III. Chênh lệch
Kế toán các xí nghiệp thành viên
tiền lương và BHXH Kế toán TSCĐ và CCDC Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền và thuế
Kế toán các xí nghiệp thành viên
Kế toán thanh toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư Kế toán chi phí giá thành Kế toán đội thi công
- Thống kê tổ đội công trường: Hàng tháng thống kê tổ đội, công trường ứng tiền tại xí nghiệp, thống kê theo dõi tình hình nhập xuất mua bán vật tư, nhân công ở công trường.
Tại đây, thống kê tổ đội - công trường mở một số sổ theo dõi:
- Sổ xuất nhập vật tư.
- Sổ quỹ công trường.
- Bảng kê chứng từ chi phí phát sinh hàng tháng tại các công trường.
- Sổ theo dõi ca máy.
- Sổ theo dõi khối lượng xây dựng cơ bản.
- Sổ theo dõi chấm công.
Tại xí nghiệp: kế toán xí nghiệp quản lý theo dõi tài chính công trường, ứng tiền vật tư nhân công tại Công ty và cấp ứng lại cho các công trường, theo dõi chi tiết vật tư, máy móc, nhân công các công trường và tập hợp chi phí và tính giá thành các công trình của xí nghiệp.
Tại đây kế toán xí nghiệp mở các sổ:
- Sổ chi tiết: Sổ tiền mặt, nhật ký chung.
- Sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 623, 627.
- Sổ tổng hợp: Sổ cái các tài khoản 621, 622, 623, 627.
- Sổ kế toán xác định kết quả.
- Bảng tổng hợp chi phí công trình và tính giá thành sản phẩm.
- Lập báo cáo.
Tại Công ty: Theo dõi tình hình tài chính kế toán toàn Công ty, phân trách nhiệm cho từng cán bộ phụ trách theo dõi từng xí nghiệp, theo dõi cấp ứng cho xí nghiệp theo giá giao khoán.
Theo hướng em đã đề cập ở trên thì quá trình hạch toán chi phí tại Công ty và xí nghiệp được tiến hành như sau:
Tại Công ty:
Theo hình thức khoán gọn ở Công ty là đơn vị giao khoán chỉ ký kết hợp đồng xây dựng rồi sau đó giao lại việc thi công các công trình, hạng mục công trình cho đơn vị nhận khoán (xí nghiệp), Công ty chỉ tổ chức quản lý giám sát các xí nghiệp để đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công, do đó các khoản phát sinh tại Công ty chỉ là các chi phí quản lý và được tập hợp trên tài khoản 642.
Hiện nay, công ty thực hiện giao cho các xí nghiệp quản lý chi phí phát sinh tại các công trình và thi công các công trình và mọi hoạt động liên quan đến công trình, công ty có trách nhiệm cho xí nghiệp tạm ứng vốn hoặc vay vốn để tiến hành sản xuất. Tuy nhiên để giảm bớt công việc cho phòng kế toán công ty, công ty có thêt giao khoán toàn bộ công trình cho xí nghiệp. Để phản ánh quan hệ với đơn vị nhận khoán kế toán sử dụng tài khoản 136 “Phải thu nội bộ”.
- Khi giao khoán công trình, hạng mục công trình cho xí nghiệp nhận khoán kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư, căn cứ vào hợp đồng giao khoán nội bộ với xí nghiệp nhận khoán mở “sổ theo dõi khối lượng xây lắp giao khoán nội bộ”.
+ Ứng vật tư, tiền vốn cho các đơn vị nhận khoán kế toán ghi: Nợ TK 136 (Chi tiết đơn vị nhận khoán).
Có TK 111, 112, 152
+ Các khoản phát sinh tại đơn vị giao khoán: Nợ TK 642
Có TK 111, 112, 152, 153, 214 …
- Khi công trình hoàn thành xí nghiệp bàn giao, Công ty nhận giá trị công trình, hạng mục công trình giao khoán kế toán ghi:
Nợ TK 154: “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Nợ TK 632: “Giá vốn hàng bán”.
Nợ TK 133: “ Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”.
Có TK 136: “Phải thu nội bộ”. - Khi thanh toán nốt số tiền cho đơn vị nhận khoán:
Nợ TK 136 (Chi tiết đơn vị nhận khoán). Có TK 111, 112 …
Ví dụ:
Ngày 20/10/2009 Công ty Hà Đô nhận thầu xây lắp công trình “Nhà thấp tầng Văn Phú.” và giao cho xí nghiệp I. Kế toán Công ty căn cứ vào hợp đồng nhận thầu, hợp đồng giao khoán nội bộ với xí nghiệp I mở “Sổ theo dõi khối lượng xây lắp giao khoán nội bộ”. (Xem phụ lục 1)
Ngày 07/12/2009 kế toán Công ty tiến hành tạm ứng cho xí nghiệp 2 số tiền 452.450.000 để mua nguyên vật liệu, kế toán hạch toán:
Nợ TK 136: 452.450.000
Có TK 311: 452.450.000
Trong quý IV/2009 Công ty nhận giá trị công trình Nhà thấp tầng văn Phú thực tế hoàn thành do xí nghiệp I bàn giao:
Nợ TK 154: 141.750.792
Có TK 136: 141.750.792 Tại xí nghiệp:
Về nguyên tắc, tại xí nghiệp là đơn vị nhận khoán để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành của sản phẩm xây lắp kế toán tập hợp theo các khoản mục chi phí để tính giá thành trên các TK 621, 622, 623, 627, 154.
Để phản ánhmối quan hệ thanh toán giữa đơn vị nhận khoán và giao khoán kế toán sử dụng TK 336 “Phải trả nội bộ”.
Tại đơn vị nhận khoán, khi nhận khoán xây lắp một công trình că cứ vào hợp giao khoán nội bộ giữa Công ty (đơn vị giao khoán) và xí nghiệp (đơn vị nhận khoán) kế toán mở “sổ theo dõi khối lượng xây lắp nhận khoán gọn”.
Khi nhận tiền, vật tư Công ty ứng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 152
Có TK 336 (đơn vị giao khoán). Khi mua vầt tư về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153: Giá chưa thuế.
Nợ TK 133 : Thuế giá trị gia tăng. Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán.
Khi xuất kho vật tư đưa vào sản xuất thi công, kế toán ghi: Nợ TK 621: “ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”.
Có TK 152, 153: “nguyên liệu, vật liệu”.
Nếu mua nguyên vật liệu đưa thẳng vào sản xuất thi công, kế toán ghi: Nợ TK 621 : Giá chưa thuế.
Nợ TK 133(1331) : Thuế giá trị gia tăng. Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán. Cuối kỳ kết chuyển chi phí nguyên vật liệu, kế toán ghi:
Nợ TK 154 “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Có TK 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Khi tính lương phải trả công nhân trực tiếp sản xuất :
Nợ TK 622 “chi phí nhân công trực tiếp”. Có TK 334 “phải trả công nhân viên”. Nếu đơn vị thuê lao động bên ngoài:
Nợ TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” Có TK 111 “Tiền mặt”.
Cuối kỳ kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp:
Nợ TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Có TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”.
Khi phát sinh chi phí thuộc chi phí sản xuất chung, kế toán ghi: Nợ TK 627 “Chi tiết theo từng yếu tố”
Có TK 111, 112,
Cuối kỳ căn cứ bảng phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng công trình, hạng mục công trình, kế toán ghi:
Nợ TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Có TK 627 “Chi phí sản xuất chung”.
Khi tập hợp chi phí sử dụng máy thi công:
Nợ TK 623 “Chi phí sử dụng máy thi công”. Có TK 111, 112, 152, 153, 334
Cuối kỳ tính toán phân bổ chi phí sử dụng máy thi công, kế toán ghi: Nợ TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”.
Có TK 623 “Chi phí sử dụng máy thi công”.
- Bàn giao công trình, hạng mục công trình hoàn thành cho xí nghiệp : Nợ TK 336: Tổng thanh toán.
Có TK 152: Giá chưa thuế.
Có TK 333 (3331): Thuế giá trị gia tăng. Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán”
Có TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Ví dụ: Công trình nhà thấp tầng Văn Phú.
Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Theo đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản, lượng chi phí vật liệu đòi hỏi rất lớn nếu không tổ chức kho bãi ngay tại chân công trình sẽ tốn rất nhiều chi phí vận
chuyển, chi phí bảo quản khi đang vận chuyển… Ở Công ty Hà Đô 2 cũng như thế, ngay tại chân công trình cũng tổ chức kho bãi chứa vật liệu. Tuy nhiên vật liệu mua về được đưa vào sử dụng ngay không qua kho, kho chỉ là nơi cất trữ, và không hạch toán nhập xuất vật tư, không tổ chức vị trí thủ kho. Điều này ảnh hưởng lớn đến hạch toán chi phí do khó theo dõi được lượng vật tư nhập xuất một cách chính xác.
Vì vậy, với phương hướng hoàn thiện đề cập ở trên, Công ty nên bố trí thủ kho công trình, tổ chức chứng từ theo dõi nhập xuất vật tư, đó là phiếu nhập kho, xuất kho.
Trình tự hạch toán chi phí nguyên vật liệu tại xí nghiệp I:
Sau khi nhận được tiền Công ty ứng, ban chỉ huy công trình tổ chức nhân viên tiến hành đi mua vật tư về nhập kho (ghi vào phiếu nhập kho) .Và mỗi lần xuất sử dụng sẽ ghi vào phiếu xuất kho hoặc đưa thẳng vào sản xuất. Tập hợp các chứng từ gốc, kế toán xí nghiệp vào sổ chi tiết TK 621 (Phụ lục 5), sổ chi tiết TK 154 (Phụ lục 19), sổ cái TK 621 (phụ lục 6) và sổ cái TK 154 (Phụ lục 28).
Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp:
Ở xí nghiệp I, lực lượng công nhân hầu hết là lao động hợp đồng có thời hạn, có thời hạn 2 tháng, 3 tháng, 6 tháng….Như vậy rất khó cho việc theo dõi thời gian lao động của công nhân làm ảnh hưởng nhiều đến công tác hạch toán lương và các khoản phải trả cho người lao động. Hơn nữa Công ty đã sử dụng tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên” để hạch toán tiền lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Theo em TK 334 là khoản phải trả công nhân viên, tức là phải trả cho những cán bộ công nhân viên trong Công ty làm việc lâu dài ít nhất là từ 6 tháng trở lên; còn lao động dưới 6 tháng coi như lao động thời vụ hoặc lao động thuê ngoài và số tiền lương phải trả cho những lao động thuộc diện này là số tiền phải trả cho một dịch vụ mua bán sức lao động. Bởi vì có thể xem những người lao động thuộc diện này là những người đem bán sức lao động của mình cho việc thi công của Công ty.
Do đó, nếu hạch toán cả tiền lương của công nhân dài hạn và công nhân thời vụ vào TK 334 là gây khó khăn cho lãnh đạo Công ty nắm bắt và phân tích tiền
lương thực tế của 2 đối tượng này. Theo em khi hạch toán tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất, Công ty nên tách 2 đối tượng này và theo dõi tiền lương trên 2 tài khoản như sau:
- TK 3341: “Công nhân dài hạn”. Áp dụng đối với người lao động có hợp đồng lao động với Công ty từ 6 tháng trở lên.
+ Khi hạch toán phân bổ lương, kế toán ghi: Nợ TK 622 “chi phí nhân công trực tiếp”.
Có TK 3341 “phải trả công nhân viên”. + Khi thanh toán lương, kế toán ghi:
Nợ TK 3341 “phải trả công nhân viên”. Có TK 111 “Tiền mặt”.
Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ được hạch toán theo đúng chế độ hiện hành, tức là không hạch toán các khoản trích theo lương nàyvào TK 622 mà vào TK 627 (6271).
- TK 3342: “Công nhân thời vụ”. Áp dụng đối với người lao động có hợp đồng lao động với Công ty dưới 6 tháng nhưng trên một tháng.
+ Khi hạch toán tiền lương phải trả, tiền lương này là số thoả thuận giữa Công ty với người lao động, trong đó bao gồm cả BHXH, kế toán ghi:
Nợ TK 622 “chi phí nhân công trực tiếp”. Có TK 3342 “phải trả công nhân viên”. + Khi thanh toán lương, kế toán ghi:
Nợ TK 3342 “phải trả công nhân viên”. Có TK 111 “Tiền mặt”.
Công ty cũng có thể thuê các đội công nhân theo hình thức khoán một phần công trình, theo đó, đội công nhân thi công cung cấp hóa đơn cho công ty về việc
thực hiện thuê nhân công, công ty hạch toán trực tiếp chi phí nhân công trực tiếp vào chi phí của công ty mà không cần hạch toán qua tài khoản 334:
Nợ TK 622 “chi phí nhân công trực tiếp”. Nợ TK 133 :thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 “Tiền mặt”.
Trình tự hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
Từ các chứng từ ban đầu là bảng chấm công và hợp đồng làm khoán, kế toán đội thi công tiến hành tính lương và phụ cấp của từng đội sản xuất trong từng tháng (Thể hiện trên bảng thanh toán lương và phụ cấp). Sau đó từ bảng thanh toán lương và phụ cấp các đội kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ tiền lương để theo dõi cho từng công trình.
Cuối tháng, kế toán xí nghiệp dựa trên các chứng từ gốc là hợp đồng làm khoán, bảng thanh toán lương và phụ cấp, bảng ke chứng từ tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH cho toàn xí nghiệp.
Ví dụ: công trình Nhà thấp tầng Văn Phú. Tổng hợp toàn bộ chi phí nhân công trực tiếp tháng 12/2009 là 25.547.630 đồng kế toán ghi vào sổ nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 622: 25.547.630
Có TK 334: 25.547.630 Cuối kỳ kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp.
Nợ TK 154: 25.547.630
Có TK 622: 25.547.630
Số liệu trên nhật ký chung được kế toán chuyển ghi vào sổ cái TK 622, sổ cái TK 154, sổ chi tiết TK 622, sổ chi tiết TK 154 – công trình nhà N1B trường sĩ quan thông tin Nha Trang.
Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công.
Hiện nay, xí nghiệp đang sử dụng TK 6234 để hạch toán khấu hao cơ bản và sửa chữa lớn máy thi công, sửa chữa thường xuyên trong quá trình sử dụng. Như thế không rõ ràng trong việc hạch toán khấu hao máy thi công. Theo em, để theo dõi khoản mục chi phí này được rõ ràng, xí nghiệp nên mở thêm tài khoản cấp 3 cho TK 6234. Cụ thể:
TK 62341: “Chi phí khấu hao máy thi công”.
TK 62342: “Chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên máy thi công” Trình tự hạch toán:
Ví dụ công trình nhầ thấp tầng Văn Phú - Chi phí nhân công:
Nợ TK 6231: 3.542.336 Có TK 334: 3.542.336 - Chi phí vật liệu: Nợ TK 6232: 1.652.700 Có TK 331: 1.652.700 - Chi phí dụng cụ sản xuất: Nợ TK 6233: 515.000 Có TK 331: 515.000
Tương tự hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác; các số liệu này được ghi vào sổ nhật ký chung, ghi vào sổ cái TK 623 và sổ chi tiết TK 623.
Tổng hợp toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công phát sinh tháng 12/2009 của công trình Nhà thấp tầng Văn Phú là 9.975.161 đồng. Số liệu được kế toán xí nghiệp ghi vào sổ nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 154: 9.975.161.
Là số kết chuyển cuối kỳ vào TK 154.
Số liệu trên sổ nhật ký chung được chuyển ghi vào sổ cái TK 623, sổ cái TK 154.
Hạch toán chi phí sản xuất chung.
Ví dụ công trình Bệnh viện Lục Ngạn.
Các loại chi phí: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài đều được xí nghiệp theo dõi chặt chẽ và ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK 627, sổ cái TK 627.
Tổng hợp toàn bộ chi phí chung phát sinh trong tháng 12/2009 công trình Bệnh viện Lục Ngạn là 16.450.791 đồng.
Cuối kỳ kết chuyển chi phí sản xuất chung: Nợ TK 154: 16.450.791 Có TK 627: 16.450.791
Kế toán xí nghiệp phản ánh số liệu này trên sổ nhật ký chung, từ đó chuyển vào sổ cái TK 627, TK 154, sổ chi tiết TK 627, sổ chi tiết TK 154.
Bàn giao hạng mục công trình Bệnh viện Lục Ngạn hoàn thành cho Công ty Hà Đô.
Nợ TK 336: 141.750.792
Có TK 512: 141.750.792 Nợ TK 632: 136.206.879
Có TK 154: 136.206.879
Những giải pháp thực thi kế toán quản trị có hiệu quả
Kế toán quản trị được hình thành song song với kế toán tài chính nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ cho nhà quản lý. Để sử dụng hiệu quả công cụ này, doanh nghiệp cần chú ý một số vấn đề sau:
• Hệ thống kế toán quản trị không có một quy chuẩn pháp lý chung nào về