2%: PIN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH KHOA KE TOAN KIEM TOAN
KE TOAN CHI PHi SAN XUAT, TINH GIÁ
THANH DICH VU TAI CONG TY CO PHAN
GIAO NHAN VA VAN CHUYEN INDO-TRANS
Trang 2I
LOI CAM ON
Xin chân thành cảm ơn toàn thể đơn vị, đặc biệt là bộ phận kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi cho em có cơ hội được tiếp cận và trải nghiệm môi trường doanh nghiệp thực tế để được làm việc, học hỏi và tích lũy thêm kinh nghiệm làm việc sau này đồng thời cũng đã giúp em có đầy đủ thông tin liên quan đề hoàn thành tốt đề tài thực tập theo đúng tiễn độ được giao
Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Th§ Dương Trọng Nhân trong thời gian qua đã tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến để đề tài thực tập của em được đầy đủ và chính xác hơn
Cuối cùng, xin chúc tập đoàn ITL ngày càng phát trién, kính chúc toàn thể nhân viên trong công ty được dồi dào sức khỏe và ngày càng thành công trong công việc và cuộc sống Xin gửi lời chúc tốt đẹp đến thầy Dương Trọng Nhân, chúc thầy đồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp
Trang 3I
NHAN XET CUA DON VI THUC TAP ¬ SẼ, albany ME AI guides toh, Tle .clSip dtu
ve Site SO dle Love Guay GND hea gang by k 3iNH š tấn 8 WER Wins Hn 4 Hen § EN WO O'R
Trang 5IV
MUC LUC
989.) 090 I
NHAN XET CUA DON VI THUC TAP woescscsscscsssssessessesteseeseeseeestessesseteateseeneaee II
NHẬN XET CUA GIANG VIEN HUGNG DAN essssessseesssseesesseessssneeessees II
DIC LUG wreenevesenenrneanerersrperrener renenernnesconneameet 528464888 4 86158815 088) 0863IEV1780003113810883 4 IV
M.928119982i0):80.)) 001 VI 980),/9097.1000157 VI
CHÍ saocoekksernsiinnhiitdidn nan Ta n0 081080910160836835956S0M018119000010008IIĐHAG0UN003/0HEXVHEASS 29007440000 1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CÔNG TY INDO-TRANS LOGISTIC (ITL) Ị
1.1 Khái quát tình hình chung và hoạt động cung ứng dịch vụ tại đơn vị Ì
(0n 002.5 2 1.2.1 So dd b6 may t6 chite cla ITL group scecsssssssceseeseesessesteseeseeneeteneeneees 2 1.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban . -«- 3
1.2.3 Mối liên hệ giữa các phòng ban -¿- ¿5+5xv2vv£xvrxervrrxrrterrrrea 4
1.3 Tổ chức kế toán tại doanh nghiỆp . ¿- ¿5:5 25t2xvzxeevsxvexervervsrrred 4
1.3.1 Bộ máy kế tốn ¿ ¿©2¿©5+22++Y 2322122122122 1E trkrrrrrkd 4
1.3.2 Hình thức kế toán tại đơn VỊ c- - + sscckeEEEEeEEEErEerrrxrrererrereed 6
Chương 2 «seo s02Ÿ 2141 0Ÿ 180354506 10186 5800:408804 TS.Gh HNEY H381 0160100130000850010017910000-5% 8
THUC TRANG KE TOAN CHI PHi SAN XUAT, TINH GIÁ THÀNH DỊCH
VỤ TẠI CHI NHÁNH FTL (FULL TRUCKING LOAD) - - : -: 8
2.1 M6 ta vé quy trinh cung tng dich vu tai đơn vị -. c-ccccxsccexe 8
2.2 Dac diém ké toan chi phi - tinh gia thanh dich vu tai chi nhanh 8
Trang 6Chương Ô c1 ng nọ vế 15
lJs.0.4)à.0:90558)/6100007 15
3.1 Nhận xét công tác kế toán tại đơn VỊ ¿- 5c cct rketrkerrrekerrket 15
3.1.1 VỀ ưu điểm ¿5c E2 EE2EE2121E2121121 7111111111111 cX 15
3.1.2 VO mhurge dim eecceecssseessseeesseeessneessneeesneeesneeesnneeesnsecsneeeeneessneeesnes 16
Trang 7VI
DANH MUC HINH ANH
Trang 8VI
