5S và kaizen 5 bùi minh chiến D13QLCN 18810220027

5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu ( Săn sóc), và Shitsuke ( Sẵn sàng). Kaizen là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, kaizen được ghép từ “Kai” thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” “tốt”, nghĩa là “cải tiến liên tục”. Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó, kaizen còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tố chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày.

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA QUẢN LÍ CƠNG NGHIỆP - - TIỂU LUẬN MÔN PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ KAIZEN Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Thúy Ninh Họ tên sinh viên : Bùi Minh Chiến Mã sinh viên : 18810220027 Lớp : D13QLCN Hà Nội, Ngày tháng năm 2022 PHẦN I A 5S VÀ CÁC BƯỚC THỰC HIỆN 5S Con người trung tâm phát triển, yếu tố định đem lại thành công cho doanh nghiệp Xuất phát từ quan điểm này, mơ hình 5s áp dụng Nhật Bản tảng mang đến thành công cho hệ thống quản lí chất lượng 5s tạo mơi trường sẽ, tiện lợi giúp cho tổ chức doanh nghiệp tạo điều kiện áp dụng cho hệ thống quản lí chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng Lịch sử hình thành 5s 5s xuất áp dụng Nhật Bản từ năm 1950 Nó coi cơng cụ quản trọng hệ thống LEAN Phát triển nhanh công ty Nhật Bản sau phổ biến sang nhiều nước khác Với 5s tình trạng khơng ổn định với lãng phí bị phơi bày sửa chữa sớm hơn, giúp có hành động hiệu giải nhanh vấn đề phát sinh 5s lần áp dụng Việt Nam vào năm 1993 công ty Nhật tên Hennico Hiện nay, 5S biết đến rộng rãi, nhiều doanh nghiệp áp dụng 5S để quản lí chất lượng sản xuất Vậy 5S gì? 5S viết tắt từ tiếng Nhật gồm: Seiri Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu ( Săn sóc), Shitsuke ( Sẵn sàng) 5S thực theo bước:  Sàng lọc: Là xem xét, phân loại, chọn lựa loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Mọi thứ vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng, không chưa liên quan, không chưa cần thiết cho hoạt động khu vực phải tách riêng khỏi thứ cần thiết, sau loại bỏ đem khỏi nơi sản xuất, có đồ vật cần thiết để nơi làm việc S1 thường tiến hành theo tần suất định kì Sàng lọc vật dụng để đưa vào nhóm: - Vật dụng cần thiết Vật dụng cần thiết( khơng vật dụng có cần thiết hay khơng gắn thẻ đỏ cho vật dụng, ghi tên vật dụng, ngày lí khơng - cần vật dụng Đưa khu vực để hàng thẻ đỏ, cần thiết có hội để sử dụng lại, sau định xem có nên bỏ hay tái chế lại nó) Vật dụng khơng cần thiết( rõ ràng đồ bỏ việc bỏ đi)  Sắp xếp Đây hoạt động bố trí thành phẩm, bán thành phẩm, ngun vật liệu, hàng hóa vị trí hợp lí cho dễ thấy, dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại Nguyên tắc chung S2 vật dụng cần thiết có vị trí quy định riêng kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 hoạt động tuân thủ triệt để Khi có tất vật dụng cần cho cơng việc, xếp lại theo trật tự định logic để thuận tiện cho công việc - - Những vật dụng sử dụng ngày: Hãy để thứ bạn dùng ngày nơi mà bạn thấy lấy dễ dàng Đồ vật mà bạn dùng tuần để chỗ bạn cần dùng tuần Đồ vật tháng giữ khu vực chung Đồ sử dụng bảo quản ngồi khu vực làm việc Đánh dấu dán nhãn cho đồ vật dán màu cho để người nhận thuộc chỗ nào( dùng băng keo để dánh dấu, tìm nơi tốt cho vật dụng đánh dấu thứ bền ví dụ sơn) Một sử dụng xong thứ trả chúng vị trí cũ Thường xun kiểm traxem đồ vật vị trí hay chưa, chưa đưa vị trí  Sạch sẽ: Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc thiết bị, dụng cụ làm việc hay khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mĩ quan nơi làm việc S3 hoạt động tiến hành định kì Làm kiểm tra thiết bị dụng cụ nơi làm việc Làm giúp phát chỗ hao mồn, hư hại sửa chưa lại trước trở thành vấn đề Làm giúp cho môi trường làm việc trở nên an toàn, hiệu - Lập danh sách thứ cần lau chùi kiểm tra tần suất phải kiểm tra Hiển thị list kiểm tra lên tường Dán tem lên đồ vật hiển thị : ngày kiểm tra trước đó, tần suất kiểm tra - Nếu ln tạo bùi bẩn, thử tìm xem có cách để loại bỏ chúng khơng  Săn sóc Được hiểu việc trì định kì chuẩn hóa 3S cách có hệ thống Để đảm bảo 3S trì người ta lập nên định chuẩn, nêu rõ phạm vi trách nhiệm cá nhân, cách thức tần suất kiểm tra 3S vị trí S4 q trình ý thức tuân thủ cán công nhân viên tổ chức rèn rũa phát triển  Sẵn sàng Là tạo thói quen tuân thủ nghiêm ngặt quy định nơi làm việc Sẵn sàng thể ý thức tự giác người lao động hoạt động 5S Các thành viên hiểu rõ tầm quan trọng 5S, tự giác chủ động kết hợp nhuần nhuyễn chuẩn mực 5S với công việc để dem lại suất công việc nhân suất chung công ty cao 2.1 Các bước thực 5S hiệu • Lập kế hoạch hành động cụ thể: Trước tiên, để xây dựng triển khai chương trình 5S thành cơng, nhà quản lý cần xây dựng kế hoạch lộ trình cụ thể Tất cán nhân viên công ty từ cán quản lý đến nhân viên làm việc mục tiêu, phải nắm vững nội dung chương trình 5S để áp dụng vào công việc hàng ngày nơi làm việc Đây nội dung đưa vào tiêu chí đánh giá thi đua cá nhân, đơn vị từ triển khai Cụ thể, doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát toàn trước tiến hành cải tổ lại theo tiêu chí 5S trình triển khai 5S xuất phản ứng trái chiều bất lợi sách đưa có ảnh hưởng đến thói quen, mục đích người khác - Thành lập đội 5S, đội huy việc thực toàn hệ thống - Xây dựng kê hoạch 5S rõ ràng bao gồm tiến độ dự kiến • Đào tạo dẫn cho người có liên quan - Thơng báo ý nghĩa 5S cho tất người có liên quan - Xác định kết kỳ vọng mong muốn hệ thống 5S - Kết đảm bảo người có liên quan - Nhấn mạnh “Giải nguyên nhân cốt lõi vấn đề” phải trở thành quy tắc đổ lỗi tay năm ngón • Lựa chọn đánh giá lập hồ sơ số khu vực bắt đầu - Chọn khu vực riêng biệt để khai công cụ, kỹ thuật phương pháp cho hệ thống 5S - Sử dụng liệu toàn tài liệu tranh ảnh khu vực làm ví dụ cho tất quan sát - Phải tôn trọng khu vực cá nhân - Tiến hành đánh giá 5S mức sở - Lập mục tiêu 5S phải đạt cho đội 5S, thông báo kỳ vọng đội 5S 2.2 Triển khai thực 5S • Cam kết lãnh đạo Lãnh đạo Công ty phải cam kết thực hoạt động cụ thể với việc lưu lại hồ sơ tài liệu liên quan làm chứng cho thấy hoạt động tiến hành thực tế - Thiết lập thủ tục dạng văn để công bố rộng rãi cam kết áp dụng thực hành tốt 5S (có thể xây dựng sách chung doanh nghiệp) - Thực việc đào tạo, phổ biến, tuyên truyền, quảng bá hình thức khác để đảm bảo thực hành tốt 5S toàn thể nhân viên thấu hiểu có thái độ tích cực hưởng ứng tham gia - Thực việc lập triển khai kế hoạch thực hành tốt 5S cấp độ khoảng thời gian cụ thể để định hướng cho hoạt động tiến hành sau - Đảm bảo sẵn có cung cấp kịp thời nguồn lực cần thiết cho hoạt động 5S tiến hành đồng đạt chuẩn mực Thiết lập thủ tục dạng văn để quy định việc xem xét, đánh giá theo định kỳ hoạt động thực hành 5S tiến hành hoạt động xem xét theo tần suất quy đinh • Cơ cấu tổ chức hệ thống khuyến nghị Lãnh đạo cao Cơng ty có phân cơng trách nhiệm triển khai, thực hành 5S thiết lập chế khuyến khích, động viên hưởng ứng tham gia người, bao gồm hoạt động đây: - Ra văn bổ nhiệm thành viên Ban đạo 5S - Phê duyệt công bố sơ đồ cán phụ trách (hoặc điều phối viên) 5S phạm vi tồn Cơng ty - Chỉ đạo việc lập sơ đồ phân công phụ trách thực hành 5S vị trí cụ thể bao gồm: phịng, vị trí làm việc - Thiết lập thủ tục dạng văn để thực việc phát động, đánh giá, ghi nhận, khen thưởng nhằm động viên khuyến khích tồn thể nhân viên tham gia thực hành 5S • Khu vực tiền sảnh - Sơ đồ hướng dẫn tầng, phòng, nơi làm việc toàn khu vực phải thiết lập với kích cỡ, màu sắc thích hợp cơng bố vị trí thuận tiện để đảm bảo người nhận biết hiểu rõ sơ đồ - Một số văn đặc thù Công ty, là: sách chất lượng, quy định PCCC, không hút thuốc nên dán vị trí