1.3.7.1. Thông tin
M i b ph n và cá nhân trong doanh nghi p đ u ph i có nh ng thông tin c n thi t giúp th c hi n trách nhi m c a mình trong đó có trách nhi m ki m soát. Vì v y, nh ng thông tin c n thi t c n ph i đ c xác đ nh, thu th p và truy n đ t t i nh ng cá nhân, b ph n liên quan m t cách k p th i và thích h p. H th ng thông tin c a doanh nghi p t o ra các báo cáo, trong đó ch a đ ng nh ng thông tin tài chính, ho t đ ng hay tuân th , giúp cho nhà qu n lý đi u hành và ki m soát doanh nghi p. M t thông tin có th dùng cho nhi u m c tiêu khác nhau, nh đ l p BCTC, đ xem xét vi c tuân th pháp lu t và các quy đnh hay đ c dùng đ đi u hành ho t đ ng s n xu t, kinh doanh c a doanh nghi p.
n v c n xác đ nh các thông tin c n thi t ph i thu th p, x lý và báo cáo. V n đ quan tr ng nh t là thông tin ph i phù h p v i nhu c u, đ c bi t trong giai đo n doanh nghi p đ i m t v i thay đ i trong kinh doanh, v i s c nh tranh gay g t và s thay đ i
nhu c u khách hàng . Do v y, h th ng thông tin c ng ph i thay đ i phù h p nh m đáp ng m c tiêu m i c a doanh nghi p. M t h th ng thông tin t t c n có các đ c đi m sau:
- H tr cho chi n l c kinh doanh.
- H tr cho sáng ki n mang tính chi n l c. - Tích h p v i ho t đ ng kinh doanh.
- Ph i h p thông tin c và m i. - Ch t l ng thông tin.
1.3.7.2. Truy n thông
Truy n thông là vi c trao đ i và truy n đ t các thông tin c n thi t đ n các bên có liên quan c trong l n ngoài doanh nghi p. B n thân m i h th ng thông tin đ u có ch c n ng truy n thông. B i có nh v y thì nh ng thông tin đã đ c thu th p và x lý m i có th đ n đ c v i các đ i t ng có nhu c u đ giúp h th c hi n đ c trách nhi m c a mình. H th ng truy n thông g m 2 b ph n:
¬ Truy n thông bên trong
Cùng v i vi c nh n đ c các thông tin thích h p, t t c nhân viên, đ c bi t nh ng ng i có trách nhi m quan tr ng v qu n tr tài chính và kinh doanh, c n nh n đ c các thông báo ng n g n t ng i qu n tr cao c p nh t đ th c hi n công vi c. Ng c l i, ng i qu n lý cao c p nh t ph i ph n h i ý ki n đ xu t c a thu c c p. Các kênh thông tin t trên xu ng d i hay t d i lên trên ph i đ c thi t l p đ đ m b o s truy n thông này. Ngoài ra, vi c trao đ i thông tin hàng ngày gi a các cá nhân hay b ph n trong doanh nghi p c ng c n đ c thông su t. i u quan tr ng là vi c truy n thông ph i giúp cho m i cá nhân trong doanh nghi p hi u rõ công vi c c a mình c ng nh nh h ng c a nó đ n các cá nhân khác đ t đó có nh ng bi n pháp kh c ph c. Thi u s hi u bi t này s làm n y sinh các v n đ b t l i cho vi c đ t đ c các m c tiêu c a doanh nghi p.
¬ Truy n thông bên ngoài
Thông tin t các đ i t ng bên ngoài doanh nghi p nh : nhà cung c p, ngân hàng, c quan qu n lý nhà n c, khách hàng… c ng c n đ c thu th p, x lý và báo cáo cho các c p thích h p đ giúp cho doanh nghi p có cách ng x k p th i. T ng t nh
truy n thông bên trong, b t c ng i bên ngoài nào làm vi c v i công ty c n ph i bi t m t s quy đnh c a công ty nh ti n hoa h ng không đ c ch p nh n, các kho n chi tr không h p l . Công ty có th thông tin tr c ti p v đi u mà công ty mong mu n khi làm vi c v i h .
Xu t phát t m i quan h không th tách r i gi a thông tin và truy n thông nên hai khái ni m này đ c trình bày chung c u thành m t b ph n c a h th ng KSNB. Thông tin và truy n thông ph i đ m b o “ph sóng” t i m i b ph n c a h th ng KSNB. Thông tin và truy n thông ph i đ m b o “ph sóng” t i m i b ph n, phòng ban và cá nhân trong t ng doanh nghi p c ng nh các đ i t ng bên ngoài có liên quan. Thông tin và truy n thông ngày càng quan tr ng trong vi c giúp t ch c đ t đ c các m c tiêu c a mình đ t n t i và phát tri n.
1.3.8.Giám sát
Giám sát là b ph n cu i cùng c a h th ng KSNB, là quá trình đánh giá ch t l ng c a h th ng KSNB theo th i gian. Quá trình giám sát đ c th c hi n b i nh ng ng i có trách nhi m nh m đánh giá vi c thi t l p và th c hi n các th t c ki m soát. Giám sát đ c th c hi n m i ho t đ ng trong doanh nghi p, đôi khi còn áp d ng cho các đ i t ng bên ngoài theo hai cách: giám sát th ng xuyên và giám sát đnh k .
1.3.8.1.Giám sát th ng xuyên
Các ho t đ ng giám sát th ng xuyên đ c th c hi n đ ng th i trong các ho t đ ng hàng ngày c a đ n v . M t s ví d v ho t đ ng giám sát th ng xuyên:
- Báo cáo ho t đ ng và BCTC: d a trên báo cáo này, nh ng khác bi t hay chênh l ch đáng k so v i d toán hay k ho ch s đ c phát hi n m t cách nhanh chóng.
- Thông tin t các đ i tác bên ngoài s làm rõ thêm các thông tin bên trong.
- M t c c u t ch c thích h p cùng v i ho t đ ng giám sát th ng xuyên chính là s giám sát t t nh t cho h th ng KSNB và giúp xác đ nh các khi m khuy t c a h th ng. - Vi c đ i chi u gi a s li u ghi chép v tài s n trên s sách v i s li u tài s n th c t c ng là th t c giám sát th ng xuyên.
- Ki m toán n i b và ki m toán đ c l p: th ng đ a ra các ki n ngh và các bi n pháp c i ti n KSNB.
1.3.8.2.Giám sát đnh k
Giám sát đnh k giúp doanh nghi p có cái nhìn khách quan, đ c l p h n v tính h u hi u c a HTKSNB đ ng th i nó còn giúp đánh giá tính h u hi u c a vi c giám sát th ng xuyên. Khi th c hi n giám sát đnh k , c n chú ý các n i dung sau:
¬ Ph m vi và m c đ th ng xuyên c a vi c giám sát đnh k
Ph m vi đánh giá tùy thu c vào lo i m c tiêu c n quan tâm: ho t đ ng, BCTC, hay tuân th . M c đ th ng xuyên c a giám sát đ nh k ph c thu c vào đánh giá r i ro, ph m vi và m c đ c a giám sát th ng xuyên.
¬ Ng i th c hi n giám sát đnh k
Thông th ng vi c giám sát đ nh k di n ra d i hình th c t đánh giá (ng i qu n lý và nhân viên đ m nh n m t nhi m v c th nào đó s t đánh giá v s h u hi u c a các th t c ki m soát đ i v i các ho t đ ng c a h ).
