Tất cả các dự án mà Ban đã tổ chức đấu thầu đều đợc tiến hành theo đúng quy trình đã đ- ợc quy định tại quy chế đấu thầu của Chính phủ, không những vậy Ban cũng luôn bám sát với thực tế để linh hoạt xử lý các tình huống có thể xảy ra. Vì vậy mà công tác tổ chức đấu thầu tại Ban vừa đảm bảo tính pháp lý đồng thời đáp ứng đợc các yêu cầu do thực tiễn đặt ra.
Quy trình tổ chức đấu thầu diễn ra nh sau:
u
Chuẩn bị đấu thầu
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
Trình duyệt
a) Chuẩn bị đấu thầu
Trớc khi công tác đấu thầu diễn ra thì Ban phải có một công tác chuẩn bị trớc đó. Công tác này bao gồm những công việc sau:
- Thành lập tổ chuyên gia
- Sơ tuyển (nếu có). Đối với đấu thầu tuyển chọn t vấn thì phải tiến hành lập danh sách ngắn.
- Lập hồ sơ mời thầu b) Tổ chức đấu thầu
- Gửi th hoặc thông báo mời thầu - Phát hành hồ sơ mời thầu - Chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Mở thầu, đỏnh giỏ HSDT
Thẩm định phờ duyệt kết quả đấu thầu Trỡnh duyệt kết quả đấu thầu
Cụng bố kết quả đấu thầu
Cụng bố kết quả đấu thầu
Hoàn thiện, phờ duyệt và kớ kết hợp đồng
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
- Giải đáp thắc mắc
- Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá chi tiết - Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu
c) Mở thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu:
- Đối với đấu thầu tuyển chọn t vấn hồ sơ sẽ đợc đánh giá về mặt kỹ thuật hoặc cả hai mặt kỹ thuật và tài chính. Sau khi đã lựa chọn đợc nhà thầu đáp ứng yêu cầu sẽ đi đến thơng thảo hoàn thiện hợp đồng. Đối với đấu thầu mua sắm hàng hoá hay đấu thầu xây lắp thì trớc tiên phải đánh giá sơ bộ sau đó mới tiến hành đánh giá chi tiết (bao gồm đánh giá kỹ thuật, đánh giá tài chính và thơng mại, xác định giá đánh giá), xếp hạng, đề nghị đơn vị trúng thầu.
d) Trình duyệt kết quả đấu thầu
Bảng 5: Thời gian thẩm định và trỡnh duyệt kết quả đấu thầu
Loại hồ sơ Thời gian thẩm định
Thời gian phờ
duyệt Tổng cộng
1- Kế hoạch đấu thầu
Dự ỏn nhúm A 30 theo quy chế làm việc của Chớnh phủ (khoảng 30 ngày) khoảng 60 ngày Dự ỏn nhúm B, C 20 07 27
2- Hồ sơ mời thầu Thời gian thẩm định và phờ duyệt
Hồ sơ mời thầu cỏc gúi thầu
quy mụ nhỏ (dưới 02 tỷ đồng)
10 10
- Hồ sơ mời thầu cỏc gúi thầu khỏc (từ 02 tỷ đồng trở lờn)
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
e) Thẩm định phê duyệt kết quả đấu thầu g) Công bố kết quả đấu thầu
h) Hoàn thiện, phê duyệt và ký hợp đồng a) Khỏi niệm hồ sơ mời thầu
HSMT là toàn bộ tài liệu bao gồm những thông tin cần thiết về một gói thầu do bên mời thầu lập. ở một mức độ nào đó, ta có thể so sánh đấu thầu nh một cuộc thi mà HSMT là đề thi, do đó đề thi phải đợc chuẩn bị cẩn thận, rõ ràng để chọn ra nhà thầu xứng đáng. Việc chuẩn bị tốt HSMT góp phần quan trọng vào sự thành công của công tác đấu thầu, trong thực tế không ít gói thầu đã không đạt đợc kết quả nh mong muốn do HSMT quá sơ sài khiến cho việc đánh giá các HSDT gặp nhiều khó khăn và không chính xác. Việc lập HSMT phải đảm bảo đợc sự chính xác về khối lợng, sát với thực tế nếu không sẽ dẫn đến việc làm tăng giá trị dự toán, gây thiệt hại cho chủ đầu t. Chính vì tầm quan trọng của việc lập HSMT nên trong công tác tổ chức đấu thầu MPMU đặc biệt chú ý đến việc lựa chọn các thành viên của tổ chuyên gia xét thầu. Đó là những cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có năng lực và kinh nghiệm, nhờ đó mà công tác tổ chức đấu thầu của Ban quản lý các dự án trọng điểm và phỏt triển đụ thị thành phố Hà Nội luôn đạt kết quả tốt đáp ứng yêu cầu của chủ đầu t. Nhõn viờn trong tổ xột thầu sẽ chủ yếu lấy từ phũng Kế hoạch- đầu tư và phũng Thực hiện dự ỏn sang, những người này sẽ cú vai trũ quan trọng trong việc xột duyệt và lựa chọn hồ sơ thầu.
