3 .2.1 Phân loại chi phí phục vụ KTQT chi phí ở Công ty
3.2.3.Lập báo cáo chi phí phục vụ kiểm soát chi phí ở Công ty
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, chi phí phát sinh thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức, tạo nên biến động chi phí so với định mức. Phân tích biến động chi phí nhằm làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí. Việc phân tích được thực hiện thông qua các báo cáo
thực hiện. Nó được xây dựng nhằm giúp nhà quản trị kiểm soát được tình hình thực hiện các dự toán, đồng thời là cơ sở để lập dự toán cho kỳ tới. Tuy nhiên, Công ty chưa tổ chức đầy đủ các báo cáo CPSX và giá thành sản phẩm.
Sau đây là một số báo cáo chủ yếu về CPSX có thể áp dụng tại Công ty:
a. Báo cáo tình hình thực hiện chi phí NVLTT
Chi phí NVLTT phụ thuộc vào lượng NVL tiêu hao và đơn giá NVL
mua vào. Biến động về lượng NVL tiêu hao thuộc về trách nhiệm của bộ phận sản xuất tại Công ty, song nó cũng có thể thuộc về bộ phận thu mua nếu mua phải NVL kém chất lượng dẫn đến hư hỏng nhiều,... Thực tế tại Công ty việc cung cấp thông tin cho công tác kiểm soát chi phí NVL thông qua các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,... và “Bảng kê tình hình nhập - xuất - tồn NVL”
chưa đáp ứng được yêu cầu về việc xác định trách nhiệm của các cá nhân có liên quan. Cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong chu trình nhập, xuất, sử dụng, quản lý NVL,...để giúp Công ty kiểm soát được chi phí NVLTT. Vì vậy, Công ty nên lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí NVLTT phản ánh sự biến động chi phí này. Từ đó xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý kịp thời.
Báo cáo này được lập căn cứ vào Bảng định mức tiêu hao vật liệu, Bảng định mức giá thành đơn vị NVLTT, Sổ chi tiết chi phí NVLTT và số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ.
Minh họa cho các đơn đặt hàng trong quý I/2011 của khách hàng PIT với sản phẩm Giày Bata: Cụ thể, từ bảng định mức tiêu hao NVL (Bảng 2.3), bảng định mức giá thành đơn vị NVLTT (Bảng 2.4) và số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ (bảng 2.2), Công ty có được số liệu về dự toán chi phí NVLTT trong kỳ. Đồng thời, căn cứ vào Sổ chi tiết chi phí NVLTT (Phụ lục 5), Công ty thu thập được số liệu về chi phí NVLTT của kỳ thực hiện. Sau đó, sử dụng
sản xuất 355.000 đôi giày Bata. Từ đó, Công ty cần tìm ra nguyên nhân của sự biến động và biện pháp khắc phục nó. Báo cáo tình hình thực hiện chi phí
NVLTT được lập theo phụ lục 8
Qua bảng báo cáo tình hình thực hiện chi phí NVLTT trên, Công ty có thể phân tích biến động chi phí NVLTTcác đơn đặt hàng của khách hàng PIT với sản phẩm giày Bata. Tại Công ty, thông thường lượng NVL mua vào
được đưa vào sử dụng hết, mà ít để tồn kho. Vì vậy, khi phân tích biến động chi phí NVL trực tiếp, có thể xác định tổng mức biến động và chi tiết trong đó
bao nhiêu là do biến động lượng và bao nhiêu là do biến động giá.
Qua bảng báo cáo (Phụ lục 8) cho thấy tổng chi phí NVLTT để sản xuất 355.000 đôi giày Bata giảm so với dự toán là 102.364.700đồng, do định mức NVLTT và giá cả NVL để sản xuất sản phẩm thay đổi làm cho tổng chi phí NVLTT thực tế giảm so với dự toán. Cụ thể: chi phí NVL Bạt 302 Glacier, 217 Aurora Pink + Xô K1,05m thực tế tăng so với dự toán là 11.375.000
đồng. Sự tăng lên của chi phí NVL này là do định mức tiêu hao NVL thực tế tăng so với dự toán là 5m, kết hợp với biến động về giá tăng 500 đồng/m làm
cho chi phí NVL này tăng so với dự toán đặt ra. Nguyên nhân của sự biến
động tăng về định mức tiêu hao trong quá trình sản xuất là do một số công nhân không ý thức làm lãng phí NVL, đồng thời do tình hình lạm phát tăng nên giá mua NVL này tăng so với dự toán ban đầu. Do vậy, tổng chi phí NVLTT thực tế giảm so với dự toán là do các yếu tố NVL khác. Do đó, Công
ty cần phân tích sự biến động của các loại NVL còn lại và tìm ra nguyên nhân của sự biến động để đưa ra biện pháp quản lý tốt hơn.
