C n c theo báo cáo c a COSO 2004 đ kh o sát h th ng KSNB t i các doanh nghi p s n xu t bao bì carton trên đa bàn TP.HCM nh m tìm hi u, phân tích và đánh giá h th ng ki m soát n i b đ đ a ra nh ng u đi m và t n t i doanh nghi p t đó đ a ra nh ng gi i pháp nh m hoàn thi n h th ng ki m soát n i b phù h p v i đ c đi m s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p.
2.2.1.2. Ph ng pháp kh o sát
Ho t đ ng kh o sát đ c th c hi n d i hình th c s d ng b ng câu h i g i đ n 16 doanh nghi p s n xu t bao bì trên đa bàn TP.HCM (ph l c 01). Các DN kh o sát có lo i hình kinh doanh nh sau
B ng 2.1: B ng li t kê lo i hình doanh nghi p kh o sát
Lo i hình S l ng Công ty c ph n 7 Công Ty TNHH 5 Công ty t nhân 2 C s s n xu t 2 T ng c ng 16
B ng câu h i g m 85 câu h i (ph l c 02), đ c thi t k d a trên các tiêu chí đánh giá c a 8 nhân t c u thành h th ng ki m soát n i b theo báo cáo COSO 2004, các đ c đi m c b n c a các doanh nghi p s n xu t bao bì và g i tr c ti p đ n doanh nghi p. i l ng kh o sát là nh ng ng i có ch c v và nhân viên đang làm vi c t i doanh nghi p.
2.2.2. Th c tr ng v h th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p s n xu t bao bì trên đa bàn TP.HCM bao bì trên đa bàn TP.HCM
2.2.2.1. Th c tr ng v môi tr ng ki m soát 2.2.2.1.1. Tính chính tr c và giá tr đ o đ c
¬ u đi m:
Trong đi u ki n h i nh p kinh t qu c t và c nh tranh gay g t nh hi n nay thì v n hóa doanh nghi p tr thành v n đ đ c các DN quan tâm. Bên c nh đó, m t h th ng ki m soát n i b h u hi u ph thu c r t l n vào tính chính tr c và ý th c xây d ng môi tr ng v n hóa chuyên nghi p, mang nh ng giá tr đ o đ c t các các nhà qu n lý c p cao.
Theo k t qu kh o sát cho th y, t t c các DNSX bao bì trên đa bàn TP.HCM đ u r t quan tâm đ n v n đ xây d ng tính chính tr c và chu n m c đ o đ c cho toàn th nhân viên. G n 90% doanh nghi p th c thi tính chính tr c và đ o đ c trong c l i nói và
vi c làm. Trong đó 88% DN xây d ng các v n đ này d i d ng l i nói và 38% DN xây d ng d i d ng v n b n. Các v n b n th ng là n i quy công ty, th a c lao đ ng t p th quy đ nh trách nhi m và ngh a v mà ng i nhân viên c n ph i ch p hành t i doanh nghi p. Ho c l i nói là nh ng v n hóa ng x trong đ i s ng h ng ngày hay s h p tác, s trao đ i gi a ng i lao đ ng và nhà qu n lý trong công vi c c ng là m t hình th c đ doanh nghi p truy n đ t và h ng d n c th các yêu c u v đ o đ c, giúp ng i lao đ ng phân bi t hành vi nào là vi ph m, hành vi nào đ c khuy n khích. Do đó, n u ng i lao đ ng vi ph m đ u b x lý v i t ng m c k lu t khác nhau. M c k lu t cao nh t s b sa th i và n u gây h u qu nghiêm tr ng s có th b truy t ra pháp lu t.
