3 .2.1 Phân loại chi phí phục vụ KTQT chi phí ở Công ty
3.2.2. Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí ở Công ty
a. Hoàn thiện lập dự toán chi phí SXC
Như thực trạng lập dự toán chi phí sản xuất được trình bày ở chương 2 cho thấy Công ty đã lập dự toán chi phí NVLTT, dự toán chi phí NCTT, dự
toán chi phí SXC. Tuy nhiên, hạn chế của dự toán chi phí SXC của Công ty là
chưa nêu rõ những chi phí nào là định phí, những chi phí nào là biến phí. Vì vậy, Công ty nên lập dự toán chi phí SXC theo hướng có phân loại thành biến
phí và định phí như đã được phân loại trên.
Trước tiên, Công ty tiến hành phân loại chi phí SXC theo định phí và biến phí như sau:
- Dự toán biến phí SXC: Công ty nên lập dự toán biến phí SXC cho các
đơn hàng theo tỷ lệ trên biến phí trực tiếp (biến phí NVLTT và biến phí NCTT), với tỷ lệ theo dự kiến là 13% (theo kinh nghiệm)
Dự toán biến phí SXC = Dự toán biến phí trực tiếp x Tỷ lệ biến phí theo dự kiến (3.1) Trong đó: - Biến phí NVLTT: Số liệu đã có ở bảng 2.4 - Bảng định mức giá thành đơn vị NVLTT.
- Biến phí NCTT: Số liệu đã có ở bảng 2.8 - Bảng đơn giá tiền lương. Căn cứ vào biến phí NVLTT và biến phí NCTT, Công ty tiến hành xác
định biến phí SXC theo công thức (3.1). Minh họa cho sản phẩm Giày Bata của khách hàng PIT trong quý I/2011 như sau:
Dự toán biến phí SXC để
sản xuất Giày Bata = (45.223 + 19.274) x 13% = 8.385 đồng/đôi
- Dự toán định phí SXC: Việc xây dựng dự toán định phí SXC cho các
định phí SXC theo năm lập dự toán. Trên cơ sở số liệu của các năm trước và tỷ lệ tăng, giảm định phí so với dự kiến, ta có bảng dự toán định phí SXC trong quý I/2011 của Công ty như sau:
Bảng 3.5: Bảng dự toán định phí SXC
Quý I/2011
Khoản mục Số tiền (đồng) Ghi chú
Định phí SXC thực tế năm 2010 20.651.633.695
Tỷ lệ tăng định phí SXC theo năm 2011 5%
Dự toán định phí SXC năm 2011 21.684.215.380
Định phí SXC phân bổ cho quý 5.421.053.845
Từ bảng dự toán định phí SXC trên (bảng 3.5), Công ty tiến hành chi tiết định phí SXC theo từng nội dung chi phí cụ thể. Công ty nên căn cứ vào tỷ trọng của các chi phí chiếm trong tổng chi phí SXC đã phát sinh thực tế kỳ trước để chi tiết định phí theo từng nội dung chi phí cụ thể. Chẳng hạn, dựa vào số liệu chi phí SXC thực tế của các quý trong năm 2010, Công ty tiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí và dùng phương pháp hồi quy
để tách các chi phí SXC hỗn hợp thành biến phí và định phí (làm tương tự như phần 3.2.1). Sau đó, Công ty xác định bình quân từng loại chi phí SXC
các quý năm 2010 theo công thức:
Q1 + Q2 + Q3 + Q4 Từng loại chi phí SXC bình
quân các quý năm 2010 = 4
Trong đó : Q1, Q2 ,Q3, Q4 : lần lượt là từng loại chi phí SXC quý I, quý II, quý III, quý IV năm 2010.