Nhìn chung, nguyên nhân của những biến động về chi phí NVLTT ở Công ty thường là:
Biến động lượng NVL: trình độ tay nghề của người công nhân, ý thức của người công nhân trong quá trình sản xuất làm lãng phí (tiết kiệm) NVL,
điều này làm tăng (giảm) mức tiêu hao NVL để sản xuất sản phẩm mà các quản đốc xưởng lại không kiểm tra chặt chẽ trong quá trình sản xuất.
Biến động giá NVL: có thể do giá cả thị trường thay đổi, đây là nguyên
nhân khách quan nên nhà quản trị không kiểm soát được, bên cạnh đó sự thay
đổi của giá do những nguyên nhân khác thuộc chủ quan gây nên.
Như vậy, kết thúc quá trình sản xuất, tùy từng trường hợp cụ thể xảy ra mà Công ty phân tích biến động chi phí NVLTT, xem xét những biến động
nào là đáng kể, chủ yếu và cần khắc phục, các cá nhân và phòng ban có liên quan sẽ tìm nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Tuy nhiên, việc kiểm soát CPSX không chỉ được tiến hành sau quá trình sản xuất mà còn ở giai đoạn
trước khi sản xuất. Đối với CPNVL, ở giai đoạn trước sản xuất cần thực hiện các công việc sau:
Thứ nhất: Thiết lập trình tự đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp trong việc mua NVL chính: thu thập các thông tin cần thiết về nhà cung cấp như: Giấy
phép đăng kí kinh doanh, năng lực tài chính, các hợp đồng với các khách
hàng tương tự đã được kí kết… của nhà cung cấp. Phân tích, đánh giá các nhà (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
cung cấp theo các yêu cầu riêng cho từng sản phẩm hay từng nhóm sản phẩm.
Tiêu chí để lựa chọn các nhà cung cấp: Đáp ứng các yêu cầu về số lượng, giá cả, chất lượng và tiến độ cung cấp…Sau đó mới phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp
Thứ hai: Quan tâm đến các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng mua được hưởng khi mua hàng.
Thông thường, khoản chiết khấu thương mại Công ty sẽ được người bán thông báo tại thời điểm thỏa thuận để mua hàng. Tuy nhiên, Công ty chưa quan tâm đến khoản chiết khấu thanh toán được hưởng trong quá trình mua hàng. Mặc dù chiết khấu thanh toán không làm giảm trực tiếp CPSX nhưng
xét về mặt tài chính chiết khấu thanh toán được hưởng vẫn có lợi cho Công ty.
Thứ ba: Kiểm soát và dự trữ NVL tồn kho:
Hiện tại, chủ trương của Công ty không để tồn kho NVL nhiều, khi có nhu cầu NVL cho quá trình sản xuất (khi nhận được đơn đặt hàng), Công ty mới lên kế hoạch mua NVL. Điều này có ưu điểm: không bị ứ đọng vốn, không tốn chi phí lưu kho, bảo quản,...Tuy nhiên, lại khiến Công ty không chủ động trong việc lựa chọn nhà cung cấp cũng như khó đảm bảo về chất
lượng, giá cả NVL nếu Công ty mua NVL vào những thời điểm NVL khan hiếm, giá cả cao,...
Vì vậy, việc dự đoán nhu cầu NVL và đặt mua NVL cho sản xuất là cần thiết. Việc dự toán đúng định mức, đúng chủng loại, tính đúng nhu cầu và
đặt mua NVL đúng thời điểm là rất quan trọng, nếu sai sót trong khâu này cũng có thể gây thiệt hại cho Công ty, chẳng hạn như: khi tồn trữ vật tư quá
nhiều sẽ bị ứ đọng vốn, tốn chi phí lưu kho, bảo quản, lãi vay (nếu mua nguyên vật liệu từ tiền vay), hoặc ngược lại NVL mua không kịp đáp ứng cho ngày sản xuất gây ra tình trạng đứt chuyền…
b. Báo cáo tình hình thực hiện chi phí NCTT
Công ty chỉ mới dừng lại ở việc tính lương, chưa đi sâu vào phân tích và đánh giá những biến động về tiền lương. Để góp phần kiểm soát chi phí
nhân công, đồng thời giúp người lao động có ý thức và trách nhiệm trong công việc, Công ty cần phải lập Báo cáo tình hình thực hiện chi phí NCTT.