dễ quan sát để người thực - Việc bố trí chậu hoa, cảnh phải lưu ý đến tính thẩm mỹ, văn hố có khoảng khơng gian thích hợp cho việc lại - Các tin nội bộ, góc 5S thiết lập tiền sảnh phải đảm bảo tính cân xứng khơng gian thẩm mỹ Những tin tứ, nội dụng phải cập nhật thường xuyên - Tần suất vệ sinh cần quy định hợp lý để đảm bảo xuất vết bẩn vật dụng không phù hợp khác phải xử lý • Phịng làm việc - Bàn, ghế, máy tính, máy in, điện thoại, bình nước uống, móc treo quần áo thiết bị phục vụ cho công việc phải vệ sinh thường xuyên, kê đặt ngắn, thuận tiện, hợp lý, thẩm mỹ, an toàn cho người sử dụng Thời gian di chuyển, ảnh hưởng điện trường, tác động ánh sáng, tiếng ồn cần xem xét cẩn trọng tiến hành xếp vật dụng - Trần, sàn, tường, cửa vào, cửa sổ, rèm che phải đảm bảo sẽ, khơng có mạng nhện, vết bẩn, vết ố, chất thải động vật côn trùng, rèm cửa phải đóng kéo hợp lý để tránh gió đập làm đứt dây nối liên kết rèm - Hồ sơ, tài liệu phải xếp gọn gang, khoa học phân loại dựa tiêu chí khác Các tiêu chí để phân loại tài liệu hữu bàn làm việc là: + Tài liệu chưa xử lý xử lý thực xong + Tài liệu có mức độ quan trọng tài liệu vụ thông thường + Tài liệu cấp tài liệu đơn vị đồng cấp - Những hồ sơ, tài liệu lỗi thời, hết hiệu lực gái trị sử dụng phải nhận biết tiến hành việc lý hay thiêu huỷ theo quy định - Thực thường xuyên việc sàng lọc xếp để đảm bảo vật dụng hư hỏng gim bấm, kẹp giấy, gim gài vật dụng cá nhân (quần áo, giày dép, giấy khen ) phải phân loại chuyển trả vị trí nhằm tránh việc sử dụng nhầm lẫn gây lãng phí thời gian - Máy nước uống phải vệ sinh sẽ, không để dụng cụ vệ sinh quanh khu vực máy nước uống, để bình chứa nước uống gần phân biệt khu vực để bình cịn nước bình - Việc sử dụng tủ hồ sơ, ngăn kéo bàn làm việc phải gắn nhãn mác để mơ tả vị trí vật dụng bên Đồng thời, vật dụng nên đặt ngắn Việc đóng kín cửa tủ, ngăn kéo nên quan tâm thực - Hệ thống dây điện, mạng internet, dây điện thoại kết nối thiết bị phải bó buộc thích hợp để đảm bảo an tồn cho người sử dụng tính thẩm mỹ - Sơ đồ phân công thực 5S phải thiết lập với kích cỡ hợp lý bố trí nơi thích hợp để đảm bảo người làm việc phòng nhận biết thấu hiểu phạm vi, trách nhiệm • Dữ liệu máy tính Các liệu máy tính (máy cá nhân, máy dùng chung, liệu mạng) phải quản lý cách thiết lập thư mục (folder) với tên cụ thể, Mỗi thư mục chứa đựng loại tập tin (file) hồ sơ, tài liệu theo đặc điểm, tính chất để đảm bảo rằng: - Bất kỳ hồ sơ, tài liệu hữu máy tính phải tìm thấy khoảng thời gian quy định kể từ nhận yêu cầu - Khơng có lầm lẫn tài liệu lỗi thời với tài liệu hành khơng có phân biệt rạch rịi chúng • Lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải thiết lập kiểm soát theo thủ tục kiểm soát tài liệu hồ sơ hành cơng ty Người quản lý phải trích xuất tài liệu, hồ sơ có liên quan thời gian quy định kể từ nhận yêu cầu - Khi xếp vào ngăn kệ (hoặc vật dụng khác) phải có kiểm sốt trực quan (hình ảnh, ký hiệu, quy ước hình thức khác) để đảm bảo xáo trộn, thay đổi bất thường vị trí mát người quản lý phát nhanh chóng - Thực việc hoàn trả hồ sơ, tài liệu vị trí ban đầu • Khu vực chung Hội trường, phòng họp - Các vật dụng phải đặt bố trí thuận tiện cho tính phòng đảm bảo chúng sàng lọc, xếp, thông qua trực quan - Lập dán nội dung cảnh báo điều khơng nên thực (có thể là: khơng hút thuốc, không vứt rác vào chậu cây, không sờ vào vật) để người nhìn thấy thực - Việc bố trí sọt rác, nơi đổ nước thừa cần thiết để tránh rác thải, tàn thuốc bị vứt bỏ bừa bãi - Các chậu hoa, cảnh phải đặt vị trí thích hợp nhiệt độ, ánh sáng thực chăm sóc, cắt tỉa thường xuyên - Hệ thống dây điện, dây kết nối thiết bị trình chiếu, thiết bị âm thanh, ánh sáng phải bó buộc gọn gàng bố trí chìm vào vách tương để đảm bảo thẩm mỹ an tồn cho người sử dụng • Khu vực kho Kho hành - Các vật dụng thường thấy nhân viên phục vụ như: chổi, giẻ lau, hoá chất vệ sinh, nước uống, ly tách, chăn màn, chiếu gối phải xếp riêng biệt theo tính chất vật dụng để đảm bảo thứ không đảm bảo vệ sinh phải cách ly với vật dụng phục vụ cho việc ăn uống - Các kệ đựng hàng hố, vật dụng nên có nhãn mác để phân biệt vị trí, điều giúp người quản lý dễ dàng nhận biết trực quan số lượng vật dụng có, số lượng cần bổ sung - Các vật dụng qua sử dụng như: chai lọc, túi nilông, thùng catton phải tập hợp di chuyển đến vị trí thích hợp nhằm thực việc thiêu huỷ hay lý Kho công cụ dụng cụ - Các sơ đồ kho phải thiết lập với kích cỡ, màu sắc thích hợp đặt vị trí thuận tiện cho việc quan sát, nhận biết - Tất vật tư, thiết bị phải sàng lọc thường xuyên tiến hành phân loại theo tiêu chí cụ thể phải xếp ngăn nắp, trật tự - Chừa lối định cho việc vận hành xe nâng phương tiện chuyển tải khác (nếu có thể) - Thiết lập đường kẻ, vẽ nhằm phân định ranh giới, phạm vi đặt, để vật tư, thiết bị kiểm sốt xê dịch khơng hợp lý dấu hiệu thay đổi bất thường vật tư, thiết bị - Lập sơ đồ phân công phụ trách thực hành 5S kho riêng biệt với màu sắc tần suất thích hợp để đảm bảo tất vật tư, thiết bị hàng hoá liên quan kiểm soát chịu trách nhiệm người cụ thể Kho NVL, bán thành phẩm, thành phẩm - Các sơ đồ kho phải thiết lập với kích cỡ, màu sắc thích hợp đặt vị trí thuận tiện cho việc quan sát, nhận biết - Nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm phải xuất nhập theo nguyên tắc loạl sản phẩm (FIFO, LIFO, đích danh, ) - Nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm phải nhận biết thẻ kho, ghi rõ mã hàng, ngày nhập - Đánh dấu tủ, ngăn kéo để phân định ranh giới, phạm vi đặt, để tủ kệ chứa nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm để kiểm soát xê dịch không hợp lý dấu hiệu thay đổi bất thường vật tư, nguyên liệu • Máy móc – thiết bị - Tất máy móc thiết bị phân công người chịu trách nhiệm thực 5S phân công phải đảm bảo phù hợp với quy định phần giao quản lý thiết bị - Phải có tài liệu hình ảnh minh họa để hướng dẫn sử dụng, vận hành hay sửa chữa máy móc/thiết bị biên soạn, kiểm tra, sốt xét, phê duyệt cơng bố hợp lệ sẵn có tài liệu người vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bi - Có dấu hiệu cảnh báo nguy hiểm theo cấp độ máy móc (các cảnh báo tiếng nước phải dịch tiếng Việt) dấu hiệu phải đặt vị trí thích hợp đảm bảo tính trực quan cho người sử dụng - Có mơ tả màu sắc (hoặc hình thức thích hợp khác) để nhận biết biên độ làm việc bình thường hay nguy hiểm, chiều đóng, mở, chiều quay, điểm định vị cảnh báo chống xoay, yêu cầu cấm thao tác yêu cầu máy móc, thiết bị cần thiết chúng phải đặt vị trí thích hợp đảm bảo người nhận biết - Các thiết bị chứa đựng yếu tố nguy hiểm phải dán nội quy an toàn cạnh máy để người vận hành người có liên quan nhìn thấy, hiểu - Việc vệ sinh máy móc, thiết bị phải thực với tần suất, thời gian người cụ thể Điều quy định sơ đồ phụ trách dán họ tên, hình ảnh người vào máy móc, thiết bị • Nơi làm việc công nhân - Các công cụ, dụng cụ, đồ nghề, chìa khóa thiết bị liên quan đến q trình tác nghiệp kỹ sư, cơng nhân phải xếp, quản lý cách khoa học, hợp lý, tránh nhầm lẫn cất giữ vị trí thuận tiện cho việc sử dụng Vị trí là: + Gần với nơi tiến hành cơng việc thuận tiện cho việc di chuyển + Nơi đảm bảo cho tính cơng cụ dụng cụ, đồ nghề có liên quan đến độ ẩm, ánh sang, khí hậu yếu tố khác mơi trường - Các bảng phân công nhiệm vui, lịch làm việc, thông báo phải rõ ràng, hợp lý cập nhật thường xuyên Các tủ hồ sơ, tài liệu, tủ đựng dụng cụ đồ nghề phải có nhãn dán bên ngồi miêu tả chủng loại, số lượng bên tủ việc quản lý chìa khố phải quy ước cho người cụ thể - Quần áo, trang bị bảo hộ lao động phải cất giữ vị trí thuận lợi, kín đáo, thẩm mỹ cần thiết dán lên người sở hữu kệ, móc riêng biệt B 5S TẠI GIA ĐÌNH Lí chọn ví trí áp dụng 5S Để bắt đầu cho việc luyện tập thực 