5. Kết cấu của đề tài
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống tài liệu, công tác kiểm soát tài liệu, hồ sơ
Hệ thống tài liệu và hồ sơ cần được tinh giản và cập nhật các thông tin tác nghiệp hiện hành phù hợp bằng cách rà soát các tài liệu, biểu mẫu và loại bỏ các tài liệu, biểu mẫu không còn phù hợp nhằm giúp cho các hoạt động được thực hiệp thông suốt, tạo sự thuận lợi trong phối hợp công việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc. Nhân viên cần đảm bảo hiểu rõ các dấu hiệu kiểm soát tài liệu có hiệu lực phê duyệt trước khi áp dụng, để tránh trường hợp áp dụng các văn bản đã hết hiệu lực, gây rủi ro cho ngân hàng. Việc kiểm tra sự am hiểu VBCĐ của nhân viên có thể thực hiện qua các cuộc thi, kiểm tra định kỳ hàng năm do Chi nhánh tự tổ chức. Quy định rõ số điểm cần đạt chuẩn đậu, đối với trường hợp đạt điểm cao trong kì thi này Chi nhánh cần có các biện pháp khích lệ, đối với trường hợp điểm chưa đạt yêu cầu Chi nhánh khuyến khích nhân viên phải tự trau dồi và nâng cao khả năng của mình.
Các phòng cần thường xuyên lập, cập nhật và duy trì danh mục, mục lục hồ sơ khi phát sinh, tạo một tủ lưu trữ VBCĐ của từng phòng qua các năm. Qua đó mới đảm bảo được việc truy xuất hồ sơ một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và bảo quản
69
tốt các hồ sơ có liên quan, và dễ dàng kiểm soát không gây thất lạc hồ sơ, đặc biệt là các hồ sơ có liên quan đến khách hàng. Các lỗi hay phát sinh nên đưa vào đánh giá cùng với các lần kiểm toán nội bộ nhằm tăng số lần đánh giá để đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động. Việc kiểm soát số lỗi phát sinh là công cụ hữu hiệu để Ban giám đốc nhận thấy lỗ hổng sai phạm nằm ở nghiệp vụ nào, phòng nào, để từ đó có các biện pháp đúng đắn trong việc khắc phục cũng như phòng ngừa các lỗi đó, tránh để tình trạng phát sinh rủi ro về vật chất cũng như uy tín của BIDV BSG.
Chi nhánh cần thành lập một phòng đầu mối trong việc tổng hợp các VBCĐ còn hiệu lực và hết hiệu lực, hướng dẫn và phổ biến đến từng cán bộ. Tạo hộp thư riêng để các cán bộ có ý kiến, khúc mắc đối với VBCĐ đó phản hồi vào, tạo kênh thông tin hai chiều nhằm giải đáp những vướng mắc một cách kịp thời. Thư viện chung về việc lưu trữ các nghiệp vụ, khắc phục lỗi phát sinh ở Chi nhánh nhằm tạo không gian cho cán bộ tự trau dồi kinh nghiệm, cập nhật thêm thông tin, VBCĐ mới.