Tương tự như báo cáo tình hình thực hiện chi phí NVLTT, báo cáo này được lập dựa vào bảng định mức thời gian sản xuất sản phẩm giày Bata (bảng 2.7), bảng đơn giá tiền lương (bảng 2.8) và số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ
(bảng 2.2), Công ty sẽ có được số liệu về dự toán chi phí NCTT. Đồng thời,
liệu về chi phí NCTT của kỳ thực hiện. Sau đó, sử dụng phương pháp so sánh đánh giá mức độ biến động của năng suất lao động và đơn giá tiền lương để
sản xuất ra 355.000 đôi giày Bata. Như vậy, báo cáo tình hình thực hiện chi phí NCTT được lập theo phụ lục 9
Qua bảng phân tích (Phụ lục 9) cho thấy chi phí NCTT thực tế giảm so với dự toán là 35.826.495đồng. Sự biến động này chỉ chịu tác động của nhân tố đơn giá tiền lương để sản xuất sản phẩm ở các công đoạn thay đổi, còn nhân tố lượng không thay đổi. Cụ thể: tiền lương thực tế công nhân trực tiếp sản xuất trong giai đoạn chuẩn bị Cán trắng tăng so với dự toán 650.196đồng,
nguyên nhân là Công ty đã tiến hành tăng đơn giá lương lên 1,83 đồng/cái để
kích thích tinh thần làm việc của công nhân, tác động làm tăng chi phí tiền
lương. Như vậy, chi phí NCTT giảm thực tế so với dự toán là do sự tác động từ các giai đoạn còn lại. Mặc dầu nhân tố lượng không thay đổi trong quá trình sản xuất, nhưng Công ty cần phải chú ý đến việc tăng năng suất lao động
để đảm bảo việc giao hàng đúng thời gian quy định theo hợp đồng, tránh
trường hợp tới hạn giao hàng mà không có hàng để giao, điều này làm ảnh
hưởng đến uy tín của Công ty. Cụ thể những trường hợp nào biến động do
năng suất tăng nhiều, hoặc giảm nhiều là do ý thức công nhân hoặc do trình
độ tay nghề công nhân,.... để có hướng kiểm soát chi phí NCTT thích hợp. Vì nếu thời gian sản xuất thực tế kéo dài hơn so với định mức, tổng chi phí
NCTT không đổi (vì Công ty trả lương theo sản phẩm), nhưng điều này lại làm ảnh hưởng đến các chi phí khác (như: máy móc thiết bị, tiền lương bộ
phận quản lý sản xuất,...). Vì vậy, Công ty cần tìm ra nguyên nhân để điều chỉnh cho phù hợp trong việc chi trả tiền lương cho công nhân để kích thích tinh thần làm việc, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
Công ty nên xem xét những biến động lớn, có tính chất lâu dài để đưa (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ra biện pháp kiểm soát, giải quyết, tránh tập trung vào những biến động không
đáng kể để bảo đảm hiệu quả của kiểm soát.
Sau đây là một số biện pháp kiểm soát chi phí NCTT ở Công ty:
Thứ nhất, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát người lao động, cụ
thể là quan sát kỹ thao tác làm việc để tránh tình trạng sản xuất chậm trễ
không kịp giao hàng, công nhân nào làm vượt mức tối đa sẽ được khen
thưởng. Ngoài ra, cũng cần kiểm tra chặt chẽ chất lượng của sản phẩm, vì có thể có trường hợp công nhân cố gắng làm nhiều để hoàn thành được nhiều sản phẩm nhưng chất lượng không đạt yêu cầu.
Thứ hai, trích trước tiền lương công nhân nghỉ phép theo qui định nhằm
ổn định chi phí sản xuất, vì Công ty thường có công nhân nghỉ phép không ổn
định, chủ yếu tập trung vào các ngày lễ để được nghỉ nhiều.
