7. Kết luận:
2.1.3. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất khẩu - với tư cách là một bên ký kết - phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm được quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị.
Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các bước sau:
2.1.3.1. Xin giấy phép xuất khẩu
Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu, bởi khi có giấy phép xuất khẩu thì đơn vị xuất khẩu mới có thể xin cấp các loại giấy chứng nhận cần có trong bộ chứng từ thanh toán. Ngoài ra giấy phép xuất khẩu còn là cơ sở làm thủ tục hải quan.
Theo quy định, trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp phải có giấy phép của Bộ Thương mại.
Bộ hồ sơ xin giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu: - Đơn kinh doanh xuất nhập khẩu (theo mẫu)
- Quyết định thành lập doanh nghiệp (bản sao có công chứng) - Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh (bản sao công chứng)
14
- Giấy xác nhận về vốn ứng với loại hình kinh doanh của doanh nghiệp - Điều lệ tổ chức và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp của doanh nghiệp đã được Bộ hoặc Ủy ban nhân dân tỉnh thành phố chủ quản duyệt.
- Bản sao văn bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành của các cán bộ quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được bộ hồ sơ hợp lệ, Bộ Thương mại sẽ cấp giấy phép xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp, hoặc trả lời bằng văn bản lý do không chấp nhận việc cấp giấy chứng nhận kinh doanh xuất nhập khẩu
2.1.3.2. Người mua làm thủ tục thanh toán ban đầu
Thanh toán là một mắc xích trọng yếu trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Người xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc được thanh toán. Với mỗi phương thức thanh toán cụ thể những công việc bước đầu khâu này sẽ khác nhau
- Nếu thanh toán bằng L/C, người xuất khẩu cần: + Nhắc nhở người mua mở L/C đúng yêu cầu + Kiểm tra L/C
Nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng, còn không phù hợp thì thông báo ngay cho người mua và ngân hàng mở L/C để điều chỉnh cho đến khi phù hợp thì tiến hành giao hàng.
- Nếu thành toán bằng TT trả trước: nhắc nhở người mua chuyển tiền đầy đủ và đúng hạn. Chờ ngân hàng báo “CÓ” rồi mới tiến hành giao hàng.
- Nếu thanh toán bằng TT trả sau: người bán phải giao hàng rồi mới thực hiện những công việc của khâu thanh toán
2.1.3.3. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
- Đối với những đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu: cần nghiên cứu kỹ thị trường, sản xuất những hàng hóa có chất lương, mẫu mã, kiểu dáng… phù hợp với thị hiếu của người mua. Hàng sản xuất xong cần được kiểm tra chất lượng kỹ lưỡng, kẻ ký hiệu rõ ràng… đáp ứng đầy đủ quy định của hợp đồng
- Đối với những đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu:
Những đơn vị này cần phải chủ động tìm nguồn hàng, khai thác triệt để các nguồn hàng xuất khẩu bằng nhiều hình thức phong phú:
15
+ Thu mua hàng theo nghĩa vụ và thu mua khuyến khích ngoài nghĩa vụ + Đầu tư trực tiếp để sản xuất hàng xuất khẩu
+ Gia công + Đổi hàng
+ Bán nguyên liệu mua thành phẩm + Đặt hàng
- Tiếp theo công việc ký kết hợp đồng với nhà sản xuất là việc tiếp nhận hàng để xuất khẩu, kiểm tra phù hợp với quy định được ký kết với khách hàng nước ngoài.
2.1.3.4. Ki m tra hàng hóa xuất khẩu
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng.... Nếu hàng xuất khẩu là động, thực vật, thực phẩm thì còn phải kiểm dịch...
Hồ sơ yêu cầu giám định/ kiểm dịch bao gồm: - Giấy yêu cầu giám định/ kiểm dịch
- Hợp đồng và phụ kiện hợp đồng - L/C và tu chỉnh L/C (nếu có)
2.1.3.5. Thuê tàu lưu cước
Nếu xuất khẩu theo điều nhóm E và F thì người nhập khẩu phài thuê phương tiện vận chuyển. Nếu xuất khẩu theo điều kiện nhóm C thì người xuất khẩu phải thuê phương tiện chuyên chở.
Tùy trường hợp cụ thể người xuất khẩu lựa chọn một trong các phương pháp thuê tàu:
- Thuê tàu chợ (liner)
- Thuê tàu chuyến (voyage charter)
2.1.3.6. Làm thủ tục hải quan
- Khai báo hải quan hàng xuất khẩu:
Hàng hóa xuất khẩu được thực hiện chậm nhất là 8 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở hải quan.
