chưa thực sự chuyờn nghiệp. Vớ dụ, giỏ gúi thầu trong kế hoạch đấu thầu nhiều khi cũn lớn hơn giỏ trỳng thầu;
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
chất lượng hồ sơ mời thầu chưa cao, cũn nhiều thiếu sút; nhiều gúi thầu phải tổ chức đấu thầu lại lần thứ hai; đặc biệt Ban QLDA chỉ mới thụng bỏo đấu thầu trờn một số tờ bỏo như: Lao động, Đầu tư…Những hạn chế trờn cú thể do cả nguyờn nhõn khỏch quan lẫn chủ quan, đặc biệt là nguyờn nhõn thuộc về năng lực, kinh nghiệm của cỏc cỏn bộ Ban QLDA. Vỡ vậy, Ban QLDA phải luụn đổi mới về mọi mặt để ngày càng lớn mạnh, phự hợp với sự phỏt triển của nền kinh tế đất nước.
3.2. Một số hạn chế trong cụng tỏc đấu thầu tại BQLDA.
Bờn cạnh những thành cụng mà cụng tỏc tổ chức đấu thầu mang lại thỡ vẫn cũn những tồn tại làm ảnh hưởng đến hiệu quả đấu thầu chưa thể giải quyết một sớm một chiều. Sau đõy là sẽ đỏnh giỏ những hạn chế đú để cú thể tỡm ra giải phỏp để khắc phục và hoàn thiện cụng tỏc đấu thầu.
Trong nội bộ Ban QLDA cũng gặp phải một số khú khăn tồn tại làm hiệu quả cụng tỏc đấu thầu khụng phải lỳc nào cũng như mong muốn.
• Tiến độ cụng tỏc tổ chức đấu thầu:
Đụi khi tiến độ này bị chậm lại so với kế hoạch đấu thầu, do chậm trễ ở một số khõu trung gian:
Chậm trễ trong quỏ trỡnh lập hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu về cỏc yờu cầu cho một gúi thầu do bờn mời thầu lập, được làm căn cứ phỏp lý cho Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và bờn mời thầu đỏnh giỏ hồ sơ dự thầu. Nếu cụng tỏc lập hồ sơ mời thầu bị chậm thỡ sẽ kộo dài thời gian do phải gia hạn thời gian phỏt hành hồ sơ mời thầu và thời gian thi cụng khụng đỳng kế hoạch, sẽ ảnh hưởng khụng nhỏ đến hoạt động của Ban và của Xớ nghiệp lien quan.
Nguyờn nhõn của sự chậm trễ trờn gồm cả nguyờn nhõn chủ quan và nguyờn nhõn khỏch quan:
- Nguyờn nhõn chủ quan: cú thể do những sai sút, nhầm lẫn, bất cẩn của cỏn bộ Ban được phõn cụng nhiệm vụ lập hồ sơ mời thầu, do yờu cầu gấp rỳt trong thời
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
gian ngắn giữa khoảng thời gian phỏt hành hồ sơ mời thầu đó định trước với thời gian được phờ duyệt hồ sơ mời thầu của Ban QLDA.
- Nguyờn nhõn khỏch quan:
+ Cụng tỏc tư vấn lập bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật - Tổng dự toỏn:
Theo qui định trong qui chế đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu phải căn cứ vào cỏc tài liệu như: bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật thi cụng hoặc tổng dự toỏn. Ban QLDA thường thuờ cỏc đơn vị tư vấn lập cỏc tài liệu trờn.
Nhu cầu xõy dựng mới và cải tạo cơ sở hạ tầng ngày một tăng, cỏc cụng giao thụng ngày càng nhiều, khối lượng cụng việc lớn trong khi đú cỏc đơn vị tư vấn chuyờn ngành khụng nhiều nờn sản phẩm tư vấn chưa đạt yờu cầu về tiến độ thời gian.
Tư vấn nội bộ (thuộc Ban Quản Lý dự ỏn quốc gia thỡ khụng nhiều. Họ cú trỡnh độ cao để thực hiện dự ỏn song cỏc cụng việc nhiều nờn việc giải quyết cụng việc khụng đỏp ứng yờu cầu đảm bảo về mặt thời gian.