5S, vị trí nhà bếp nơi lí tưởng để thực phương pháp vì: - Căn bếp nơi thành viên gia đình sử dụng hàng ngày Căn bếp giống nhà máy công nghiệp thu nhỏ: có nguyên liệu, có dụng cụ, có thành phẩm, có rác thải… Thực 5S nhà bếp Để trì 5S, phải cho 4S trước thực trơn chu Đánh giá lại kết quả, việc cần trì, việc cần cải thiện PHẦN II: A KAIZEN LÀ GÌ? SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KAIZEN VÀ ĐỔI MỚI? Kaizen gì? Chất lượng khơng liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà chịu ảnh hưởng lớn cách làm việc người, cách vận hành máy móc mối tương quan trình hệ thống Thực tế cho thấy, lãnh đạo nhiều tổ chức chí cịn khơng nhận hệ thống họ trì ngun nhân cho vấn đề mà họ phải đối mặt Trong đó, vấn đề nhận biết dễ dàng cán liên quan trực tiếp tổ chức hoàn toàn đủ khả ứng phó kịp thời tiếp nhận đề xuất cải tiến từ Vì thế, ngày có nhiều tổ chức giới quan tâm lựa chọn triển khai kaizen giải pháp tối ưu Kaizen cách tiếp cận mang tính triết lý có hệ thống, Nhật Bản phát triển sau chiến tranh giới thứ Trong tiếng Nhật, kaizen ghép từ “Kai” - thay đổi” hay “làm cho đúng” “zen” - “tốt”, nghĩa “cải tiến liên tục” Kaizen tích lũy cải tiến nhỏ thành kết lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải vấn đề thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề giải tận gốc Do đó, kaizen cịn q trình cải tiến liên tục, với niềm tin sức sáng tạo người vơ hạn Qua đó, tất thành viên tố chức từ lãnh đạo đến cơng nhân khuyến khích đưa đề xuất cải tiến dù nhỏ xuất phát từ công việc thường ngày Có nhiều sáng kiến riêng lẻ mang lại cải tiến ngắn hạn cho tổ chức Tuy nhiên, để đạt đến thành cơng bền vững khía cạnh tổ chức phải tiếp cận cách có hệ thống, dựa phương pháp “đẳng cấp giới” Hệ thống quản lý Kaizen góp phần vào thành cơng chung tổ chức, bao gồm mặt sau: chất lượng, chi phí, hậu cần, động lực cho nhân viên, an tồn, công nghệ môi trường Từng điểm chuỗi giá trị phải nhận biết - từ nhà cung cấp bên ngồi, thơng qua q trình nội bộ, đến khách hàng cuối Tổ chức thuộc loại hình kinh tế quy mơ áp dụng kaizen Thực kaizen tốn kén đầu tư mang lại cho tổ chức nhiều kết trực tiếp, như:  Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mà khuyến khích tinh thần làm việc tập thể, thúc đẩy cá nhân đề xuất ý tưởng mới, tạo ý thức tiết kiệm nâng cao chất lượng công việc  Tăng suất lợi nhuận  Giảm lãng phí hay hoạt động khơng tạo giá trị cách tối ưu hóa khâu trình sản xuất cung cấp dịch vụ  Cải thiện chất lượng sản phẩm-dịch vụ  Cải thiện thỏa mãn khách hàng Kaizen triết lí cải tiến liên tục Mục tiêu Kaizen cải thiện suất, giảm lãng phí loại bỏ cơng việc khó khăn khơng cần thiết Kaizen có hiệu việc xác định loại lãng phí: Muda, Mura, Muri Triết lý Kaizen trao quyền cho người đảm nhận trách nhiệm cho quy trình họ cải thiện chúng Với Kaizen, nhân viên tất cấp tổ chức tham gia theo dõi xác định hội để thay đổi cải thiện Kaizen không kiện khơng lặp lại; xác hơn, trình xảy ngày 1.1 Thực ngun tắc • Ln tập trung vào lợi ích khách hàng - Nguyên tắc: Sản phẩm/dịch vụ định hướng theo định hướng thị trường phải đáp ứng nhu cầu khách hàng - Mục tiêu: Tập trung vào cải tiến quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại nhằm tối đa hóa hài lịng khách hàng - Loại bỏ tất hoạt động không phục vụ cho khách hàng - người tiêu dùng cuối sản phẩm/dịch vụ • Khơng ngừng cải tiến - Ngun tắc: Khái niệm “hồn thành” khơng có nghĩa kết thúc công việc mà kết thúc giai đoạn trước chuyển sang giai đoạn - Khách hàng chắn có nhu cầu cao sản phẩm / dịch vụ tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí ) - Chiến lược cải tiến sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian chi phí hiệu nhiều so với sản xuất sản phẩm Chiến lược cần có kế hoạch thực liên tục rõ ràng • Xây dựng văn hóa khơng đổ lỗi - Ngun tắc: Cá nhân