C ng theo kh o cho th y 69% doanh nghi p th hi n s kiên đnh và ý th c b o v tính chính tr c, đ o đ c m c dù có áp l c t thu và các nhân t khó kh n khác. Bên c nh ý th c c a b n thân, các nhà qu n lý c p cao còn mu n phát tri n r ng rãi tính chính tr c vào đ o đ c cho toàn doanh nghi p. Ngoài nh ng quy đnh c th v trách nhi m c a ng i nào đ ng, nhà qu n lý còn có nh ng chính sách khuy n khích nhân viên. Theo kh o sát, 88% doanh nghi p th ng khen th ng nhân viên khi h có ý th c và trách nhi m đ i v i công vi c c a mình. Trong đó 69% ng i lao đ ng đ c khen th ng, bi u d ng còn 19% còn l i đ c khuy n khích c th b ng v t ch t.
¬ T n t i
62% doanh nghi p còn ch a quy đnh c th tính chính tr c và chu n m c đ o đ c đ n toàn th nhân viên b ng v n b n mà ch thông qua l i nói. L i nói ch mang tính nh t th i, không có s quy đnh rõ ràng và thi u s ràng bu c. i u này d d n đ n sai ph m. Bên c nh đó, 19% DN v n ch a có quy đnh rõ ràng v hình th c x ph t đ i v i hành vi vi ph m c a ng i lao đ ng. Và c ng trong 81% doanh nghi p còn l i, khi đ c ph ng v n thêm c ng cho bi t hình th c x ph t ch a tri t đ mà ch mang tính chung chung và c m tính. Trong th c t , v n đ đ o đ c ch m i đ c nhân viên th c hi n d i s t giác trong công vi c c a mình.
Vi c DN b áp l c t thu ho c các nguyên nhân bên ngoài d n đ n vi c hành x trái pháp lu t c ng làm nh h ng đ n tính chính tr c và đ o đ c c a doanh nghi p. S
li u kh o sát thu đ c là 31% c ng là con s quan tâm khi m t s nhà đ ng đ u DN l i có ý đnh vi ph m đ đ t đ c m c tiêu kinh doanh c a mình.
2.2.2.1.2. m b o v n ng l c nhân viên
¬ u đi m:
Xét ph m vi c a doanh nghi p, nhân viên gi i luôn là m t nhân t quan tr ng cho s thành công c a chính nó. “Nhân viên gi ng nh đi m t a c a đòn b y” - Kate Lorenz, chuyên gia kinh t c a Hãng t v n ngh nghi p kinh doanh CareerBuilder đã đ a ra ý ki n c a mình nh v y. Và qu th t, đ i v i m i doanh nghi p b t k quy mô nào, nhân viên gi i luôn đ c xem nh l c l ng nòng c t t o nên giá tr gia t ng cho doanh nghi p, làm n n t ng cho nh ng ho t đ ng th c ti n c a doanh nghi p, đ ng th i c ng là đ i ng t o nên s c m nh ti m n và s c b t cho chính doanh nghi p mà h đang c ng hi n. i u đó có ngh a r ng, đ i v i doanh nghi p, nhân tài chính là “tài s n đ ra tài s n”. B i l , m t khi đ i ng nhân viên gi i y đ c đ u t đúng m c trong công tác đ ng viên, khuy n khích, khen th ng và đào t o s có th đóng góp nhi u h n cho doanh nghi p. Doanh thu c ng nh l i nhu n c a doanh nghi p s gia t ng theo c p s nhân tính trên m i đ u đ n v nhân viên gi i.
¬ T n t i
Do đ c đi m là ngành s n xu t nên ph n l n ng i lao đ ng là gi i công nhân v i trình đ còn th p. Trình đ v n hóa ch t ph trung h c tr xu ng. M t s nhân viên đ ng máy in chuyên nghi p và hi n đ i có trình đ k s , tuy nhiên s l ng không đáng k . Do đó, nh n th c v i các chính sách và quy đnh c a công ty còn th p. Ng i lao đ ng v n ch a tuân th đ y đ các n i quy doanh nghi p, m t s tr ng h p vi ph m các nguyên t c an toàn lao đ ng và không nh n th c đ c các m c đ b x ph t cho đ n khi vi ph m và nh n quy t đnh t doanh nghi p.