Cỏc đơn vị tư vấn ngoài mới thành lập do cơ chế mở cửa, nhõn lực cũn hạn chế, chưa thớch ứng với cụng việc mang tớnh đặc thự của ngành điện. Do vậy, chất lượng sản phẩm tư vấn chưa thực sự tốt, phải làm lại nhiều lần, gõy chậm trễ tiến độ ngay khõu lập và trỡnh duyệt bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi.
Mặt khỏc, cỏc đơn vị ngoài do chưa cú kinh nghiệm thực hiện dự ỏn, chưa cú mối quan hệ với cỏc cơ quan địa phương nờn cụng tỏc thoả thuận tuyến bản chất mất nhiều thời gian nay lại càng chậm.
Vớ dụ, tư vấn nội bộ thực hiện cụng trỡnh” Nõng độ cao hầm Kim Liờn đoạn 672 M12 và 672 E20”. Bản vẽ hướng tuyến được Sở Qui hoạch - Kiến trỳc phờ duyệt trờn bản đồ tỷ lệ 1/2000 ngày 9/1/2000, 1/500 ngày 7/6/2002 nhưng đến 23/5/2003 mới được duyệt.
Tư vấn ngoài (Trung tõm tư vấn thiết kế hạ tầng kiến trỳc đụ thị) thực hiện dự ỏn “Tạo thờm rónh thoỏt nước trờn đường Kim Liờn Xó Đàn số 974, 975, 984 ”. Hợp đồng lập 30/5/2003 và quyết định thời gian hoàn thành là 30 ngày sau khi hợp đồng cú hiệu lực
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
nhưng tư vấn nộp bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi lần 1 ngày 6/2/2004 đến cuối năm 2004 mới được thụng qua.
Cỏc dự ỏn mà Ban QLDA thực hiện đa số phải thụng qua cụng tỏc tư vấn, Vỡ vậy để hoàn thành cụng việc một cỏch tốt nhất thỡ Ban QLDA phải củng cố mối quan hệ với cỏc đơn vị tư vấn nội bộ lẫn tư vấn ngoài.
+ Đối với cỏc gúi thầu cú quy mụ lớn Ban QLDA phải thuờ tư vấn lập hồ sơ mời thầu.
Trong quỏ trỡnh tư vấn lập hồ sơ mời thầu, họ yờu cầu Ban QLDA cấp bản vẽ thi cụng, chi tiết vật tư thiết bị nhưng trong thực tế, cụng việc mua sắm nhiều khi bị chậm tiến độ do ngõn hàng yờu cầu nhiều thủ tục hành chớnh và do sai lệch trong thiết kế ban đầu. Do vậy, Ban QLDA chưa thể cung cấp catalogue vật tư thiết bị cho bờn tư vấn gõy chậm cụng tỏc lập hồ sơ mời thầu.
+ Cụng tỏc thẩm định bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi và thiết kế kỹ thuật của phũng thẩm định và thiết kế dự ỏn.
Ở Ban cú rất nhiều dự ỏn được thực hiện cựng thời điểm nờn chất lượng thẩm định khụng cao, cũn nhiều sai sút, dẫn đến việc phờ duyệt bổ sung, điều chỉnh và khối lượng cụng việc quỏ nhiều trong khi đú cỏn bộ làm cụng tỏc thẩm định cũn thiếu nờn làm chậm lại cỏc khõu tiếp theo.
Cỏc dự ỏn đều gặp khú khăn trong cụng tỏc xin cấp đất, giải phúng mặt bằng thi cụng, xin phộp đào hố đường và thoả thuận tuyến để phục vụ cho cụng tỏc tổ chức đấu thầu.