có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ giao; trường hợp mắc sai lầm quy trách nhiệm đắn - Không đổ lỗi cho lý khơng đáng (ví dụ: điều kiện thời tiết) - Từng cá nhân phát huy tối đa lực để sửa lỗi, làm việc mục đích chung tập thể • Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở - Nguyên tắc: Xây dựng văn hố doanh nghiệp mở, nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám điểm yếu yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp cấp - Xây dựng tốt mạng truyền thông nội dành riêng cho doanh nghiệp để nhân viên cập nhật tin tức nhanh chóng, thuận tiện chia sẻ trao đổi kinh nghiệm lẫn • Khuyến khích làm việc nhóm (Teamwork) - Nguyên tắc: Xây dựng cấu trúc nhân công ty theo định hướng thành lập đội nhóm làm việc hiệu - Phân quyền rõ ràng nội đội nhóm: Teamleader cần có lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp trau dồi thân Tơn trọng uy tín tính cách thành viên • Kết hợp nhiều phận chức dự án - Nguyên tắc: Bố trí kết hợp nguồn nhân lực từ phận, phịng ban cơng ty để làm dự án, cần thiết tận dụng nguồn lực từ bên ngồi • Tạo lập mối quan hệ đắn - Nguyên tắc: Không tạo dựng mối quan hệ tiêu cực (đối đầu hay kẻ thù) - Đầu tư vào chương trình đào tạo kỹ giao tiếp cho tồn thể cơng ty, bao gồm nhân viên cấp quản lý - Xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành cam kết làm việc lâu dài nhân viên • Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác - Nguyên tắc: Tự nguyện thích nghi tuân theo nghi lễ, luật lệ xã hội - Chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng với tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi cơng ty - Đặt lợi ích cơng việc lên hết, tự soi xét để kiềm chế điểm yếu cá nhân • Thơng tin đến nhân viên - Nguyên tắc: Nhân viên đạt kết cao cơng việc khơng thấu hiểu tình hình công ty - Thông tin yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trình sản xuất kinh doanh đại - Duy trì việc chia sẻ thơng tin cách san sẻ khó khăn, thách thức chung cho nhân viên • Thúc đẩy suất hiệu làm việc - Nguyên tắc: Triển khai tổng hợp phương pháp đào tạo nội (đào tạo chỗ, đào tạo đa kỹ năng, ) - Đề cao tinh thần trách nhiệm công việc dù nhỏ - Phân quyền cụ thể cho đầu việc, dự án - Phát huy khả chủ động tự định cá nhân - Khuyến khích nhân viên đưa ý kiến đóng góp phản hồi - Cơng nhận thành tích khen thưởng kịp thời 1.2 Các bước thực kaizen Giống công cụ quản lí chất lượng ISO,TQM… hoạt động kaizen triển khai dựa sở mơ hình PDCA(Plan: kế hoạch - Do: thực – Check: kiểm tra – Act: hành động, cải tiến) Tám bước thực kaizen tiêu chuẩn hóa bao gồm: + Plan(kế hoạch) Bước 1: Lựa chọn chủ đề (công việc, phận ) Bước 2: Tìm hiểu trạng xác định mục tiêu Bước 3: Phân tích kiện thu thập để xác định nguyên nhân Bước 4: Xác định biện pháp thực sở phân tích liệu + Do(Thực hiện) Bước 5: Thực biện pháp + Check(Kiểm tra) Bước 6: Xác nhận kết thực + Act(Hành động, cải tiến) Bước 7: Xây dựng sứa đối tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn Bước 8: Xem xét trình xác định dự án Lưu ý Kaizen công cụ, kỹ thuật mà triết lý quản lý Khi kaizen khơng địi hỏi vốn đầu tư lớn yêu cầu cam kết nỗ lực cấp doanh nghiệp (đặc biệt cấp lãnh đạo) Các yếu tố định thành công hoạt động Kaizen 5S bao gồm: Cam kết lãnh đạo cao nhất, vai trò cán quản lý phòng ban, tổ, nhóm, nỗ lực tham gia người, việc triển khai cải tiến thực liên tục, hàng ngày Lợi ích áp dụng: Trong doanh nghiệp, áp dụng Kaizen 5S làm tăng suất, tăng lực cạnh tranh doanh nghiệp nhờ giảm thiểu lãng phí như: - Sản xuất dư thừa: Làm tăng rủi ro lỗi mốt, sản xuất sai chủng loại sản phẩm dẫn tới nguy phải bán với giá chiết khấu hay bó dạng phế liệu - Khuyết tật: Gồm khuyết tật sản phẩm làm tăng chi phí sản xuất, hàng bán, bao gồm sai sót giấy tờ thông tin sản phẩm, chậm giao hàng, sản xuất sai quy cách, lãng phí nguyên vật liệu - Tồn kho: Hậu chi