Thành phần của tổ chuyên gia: tuỳ theo tích chất và mức độ phức tạp của gói thầu, thành phần của Tổ chuyên gia cần bao gồm các chuyên gia về:
- Kỹ thuật, công nghệ; - Tài chính, thơng mại;
- Pháp lý và các vấn đề khác (nếu cần);
Tổ trởng tổ chuyên gia có trách nhiệm điều hành công việc, tổng hợp và chuẩn bị các báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu hoặc tài liệu có liên quan khác.
+Tiêu chuẩn đối với thành viên tổ chuyên gia: - Am hiểu về pháp luật đấu thầu;
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
- Am hiểu về các nội dung cụ thể của gói thầu;
- Có kinh nghiệm trong công tác quản lý thực tế hoặc nghiên cứu; +Trách nhiệm và quyền hạn của tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu bao gồm:
- Chuẩn bị các tài liệu pháp lý, soạn thảo HSMT - Tiếp nhận và quản lý HSDT
- Phân tích, đánh giá, so sánh và xếp hạng các hồ sơ dự thầu theo tiêu chuẩn đánh giá đợc nêu trong HSMT và tiêu chuẩn đánh giá trớc khi mở thầu;
- Tổng hợp tài liệu về quá trình đánh giá xét chọn nhà thầu và lập báo cáo xét thầu; - Có trách nhiệm phát biểu trung thực, khách quan ý kiến của mình bằng văn bản với bên mời thầu trong quá trình phân tích, đánh giá, xếp hạng các hồ dự thầu và chịu trách nhiệm trớc pháp luật về ý kiến của mình. Đợc quyền bảo lu ý kiến để cấp trên xem xét;
- Có trách nhiệm bảo mật thông tin, không đợc cộng tác với nhà thầu dới bất kỳ hình thức nào;
- Không tham gia thẩm định kết quả đấu thầu
+Quy chế làm việc của tổ chuyên gia: do yêu cầu của mỗi gói thầu đặt ra là rất khắt khe đòi hỏi Ban phải đa ra quy chế làm việc cho tổ chuyên gia nhằm phát huy đối đa tính u việt của việc tổ chức đấu thầu:
- Nghiêm chỉnh chấp hành thời gian làm việc theo quy định chung và sẵn sàng làm thêm ngoài giờ khi lãnh đạo yêu cầu.
- Các thành viên phải hoàn thành công việc đợc giao đúng thời hạn quy định trong quá trình xét thầu; trong quá trình xét thầu không tiếp xúc với ứng ngoại thầu trừ trờng hợp phải làm rõ đơn thầu và đợc Giỏm đốc Ban cho phép. Chế độ trao đổi thông tin nội bộ thực hiện dới sơ đồ:
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
- Không tự ý mang tài liệu, đĩa mềm ... ra vào phòng làm việc trừ trờng hợp có sự đồng ý của Tổ trởng. Không trao đổi, thông báo mọi thông tin liên quan đến nội dung xét thầu với bên ngoài và cả trong cơ quan, trừ các cán bộ có trách nhiệm đợc Giám đốc Ban chỉ định.
- Trong quá trình xem xét các đơn thầu, việc chọn lọc, tổng hợp đánh giá báo cáo các thông tin phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, khách quan vô t đặc biệt lu ý đối với các tài liệu sử dụng tiếng nớc ngoài. Phải tự chứng minh đợc các thông tin sử dụng trong báo cáo.
- Tổ trởng tổ chọn thầu làm việc dới sự chỉ đạo của Giám đốc Ban và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Ban về kết quả làm việc của tổ xét thầu. Tổ phó và các tổ viên làm việc dới sự chỉ đạo của tổ trởng và chịu trách nhiệm trớc tổ trởng về kết quả làm việc của mình.
Trong quá trình xem xét các HSDT tổ chuyên gia dựa trên những quy định đợc ghi trong quy chế đấu thầu và điều kiện cụ thể của từng gói thầu mà đánh giá các HSDT một cách khách quan và lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất với những yêu cầu của gói thầu. Sự hoạt động tích cực của tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu tại PMU đã đem lại những kết quả to lớn đối với công tác tổ chức đấu thầu.
