b. Một số định khoản chủ yếu ( kèm sơ đồ tài khoản chữ T) * Tài khoản 111: Tiền mặt
4.3. Tổ chức thực hiện chế độ sổ sách kế toán:
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp.
Sổ kế toán tại trường Trung học phổ thông Tam Phước được ghi rõ tên đơn vị; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày tháng năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị; đánh số trang; đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán có các nội dung: ngày, tháng, ghi sổ; số hiệu và ngày, tháng của CTKT dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi đầy đủ nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Trường Trung học phổ thông Tam Phước có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán: sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm, được căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Sổ kế toán được ghi đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.
Việc ghi sổ kế toán tuân theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau được kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
Sổ được quản lý chặt chẽ, phân công rõ trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Trường Trung học phổ thông Tam Phước áp dụng hình thức: Nhật ký - Sổ cái để ghi sổ kế toán vì hình thức này rất thuận lợi trong việc tổng hợp trên máy tính.
* Trường Trung học phổ thông Tam Phước cuối tháng, cuối quý in các loại
sổ sau để đối chiếu ( Sổ kế toán được in từ phần mềm kế toán:
- Sổ quỹ tiền mặt. - Sổ tiền gửi Kho bạc. - Sổ chi tiết chi họat động. - Sổ nguồn kinh phí. - Sổ tạm ứng.
- Nhật ký – Sổ cái.