Sau đó, Công ty xác định tỷ trọng từng loại chi phí theo số liệu bình quân các quý trong tổng chi phí SXC năm 2010 như sau:
Bảng 3.6: Bảng tỷ trọng từng loại chi phí SXC theo số liệu bình quân các quý - năm 2010
ĐVT: Đồng
STT Nội dung chi phí
Chi phí SXC bình quân các quý năm 2010 Tỷ lệ từng loại chi phí cụ thể trong CPSXC I Định phí 5.410.516.772 58%
1 Chi phí nhân viên phân xưởng 187.114.432 2%
2 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ,
BHTN 374.228.864 4%
4 Chi phí CCDC 1.496.915.458 16%
3 Chi phí khấu hao TSCĐ 2.806.716.483 30%
6 Chi phí dịch vụ mua ngoài 187.114.432 2% 7 Chi phí khác bằng tiền 358.427.103 4%
II Biến phí 3.945.204.838 42%
1 Chi phí nhân viên phân xưởng 1.496.915.458 16%
2 Chi phí NVL 1.684.029.890 18%
3 Chi phí dịch vụ mua ngoài 764.259.490 8%
Tổng cộng chi phí SXC 9.355.721.610 100%
Căn cứ vào bảng 3.6, Công ty có thể chi tiết định phí SXC trong quý I/2011 theo từng nội dung chi phí cụ thể, bằng cách lấy tổng định phí SXC trong quý I/2011 nhân với tỷ trọng từng loại chi phí chiếm trong tổng chi phí SXC. Sau đây là bảng dự toán định phí SXC theo từng nội dung chi phí cụ
Bảng 3.7: Bảng dự toán định phí SXC theo từng nội dung chi phí cụ thể
Quý I/2011
ĐVT: Đồng
STT Nội dung chi phí
Tỷ lệ từng loại chi phí cụ thể trong CPSXC
Số tiền
1 Chi phí nhân viên phân xưởng 2% 187.478.841
2 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN 4% 374.957.681 4 Chi phí CCDC 16% 1.499.830.726 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 30% 2.999.661.452 6 Chi phí dịch vụ mua ngoài 2% 187.478.841 7 Chi phí khác bằng tiền 4% 171.646.305
Tổng định phí SXC 58% 5.421.053.845
Tiếp theo, căn cứ vào biến phí SXC để sản xuất một đôi giày Bata là
8.385 đồng/đôi, Công ty xác định tổng biến phí SXC để sản xuất 355.000 đôi
Giày Bata của khách hàng PIT trong quý I/2011 là: 8.385 x 355.000 = 2.976.675.000 đồng. Tương tự như lập dự toán biến phí SXC cho các đơn
hàng của khách hàng PIT với sản phẩm Giày Bata, Công ty xác định tổng biến phí SXC dự toán cho các đơn hàng còn lại trong quý I/2011 là 976.213.191 đồng. Như vậy, tổng biến phí SXC dự toán trong quý I/2011 là 2.976.675.000 + 976.213.191 = 3.952.888.191 đồng. Sau đó, dựa vào bảng 3.6, Công ty có thể chi tiết tổng biến phí SXC trong quý I/2011 theo từng nội dung chi phí cụ thể, bằng cách lấy tổng biến phí SXC nhân với tỷ trọng của từng loại biến phí trong tổng chi phí SXC theo số liệu bình quân các quý năm
2010. Sau đây là bảng dự toán biến phí SXC theo từng nội dung chi phí cụ thể
Bảng 3.8: Bảng dự toán biến phí SXC theo từng nội dung chi phí cụ thể Quý I/2011 ĐVT: Đồng STT Khoản mục chi phí Tỷ lệ từng khoản mục trong CPSXC Số tiền
1 Chi phí nhân viên phân xưởng 16% 1.499.830.726
2 Chi phí NVL 18% 1.687.309.566
3 Chi phí dịch vụ mua ngoài 8% 765.747.899
Tổng biến phí SXC 42% 3.952.888.191
b. Lập dự toán chi phí linh hoạt
Hiện nay, các dự toán được lập tại Công ty là dự toán tĩnh, tức dự toán chi phí chỉ theo một mức độ hoạt động nhất định, điều này chưa đáp ứng được thông tin cho các nhà quản lý để đưa ra các quyết định phù hợp với diễn biến của thị trường khi có sự thay đổi về quy mô sản xuất, khả năng gia tăng đơn đặt hàng nếu có thay đổi về đơn giá thực hiện cho từng đơn đặt hàng. Chi phí
trên đơn vị sản phẩm sẽ thay đổi nếu có sự thay đổi các yếu tố liên quan. Chính vì vậy, Công ty cần lập dự toán linh hoạt để đáp ứng yêu cầu này.
Dự toán chi phí linh hoạt là dự toán chi phí được lập cho các quy mô hoạt động khác nhau, qua đó nhà quản trị có thể so sánh được chi phí thực tế ở các mức độ hoạt động thay đổi, từ đó có thể xác định được các mức giá ký kết hợp đồng (giá bán), phù hợp với các sản lượng tiêu thụ khác nhau sao cho có lãi và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Để xây dựng được dự toán linh hoạt chúng ta phải biết được mức độ ứng xử của chi phí khi mức hoạt động thay đổi. Và như vậy ở một mức hoạt
linh hoạt còn giúp nhà quản trị cấp cao kiểm soát tốt hơn tình hình hoạt động thực tế của Công ty. Lập dự toán linh hoạt được tiến hành cụ thể như sau:
- Xác định phạm vi hoạt động trong kỳ kế hoạch.