Việc đánh giá HSDT đợc tổ chuyên gia xem xét, phân tích sau đó đa ra những kết luận chính xác. Trớc hết là việc đánh giá sơ bộ HSDT nhằm loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, sau đó là việc đánh giá chi tiết HSDT, các nhà thầu đạt điểm tối thiểu từ
GIÁM ĐỐC BAN
Tổ tr ởng/Tổ phó
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
70% tổng số điểm kỹ thuật trở lên sẽ đợc chọn vào danh sách ngắn. Tiếp đến tổ chuyên gia sẽ tiến hành đánh giá về mặt tài chính, thơng mại
b) Vớ dụ 1 hồ sơ mời thầu xõy lắp
HỒ SƠ MỜI THẦU
Dự ỏn : Phỏt triển cơ sở hạ tầng Bắc Thăng Long – Võn Trỡ
Gúi thầu : Xõy dựng nhà mỏy cấp nước, cụng suất 50 nghỡn m3/ngày, đờm gồm 8 giếng khai thỏc nội đồng và 8 giếng khai thỏc ngoài đờ
Chủ đầu tư : Ban Quản lý dự ỏn trọng điểm và phỏt triển đụ thị thành phố HN
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
Đại diện hợp phỏp của bờn mời thầu
(Ghi tờn, chức danh, ký tờn và đúng dấu)
MỤC LỤC
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
Phần thứ nhất. Yờu cầu về thủ tục đấu thầu... 5
Chương I. Chỉ dẫn đối với nhà thầu ... 5 A. Tổng quỏt... 5 B. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu... 6 C. Nộp hồ sơ dự thầu... 10 D. Mở thầu và đỏnh giỏ hồ sơ dự thầu... 14
12 E. Trỳng thầu ... 15
Chương II. Bảng dữ liệu đấu thầu... 19
Chương III. Tiờu chuẩn đỏnh giỏ và nội dung xỏc định giỏ đỏnh giỏ... 26
Chương IV. Biểu mẫu dự thầu ... 33 Mẫu số 1. Đơn dự thầu... 33 Mẫu số 2. Giấy ủy quyền... 34 Mẫu số 3. Thỏa thuận liờn danh... 35 Mẫu số 4. Bảng kờ khai mỏy múc thiết bị thi cụng... 37 Mẫu số 5. Bảng kờ khai dụng cụ, thiết bị thớ nghiệm kiểm tra... 38 Mẫu số 6A. Danh sỏch cỏc nhà thầu phụ quan trọng... 38 Mẫu số 6B. Phạm vi cụng việc sử dụng nhà thầu phụ... 39 Mẫu số 7A. Danh sỏch cỏn bộ chủ chốt điều hành thi cụng tại cụng trường... 39 Mẫu số 7B. Bản kờ khai năng lực kinh nghiệm cỏn bộ chủ chốt điều hành... 40 Mẫu số 8A. Biểu tổng hợp giỏ dự thầu... 41 Mẫu số 8B. Biểu chi tiết giỏ dự thầu... 42 Mẫu số 9A. Bảng phõn tớch đơn giỏ dự thầu (đơn giỏ xõy dựng chi tiết)... 43 Mẫu số 9B. Bảng phõn tớch đơn giỏ dự thầu (đơn giỏ xõy dựng tổng hợp)... 44 Mẫu số 10. Bảng tớnh giỏ vật liệu trong đơn giỏ dự thầu... 44 Mẫu số 11. Kờ khai cỏc hợp đồng đang thực hiện của nhà thầu... 45 Mẫu số 12. Hợp đồng tương tự do nhà thầu thực hiện... 46 Mẫu số 13. Kờ khai túm tắt về hoạt động của nhà thầu... 47 Mẫu số 14. Kờ khai năng lực tài chớnh của nhà thầu... 48 Mẫu số 15. Bảo lónh dự thầu... 50
Phần thứ hai. Yờu cầu về xõy lắp... 51
Chương V. Giới thiệu dự ỏn và gúi thầu... 51
Chương VI. Bảng tiờn lượng... 52
Chương VII. Yờu cầu về tiến độ thực hiện... 54
Chương VIII. Yờu cầu về mặt kỹ thuật... 55
Chương IX. Cỏc bản vẽ... 56
Phần thứ ba. Yờu cầu về hợp đồng... 57
Chương X. Điều kiện chung của hợp đồng... 57
Chương XI. Điều kiện cụ thể của hợp đồng ... 67
Chương XII. Mẫu về hợp đồng... 73 Mẫu số 16. Hợp đồng... 73 Mẫu số 17. Bảo lónh thực hiện hợp đồng... 77 Mẫu số 18. Bảo lónh tiền tạm ứng... 78
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
YấU CẦU VỀ THỦ TỤC ĐẤU THẦU
Chương I
CHỈ DẪN ĐỐI VỚI NHÀ THẦU
A. TỔNG QUÁT Mục 1. Nội dung đấu thầu
1. Bờn mời thầu mời nhà thầu tham gia đấu thầu gúi thầu xõy lắp thuộc dự ỏn nờu tại BDL. Tờn gúi thầu và nội dung cụng việc chủ yếu được mụ tả trong BDL.
