4 Chi phí quản lý doanh
3.2.6. Quản lý tốt hơn các khoản phải thu nhằm hạn chế lượng vốn bị khách hàng chiếm dụng.
Để giải quyết kịp thời yêu cầu của quá trình kinh doanh, ngoài việc sử dụng vốn cố định ra, việc sử dụng vốn lưu động là yêu cầu cần thiết. Qua phân tắch, trong năm 2012, các khoản phải thu của khách hàng chiếm 58,21% trong tổng số vốn lưu động,., Cho thấy, tỷ trọng các khoản phải thu trong tổng vốn lưu động của công ty là khá lớn. Chắnh vì vậy hiệu quả của công tác thu hồi nợ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty.Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó, mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phắ cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó, rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng chắnh sách bán chịu hợp lý để vừa tăng doanh thu vừa đảm bảo tốc độ thu hồi khoản phải thu nhanh. Đây là mục tiêu đăt ra cho các nhà quản lý trong chắnh sách bán hàng và thu hồi công nợ sao cho việc thanh toán được nhanh gọn nhất, giảm được lãi tiền vay.
Thời gian trung bình đê thu hồi các khoản nợ của khách hàng kéo dài sẽ ảnh hưởng đến vốn vay và lãi vay. Vì vậy công ty cần đưa ra các chắnh sách về cơ chế ưu đãi với những khách hàng thường xuyên của công ty và thanh toán tiền đúng hạn. Để rút ngắn kỳ thu tiền bình quân, công ty cần đưa ra các giải pháp sau:
- Công ty phải mở sổ theo dõi các khoản nợ chi tiết cho từng khách hàng, có tên, địa chỉ, thời hạn nợ, số tiền nợ, và tỷ lệ nợ.
- Khi bán hàng, công ty cần tìm hiểu tình hình tài chắnh của các khách hàng có đủ khả năng tài chắnh thanh toán đúng hạn hợp đồng không
- Khi làm hợp đồng ký kết cần phải ghi rõ thời hạn trả tiền, nếu bên A ( chủ đầu tư) chưa thanh toán hết thì khách hàng phải chịu thêm một lãi suất của khản tiền chưa thanh toán hết bằng lãi suất vay ngân hàng.
- Công ty nên đưa ra chắnh sách chiết khấu để khuyến khắch khách hàng thanh toán sớm tiền hàng thay vì việc phải vay ngân hàng để tài trợ cho khoản vốn lưu động bị ứ đọng từ khoản vay của khách hàng. Khi xác định tỷ lẹ chiết khấu cần đặt nó trong mối quan hệ với lãi suất vay hiện hành, tỷ lệ chiết khấu này phải nhỏ hơn lãi suất vay vốn.
- Công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu mà còn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Còn đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán, công ty phải tìm hiểu phân tắch vì sao khách hàng không thanh toán đúng hạn, do nguyên nhân chủ quan hay khách quan (nếu do nguyên nhân khách quan công ty có thể gia hạn nợ ).Từ đó có những biện pháp xử lý phù hợp: Nếu mới phát sinh thì nên áp dụng biện pháp mềm mỏng, mang tắnh chất yêu cầu. Sau một thời gian không có biến chuyển công ty có thể cử người xuống tận nơi, dùng biện pháp cứng rắn hơn, đưa ra cơ sở pháp lý bắt buộc khách hàng trả nợ. Nếu khách hàng vẫn dây dưa cố tình không trả nợ có thể thuê hoặc bán nợ cho công ty chuyên mua bán nợ hoặc yêu cầu toà án giải quyết.
- Nếu gặp trường hợp nợ khó đòi do khách hàng khó khăn về tài chắnh và xét về lâu dài khách hàng không có khả năng trả nợ thì công ty cũng cần chấp nhận phương thức đòi nợ bằng cách chiết khấu dần, nhằm thu lại các khoản nợ khó đòi.
- Giảm giá cho những khách hàng thường xuyên của công ty.
- Công ty cử cán bộ đi đôn đốc thu hồi công nợ, có khuyến khắch khen thưởng theo tỷ lệ phần trăm số tiền đòi được.