Hà Nội là thủ đụ, là khu vực cú mật độ dõn cư đụng, cú nhiều hoạt động chớnh trị - xó hội -kinh tế, văn hoỏ, nhiều hội nghị, hội thao diễn ra trong năm, vỡ thế hầu hết cỏc dự ỏn xõy dựng đều gặp khú khăn trong cụng tỏc đền bự giải phúng mặt bằng thi cụng. Cỏc dự ỏn mà Ban QLDA thực hiện thỡ việc xin thoả thuận tuyến là một trong những nguyờn nhõn làm chậm tiến độ. Nguyờn nhõn: lập bỏo cỏo khụng sỏt với thực tế, năng lực tư vấn cũn kộm, việc xin thoả thuận tuyến mất quỏ nhiều thời gian do thủ tục hành chớnh rườm rà. Cỏc tuyến đường chuẩn bị thực hiện phần lớn đó được cấp theo qui hoạch trong tương lai, một số tuyến khụng cú tớnh khả thi, dẫn đến việc phải xin thoả thuận lại gõy chậm trễ.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
Vớ dụ, dự ỏn “Xõy dựng nhà mỏy xử lý nước thải khu vực Bắc Thăng Long- Võn Trỡ”, Sở Qui hoạch - Kiến trỳc thoả thuận là cống nước ngầm trung tuyến chạy dọc theo đường qui hoạch chưa hỡnh thành trong khi đú yờu cầu cấp bỏch nờn việc xin thoả thuận lại bằng thay đổi thiết kế.
Trỡnh tự hoàn thiện một bộ hồ sơ xin cấp đất phải trải qua nhiều giai đoạn (thoả thuận địa điểm, lập bản đồ 1/500, xin chỉ giới đỏ,…), qua nhiều Ban ngành và cỏc cấp chớnh quyền làm cho dự ỏn bị kộo dài và những khoảng thời gian bị giỏn đoạn.
Cụng tỏc đền bự giải phúng mặt bằng hiện nay nhỡn chung hết sức khú khăn, và càng khú khăn hơn đối với cỏc dự ỏn lưới điện do dự ỏn trải dài trờn diện rộng, tuyến dõy thường đi qua nhiều địa bàn. Một vấn đề nổi cộm là đơn giỏ đền bự về đất của thành phố ỏp dụng cho dự ỏn chờnh lệch rất nhiều so với đơn giỏ thực tế trờn thị trường, nờn dõn khụng nhận tiền đền bự, ngoài ra sự chờnh lệch trong việc hỗ trợ dõn của cỏc dự ỏn liền kề cũng làm khú khăn cho việc đền bự, vớ dụ gúi thầu Dự ỏn vành đai 1 đoạn ễ chợ dừa –Hoàng cầu:
- Đó dự thảo 228/450 phương ỏn chuyển Ban bồi thường,được UBND quận Đống Đa phờ duyệt 157 phương ỏn với tổng kinh phớ 119 tỷ đồng,tổ chức trả tiền (30/116) phương ỏn nhận tiền với giỏ trị 23 tỷ đồng và 2 cơ quan với giỏ trị 4.3 tỷ đồng), 70 hồ sơ cũn lại Ban bồi thường đang thẩm định;Trong đú riờng kế hoạch năm 2011 giải ngõn 62 tỷ đồng trờn 50 tỷ đồng vượt kế hoạch 125%.
Việc khú khăn trong cỏc cụng tỏc trờn chậm được giải quyết, khụng thể chủ động được thời gian trong việc xin cỏc văn bản thoả thuận, nhiều địa điểm xõy dựng trạm biến ỏp khụng được giải quyết là một trong những nguyờn nhõn làm chậm tiến độ cụng tỏc tổ chức đấu thầu so với kế hoạch được duyệt.
Trỡnh tự trỡnh duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toỏn, kế hoạch, hồ sơ mời thầu, bỏo cỏo kết quả đấu thầu phải qua nhiều bước, nhiều thủ tục kộo dài.
Việc trỡnh duyệt tại Ban QLDA và Sở kế hoạch và đầu tư là một trong những nguyờn nhõn gõy chậm tiến độ của cỏc nghiệp vụ tiền đấu thầu, dự thời gian chậm trễ khụng lớn song phải nhận ra rằng: cơ cấu tổ chức, nhõn sự của BQLDA và Phũng ban cú chức năng trong Cụng ty (đặc biệt là Phũng chuẩn bị đầu tư và thực hiện dự ỏn ) cũn
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
chồng chộo nhõn sự cũn thiếu. Thờm vào đú, việc thực hiện nhiều dự ỏn cựng một lỳc gõy quỏ tải cụng việc, khụng những đối với Ban QLDA mà cũn đối với cỏc phũng ban khỏc.