2. Thời gian thực hiện hợp đồng được quy định trong BDL.
Mục 2. Nguồn vốn
Nguồn vốn để thực hiện gúi thầu được quy định trong BDL.
Mục 3. Điều kiện tham gia đấu thầu
1. Cú tư cỏch hợp lệ như quy định trong BDL;
2. Chỉ được tham gia trong một HSDT với tư cỏch là nhà thầu độc lập hoặc là nhà thầu liờn danh. Trường hợp liờn danh phải cú văn bản thỏa thuận giữa cỏc thành viờn theo Mẫu số 3 Chương IV, trong đú quy định rừ thành viờn đứng đầu liờn danh, trỏch nhiệm chung và trỏch nhiệm riờng của từng thành viờn đối với cụng việc thuộc gúi thầu;
3. Đỏp ứng yờu cầu của bờn mời thầu nờu trong thụng bỏo mời thầu (trường hợp đấu thầu rộng rói) hoặc thư mời thầu (trường hợp đấu thầu hạn chế hoặc đấu thầu rộng rói cú sơ tuyển);
4. Bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu như quy định trong BDL;
5. Đảm bảo điều kiện năng lực hoạt động xõy dựng theo phỏp luật về xõy dựng.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
1. Vật tư, thiết bị đưa vào xõy lắp cụng trỡnh phải cú xuất xứ rừ ràng, hợp phỏp và theo những yờu cầu khỏc nờu tại BDL. Nhà thầu phải nờu rừ xuất xứ của vật tư, thiết bị; ký mó hiệu, nhón mỏc (nếu cú) của sản phẩm.
2. Xuất xứ của vật tư, thiết bị được hiểu là quốc gia hoặc vựng lónh thổ mà vật tư, thiết bị được sản xuất, chế tạo hoặc tại đú thụng qua việc chế biến, lắp rỏp, chế tạo bổ sung để tạo thành một sản phẩm được cụng nhận về mặt thương mại nhưng cú sự khỏc biệt đỏng kể về bản chất so với cỏc chi tiết cấu thành nú.
3. Nhà thầu phải cung cấp cỏc tài liệu để chứng minh tớnh phự hợp (đỏp ứng) của vật tư, thiết bị theo yờu cầu được quy định trong BDL.
Mục 5. Chi phớ dự thầu
Nhà thầu phải chịu mọi chi phớ liờn quan đến quỏ trỡnh tham gia đấu thầu, kể từ khi nhận HSMT cho đến khi thụng bỏo kết quả đấu thầu, riờng đối với nhà thầu trỳng thầu tớnh đến khi ký hợp đồng.
Mục 6. HSMT và giải thớch làm rừ HSMT
1. HSMT bao gồm cỏc nội dung được liệt kờ tại Mục lục của HSMT này và bản vẽ thiết kế. Việc kiểm tra, nghiờn cứu cỏc nội dung của HSMT để chuẩn bị HSDT thuộc trỏch nhiệm của nhà thầu.
2. Trường hợp nhà thầu muốn được giải thớch làm rừ HSMT thỡ phải gửi văn bản đề nghị đến bờn mời thầu theo địa chỉ và thời gian ghi trong BDL (nhà thầu cú thể thụng bỏo trước cho bờn mời thầu qua fax, e-mail…). Sau khi nhận được văn bản yờu cầu làm rừ HSMT theo thời gian quy định trong BDL, bờn mời thầu sẽ cú văn bản trả lời và gửi cho tất cả cỏc nhà thầu nhận HSMT.
Trong trường hợp cần thiết, bờn mời thầu tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong HSMT mà cỏc nhà thầu thấy chưa rừ. Nội dung trao đổi sẽ được bờn mời thầu ghi lại thành văn bản làm rừ HSMT gửi cho tất cả nhà thầu nhận HSMT.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
1. Trường hợp cần thiết, bờn mời thầu hướng dẫn nhà thầu đi tham quan, khảo sỏt hiện trường theo quy định tại BDL. Chi phớ tham quan, khảo sỏt hiện trường để phục vụ cho việc lập HSDT thuộc trỏch nhiệm của nhà thầu.
2. Bờn mời thầu khụng chịu trỏch nhiệm phỏp lý về những rủi ro đối với nhà thầu phỏt sinh từ việc khảo sỏt hiện trường như tai nạn, mất mỏt tài sản và cỏc rủi ro khỏc.