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, dưới tác động của trình độ khoa học, kỹ thuật và công nghệ đã làm gia tăng khối lượng hàng hóa một cách đáng kế trên thị trường, khoảng cách giữa việc cạnh tranh về giá cả và chất lượng đang ngày càng thu hẹp, thay vào đó, các doanh nghiệp đã chuyển hướng sang cạnh tranh về khả năng cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu để kịp thời sản xuất, đến tay người tiêu dùng đúng thời điểm, quản trị hàng tồn kho sao cho hiệu quả, luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Chúng ta có thể khái quát quá trình lưu chuyển hàng hóa qua lưu đồ dưới đây: NHÀ CUNG CẤP Mua ii Nhập | trong khâu nước Nguyên nhiên liệu, vật tư >| Xuất nguyên vật Vv Nhập kho, lưu torotmcurtreteerecreeereici Luân chuyển bán ws £ H+ NảnXxuâật : > 5 2 —— kho, lưu bãi, xuât mm | thanh pham 7 | Thành phẩm ¡ Nhập kho thành phẩm - : Nhập kho SPDD Nhập kho NVL thừa ¡Tiêu thụ trực tiếp - - ¡Tiêu thụ thông qua đại lý >| KHACH HANG —~ ÔÔỎ
Trang 9VIH
Nguyên vật liệu từ nhà cung cấp được nhập kho thông qua việc mua hàng trong nước hoặc nhập khẩu, sau đó sẽ xuất kho đưa vào sản xuất, luận chuyển bán thành phẩm giữa các kho để lắp ráp và cho ra sản phẩm cuối cùng Thành phâm nhập kho được xuất bán trực tiếp cho khách hàng hoặc gửi bán thông qua đại lý
Vấn đề được đặt ra, nếu như ta đứng tại doanh nghiệp sản xuất khoảng 80 mặt hàng với hơn 150 nhà cung cấp và gần 200 đại lý được phân bố rộng rãi trên các tỉnh thành trong cả nước, chưa kể đến xuất khẩu bán ra nước ngoài Với quy mô doanh nghiệp như vậy, bài toán về việc cung ứng nguyện vật liệu cho đầu vào và hàng hóa ở đầu ra, sắp xếp kho vận để lưu trữ và quản lý hàng tồn kho sao cho kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng là một vấn đề nan giải Nếu như tiếp tục theo lối truyền thống là dựa vào nguồn lực sẵn có để vận hành hệ thống lưu chuyến hàng hóa, nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thì e rằng, cách làm này sẽ tốn rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp Việc vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu thông qua các trung gian rời rac sẽ khiến cho doanh nghiệp khó kiểm soát được thời gian để hàng đến nơi đúng thời điểm mà còn làm cho chỉ phí vận chuyên hàng hóa tăng lên rất nhiều lần, làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Nhằm đáp ứng nhu cầu lưu thông hàng hóa bên trong doanh nghiệp và bên ngoài thị trường để đến được tay người tiêu dùng, không để bị tắc nghẽn hàng hóa ở bat ky giai doan nao ma con tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động và tập trung hơn cho việc sản xuất nên dần dần, các công ty giao nhận, vận chuyển đa phương thức ra đời được gọi chung là những công ty Logistic
Trang 10IX
Trang 11Kế toán chi phí sản xuắt, tính giá thành dịch vụ tại công ty giao nhận và vận chuyên Indo-Trans Logistic Chương Ì GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CÔNG TY INDO-TRANS | LOGISTIC (ITL) 1.1 Khái quát tình hình chung và hoạt động cung ứng dịch vụ tại đơn vị
Công ty CP giao nhận và vận chuyén Indo-Trans (ITL group) tiền thân là công ty TNHH Indo-Trần được thành lập năm 1999 Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển, ITL xây dưng được nhiều mối quan hệ rộng khắp và trở thanh téng dai ly ban hang (General sales agent ) của 20 hãng hàng không dẫn đầu thế giới như Jesfar, Delta cargo , đảm nhận hon 200 chuyến bay mỗi tuần từ Việt Nam và khu vực Đông Dương bay đến khắp nơi trên thế giới ITL quản lý công tác vận chuyển hàng hóa bằng đa phương thức như đường hàng không, đường bộ, đường biển giúp cho việc luân chuyên được linh hoạt, giảm thiểu tối đa tuyến đường khai thác giúp tiết kiệm được chỉ phí và đảm bảo hàng tới đích đúng lúc, đúng thời điểm:
