3.2.2.1 Xác định chính xác nhu cầu VLĐ
Trong năm 2013, việc xác định nhu cầu VLĐ chưa hợp lý gây lãng phí VLĐ. Do đó, trong năm 2014 công ty cần chủ động tiến hành lập kế hoạch nhu cầu VLĐ cần thiết, tránh lãng phí vốn. Công ty có thể xác định nhu cầu VLĐ thường xuyên theo công thức sau:
Nhu cầu VLĐ thường xuyên = Mức dự trữ HTK + Khoản phải thu từ khách hàng - Khoản phải trả nhà cung cấp và các khoản NPT khác
3.2.2.2 Tăng cường công tác quản lý các khoản nợ phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh nên việc tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu là nhận thầu và ký hợp đồng. Việc thanh toán được thực hiện theo tiến độ công trình, hạng mục công trình hoàn thành, bàn giao cho chủ đầu tư. Cuối năm 2013, các khoản phải thu của công ty khoảng 312 tỷ đồng, chiếm tỷ
trọng gần 10% trong tổng vốn lưu động, trong đó phải thu của khách hàng khoảng 300 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 96,15% trong tổng khoản phải thu. Việc các khoản phải thu tăng sẽ làm phát sinh chi phí theo dõi, chi phí thu hồi nợ, khi có nhu cầu về vốn đầu tư sản xuất công ty lại phải huy động vốn từ nguồn khác làm tăng chi phí sử dụng vốn,… Do đó trong kỳ tới công ty cần đẩy mạnh tốc độ thu hồi nợ, tránh tình trạng để vốn bị chiếm dụng quá lâu, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Một số các biện pháp công ty có thể áp dụng để cải thiện tình hình trên là:
Thứ nhất, hoàn thiện một số điểm bất cập trong cơ chế quản lý công nợ phải thu của công ty hiện nay
- Công ty nên xây dựng tỷ lệ chiết khấu thích hợp để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm. Trong năm 2013, công ty vay vốn ngắn hạn tại ngân hàng BIDV Cầu Giấy với lãi suất 11%/năm. Đồng thời, dự báo lãi suất huy động và lãi suất cho vay của ngân hàng sẽ giảm trong năm 2014. Do vậy, tỷ lệ chiết khấu hợp lý có thể từ 5%/năm đến 10%/năm. Có như vậy, công ty có thể vừa hạn chế rủi ro không thu hồi được công nợ, vừa huy động được khoản VLĐ bằng tiền phục vụ cho hoạt động SXKD.
- Công ty cần nâng cao hiệu quả công tác đánh giá năng lực tài chính và phân loại tín nhiệm khách hàng trước khi ký hợp đồng và trong khi thực hiện hợp đồng. Trong thời gian qua công tác phân tích tình hình tài chính của khách hàng dù có thực hiện nhưng chưa được chú trọng dẫn đến việc công ty phải trích lập dự phòng công nợ phải thu khó đòi cao. Công việc này nên giao cho Bộ phận kế toán công nợ thực hiện xuyên suốt từ khi chuẩn bị ký kết hợp đồng cho đến khi kết thúc hợp đồng. Công tác đánh giá năng lực tài chính và phân loại tín nhiệm khách hàng cần được thực hiện hàng tháng và phải có báo cáo lên Tổng giám đốc công ty xem xét và phê duyệt. Có như vậy thì mới gắn liền trách nhiệm của cá nhân thực hiện công việc với hiệu quả của công tác
- Ngoài ra, công ty nên quy định rõ thời hạn tín dụng khách hàng hợp lý. Với bối cảnh dự báo kinh tế xã hội trong thời gian tới vẫn còn nhiều khó khăn, công ty nên quy định rõ ràng thời hạn tín dụng đối với khách hàng như sau:
+ Đối với các khách hàng nhóm 1 (mức tín nhiệm khá và tốt): Công ty có thể quy với những giá trị hợp đồng có giá trị trên 50 tỷ đồng thì có thể cho khách hàng nợ trong thời gian 120 ngày, những hợp đồng có giá trị dưới 50 tỷ đồng có thể cho khách hàng nợ trong thời gian 90 ngày.
+ Đối với khách hàng nhóm 2 (mức tín nhiệm trung bình): Công ty có thể cho họ nợ trong khoảng thời gian 45- 60 ngày.
+ Đối với những công trình có nhiều các hạng mục nhỏ, công ty có thể thỏa thuận với khách hàng thanh toán theo từng hạng mục hoàn thành bàn giao để tránh tình trạng sau khi hoàn thành tất cả công trình thì khoản phải thu của khách hàng sẽ rất lớn, số vốn của công ty bị chiếm dụng cao.
Thứ hai, tăng cường công tác thu hồi nợ
Trước hết công ty cần phải phân loại nợ phải thu thành nợ trong hạn, nợ quá hạn và nợ khó đòi để theo dõi và có các biện pháp xử lý đối với từng loại nợ.