¬ Quy trình đánh giá trong giám sát đnh k
Ng i đánh giá ph i hi u rõ đ c đi m ho t đ ng c a đ n v , y u t c a h th ng KSNB và đánh giá s h u hi u c a HTKSNB trong ho t đ ng th c t . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
¬ Ph ng pháp đánh giá trong giám sát đnh k
Có r t nhi u ph ng pháp và công c có th s d ng đ đánh giá h th ng KSNB. Các công c c th là: b ng ki m tra, b ng câu h i và l u đ . V ph ng pháp đánh giá: m t s doanh nghi p s d ng ph ng pháp so sánh thông qua so sánh h th ng KSNB c a h v i các doanh nghi p khác.
¬ Tài li u hóa
M c đ tài li u hóa c a h th ng KSNB tùy thu c vào quy mô và s ph c t p c a t ng doanh nghi p. Các doanh nghi p l n luôn có nh ng s tay v chính sách đ n v , s đ c c u t ch c, v b ng mô t công vi c, các h ng d n công vi c và l u đ v h th ng thông tin. Các doanh nghi p nh th ng ít quan tâm đ n vi c tài li u hóa các n i dung trên. Chính ng i đánh giá s quy t đnh c n tài li u hóa nh ng gì khi h đánh giá h th ng KSNB.
Vi c l u tr h s giúp cho ho t đ ng giám sát hi u qu h n. B n ch t và ph m vi c a h s s tr nên quan tr ng n u h s đó l u tr các báo cáo v h th ng và đánh giá các bên liên quan.
¬ Tiêu chí đánh giá
- M c đích và tính th ng xuyên c a giám sát đnh k trong HTKSNB. - S phù h p c a quy trình giám sát.
- S phù h p và tính h p lý c a ph ng pháp đánh giá h th ng. - M c đ thích h p c a ch ng t
¬ Báo cáo v nh ng khi m khuy t c a h th ng ki m soát n i b
Thông tin c n báo cáo là nh ng khi m khuy t c a h th ng tác đ ng đ n vi c th c hi n m c tiêu c a đ n v . Bên c nh nh ng khi m khuy t phát hi n, c n xem xét h u qu do khi m khuy t gây ra. Các phát hi n c a nhân viên khi th c hi n các ho t đ ng hàng ngày thì đ c báo cáo cho ng i qu n lý tr c ti p. Sau đó, ng i này s báo cáo lên c p cao h n đ đ m b o r ng thông tin s đ n ng i có th đ a ra các hành đ ng c n thi t.
1.4. M i quan h gi a các nhân t h p thành h th ng ki m soát n i b
Các b ph n c a HTKSNB có quan h ch t ch v i nhau. Sau khi nhà qu n lý c n đánh giá các r i ro có th đe d a đ n vi c các đnh các m c tiêu. Ho t đ ng ki m soát đ c ti n hành nh m đ m b o r ng các ch th c a nhà qu n lý đ x lý r i ro trong th c t . Trong khi đó, các thông tin thích h p c n đ c thu th p và quá trình trao đ i thông tin ph i di n ra trong su t quá trình ho t đ ng c a t ch c. Và quá trình trên ph i đ c giám sát đ đi u ch nh l i HTKSNB khi c n thi t.
Bên c nh đó, các b ph n trên c n có tính linh ho t cao. Ví d : đánh giá r i ro không ch nh h ng đ n các ho t đ ng ki m soát mà còn có th ch ra nhu c u xem xét l i thông tin và truy n thông ho c ho t đ ng giám sát trong t ch c. Vì v y ki m soát n i b không đ n gi n ch là m t quá trình đ n l mà là m t quá trình t ng tác đa chi u, trong đó h u nh b ph n nào c ng có th nh h ng đ n b ph n khác. Do đó, m c dù m i t ch c đ u c n có các b ph n nói trên nh ng HTKSNB c a h l i r t khác nhau tùy theo ngành ngh , quy mô, v n hóa và phong cách qu n lý…
1.5. ánh giá h th ng ki m soát n i b 1.5.1. L i ích c a h th ng ki m soát n i b 1.5.1. L i ích c a h th ng ki m soát n i b
M t HTKSNB v ng m nh s giúp đem l i các l i ích sau cho công ty: - m b o tính chính xác c a các s li u k toán và BCTC c a công ty.