16
+ Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu: 2 bản chính
+ Hợp đồng ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương: 1 bản sao + Hóa đơn thương mại nếu hàng thược đối tượng chịu thuế: 1 bản chính - Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu:
Hàng hóa có thể được kiểm tra tại cửa khẩu, địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu, hoặc địa điểm khác do Tổng Cục Hải Quan quy định trong trường hợp cần thiết
+ Kiểm hóa: đối chiếu tờ khai, các giấy tờ khác và căn cứ vào hàng hóa thực hiện để xem xét chủ hàng có khai đúng hay không. Việc kiểm hóa này có thể có sự chứng kiến của chủ hàng. Ngày giờ đăng ký kiểm tra hàng hóa ghi rõ trong tờ khai hải quan. Việc kiểm hóa có thể tiến hàng tại kho của chủ hàng hoặc tại ga, tại cảng
+ Kiểm tra thực tế: được thực hiện đồng thời với việc giao hàng, trong quá trình bốc hàng xuống tàu. Hải quan cửa khẩu đối chiếu lại lần cuối cùng hàng hóa và chứng từ, giám sát việc giao hàng lên tàu
- Nộp thuế và nộp lệ phí:
+ Nộp thuế: Sau khi kiểm tra hàng, thì tính thuế và thông báo số thuế phải nộp cho chủ hàng. Thời hạn nộp thuế là 15 ngày kể từ ngày thông báo chính thức số thuế phải nộp
2.1.3.7. Giao hàng cho người vận tải
- Đường biển: chủ hàng phải căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập “Bảng kê hàng chuyên chở” (cargo list) gồm các mục chủ yếu: consignee, B/L number, description of cargoes, ... Trên cơ sở đó khi lưu cước hãng tàu lập S/O (Shipping order) và lên sơ đồ sắp xếp hàng lên tàu làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gửi hàng, tính các chi phí có lien quan. Để bảo đảm an toàn cho hàng hóa, chủ hàng cần yêu cầu tàu cho xem cargo plan đề xem hàng mình đã được xếp an toàn hay chưa. Việc giao hàng xếp hàng do cảng đảm nhận và chủ hàng chịu chi phí
Trong quá trình giao hàng lên tàu, nhân viên kiểm diện của cảng luôn theo dõi hàng trên cơ sở chứng từ và số lượng hàng hóa thức tế giao lên tàu, lập giấy kiểm nhận hàng với tàu – tally report, trên tàu cũng có nhân viên kiểm kiện lập Tally sheet. Sau khi xếp hàng xong, cảng và tàu lập biên bản tổng kết giao hàng nhận hàng và lập hồ sơ hàng đã xếp lên tàu cho người gửi hàng. Thuyền phó sẽ cấp cho chủ hàng biên lai thuyền phó xác nhận hàng đã nhận xong. Sau đó chủ hàng sẽ đổi Maste’s receipt lấy B/L
17
- Đường hàng không hoặc ô tô: người xuất khẩu sau khi ký hợp đồng vận chuyển sẽ giao hàng cho người vận chuyển, cuối cùng lấy vận đơn. Ở Việt Nam thì gửi hàng bằng đường hàng không chủ yếu thực hiện qua các công ty, đại lý giao nhận vận tải....
- Đường sắt: người xuất khẩu giao hàng cho đường sắt (hàng lẻ) hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên xe rồi giao cho đường sắt (hàng nguyên toa) và cuối cùng nhận vận đơn đường sắt.
- Gửi hàng bằng container: có hai phương thức + Gừi hàng đầy/ nhận đầy container FCL/FCL + Gửi hàng lẻ/ nhận lẻ LCL/LCL
2.1.3.8. Mua bảo hi m
Khi xuất khẩu theo các điều kiện CIF, CIP hoặc nhóm D thì người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Để mua bảo hiểm cần:
- Chọn điều kiện mua bảo hiểm: phải mua theo đúng điều kiện thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu không quy định thì chỉ cần mua điều kiện tối thiểu
- Làm giấy yêu cầu bảo hiểm: điền đầy đủ các thông tin cần thiết để được bảo hiểm
- Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm
2.1.3.9. Lập chứng từ thanh toán
Sau khi giao hàng, người xuất khẩu nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán trình ngân hàng để đòi tiền hàng. Yêu cầu của bộ chứng từ phải chính xác và phù hợp với L/C cả nội dung và hình thức (thanh toán bằng L/C). Nếu thanh toán bằng các phương thức khác thì theo yêu cầu của hợp đồng hoặc ngân hàng.
Bộ chứng từ thanh toán gồm phương tiện thanh toán (thường là hối phiếu) và các chứng từ gửi hàng.
2.1.3.10. Giải quyết khiếu nại
Nếu có khiếu nại của người mua cần xem xét: khiếu nại có gửi đúng thời hạn hay không, hồ sơ khiếu nại có đầy đủ không.
Cách giải quyết:
- Khiếu nại về chắc lượng: thay thế, giảm giá, sửa chửa - Khiếu nại về số lượng: giao bổ sung, hoàn trả lại.
18
(Theo Quan Minh Nhựt và Lê Trần Thiên Ý (2011, trang 45))