Truy n thông là vi c trao đ i và truy n đ t các thông tin c n thi t đ n các bên có liên quan c trong l n ngoài doanh nghi p. B n thân m i h th ng thông tin đ u có ch c n ng truy n thông. B i có nh v y thì nh ng thông tin đã đ c thu th p và x lý m i có th đ n đ c v i các đ i t ng có nhu c u đ giúp h th c hi n đ c trách nhi m c a mình. H th ng truy n thông g m 2 b ph n:
¬ Truy n thông bên trong
Cùng v i vi c nh n đ c các thông tin thích h p, t t c nhân viên, đ c bi t nh ng ng i có trách nhi m quan tr ng v qu n tr tài chính và kinh doanh, c n nh n đ c các thông báo ng n g n t ng i qu n tr cao c p nh t đ th c hi n công vi c. Ng c l i, ng i qu n lý cao c p nh t ph i ph n h i ý ki n đ xu t c a thu c c p. Các kênh thông tin t trên xu ng d i hay t d i lên trên ph i đ c thi t l p đ đ m b o s truy n thông này. Ngoài ra, vi c trao đ i thông tin hàng ngày gi a các cá nhân hay b ph n trong doanh nghi p c ng c n đ c thông su t. i u quan tr ng là vi c truy n thông ph i giúp cho m i cá nhân trong doanh nghi p hi u rõ công vi c c a mình c ng nh nh h ng c a nó đ n các cá nhân khác đ t đó có nh ng bi n pháp kh c ph c. Thi u s hi u bi t này s làm n y sinh các v n đ b t l i cho vi c đ t đ c các m c tiêu c a doanh nghi p.
¬ Truy n thông bên ngoài
Thông tin t các đ i t ng bên ngoài doanh nghi p nh : nhà cung c p, ngân hàng, c quan qu n lý nhà n c, khách hàng… c ng c n đ c thu th p, x lý và báo cáo cho các c p thích h p đ giúp cho doanh nghi p có cách ng x k p th i. T ng t nh
truy n thông bên trong, b t c ng i bên ngoài nào làm vi c v i công ty c n ph i bi t m t s quy đnh c a công ty nh ti n hoa h ng không đ c ch p nh n, các kho n chi tr không h p l . Công ty có th thông tin tr c ti p v đi u mà công ty mong mu n khi làm vi c v i h .
Xu t phát t m i quan h không th tách r i gi a thông tin và truy n thông nên hai khái ni m này đ c trình bày chung c u thành m t b ph n c a h th ng KSNB. Thông tin và truy n thông ph i đ m b o “ph sóng” t i m i b ph n c a h th ng KSNB. Thông tin và truy n thông ph i đ m b o “ph sóng” t i m i b ph n, phòng ban và cá nhân trong t ng doanh nghi p c ng nh các đ i t ng bên ngoài có liên quan. Thông tin và truy n thông ngày càng quan tr ng trong vi c giúp t ch c đ t đ c các m c tiêu c a mình đ t n t i và phát tri n.
1.3.8.Giám sát
Giám sát là b ph n cu i cùng c a h th ng KSNB, là quá trình đánh giá ch t l ng c a h th ng KSNB theo th i gian. Quá trình giám sát đ c th c hi n b i nh ng ng i có trách nhi m nh m đánh giá vi c thi t l p và th c hi n các th t c ki m soát. Giám sát đ c th c hi n m i ho t đ ng trong doanh nghi p, đôi khi còn áp d ng cho các đ i t ng bên ngoài theo hai cách: giám sát th ng xuyên và giám sát đnh k .
1.3.8.1.Giám sát th ng xuyên
Các ho t đ ng giám sát th ng xuyên đ c th c hi n đ ng th i trong các ho t đ ng hàng ngày c a đ n v . M t s ví d v ho t đ ng giám sát th ng xuyên:
- Báo cáo ho t đ ng và BCTC: d a trên báo cáo này, nh ng khác bi t hay chênh l ch đáng k so v i d toán hay k ho ch s đ c phát hi n m t cách nhanh chóng.
- Thông tin t các đ i tác bên ngoài s làm rõ thêm các thông tin bên trong.