- Gi m b t r i ro gian l n ho c tr m c p đ i v i công ty do bên th ba ho c nhân viên c a công ty gây ra.
- Gi m b t r i ro sai sót không c ý c a nhân viên mà có th gây t n h i cho công ty.
- Gi m b t r i ro không tuân th chính sách và quy trình kinh doanh c a công ty và ng n ch n vi c ti p xúc nh ng r i ro không c n thi t do qu n lý r i ro ch a đ y đ .
Thông th ng, khi công ty càng phát tri n thì l i ích c a m t h th ng ki m soát n i b c ng tr nên to l n h n vì ng i ch công ty s g p nhi u khó kh n h n trong vi c giám sát và ki m soát các r i ro này n u ch d a vào kinh nghi m giám sát tr c ti p c a b n thân. i v i nh ng công ty mà có s tách bi t l n gi a ng i qu n lý và c đông, m t h th ng ki m soát n i b v ng m nh s góp ph n t o nên s tin t ng cao c a c đông. Xét v đi m này, m t h th ng ki m soát n i b v ng m nh là m t nhân t c a m t h th ng qu n tr doanh nghi p v ng m nh và đi u này r t quan tr ng đ i v i công ty có nhà đ u t bên ngoài. Các nhà đ u t s th ng tr giá cao h n cho nh ng công ty có r i ro th p h n.
1.5.2. H n ch v n có c a h th ng ki m soát n i b
M t h th ng ki m soát n i b h u hi u ch có th h n ch t i đa các sai ph m ch không th đ m b o r i ro, gian l n và sai sót không x y ra. Nh ng h n ch v n có c a ki m soát n i b bao g m:
KSBN khó ng n c n đ c gian l n và sai sót c a ng i qu n lý c p cao. Các th t c ki m soát là do ng i qu n lý đ t ra, nó ch ki m tra vi c gian l n và sai sót c a nhân viên. Khi ng i qu n lý c p cao c tình gian l n, h có th tìm cách b qua các th t c ki m soát c n thi t.
B t kì m t ho t đ ng ki m soát tr c ti p nào c a ki m soát n i b c ng ph thu c vào y u t con ng i. Con ng i là nhân t gây ra sai sót t nh ng h n ch xu t phát t
b n thân nh : vô ý, b t c n, sao lãng, đánh giá hay c l ng sai, hi u sai ch d n c a c p trên ho c các báo cáo c a c p d i.
Gian l n c ng có th x y ra do s thông đ ng gi a các nhân viên trong t ch c v i nhau ho c v i bên ngoài.
Nhà qu n lý l m quy n: Nhà qu n lý b qua các quy đ nh ki m soát trong quá trình th c hi n nghi p v có th d n đ n vi c không ki m soát đ c các r i ro và làm cho môi tr ng ki m soát tr nên y u kém.
Ho t đ ng ki m soát ch t p trung vào các sai ph m d ki n, do đó khi x y ra các sai ph m b t th ng thì th t c ki m soát tr nên kém h u hi u th m chí vô hi u.
Chi phí th c hi n ho t đ ng ki m soát ph i nh h n giá tr thi t h i c tính do sai sót hay gian l n gây ra.
Nh ng thay đ i c a t ch c, thay đ i quan đi m qu n lý và đi u ki n ho t đ ng có th d n đ n nh ng th t c ki m soát không còn phù h p.
Tóm l i, ki m soát n i b cung c p m t s đ m b o h p lý ch không ph i b o đ m tuy t đ i các m c tiêu đ c th c hi n. Ki m soát n i b ch có th ng n ng a và phát hi n nh ng sai sót, gian l n nh ng không th đ m b o là chúng không x y ra. Chính vì v y, m t h th ng ki m soát n i b h u hi u đ n đâu c ng đ u t n t i nh ng r i ro (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});