7. Kết luận:
4.4.1. Yêu cầu khách hàng làm thủ tục thanh toán ban đầu
Đối với khách hàng quen thuộc lâu năm của công ty, trong tất cả hợp đồng hiện nay được ký kết, phương thức thanh toán luôn là T/T trả sau, nên ở bước này công ty không cần làm, chỉ cần tập trung chuẩn bị hàng hóa đúng yêu cầu trong hợp đồng của phía đối tác
Đối với các khách hàng mới thực hiện giao dịch lần đầu, công ty sử dụng phương pháp thanh toán bằng L/C.
Với phương thức thanh toán bằng L/C, công ty sẽ đợi bên đối tác mở L/C thường trong khoảng thời gian từ 10 - 15 ngày. Khi nhận được thông báo L/C và bản chính L/C từ ngân hàng, công ty sẽ tiến hành kiểm tra L/C, công việc ở giai đoạn này thường do nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện kiểm tra ở một số nội dung sau:
- Số hiệu, địa điểm và thời gian mở L/C
- Tên ngân hàng tiến hành việc mở L/C, xem xét độ tin cậy và uy tín của ngân hàng này, nếu không cần có yêu cầu xác nhận.
- Tên địa chỉ của từng ngân hàng có liên quan
- Tên bên nhận thụ hưởng từ L/C, xem xét xem có đúng như hợp đồng đã ghi
- Số tiền L/C và loại L/C
- Thời gian và địa điểm hết hiệu lực của L/C - Các quy định về vấn đề giao hàng:
+ Thời gian giao hàng: cán bộ phụ trách sẽ kiểm tra xem thời gian giao hàng đã hợp lý chưa, có cần xem xét thêm gì hay không, nếu cần thiết thì tiến hàng tu chỉnh L/C
+ Xem xét xem ngân hàng mở L/C có cho phép việc chuyển tải tại Cảng nào hay không, nếu không thì công ty không thực hiện
+ Xem xét Cảng đi Cảng đến đã đúng như quy định hợp đồng hay không.
42
+ Mô tả hàng hóa có đúng với thực tế quy định hay không
+ Bộ chứng từ Ngân hàng yêu cầu là gì. Thường bộ chứng từ Ngân hàng yêu cầu gồm có
* Hối phiều 1 bản
* Vận đơn 2 bản chính
* Hóa đơn thương mại 2 bản chính * Phiếu đóng gói 2 bản chính * Giấy chứng nhận xuất xứ 1 bản chính
Còn một số giấy tờ chứng nhận về số lượng, chất lượng chỉ nộp khi được yêu cầu.
Nếu L/C có những sai sót hay bất lợi cho công ty, công ty sẽ tiến hành xem xét và yêu cầu đối tác cùng với ngân hàng nhập khẩu tiến hành tu chỉnh L/C, thông thường một số ít trường hợp công ty gặp phải bắt buộc phải tu chỉnh L/C là do:
- Công ty cần gia hạn thêm thời gian giao hàng
- Mô tả hàng hóa chưa đúng với thực tế hàng hóa được yêu cầu trong hợp đồng
- L/C có những quy định không phù hợp thực tế