- M t c c u t ch c thích h p cùng v i ho t đ ng giám sát th ng xuyên chính là s giám sát t t nh t cho h th ng KSNB và giúp xác đ nh các khi m khuy t c a h th ng. - Vi c đ i chi u gi a s li u ghi chép v tài s n trên s sách v i s li u tài s n th c t c ng là th t c giám sát th ng xuyên.
- Ki m toán n i b và ki m toán đ c l p: th ng đ a ra các ki n ngh và các bi n pháp c i ti n KSNB.
1.3.8.2.Giám sát đnh k
Giám sát đnh k giúp doanh nghi p có cái nhìn khách quan, đ c l p h n v tính h u hi u c a HTKSNB đ ng th i nó còn giúp đánh giá tính h u hi u c a vi c giám sát th ng xuyên. Khi th c hi n giám sát đnh k , c n chú ý các n i dung sau:
¬ Ph m vi và m c đ th ng xuyên c a vi c giám sát đnh k
Ph m vi đánh giá tùy thu c vào lo i m c tiêu c n quan tâm: ho t đ ng, BCTC, hay tuân th . M c đ th ng xuyên c a giám sát đ nh k ph c thu c vào đánh giá r i ro, ph m vi và m c đ c a giám sát th ng xuyên.
¬ Ng i th c hi n giám sát đnh k
Thông th ng vi c giám sát đ nh k di n ra d i hình th c t đánh giá (ng i qu n lý và nhân viên đ m nh n m t nhi m v c th nào đó s t đánh giá v s h u hi u c a các th t c ki m soát đ i v i các ho t đ ng c a h ).
¬ Quy trình đánh giá trong giám sát đnh k
Ng i đánh giá ph i hi u rõ đ c đi m ho t đ ng c a đ n v , y u t c a h th ng KSNB và đánh giá s h u hi u c a HTKSNB trong ho t đ ng th c t .
¬ Ph ng pháp đánh giá trong giám sát đnh k
Có r t nhi u ph ng pháp và công c có th s d ng đ đánh giá h th ng KSNB. Các công c c th là: b ng ki m tra, b ng câu h i và l u đ . V ph ng pháp đánh giá: m t s doanh nghi p s d ng ph ng pháp so sánh thông qua so sánh h th ng KSNB c a h v i các doanh nghi p khác.
¬ Tài li u hóa
M c đ tài li u hóa c a h th ng KSNB tùy thu c vào quy mô và s ph c t p c a t ng doanh nghi p. Các doanh nghi p l n luôn có nh ng s tay v chính sách đ n v , s đ c c u t ch c, v b ng mô t công vi c, các h ng d n công vi c và l u đ v h th ng thông tin. Các doanh nghi p nh th ng ít quan tâm đ n vi c tài li u hóa các n i dung trên. Chính ng i đánh giá s quy t đnh c n tài li u hóa nh ng gì khi h đánh giá h th ng KSNB.
Vi c l u tr h s giúp cho ho t đ ng giám sát hi u qu h n. B n ch t và ph m vi c a h s s tr nên quan tr ng n u h s đó l u tr các báo cáo v h th ng và đánh giá các bên liên quan.
¬ Tiêu chí đánh giá
- M c đích và tính th ng xuyên c a giám sát đnh k trong HTKSNB. - S phù h p c a quy trình giám sát.
- S phù h p và tính h p lý c a ph ng pháp đánh giá h th ng. - M c đ thích h p c a ch ng t
¬ Báo cáo v nh ng khi m khuy t c a h th ng ki m soát n i b
Thông tin c n báo cáo là nh ng khi m khuy t c a h th ng tác đ ng đ n vi c th c hi n m c tiêu c a đ n v . Bên c nh nh ng khi m khuy t phát hi n, c n xem xét h u qu do khi m khuy t gây ra. Các phát hi n c a nhân viên khi th c hi n các ho t đ ng hàng ngày thì đ c báo cáo cho ng i qu n lý tr c ti p. Sau đó, ng i này s báo cáo lên c p cao h n đ đ m b o r ng thông tin s đ n ng i có th đ a ra các hành đ ng c n thi t.