phí tồn kho bảo quản cao, lãng phí khơng gian, giảm quay vòng vốn hiệu - Di chuyển bất hợp lý: Gây lãng phí thời gian, tiền bạc, công sức, nguyên nhiên vật liệu, mặt bằng, đường sá, nhà xưởng - Chờ đợi: Là thời gian nhân lực hay máy móc nhàn rỗi tắc nghẽn hay luồng sản xuất hệ thống sản xuất hiệu - Thao tác thừa cơng nhân, máy móc thiết bị: Ảnh hưởng đến suất lao động, định mức nguyên nhiên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm - Sửa sai: Do lần gia công đầu không đạt chất lượng, gây lãng phí sức lao động, sử dụng thiết bị hiệu quả, làm gián đoạn, ách tắc, đình trệ sản xuất Bên cạnh lợi ích hữu hình kinh tế, vệ sinh mơi trường, an tồn lao động, Kaizen cịn mang lại lợi ích vơ hình như: lịng tự hào doanh nghiệp, động lực phát huy sáng kiến, kỷ luật lao động cao, mơi trường văn hố doanh nghiệp lành mạnh giúp các thành viên doanh nghiệp đoàn kết gắn bó mái nhà chung Sự khác biệt kaizen đổi Trong phương Tây trọng đổi mới" có tính tức thời, đột phá công nghệ, kỹ thuật với kết rõ ràng, người Nhật thường quan tâm đến "Cải tiến liên tục", cải tiến hàng ngày với mục tiêu làm | để ngày hôm tốt ngày hôm qua, dù chút Hiệu Kaizen tinh tế, nhỏ bé không nhận thấy ngay, lâu dài Kaizen giúp doanh nghiệp phát triển ổn định có sức cạnh tranh cao Sự khác biệt Kaizen "Đổi mới" trình bày bảng đây: B PHÂN TÍCH CASE STUDY Nghiên cứu điển hình nhấn mạnh vào việc triển khai Kaizen dây chuyền lắp ráp ngành công nghiệp quy mô nhỏ sản xuất máy làm mát Visi (Máy làm mát sôcôla) cho Cadbury Nhiều cải tiến nhỏ dẫn đến hoàn hảo hoàn hảo điều lớn lao Phương pháp Kaizen giúp cho công ty nâng cao hiệu giảm thiểu chất thải dây chuyền lắp ráp máy làm mát Visi Kết chất lượng sản phẩm cải thiện giảm công việc lặp lại Những vấn đề gặp phải cơng ty Elin có sở sản xuất Ghaziabad, gần New Delhi, Baddi Himachal Pradesh Goa Nghiên cứu điển hình thực nhà máy Baddi Công ty không ngừng làm hài lịng khách hàng với sản phẩm cạnh tranh cách tập trung vào cải tiến liên tục hệ thống quy trình Ngoài JMG (Máy xay trộn nước trái cây), Bàn khô, Máy sấy, Đèn nháy Bộ làm mát VISI Bộ làm mát VISI sản xuất cho Cadbury Dây chuyền lắp ráp bao gồm 34 công đoạn vận hành làm việc để tạo làm mát VISI Theo quan sát, có cân đối dây chuyền lắp ráp Một số hoạt động tiêu tốn nhiều thời gian thời gian Takt cho quy trình Tính takt time: u cầu: 600 máy làm mát ca (8 giờ) Thời gian khả dụng: 480 phút (8 giờ) Nghỉ trưa: 30 phút Giờ giải lao: 15 phút (15 * = 30 phút) Thời gian thực có sẵn ca = (480-30-15-15) = 420 giây Takt time = Thời gian thực có sẵn cho ca / yêu cầu khách hàng= 420/600 = 0,7 phút = 42 giây Bảng 1:Bảng số liệu trước cơng ty áp dụng kaizen Qua bảng nhận vài vấn đề mà công ty gặp phải sau: - - - Một số công đoạn công ty vượt thời gian takt time quy định 42 giây(khơng tính thời gian lỗi máy, độ trễ vật liệu, mảnh bị đào thải hoạt động phi giá trị gia tăng khác) Ví dụ cơng đoạn số 25(temperature testing) có thời gian hồn thành lên tới 250 giây, điều bất hợp lí, gây ảnh hưởng tiêu cực đến cơng ty Nó gây lãng phí phải chờ đợi cơng đoạn này, từ làm chậm đến tiến độ dây chuyền Một số công đoạn lại có thời gian hịa thành ngắn, ví dụ công đoạn số 23 24( Door assy fitting and screw fixing) có thời gian hồn thành 10 16 giây Điều gây ảnh hưởng xấu cơng nhân làm cơng đoạn có q nhiều thời gian thừa Điều thực gây lãng phí cho cơng ty Có q nhiều cơng đoạn quy trình số cơng đoạn ghép lại với thành công đoạn Biểu đồ 1: Thời gian hồn thành cơng đoạn trước cơng ty áp dụng kaizen Nhìn vào sơ đồ biểu thị thời gian hồn thành cơng việc trước kaizen thấy rõ bấp bênh, chênh lệch thời thời gian hồn thành cơng việc công đoạn, tạo không liền mạch quy trình sản xuất gây lãng phí cho cơng ty Ngồi ra, có nhiều cơng đoạn vượt q takt time, điều cần công ty phải đưa giải pháp cải thiện nhanh chóng tình trạng Giải