- Đối với những khoản nợ trọng hạn: công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng để đôn đốc khách hàng trả nợ thay vì chờ đến ngày hợp đồng hết hạn thanh toán.
- Đối với những khoản nợ quá hạn
+ Đối với khách nợ là khách hàng thường xuyên của công ty, thanh toán tốt nhưng tạm thời chưa xoay vòng vốn kịp trong một thời gian ngắn nhất định, công ty nên hỗ trợ khách hàng cho thêm một thời gian nhất định và phải cam kết thanh toán trong thời hạn bao nhiêu ngày.
lãi trên khoản tiền bị khách hàng chiếm dụng đó và có thể bằng 1,5 lần mức lãi suất mà ngân hàng Nhà nước công bố.
- Đối với nợ khó đòi: Đối với các khoản công nợ đã đến hạn thanh toán mà chủ đầu tư không có khả năng thanh toán, công ty có thể áp dụng giải pháp sau:
+ Thành lập Ban chỉ đạo thu hồi công nợ để có thể tập trung chuẩn bị hồ sơ thanh toán đầy đủ và dõi sát sao tiến độ thu hồi công nợ.
+ Đối với các công nợ nội bộ trong ngành có thể tiến hành đối chiếu công nợ để bù trừ công nợ 3 bên.
+ Đối với các công nợ ngoài ngành mà khách hàng không có khả năng thanh toán bằng tiền thì có thể phải thu hồi công nợ bằng các tài sản khác, ví dụ như: máy móc thiết bị, phương tiện vận tải...
+ Trong các trường hợp đối với các khoản công nợ quá hạn thanh toán nhiều năm mà không thể thu hồi được bằng các hình thức khác thì công ty có thể nhờ sự can thiệp của cơ quan pháp luật.
+ Bên cạnh đó khi công ty có các khoản thu lớn, công ty cũng có thể sử dụng dịch vụ thu hộ sẽ giúp nợ của công ty được thu hồi nhanh, hiệu quả. Dịch vụ thu hộ có tác dụng như một nhân viên quản lý khoản phải thu của công ty, giúp theo dõi, tất toán các khoản, thông báo cho khách hàng về tình trạng thu tiền. Nhờ đó, công ty cũng có thể giảm bớt nhân viên thu nợ, hưởng lợi ích từ dịch vụ thu hộ chuyên nghiệp tuy nhiên công ty phải trả phí dịch vụ.
+ Công ty cũng có thể sử dụng dịch vụ bao thanh toán, đây là một nghiệp vụ mà theo đó những công ty thường xuyên bán chịu hàng hóa sẽ bán lại những khoản phải thu cho một công ty chuyên môn làm nghiệp vụ thu hồi nợ. Nhờ có sự chuyên môn hóa việc thu hồi nợ nên sau khi mua lại các khoản nợ, công ty mua nợ có thể nâng cao được hiệu suất thu hồi nợ và giảm chi phí thu hồi nợ nhờ lợi thế về quy mô. Còn về phía công ty, sau khi bán các khoản phải thu sẽ không phải bận tâm đến việc thu nợ mà chỉ tập trung vào sản xuất
kinh doanh. Tuy nhiên công ty cũng cần xem xét việc có quyết định sử dụng bao thanh toán hay không vì nó liên quan đến việc so sánh giữa thu hồi nguyên giá một khoản thu trong tương lai có kèm theo rủi ro và tốn kém chi phí với việc thu ngay ở hiện tại một số tiền bằng nguyên giá khoản phải thu trừ đi chi phí bao thanh toán.
Thứ ba, đảm bảo chất lượng các công trình
Bản thân công ty cũng cần đảm bảo chất lượng các công trình, giảm thiểu chi phí bảo hành, tránh tình trạng khách hàng không trả tiền vì lý do công trình không đảm bảo chất lượng. Qua đó cũng làm giảm thời gian thi công và số vốn bị khách hàng chiếm dụng.
Thứ tư, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ thuật nghiệp vụ của đội ngũ quản lý nợ phải thu
Con người luôn đóng vai trò quan trọng nhất trong mọi hoạt động của các doanh nghiệp. Một đội ngũ có trình độ chuyên môn sẽ giúp cho công ty không những xây dựng được một chính sách tín dụng hợp lý mà còn làm tăng hiệu quả thu nợ, qua đó tiết kiệm được lượng vốn lớn đầu tư cho các khoản phải thu. Công ty có thể mất chi phí và thời gian trong ngắn hạn để đào tạo nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng cho nhân viên nhưng công ty sẽ thu được lợi ích to lớn từ sự đóng góp của đội ngũ này trong dài hạn, do đó công ty nên có một mức đầu tư hợp lý vào nhân tố này.