Thứ ba, kết hợp với bộ phận quản lý TSCĐ để quản lý tốt tình trạng máy móc thiết bị, tránh tình trạng đang sản xuất phải ngừng chuyền mà vẫn phải trả lương công nhân.
c. Báo cáo tình hình thực hiện chi phí SXC
Căn cứ vào số liệu bảng 3.4 – Bảng phân loại chi phí SXC theo cách
ứng xử chi phí, bảng 3.7 – Bảng dự toán định phí SXC theo từng nội dung chi phí và bảng 3.8 - Bảng dự toán biến phí SXC theo từng nội dung chi phí, Công ty tiến hành lập bảng báo cáo tình hình thực hiện chi phí SXC trong quý
Bảng 3.11: Báo cáo tình hình thực hiện chi phí SXC
Quý I/2011
ĐVT: Đồng
STT Khoản mục chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch
(+/-)
I Định phí 5.421.053.845 5.755.514.574 334.460.729
1 Chi phí nhân viên
phân xưởng 187.478.841 172.000.000 -15.478.841 2 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN 374.957.681 360.047.282 -14.910.399 4 Chi phí CCDC 1.499.830.726 1.586.743.631 86.912.905 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 2.812.182.611 2.877.051.880 64.869.269 6 Chi phí dịch vụ mua ngoài 187.478.841 166.515.848 -20.962.993 7 Chi phí khác bằng tiền 359.125.146 593.155.933 234.030.787 II Biến phí 3.952.888.191 3.293.250.243 -659.637.948
1 Chi phí nhân viên
phân xưởng 1.499.830.726 1.464.578.555 -35.252.171
2 Chi phí NVL 1.687.309.566 1.449.284.510 -238.025.056 3 Chi phí dịch vụ mua
ngoài 765.747.899 379.387.178 -386.360.721
Tổng cộng chi phí SXC 9.373.942.036 9.048.764.817 -325.177.219
Qua bảng 3.11, cho thấy tổng chi phí SXC thực tế quý I/2011 giảm so với dự toán là 325.177.219 đồng, chủ yếu do sự biến động giảm của biến phí SXC.
Cụ thể: biến phí chi phí nhân viên phân xưởng, biến phí NVL và biến phí dịch vụ
386.360.721 đồng.Nguyên nhân là do Công ty đã đề ra các biện pháp tiết kiệm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
điện như tắt các công tắc điện khi máy ngừng hoạt động; thay lại một số bóng
điện cũ bằng hệ thống bóng điện tiết kiệm năng lượng; khuyến khích các phòng
làm việc nên sử dụng ánh sáng tự nhiên, hạn chế sử dụng ánh sáng bằng điện nếu không thấy cần thiết; có biện pháp khen thưởng hoặc xử phạt kịp thời đối với những cá nhân có ý thức tốt trong việc thực hiện tiết kiệm điện hoặc những cá nhân vi phạm gây lãng phí điện làm cho chi phí điện giảm. Đồng thời, do ý thức
của công nhân viên ngày càng được nâng cao nên việc sử dụng NVL dùng cho
phân xưởng thực tế giảm rất nhiều so với dự toán. Tuy biến phí SXC giảm so với
dự toán nhưng thực tế vẫn đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra bình thường, chất
lượng sản phẩm không đổi và đây là một điều đáng mừng đối với Công ty. Do
vậy, Công ty cần duy trì Công ty tình trạng này.
Ngược lại, định phí SXC thực tế tăng 334.460.729 đồng so với dự toán.
Cụ thể, chi phí khấu hao TSCĐ tăng 64.869.269 đồng, chi phí CCDC tăng
86.912.905 đồng, chi phí khác bằng tiền tăng 234.030.787 đồng. Sự biến động
tăng của định phí SXC là do một số nguyên nhân như Công ty đã mua thêm một
số máy móc thiết bị ngoài dự kiến; trang bị thêm đồ bảo hộ lao động cho công
nhân; Công ty tăng cường tiếp khách để tìm kiếm thị trường và khách hàng
mới,… nên làm chi phí khấu hao, CCDC, chi phí khác bằng tiền tăng đáng kể. Mặt khác, chi phí khấu hao máy móc thiết bị của Công ty chiếm tỷ lệ lớn trong
tổng chi phí SXC, do đó Công ty nên lập báo cáo tình hình sử dụng máy móc
thiết bị trong từng phân xưởng. Trong báo cáo này cần so sánh được công suất sử dụng thực tế của máy móc thiết bị so với công suất thiết kế của máy móc thiết
Như vậy, qua bảng báo cáo tình hình thực hiện chi phí SXC Công ty có thể phân tích sự biến động của các khoản mục chi phí SXC để đưa ra các biện pháp kiểm soát chi phí tốt hơn.