Nguyờn nhõn là cú quỏ nhiều cấp quản lý, sự quỏ tải cụng việc của Ban QLDA và phũng Quản lý đấu thầu. Nhưng nguyờn nhõn sõu xa là do sự phõn cụng cụng việc khụng hợp lý và năng lực cỏn bộ của Ban QLDA cũn hạn chế.
Trong quỏ trỡnh tổ chức đấu thầu nhiều khi khụng thành cụng do khụng lựa chọn được Nhà thầu nào đỏp ứng tốt nhất cỏc yờu cầu của Ban QLDA. Do vậy, Ban QLDA phải bỏo cỏo lờn Giỏm đốc Ban xin tổ chức đấu thầu lại, điều đú làm ảnh hưởng đến tiến độ tổ chức đấu thầu.
Cụng tỏc đỏnh giỏ thầu đối với một số gúi thầu cũn kộo dài từ khi triển khai mở thầu đến lỳc cú kết quả phờ duyệt thường kộo dài hàng thỏng.
• Điều kiện thi cụng cụng trỡnh tại địa bàn Hà Nội gặp rất nhiều khú khăn: cỏc cụng tỏc như giải phúng mặt bằng, xin phộp đào hố đường, … kộo dài, thời gian thi cụng thường bị giỏn đoạn, thanh toỏn chậm, …nờn nhiều Nhà thầu khụng muốn vào làm tại địa bàn Hà Nội.đồng thời do hỡnh thức đấu thầu chủ yếu là cạnh tranh hạn chế nờn sẽ gặp khú khan hơn trong việc lựa chọn ra nhà thầu thật sự cú chất lượng tốt vỡ tớnh cạnh tranh trong cụng tỏc dấu thầu khụng thật sự cao.
• Cụng tỏc đỏnh giỏ hồ sơ dự thầu
- Theo qui định của Nhà nước thi điều kiện thắng thầu của cỏc Nhà thầu là khi đạt yờu cầu về năng lực tài chớnh, kỹ thuật và cú giỏ đỏnh giỏ thấp nhất. Bờn cạnh đú cũng phải xem xột đến tớnh hợp lệ của hồ sơ dự thầu. Trong đú quan trọng nhất là xem xột Nhà thầu cú đầy đủ giấy tờ phỏp lý như: Quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy phộp đăng ký kinh doanh, … vỡ trong giải phỏp nờu rừ phạm vi Nhà thầu được tham gia, cú phự hợp với yờu cầu của Ban QLDA và cũn hiệu lực hay khụng,… Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh xột thầu, tổ chuyờn gia hay gặp phải những trường hợp thiếu Giấy phộp đăng ký kinh doanh, vớ dụ trong gúi thầu “Lắp đặt 8 mỏy bơm nước ở nhà mỏy xử lý nước thải Bắc Thăng Long của nhà thầu Samwan bị loại vỡ khụng cú giấy phộp đăng ký kinh doanh lĩnh vực mà Ban QLDA tổ chức đấu thầu. Tỡnh huống trờn làm mất thời gian và cụng sức cho cỏc chuyờn gia của tổ xột thầu.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
- Trong khi tham dự cỏc gúi thầu, cỏc Nhà thầu cú thể thụng đồng với nhau. Đõy là trường hợp cú thể xảy ra vỡ số lượng cỏc Nhà thầu cú tờn trong danh sỏch hạn chế thi cụng cụng trỡnh thuộc nguồn vốn ODA khụng nhiều, cỏc Nhà thầu trở nờn quen thuộc nờn chỉ cần một vài thụng tin là họ cú thể biết ai đó mua hồ sơ mời thầu. Vỡ lợi ớch của chớnh mỡnh, họ cú thể bắt tay với nhau và làm cho cuộc đấu thầu khụng đạt được tớnh