pháp sau công ty thực kaizen: - Những cơng đoạn có thời gian hồn thành lớn cải thiện cách lắp thêm thiết bị giúp hồn thành sớm cho cơng việc Ví dụ, với công đoạn số 25 kiểm tra nhiệt độ, lúc đầu công ty lắp máy kiểm tra nhiệt độ làm chậm q trình hồn thành cơng việc(mất tới 250 giây), sau áp dụng kaizen, công ty tiến hành lắp thêm máy kiểm tra nhiệt độ giúp cơng đoạn kiểm tra hồn thành nhanh hơn( 42 giây) Từ cơng việc với thời gian takt time quy định, suất làm việc cải thiện - Những cơng đoạn khác có thời gian hồn thành vượt q takt time đề xuất giải pháp tiên tiến hơn, giảm tối đá thời gian lãng phí giúp cải thiện thời gian hồn thành, từ thời gian hồn thành tiến gần đến takt time Ví dụ cơng đoạn số 11( lắp gioăng), trước áp dụng kaizen, công đoạn tới 62s, xếp dây chuyền không hợp lí, cơng nhân sau lấy gioăng phải quãng đường xa đến nơi lắp gioăng, việc gây tiêu tốn thời gian Sau áp dụng kaizen, dây chuyền bố trí hợp lí hơn, cơng nhân sau lấy gioăng lắp đặt ln mà khơng phải tốn cơng sức lại Từ đó, từ công đoạn tới 62 giây, sau kaizen công đoạn cần 40 giây - Những công đoạn có thời gian hồn thành ngắn, cơng ty ghép chúng lại thành công đoạn Việc ghép công đoạn phải phù hợp với số điều kiện như:  Công việc công đoạn gần giống nhau, thực liên tục  Các công việc sau ghép lại với có tổng thời gian hồn thành khơng vượt q takt time( công đoạn ghép lại với thời gian takt time cần cải thiện, nâng cao thêm hệ thống giúp giảm thời gian hoàn thành) Việc ghép công việc lại với đem lại số lợi ích như:  Giúp giảm bớt số cơng nhân Ví dụ cơng đoạn số 30 31, cần tới công nhân cho công đoạn, sau công đoạn ghép lại với nhau, cần công nhân để thực công việc ghép  Giúp giảm lãng phí thời gian thừa: Việc cơng đoạn có thời gian hoàn thành ngắn so với takt time khơng tốt, đó, cơng nhân sau hồn thành cơng đoạn họ họ có q nhiều thời gian rảnh rỗi, không làm việc Khi công đoạn ghép, đồng nghĩa với việc thời gian hoàn thành tăng lên Việc vừa giúp làm giảm số công đoạn, vừa giúp làm giảm thời gian công nhân không làm việc Bảng 2: Bảng số liệu sau công ty áp dụng kaizen Bảng cho thấy số lượng hoạt động giảm thời gian hồn thành cho cơng việc vượt q takt time cải thiện Phương pháp Kaizen giúp giảm thời gian hồn thành cho quy trình khác Chỉ có 30 hoạt động thực dây chuyền lắp ráp với 33 người vận hành Biểu đồ 2: Thời gian hịa thành cơng đoạn sau công ty áp dụng kaizen Biểu đồ cho thấy rõ cải thiện mặt thời gian hồn thành cơng việc Những cơng việc có thời gian hoàn thành takt time giảm xuống, cơng việc có thời gian hồn thành gắn ghép nối lại với tạo thành công đoạn Kết thảo luận Sau triển khai Kaizen, kết ấn tượng Số lượng công nhân giảm từ 39 xuống 33 số hoạt động giảm xuống 30 từ 34 Kaizen cung cấp cải tiến nhỏ cho dây chuyền lắp ráp Những cải tiến nhỏ giai đoạn khác tạo kết lớn Thời gian tiết kiệm sau Kaizen đáng kể Tổng thời gian hoàn thành công việc trước Kaizen 1505 giây sau Kaizen 1039 giây Tổng cộng tiết kiệm 466 giây Người ta hay nói tổ chức thời gian tiền bạc Dòng chảy dây chuyền lắp ráp trơn tru nhiều, giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng Thành tựu cuối việc thực Kaizen cải thiện suất, giảm thời gian chu kỳ, nhiều việc làm theo ca làm hài lòng khách hàng PHẦN III: KẾT LUẬN ...PHẦN I A 5S VÀ CÁC BƯỚC THỰC HIỆN 5S Con người trung tâm phát triển, yếu tố định đem lại thành công cho doanh nghiệp Xuất phát từ quan điểm này, mô hình 5s áp dụng Nhật Bản tảng... vào năm 1993 công ty Nhật tên Hennico Hiện nay, 5S biết đến rộng rãi, nhiều doanh nghiệp áp dụng 5S để quản lí chất lượng sản xuất Vậy 5S gì? 5S viết tắt từ tiếng Nhật gồm: Seiri Sàng lọc), Seiton... động 5S Các thành viên hiểu rõ tầm quan trọng 5S, tự giác chủ động kết hợp nhuần nhuyễn chuẩn mực 5S với công việc để dem lại suất công việc nhân suất chung công ty cao 2.1 Các bước thực 5S hiệu