Ngoài ra, hệ thống xe tải vận chuyên bằng đường bộ, cũng được trang bị thiết bị kỹ thuật định vị tiên tiến nhất, giúp cho khách hàng có thể cập nhật vào vị trí hiện tại của hàng hóa bất kỳ lúc nào, tạo cho họ cảm giác yên tâm hợn về hàng hóa của mình Dịch vụ vận chuyển bằng đường sắt (Rail service) cũng đang từng bước mở rộng và phát triển, kết nối nhiều tỉnh thành chính trong cả nước từ Bắc chí Nam và sang cả Trung Quốc
Hơn nữa, về dịch vụ kho bãi lưu trữ hàng hóa gọi chung là Logistic theo hợp đồng, công ty đang ở cấp độ 3PL, nghĩa là, công ty có thể thay mặt chủ hàng, kết hợp chặt chẽ nhiều dịch vụ với nhau từ khâu thủ tục giấy tờ cho hàng nhập khẩu; tồn trữ hàng hóa trong kho bãi, phân phối hàng hóa đến các đại lý và khai thuê hải quan cho hàng xuất khâu đảm bảo cho hàng đến đúng nơi quy định đi kèm với phương thức nhờ thu (Collection payment), gitip cho khach hang quan ly tốt hàng tồn kho, đảm bảo cho việc lưu thông hàng hóa từ khâu mua hàng đến bán hàng
SSS SSS
Trang 12Kế toán chỉ phí sản xuất, tính giá thành dịch vụ tại công ty giao nhận và van chuyén Indo-Trans Logistic
Bên cạnh việc giao nhận những chuyến hàng lớn, sự hợp tác liên doanh giữa ITL và đối tác Singapore post đã thảnh lập nên công ty Qưantium Solution thực hiện chuyên phát nhanh bưu kiện trên khăp mọi vùng miên trên cả nước
Nhằm mong muốn khách hàng cảm thấy hài lòng về uy tín lẫn chất lượng dịch vụ của công ty, “ITL luôn muốn tiếp cận khách hàng từ những hoạt động dịch vụ, thấu hiểu những điều họ cần và đưa ra giải pháp day tinh sáng tạo để giải quyết những van đề của họ” Đó cũng chính là giá trị cốt lõi mà công ty muốn mang đến cho khách hàng
1.2 Tổ chức quản lý tại đơn vị
1.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của ITL group ITL Corp Cac cong Cong ty me Cac cong ty ty con liên kết khác | GIAM DOC
BP KIEM BO PHAN BO PHAN BO PHAN | BO PHAN TOAN NOI BO ' ICT KE TOAN KINH DOANH NHÂN SỰ CUSTOM SERVICE FTL AIR FREIGHT AGENCY CLEARANCE
Hình 2: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý tại doanh nghiệp
(*) Do quy mô của tập đoàn khá rộng nên em chỉ khái quát từ công ty mẹ đên các chỉ nhánh trực thuộc công ty mẹ Còn những công ty con, công ty liên kêt hoặc bộ máy từ các chỉ nhánh trở xuông cũng có câu trúc tương tự hoặc giản đơn hơn)
maaaaananaaarn—————————- — a
Trang 13Kế toán chỉ phí sản xuắt, tính giá thành dịch vụ tại công ty giao nhận và van chuyén Indo-Trans Logistic
1.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban
> Phong giám đốc ký duyệt, phê chuẩn ra quyết định cho cấp dưới Đàm phán, thương lượng với các đôi tác
93
>_ Bộ phận kiêm toán nội bộ kiêm tra tính hoạt động hữu hiệu và hiệu quả của các phòng ban trong công ty
> Bé6 phan ICT quan tri hé thống mạng nội bộ, cung cấp địa chỉ Email nội bộ, user sử dụng thiết bị văn phòng và hệ thống kiểm soát vân tay cho từng thành viên trong công ty
> Bo phan kế toán theo dõi nghiệp vụ phát sinh, tập hợp, lưu trữ chứng từ, hạch toán và lập các báo cáo tại công ty mẹ, các chỉ nhánh, một số công ty con và công ty
liên kết
> Bộ phân kinh doanh cung cấp những sản phẩm dịch vụ tại công ty mẹ và kết hợp hoạt nhiều sản phẩm dịch vụ với nhau để đa dạng hóa sản phẩm, thích ứng linh hoạt với nhu cầu của khách hàng, tìm kiếm khách hàng, tập hợp hồ sơ và chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh để gửi về phòng kế toán
