Truy n thông là vi c trao đ i và truy n đ t các thông tin c n thi t t i các bên có liên quan c bên trong l n bên ngoài đ n v . B n thân m i h th ng thông tin đ u có ch c n ng truy n thông, vì v y nh ng thông tin đã đ c thu th p và x lý m i có th đ n đ c v i các đ i t ng có nhu c u đ giúp h th c hi n đ c trách nhi m c a mình. H th ng truy n thông bao g m hai b ph n sau:
Truy n thông bên trong: Cùng v i vi c nh n đ c các thông tin thích h p, t t c các nhân viên, đ c bi t là nh ng ng i có trách nhi m quan tr ng v qu n tr tài chính và kinh doanh, c n nh n đ c các thông báo ng n g n t ng i qu n tr cao c p nh t đ th c hi n công vi c. Ng c l i, ng i qu n lý cao c p nh t ph i ph n h i ý ki n đ xu t c a c p d i. Các kênh thông tin t trên xu ng d i hay t d i lên trên ph i đ c thi t l p đ đ m b o s truy n thông này. Ngoài ra, vi c trao đ i thông tin hàng ngang gi a các cá nhân hay b ph n trong đ n v c ng c n đ c thông su t.Cùng v i trách nhi m cá nhân ph i rõ ràng, đi u quan tr ng là vi c truy n thông ph i giúp cho m i cá nhân trong đ n v hi u rõ công vi c c a mình c ng nh nh h ng c a nó đ n các cá nhân khác đ t đó có nh ng bi n pháp kh c
20
ph c. Thi u s hi u bi t này s làm n y sinh các v n đ b t l i cho vi c đ t đ c các m c tiêu c a đ n v .
Truy n thông bên ngoài: Thông tin t các đ i t ng bên ngoài đ n v nh nhà cung c p, ngân hàng, c quan qu n lý nhà n c, khách hàng c ng c n đ c thu th p, x lý và báo cáo cho các c p thích h p đ giúp cho đ n v có cách th c ng x k p th i. T ng t nh truy n thông bên trong, b t c ng i bên ngoài nào làm vi c v i công ty c n ph i bi t m t s quy đ nh c a đ n v . Ch ng h n nh các kho n chi tr không h p l , ti n hoa h ng không đ c ch p nh n. n v có th thông tin tr c ti p v i nhà cung c p đi u mà đ n v mong mu n khi làm vi c v i h .
Ng i bên ngoài có th cung c p thông tin quan tr ng cho các b ph n ch c n ng. Hi u bi t v ho t đ ng kinh doanh và KSNB c a ki m toán viên đ c l p c ng giúp H i đ ng qu n tr và Ban Giám đ c bi t đ c khi m khuy t quan tr ng c a h th ng KSNB.
Xu t phát t m i quan h không th tách r i gi a thông tin và truy n thông nên hai khái ni m này đ c trình bày chung c u thành m t b ph n c a h th ng KSNB. Thông tin và truy n thông ph i đ m b o “ph sóng” t i m i b ph n, phòng ban và t ng cá nhân trong t ng đ n v c ng nh các đ i t ng bên ngoài có liên quan. Thông tin và truy n thông ngày càng quan tr ng giúp doanh nghi p đ t đ c các m c tiêu c a mình đ t n t i và phát tri n.
1.3.5 GIÁM SÁT
Giám sát là quá trình đánh giá ch t l ng c a h th ng KSNB theo th i gian. Giám sát nh m đ m b o h th ng KSNB luôn ho t đ ng h u hi u. Quá trình giám sát đ c th c hi n b i nh ng ng i có trách nhi m nh m đánh giá vi c thi t l p và th c hi n các th t c ki m soát. Giám sát đ c th c hi n m i ho t đ ng trong đ n v theo hai cách: giám sát th ng xuyên và giám sát đ nh k .
21