C ng v i đ c đi m ngh nghi p trên, doanh nghi p th ng t p trung đào t o cho ng i lao đ ng là gi i công nhân v i các l p nâng cao tay ngh . Các b ph n khác đ c bi t là gi i v n phòng nh k toán, nhân s thì không có nhi u ch ng trình đào t o ho c có ch dành cho tr ng phòng ho c k toán tr ng.
2.2.2.1.3. H i đ ng Qu n tr và y ban Ki m toán
¬ u đi m
H i đ ng qu n tr và ban ki m soát là nh ng thành viên có n ng l c và chuyên môn đ c t p đoàn b nhi m nh m giám sát công tác qu n tr c a nhà qu n lý trong doanh nghi p đ ng th i có vai trò quan tr ng trong vi c th c hi n các m c tiêu c a h th ng ki m soát n i b
K t qu kh o sát cho th y có 44% doanh nghi p quan tâm đ n vi c thi t l p ban ki m soát, ch y u t p trung các công ty c ph n. Các DN nh còn l i còn h n ch v quy mô ho t đ ng và v n, đ ng th i s l ng nhân viên c ng t ng đ i ít nên th ng không thi t l p ban ki m soát. Bên c nh đó c ng có m t s doanh nghi p không b t bu c có ban ki m soát nên không thành l p. K t qu c ng cho th y các H QT các DN trên đ u nh n th c đ c t m quan tr ng c a KSNB nên 44% DN đ u đánh cao vai trò này.
H i đ ng qu n tr và BKS theo đánh giá đ u là nh ng ng i có trình đ , đ c đào t o v chuyên môn và có kinh nghi m lâu n m v ngành s n xu t bao bì.
25% H QT trong s li u kh o sát ti n hành h p đnh k hàng tháng còn l i ch y u là h p hàng quý, hàng n m. Các biên b n h p đ u đ c ghi đ y đ n i dung góp ph n cho công tác giám sát các m c tiêu ho t đ ng kinh doanh, tình hình tài chính và các chi n l c phát tri n đ c đ a ra th o lu n trong cu c h p đnh k .
¬ T n t i
Ch a có s đ c l p gi a H QT, BKS và Ban giam đ c. Nhi u thành viên trong Ban Giám đ c gi ch c v trong H QT nh v y v n đ ki m tra giám sát ch mang tính ch quan, không đ c l p.
Ch có 25% H QT nh n đ c các thông tin k p th i và đ y đ do vi c cung c p thông tin ch a k p th i và ch m ti n đ .
2.2.2.1.4. Tri t lý qu n lý và phong cách đi u hành
¬ u đi m:
Tri t lý qu n lý và phong cách đi u hành c a nhà lãnh đ o s nh h ng đ n vi c đi u hành công ty. Qua s li u kh o sát cho th y các nhà qu n lý là nh ng ng i có hi u bi t t t v ngành ngh kinh doanh, môi tr ng ho t đ ng và các ngu n l c có s n. Chính
kinh nghi m và ki n th c c a nhà qu n lý đã giúp các doanh nghi p s n xu t bao bì v t qua s khó kh n trong nh ng n m g n đây.
100% nhà qu n lý th hi n s quan tâm đ n vi c l p báo cáo tài chính đúng, k p th i và đúng ch đ đ ng th i s n sàng đi u ch nh khi có sai sót. S li u này là m t con s đáng m ng khi các nhà kinh doanh có tinh th n trách nhi m cao. Ngoài vi c đ t đ c các m c tiêu c a doanh nghi p, các nhà qu n lý còn th hi n s tuân th các nguyên t c k toán và ch p hành pháp lu t c a nhà n c. i u này góp ph n t o ra m t h th ng ki m soát n i b ch t ch và hi u qu h n đ ng th i c ng là t m g ng sáng giúp nhân viên trong doanh nghi p noi theo.
