b. Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính:
4.1. Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán:
Trường Trung học phổ thông Tam Phước sử dụng CTKT (các khoản thu) loại CTKT này mua từ chi cục thuế như: Biên lai thu phí, lệ phí.
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị đều lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ là căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán. Đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ quan trọng để kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Các chứng từ kế toán sử dụng để ghi sổ kế toán đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. Các chứng từ lập theo đúng mẫu quy định, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội quy, bản chất mức độ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và được pháp luật cho phép, trên chứng từ có đầy đủ chữ ký và con dấu của đơn vị. Các chứng từ ghi chép đầy đủ các yếu tố, các tiêu thức theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ.
Trên mỗi chứng từ có đủ các yếu tố cơ bản sau: Tên và số hiệu của chứng từ; Ngày, tháng, năm lập chứng từ; Tên, địa chỉ đơn vị cá nhân lập chứng từ; Tên, địa chỉ cá nhân nhận chứng từ; Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính; Họ, tên, chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan.
Lập CTKT đối với tất cả các nghiệp vụ kinh tế như: Các khoản thu (thu học phí; thu lệ phí thi ĐH, CĐ, TCCN; thu lệ phí thi nghề ...) các khoản chi (chi lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên; chi hoạt động ...) đều phải lập chứng từ.
Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài đều có chữ ký của kế toán trưởng, thủ trưởng và dấu của đơn vị. Chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp ghi sổ kế toán có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán .
Chứng từ kế toán tại trường Trung học phổ thông Tam Phước gồm: - Bảng chấm công ( Mẫu C01a – HD).
- Bảng chấm công làm thêm giờ ( Mẫu C01b – HD). - Bảng thanh toán tiền lương ( Mẫu C02a – HD). - Bảng thanh toán phụ cấp ( C05 –HD).
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương ( C11 –HD). - Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm ( Mẫu C02b – HD). - Bảng thanh toán tiền thưởng ( Mẫu C04– HD).
- Giấy đi đường ( Mẫu C06 – HD).
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ ( Mẫu C07 – HD). - Bảng kê thanh toán công tác phí ( Mẫu C12 – HD). - Phiếu thu ( Mẫu C30 – BB).
- Phiếu chi ( Mẫu C31 – BB).
- Giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu C37 – HD) - Biên lai thu tiền ( Mẫu C38 – BB)
- Biên bản giao nhận tài sản ( Mẫu C50 – HD) - Biên bản thanh lý tài sản ( Mẫu C51 – HD) - Biên bản kiểm kê tài sản ( Mẫu C53 – HD)
Ví dụ 1: Phiếu chi số 12, ngày 15/01/2009, xuất quỹ tiền mặt mua máy tính
CASIO với số tiền là: 500.000 đồng, các chứng từ kèm theo: - Phiếu chi số 12.
- Giấy đề nghị chi.
Nhận xét: Chứng từ kế toán trên được lập rõ ràng, kịp thời, chính xác,
không tẩy xóa, chữ ký trên chứng từ đầy đủ, số tiền bằng chữ và bằng số khớp nhau. Tuy nhiên, chứng từ kế toán trên còn thiếu phiếu báo giá của Nhà sách Long Thành, không nên lập giấy đề nghị chi mà nên lập giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu C37 – HD).
4.2.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có
hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do Ngân sách Nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán .
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định về loại tài khoản, số lượng tài khoản, kí hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản.
Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp.