GIẤY BÁO CÓ/CREDIT SLIP Ngày/date: 06/10/
GIAO DỊCH VIÊN
Số giao dịch/Trans no: AASF301211908703
GIẤY BÁO CÓ/CREDIT SLIP Ngày/date: 06/10/2014 Ngày/date: 06/10/2014
ĐƠN VỊ THỤ HƯỞNG/BENEFICIARY
Tên tài khoản/Customer name: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SỐ Số tài khoản/Account number: 10000029628
Mã số thuế/CMT/Tax code/ID card: 0101342916
ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN/PAYMENT
Tên tài khoản/Customer name: Công ty TNHH Đức Anh Số tài khoản/Account number: 3208045988
Mã số thuế/CMT/Tax code/ID card: 0103762761
Số tiền bằng chữ/Amount in words: Bốn mươi bảy triệu ba trăm nghìn đồng chẵn Nội dung/Content: Thanh toán tiền hàng theo HĐ 0038615
GIAO DỊCH VIÊN
TELLER
KIỂM SOÁT
CHECKER
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Quyển số: 05 Số: PXK258 Nợ: TK 632 Có: TK 156 Tổng số tiền bằng số/ Amount: 47.300.000 VNĐ
Căn cứ vào hóa đơn GTGT (mẫu số 2.5), phiếu xuất kho (mẫu số 2.6) và giấy báo có từ ngân hàng (mẫu số 2.7), kế toán viên sẽ thực hiện nhập dữ liệu vào phần mềm MISA theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn phân hệ bán hàng
Bước 2: Chọn hình thức bán hàng có trong giao diện
Ngày 03/10 khách hàng chưa thanh toán tiền hàng nên kế toán sẽ chọn “Bán hàng chưa thu tiền” (hình ). Sau đó, kế toán cần khai báo đầy đủ thông tin tại các tab hóa đơn, phiếu xuất.
Bước 3: Kế toán ghi nhận dữ liệu cho các tab sau:
Hàng tiền:
Mã hàng: DH LG18D Kho: 156 TK Nợ: 131 TK Có: 511
ĐVT: Bộ Số lượng: 05 Đơn giá: 8.600.000
Thuế, giá vốn: Thuế suất 10%, TK kho: 156, TK giá vốn: 632
3 mục trên sẽ tự động cập nhật sau khi kế toán ghi xong dữ liệu tại tab hàng tiền.
Thống kê: Phòng ban: Bộ phận bán hàng
Bước 4: Kế toán ấn “Cất” để phần mềm ghi lại dữ liệu
Ngày 06/10, công ty nhận được giấy báo có từ ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội về việc công ty TNHH Đức Anh thanh toán tiền hàng theo HĐ số 0038615 ngày 03/10.
Bước 5: Chọn biểu tượng “Thu tiền khách hàng”
Lựa chọn phương thức thanh toán là “Chuyển khoản”. Tiếp đó, kế toán nhập đầu đủ dữ liệu vào phần “Thông tin chung” bao gồm:
Đối tượng: Công ty TNHH Đức Anh
Người nộp: Lê Văn Hùng
Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng theo HĐ số 0038615
Cuối cùng, click chuột vào ô trống tại tab hóa đơn để đánh dấu nghiệp vụ cần thực hiện.
Bước 6: Kế toán ấn “Thưc hiện” để phần mềm ghi giảm khoản phải thu khách hàng.
Bước 7: Cuối tháng, chọn “Báo cáo” rồi chọn “sổ chi tiết các loại tài khoản” và ấn “Xem”. Tiếp theo, click chọn tài khoản muốn xem, cuối cùng ấn “Đồng ý”
39
Hình 2.2:Giao diện nhập liệu bán buôn hàng hóa trong phần mềm MISA
2.2.3.2. Kế toán bán hàng theo phương thức bán lẻ thu tiền tập trung
Ở phương thức bán hàng này, nhân viên bán hàng và nhân viên thu ngân làm việc độc lập với nhau. Cuối ca bán hàng, nhân viên bán hàng xác định số lượng hàng bán để lập báo cáo doanh thu trong ca. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ thu tiền và nộp lại cho thủ quỹ. Kế toán bán hàng nhận các chứng từ bàn giao làm căn cứ ghi các nghiệp vụ phát sinh trong ngày.
Với trường hợp khách hàng mua lẻ, số lượng hàng bán ra ít và khách hàng thường mua hàng với mục đích sử dụng chứ không phải để kinh doanh và gần như không lấy hóa đơn. Tuy nhiên trường hợp khách lẻ mua hàng có lấy hóa đơn, công ty vẫn xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng theo liên 2. Việc khách hàng không có mã số thuế, kế toán viên không ghi mã số thuế vào phần thông tin khách hàng.
Trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn GTGT, kế toán lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ theo thứ tự hàng được bán ra trong ngày. Căn cứ vào bảng kê bán lẻ đó, cuối mỗi ngày, công ty lập hóa đơn GTGT để ghi nhận doanh thu và phản ánh thuế GTGT đầu ra và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn”. Trên hóa đơn ghi rõ “kèm theo bảng kê số… ngày… tháng… năm.”
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt thường được áp dụng khi khách hàng mua lẻ, đến mua trực tiếp tại công ty.
Ví dụ: Ngày 11/10/2014, xuất kho bán cho khách lẻ Trần Hoàng Phương làm việc tại văn phòng đại diện công ty FIFTHMEDIA tầng 6 Hoàng Cầu với tổng giá trị thanh toán bao gồm thuế GTGT (10%) là 28.380.000 đồng. Kế toán lập hóa đơn GTGT liên 3 (mẫu số 2.8) cho khách lẻ Trần Hoàng Phương và phiếu xuất kho liên 3 (mẫu số 2.9)
cho thủ kho để kiểm tra số lượng cần xuất theo yêu cầu của hóa đơn. Cuối cùng, thủ kho xuất hàng giao cho khách lẻ. Đồng thời, các chứng từ trên được thủ kho chuyển về bộ phận kế toán phục vụ cho việc hạch toán ghi sổ, lưu trữ chứng từ và đối chiếu kiểm tra và cuối tháng. Khách hàng chấp nhận thanh toán ngay bằng tiền mặt nên kế toán sẽ viết phiếu thu (mẫu số 2.10) để hoàn thành thủ tục bán hàng.
Mẫu số 2.8: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Lưu nội bộ Ngày 11 tháng 10 năm 2014
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: CN/14P Số: 0038617 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SỐ
Mã số thuế: 0101342961
Địa chỉ: Số 349 Ngõ Quỳnh Lôi – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội Số tài khoản: 10000029628
Họ tên người mua hàng: Trần Hoàng Phương Tên Đơn vị: Văn phòng đại diện FIFTHMEDIA
Địa chỉ: Tầng 6 tòa nhà Anh Minh, 36 Hoàng Cầu, Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: -
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Máy điều hòa LG18D Bộ 03 8.600.000 25.800.000
Cộng tiền hàng: 25.800.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.580.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 28.380.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tám triệu ba trăm tám mươinghìn đồng chẵn
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
41
Mẫu số 2.9: Phiếu xuất kho
Công ty TNHH Công nghệ số
349 Ngõ Quỳnh Lôi, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội
Mẫu số: 02 - VT
(Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 11 tháng 10 năm 2014
Họ tên người nhận hàng: Trần Hoàng Phương
Lý do xuất kho: Xuất kho bán trực tiếp cho khách hàng theo HĐ 0038617 Xuất tại kho: Kho hàng hóa
STT Tên hàng hóa sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Máy điều hòa LG18D Bộ 03 6.054.339 18.163.017
Cộng 18.163.017 Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 11 tháng 10 năm 2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Mẫu số 2.10: Phiếu thu
Công ty TNHH Công nghệ số
349 Ngõ Quỳnh Lôi, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội
Mẫu số: 01 – TT
(Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 11 tháng 10 năm 2014
Họ tên người nộp tiền: Trần Hoàng Phương
Địa chỉ: Tầng 6 tòa nhà Anh Minh, 36 Hoàng Cầu, Hà Nội Lý do thu: Thu tiền bán máy điều hòa theo HĐ 0038617
Số tiền: 26.058.000 Viết bằng chữ: Hai mươi sáu triệu không trăm năm mươi tám nghìn đồng chẵn
Kèm theo 01 Chứng từ gốc. Ngày 11 tháng 10 năm 2014 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Quyển số: 05 Số: PXK260 Nợ: TK 632 Có: TK 156 Quyển số: 04 Số phiếu: PT127 Nợ: TK 111 Có: TK 511, 3331
Căn cứ vào hóa đơn GTGT (mẫu số 2.8), phiếu xuất kho (mẫu số 2.9) và phiếu thu (mẫu số 2.10), kế toán viên sẽ thực hiện nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán MISA theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn phân hệ bán hàng
Bước 2: Chọn hình thức bán hàng có trong giao diện
Khách hàng thanh toán tiền hàng ngay, kế toán chọn “Bán hàng thu tiền ngay” (hình 2.2). Sau đó chọn phương thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản). Kế toán viên cần khai báo đầy đủ thông tin chung tại các tab hóa đơn, phiếu thu, phiếu xuất (thanh toán bằng tiền mặt) và tab hóa đơn, giấy báo có, phiếu xuất (thanh toán bằng chuyển khoản)
Bước 3: Kế toán ghi nhận dữ liệu cho các tab sau:
Hàng tiền:
Mã hàng: DH LG18D Kho: 156 TK Nợ: 111 TK Có: 511
ĐVT: Bộ Số lượng: 03 Đơn giá: 8.600.000
Thuế, giá vốn: thuế suất, TK kho, TK giá vốn
3 mục trên sẽ tự động cập nhật sau khi kế toán ghi xong dữ liệu tại tab hàng tiền.
Thống kê: Phòng ban: Bộ phận bán hàng
Bước 4: Kế toán ấn “Cất” để phần mềm ghi lại dữ liệu
Bước 5: Cuối tháng, chọn “Báo cáo” rồi chọn “sổ chi tiết các loại tài khoản” và ấn “Xem”. Tiếp đó, click chọn tài khoản muốn xem, cuối cùng ấn “Đồng ý”
Hình 2.3: Giao diện nhập liệu nghiệp vụ bán hàng trong phần mềm MISA
43
Dưới đây là sổ chi tiết GVHB của mặt hàng Máy điều hòa LG18D – Mã hàng hóa: DH LG18D trong tháng 10 năm 2014:
Mẫu số 2.11: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SỐ
Số 349 Ngõ Quỳnh Lôi – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội
Mẫu số: S20-DNN
(Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)