- Xác định các chi phí phát sinh trong pham vi phù hợp theo cách ứng xử chi phí. - Tính biến phí đơn vị theo mức độ hoạt động kế hoạch. Tổng biến phí kế hoạch Biến phí đơn vị kế hoạch = Mức hoạt động kế hoạch (3.3) - Xác định tổng biến phí theo mức độ hoạt động thực tế: Tổng biến phí = Biến phí đơn vị kế hoạch x Mức hoạt động thực tế (3.4) Căn cứ vào dự toán NVLTT, NCTT và dự toán biến phí SXC, Công ty tiến hành lập dự toán biến phí sản xuất cho sản phẩm Giày Bata của khách hàng PIT trong quý I/2011 như sau:
Bảng 3.9: Bảng dự toán biến phí sản xuất đơn vị
Quý I/2011
Khách hàng PIT, Sản phẩm: Giày Bata
ĐVT: Đồng/đôi
Biến phí NVLTT
Biến phí NCTT
Biến phí SXC Biến phí sản xuất đơn vị
45.223 19.274 8.385 72.882
Trong Quý I/2011, Công ty sản xuất nhiều đơn đặt hàng gồm đơn đặt hàng của khách hàng PIT với 355.000 đôi giày Bata và các đơn đặt hàng khác với 145.000 đôi giày, dép các loại. Trên cơ sở biến phí sản xuất cho các đơn
hàng và định phí sản xuất trong quý I/2011, Công ty có thể lập dự toán linh hoạt như sau:
Bảng 3.10: Bảng dự toán chi phí linh hoạt
Quý I/2011
Sản lượng dự toán Khi sản lượng giảm 10%
Khi sản lượng tăng 10% Đơn hàng Biến phí SX (đồng/đôi) Định phí (đồng) Sản lượng (đôi) Chi phí đơn vị (đồng/ đôi) Sản lượng (đôi) Chi phí đơn vị (đồng/ đôi) Sản lượng (đôi) Chi phí đơn vị (đồng/ đôi) Khách hàng PIT 72.882 355.000 83.724 319.500 84.929 390.500 82.738 Khác 145.000 130.500 159.500 5.421.053.845 500.000 450.000 550.000
Trên cơ sở dự toán linh hoạt giúp cho Công ty có thể xác định được chi
phí đơn vị sản phẩm ở các mức sản lượng khác nhau. Qua bảng dự toán trên (Bảng 3.10) cho thấy khi quy mô sản xuất biến động tăng hoặc giảm so với
500.000 đôi Giày, dép trong quý I/2011, thì chi phí sản xuất đơn vị tương ứng sẽ giảm hoặc tăng. Chẳng hạn, khi tăng mức sản lượng lên 10%, tương ứng sản lượng tăng từ 355.000 đôi giày Bata lên 390.500 đôi giày Bata thì chi phí sản xuất đơn vị giảm từ 83.724 đồng xuống 82.738 đồng. Ngược lại, khi giảm mức sản lượng xuống 10%, tương ứng sản lượng giảm từ 355.000 đôi giày
Bata xuống 319.500 đôi giày Bata thì chi phí sản xuất đơn vị tăng từ 83.724
đồng lên 84.929 đồng. Như vậy, để tiết kiệm được chi phí sản xuất trên một
đơn vị sản phẩm thì ngoài việc sản xuất số lượng sản phẩm theo các đơn
hàng, Công ty có thể tăng thêm số lượng sản phẩm sản xuất để phục vụ cho
các đơn hàng cùng loại khác hoặc để dùng cho thị trường nội địa.
Và đây cũng là căn cứ kiểm soát chi phí và là cơ sở để quyết định ký kết các hợp đồng với khách hàng hoặc quyết định giá bán sản phẩm trong
điều kiện sản xuất thay đổi. Công ty có thể chủ động đưa ra mức giá có thể
cạnh tranh được khi số lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng tăng lên, từ đó có thể khai thác tối đa năng lực sản xuất của Công ty.
Tương tự, từ đó Công ty có thể xây dựng được công thức để xác định dự toán linh hoạt đối với bất kỳ mức độ hoạt động nào (trong giới hạn năng
lực hoạt động của máy móc thiết bị), nếu số lượng sản phẩm sản xuất thay đổi
như dự toán chi phí linh hoạt ở trên.