Kinh doanh th ng đi kèm v i m o hi m và r i ro. Tuy nhiên đ đ t đ c l i nhu n cao nhà qu n lý đôi khi ph i h c cách ch p nh n r i ro. Theo kh o sát, đa s các nhà lãnh đ o c a công ty là nh ng ng i m o hi m, dám ch p nh n r i ro trong kinh doanh. nh k các nhà qu n lý th ng xuyên bàn b c v i nhân viên v k ho ch s n xu t, kinh doanh ho c các m c tiêu tài chính. Bên c nh đó, h còn giám sát ti n đ th c hi n, k t qu ra sao. N u c n thi t, s có nh ng cu c h p giao ban nh m đánh giá s vi c và ph i h p đ hoàn thành công vi c đ c t t và đúng ti n đ .
¬ T n t i
Ngành bao bì gi y đang trong nh ng n m phát tri n khó kh n. Tuy nhiên theo kh o sát các DNSX bao bì trên đa bàn Tp.HCM l i đ t đ c l i nhu n khá cao so v i tình hình hi n nay. M t ph n là do tích tr đ c l ng gi y khá r trong nh ng n m tr c và đ n đ t hàng t m t s ngành th c ph m ch bi n t ng cao trong n m 2013. Các nhà qu n lý ch p nh n r i ro v i vi c đ u t thêm nhi u máy móc thi t b hi n đ i, đ t ti n và tri n khai m t s d án v i quy mô l n. ây là tín hi u kh quan nh ng c ng là m t thách th c cho vi c m o hi m đ u t c a các nhà qu n lý khi t n kho gi y không còn nhi u và s c nh tranh gay g t t các đ i th .
Bên c nh đó, s bi n đ ng trong b ph n nhân s c p cao c ng là m t đi u đáng quan tâm. M c dù x y ra không th ng xuyên, tuy nhiên có đ n 31% DN kh o sát cho bi t có s thay đ i trong v trí phó giám đ c, tr ng phòng kinh doanh trong 2 n m g n đây. i u này s nh h ng đ n phong cách qu n lý và h th ng ki m soát n i b .
2.2.2.1.5. C c u t ch c
¬ u đi m
75% doanh nghi p trong m u kh o sát đ u có l p s đ c c u t ch c. Nh ng doanh nghi p không l p s đ ch y u là nh ng doanh nghi p t nhân, c s s n xu t có s l ng nhân viên ít và qu n lý theo ki u gia đình. C ng theo kh o sát, tùy theo quy mô ho t đ ng mà các phòng ban ch c n ng đ c t ch c m t cách đ c l p ho c g p chung m t s phòng ban l i v i nhau.
¬ T n t i
n 37% doanh nghi p không ban hành c th quy trình làm vi c cho các b ph n trong công ty. M i công vi c đ c ng m hi u theo ý ki n cá nhân ho c ý ki n c a tr ng phòng. i u này d n đ n s ch ng chéo công vi c gi a các phòng ban trong t ch c làm sai sót s li u, đôi khi d n đ n thi t h i cho doanh nghi p.
Nhà qu n lý c ng không th ng xuyên đánh giá l i c c u c t ch c. Thông th ng, các doanh nghi p ch ban hành m t l n và ch thay đ i khi có s thay đ i c a đi u ki n kinh doanh. ây th c s là m t đi m y u làm cho vi c th c hi n và giám sát HTKSNB kém hi u qu .
2.2.2.1.6. Phân chia quy n h n và trách nhi m
¬ u đi m
M t s đ t ch c rõ ràng s giúp phân chia quy n h n và trách nhi m gi a các phòng ban. 63% s li u kh o sát cho th y doanh nghi p có ban hành v n b n quy đnh quy trình làm vi c cho t ng b ph n. i u này giúp d dàng phân công công vi c và trách nhi m đ n t ng b ph n, t ng nhân viên. Ng i lao đ ng c ng d dàng ti p thu công vi c, tri n khai công vi c và báo cáo đúng đ i t ng.
81% nhân viên trong các doanhnghi p kh o sát bi t đ c chính xác công vi c và trách nhi m c a mình, m i liên quan c a mình đ i v i các cá nhân, phòng ban khác c ng nh vi c đánh giá c a các c p qu n lý.
¬ T n t i
Ch có 63% doanh nghi p có làm b ng mô t công vi c c a mình cho t ng v trí