M i b ph n và cá nhân trong đ n v đ u ph i có nh ng thông tin c n thi t giúp th c hi n trách nhi m c a mình (bao g m c trách nhi m ki m soát). Vì v y, nh ng thông tin c n thi t ph i đ c xác đ nh, thu th p và truy n đ t t i nh ng cá nhân, b ph n có liên quan m t cách k p th i và thích h p. H th ng thông tin c a đ n v t o ra các báo cáo, trong đó ch a đ ng nh ng thông tin v tài chính, ho t đ ng hay tuân th , giúp cho nhà qu n lý đi u hành và ki m soát doanh nghi p. M t
18
thông tin có th dùng cho nhi u m c tiêu khác nhau nh : l p BCTC, xem xét vi c tuân th pháp lu t và các quy đ nh, đ đi u hành ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a đ n v .
n v ph i xác đ nh các thông tin c n thi t ph i thu th p, x lý và báo cáo. Nh ng thông tin này bao g m: thông tin v ho t đ ng th ng xuyên và c thông tin không th ng xuyên c a đ n v .
V n đ quan tr ng nh t là thông tin ph i phù h p v i nhu c u, đ c bi t trng giai đo n đ n v đ i m t v i s thay đ i trong kinh doanh, v i s c nh tranh gay g t và s thay đ i trong nhu c u c a khách hàng. Vì v y, h th ng thông tin c ng ph i thay đ i phù h p nh m đáp ng m c tiêu m i c a đ n v . M t h th ng thông tin t t c n có nh ng đ c đi m sau:
H tr cho chi n l c kinh doanh: H th ng thông tin ph i là m t ph n c a ho t đ ng kinh doanh, h th ng không ch thu th p thông tin c n thi t trong vi c đ a ra quy t đ nh cho ki m soát mà còn giúp đ a ra chi n l c kinh doanh.
H tr cho sáng ki n mang tính chi n l c: Chi n l c kinh doanh và chi n l c h th ng thông tin có ý ngh a quy t đ nh s thành công c a nhi u t ch c. Th c t cho th y t m quan tr ng c a vi c áp d ng h th ng thông tin vào ho t đ ng kinh doanh. Nhi u công ty đã s d ng h th ng thông tin giúp s n ph m ti p c n v i ng i tiêu dùng d dàng h n.
Tích h p v i ho t đ ng kinh doanh: Vi c s d ng thông tin ngày nay đã di chuy n t h th ng thông tin đ n thu n là tài chính sang h i nh p v i h th ng thông tin chung c a toàn công ty. H th ng thông tin này giúp ki m soát quá trình kinh doanh, theo dõi, ghi nh n nghi p v k p th i.
Ph i h p h th ng thông tin m i và c : S sai l m khi cho r ng h th ng thông tin m i th ng giúp ki m soát t t h n b i vì chúng m i. Th c t có th ng c l i, vì h th ng c đã đ c ki m tra thông qua s d ng, vì v y chúng th ng đáp ng đ c nhu c u. Vì v y c n nghiên c u k hai h th ng (c và m i) đ có quy t đ nh phù h p.
19
Ch t l ng thông tin: B t k thông tin đ c t o ra b i h th ng nào thì c ng c n đ m b o ch t l ng, có v y thông tin m i h u ích cho nhà qu n lý trong vi c ki m soát đ n v . Các yêu c u c th đ i v i thông tin là:
Ph i thích h p: Thông tin ph i phù h p v i yêu c u ra quy t đ nh c a nhà
qu n lý.
Ph i k p th i:Thông tin ph i cung c p k p th i khi có yêu c u.
Ph i c p nh t:H th ng ph i đ m b o có các s li u m i nh t.
Ph i chính xác và d dàng truy c p.
Khi thi t k h th ng, ph i tính đ n nh ng yêu c u trên và thông tin c n đ c đi u ch nh đ ngày càng hoàn thi n h n, ph c v cho nhà qu n lý và các cá nhân trong đ n v .