- Công ty nên tổ chức các lớp học hoặc tạo điều kiện cho nhân viên phòng kế toán nói chung và đặc biệt kế toán trực tiếp quản lý công nợ tham gia học các lớp học có sự giảng dạy bởi các chuyên gia để nâng cao trình độ, kỹ năng nghiệp vụ của mình. Các nhân viên kế toán trực tiếp thẩm định cần được nâng cao khả năng phân tích chuyên sâu tình hình tài chính và khả năng trả nợ của khách hàng một cách chính xác hơn. Bên cạnh đó các nhân viên phòng Tổ chức hành chính cũng nên được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua
điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán, cách xử lý các tình huống, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ.
- Không ngừng nâng cao kiến thức pháp luật của đội ngũ quản lý nợ phải thu để vận dụng vào quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng. Trong thương thảo hợp đồng nên đưa ra những rằng buộc có tính đảm bảo để nâng cao trách nhiệm của mỗi chủ thể trong việc thực hiện nghĩa vụ cam kết với nhau trong hợp đồng, đồng thời ngăn chặn vấn đề phát sinh nợ quá hạn trong công ty.
- Tạo điều kiện cho các nhân viên tín dụng được thường xuyên giao lưu, trao đổi kinh nghiệm với các doanh nghiệp trong cũng ngành để nâng cao khả năng đa dạng hóa các biện pháp xử lý công nợ trong thực tế.
3.2.2.3 Tăng cường công tác quản trị vốn tồn kho dự trữ
- HTK của công ty chủ yếu là sản phẩm dở dang (chi phí SXKD dở dang của các công trình). Do đó, trong thời gian tới công ty cần đẩy mạnh việc thanh toán khối lượng hạng mục công trình hoàn thành với chủ đầu tư. Công ty cần theo dõi sát sao và yêu cầu các đội thi công báo cáo khối lượng hoàn thành của từng tháng và kế hoạch của tháng tiếp theo. Từ đó, công ty có thể kịp thời chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thanh toán. Bên cạnh công tác theo dõi, kiểm tra và báo cáo, công tác kế hoạch và dự báo trong thi công xây dựng là vô cùng cần thiết để công ty có thể ứng phó với những biến cố trong quá trình thi công. Đồng thời, khi gặp vướng mắc trong công việc như thiếu trang thiết bị, nhân lực ...phải báo cáo kịp thời để công ty sắp xếp, bố trí tránh tình trạng dự án bị chậm tiến độ hoặc đóng băng. Ngoài ra, công ty cần cố gắng đẩy nhanh tiến độ thi công, hoàn thiện sớm các công trình để nhận tiền thanh toán từ khách hàng, giải phóng HTK. Muốn vậy, công ty có thể tăng cường thêm lao động thời vụ hoặc tổ chức làm việc 3 ca trên ngày như vậy các hạng mục công trình mới có thể hoàn thành sớm
- Ngoài ra, công ty cần xác định mức dự trữ tồn kho đối với HTK là nguyên vật liệu hợp lý để vừa đảm bảo hoạt động SXKD được liên tục vừa không làm tồn đọng vốn của công ty. Ngoài ra, công ty cần tăng cường công tác bảo quản, quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu để tránh tình trạng hao hụt do môi trường xung quanh hay mất mát. Công ty có thể dựa trên mô hình quản lý HTK (EOQ) như sau:
Trong đó:
QE: là lượng đặt hàng kinh tế (hay lượng đặt hàng tối ưu) Cd: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng
Qn: là tổng số lượng vật tư, hàng hóa cần cung ứng theo hợp đồng trong kỳ (năm)
C1: là chi phí tồn kho cho mỗi đơn vị HTK
Ngoài ra, công ty cần tăng cường công tác bảo quản, quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu để tránh tình trạng hao hụt do môi trường xung quanh hay mất mát.
3.2.2.4 Chủ động áp dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro
Những rủi ro bất thường trong kinh doanh như nền kinh tế lạm phát, lãi suất vay vốn biến động mạnh, giá cả thị trường tăng lên…mà nhiều khi nhà quản trị không lường hết được. Vì vậy để hạn chế phần nào những tổn thất có thể xảy ra công ty nên thực hiện các biện pháp phòng ngừa để khi vốn kinh doanh (cả vốn lưu động và vốn cố định) bị thiếu hụt công ty có thể có ngay nguồn để bù đắp, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra thường xuyên, liên tục. Cụ thể các biện pháp có thể áp dụng là:
Trích lập quỹ dự phòng tài chính, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đối với hàng hóa, vật tư: công ty cần phải mua bảo hiểm cho lượng vật tư, hàng hóa dự trữ và thực hiện trích lập quỹ dự
2 * Cd * Qn Cl QE =
phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bảo toàn vốn của mình. Đối với các khoản phải thu, công ty cũng cần phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, đây là một biện pháp giúp công ty bảo toàn được vốn của mình nếu như khách hàng lâm vào tình trạng không có khả năng thanh toán.