e - Bộ phận Custom service có chức năng liện quan đên thủ tục, chứng từ liên quan đến những sản phẩm dịch vụ của công ty như xuất vận đơn (Waybill)
e Bộ phận FTL co van phòng tách biệt với công ty mẹ, đặt tại Bình Dương, bộ phận này chuyên về vận chuyển đường bộ bang xe tai (Trucking) va dich vu kho bai
e = B6 phan Air freight chuyén ban cước hàng không gần giống như vai trò môi giới vận tải, có nghĩa là công ty sẽ làm đại lý cho một hãng hàng không nào đó, công ty sẽ mua lại những khoang hàng hóa còn trống bên trong máy bay và cung cấp dịch vụ vận chuyên lại cho khách hàng để hưởng chênh lệch
e B6 phan Agency chic nang giống với Air freight như bao gồm đường hàng không và đường biển
ĐT EEEEEELELEELIEESEELi-i2i0EGiNnnĂLiiiGSEEEG-GLECSTEECEILCE-EES-ILrI2iESE11L1EiAdLL2 paaaœơơơơơợớợớợớợớợýợớợớợớợớợớợýợýợớợ/ợ/ợớaớợ/ợ/ớợ/œơơnnnsnnnïmaaanrmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm—m—mmmmm==== NI CC EEEEL CC EĐELEILIEiEkiik SL21622 ii 2x42 1025081 6n ee Pa E22 su trẻncccc se <ấT
Trang 14Kế toán chỉ phí sản xuất, tính giá thành dịch vụ tại công ty giao nhận va vận chuyén Indo-Trans Logistic
SS ee
e Bộ phận Clearance thực hiện dịch vụ khai thuê hải quan cho hàng nhập khâu và hàng xuât khâu
> Ngoài ra, công ty ITL còn có nhiều dịch vụ khác như vận chuyển bằng đường sắt, cho thuê kho bãi, chuyến phát nhanh được thực hiện ở những công ty con, công ty liên kết khác
> Bộ phận nhân sự đóng vai trò liên quan đến con người, những thành viên trong công ty từ khâu tuyển dụng, training, tính lương bổng, chấm công, đánh giá hiệu quả làm việc 1.2.3 Mối liên hệ giữa các phòng ban >| Phòng [LL giám đốc N _.| Phòng ICT Phong ` - 7 iyi nhân sự viv Phòng kế toán A | 4 | Phong | _ ne Phong “| kiêm toán kinh doanh
Hình 3: Sơ đồ bộ ảnh hưởng chức năng giữa các phòng ban
<Ầ———> Luan chuyển chứng từ để giám đốc ký duyệt và chuyển ngược về các phòng ban để làm các thủ tục liên quan
Trang 15Kế toán chỉ phí sản xuắt, tính giá thành dịch vụ tại công ty giao nhận và vận chuyén Indo-Trans Logistic
SS eS ee ~1
Nhằm giản đơn và đi đúng trọng tâm của đề tài, em sẽ khái quát một nhánh của bộ máy kế tốn từ cơng ty mẹ xuéng dén chi nhanh FTL (Full of trucking container-load),
cũng chính là đối tượng tập hợp chi phí của đề tài này GIÁM ĐÓC TÀI CHÍNH KÉ TOÁN TRƯỞNG BỘ PHẬN KÉ TOÁN TONG HOP FTL
KE TOAN KE TOAN KE TOAN KE TOAN
TIEN MAT NGAN HANG TSCĐ/CCDC CÔNG NỢ
& THỦ QUỸ & BÁN HÀNG & CHI PHÍ :: CHỨC NĂNG ¡ THANH TOÁN Hình 4: Bố máy kế toán khát quát từ công ty mẹ xuống cấp chỉ nhánh (CN FTI)
Định kỳ mỗi tháng một lần, kế toán ở các phần hành tại chi nhánh sẽ báo số về công ty mẹ thường là trước ngày l5, nếu có sai sót thì sau ngày 15 sẽ có chỉnh sửa trong vòng 2 ngày và đến ngày 18 sẽ khóa số toàn bộ Kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp chứng từ để làm báo cáo tông gửi cho kế toán trưởng bộ phận kiểm tra và ký duyệt
Trong sơ đô trên, ta có thê thây, một người có thê đảm nhiệm nhiêu phân hành, thực hiện nhiều chức năng, cụ thể:
> Kế toán tiền mặt và thủ quỹ: thực hiện công việc lập phiếu thu, phiếu chỉ tiền mặt và quản lý và kiêm kê lượng tiên mặt tại đơn vị
LG E G ————=—— ========== SS Ee ee nc c n n ncễc es a eS ee ee C4 ac ii Z
Trang 16Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành dịch vụ tại công ty giao nhận va van chuyén Indo-Trans Logistic aa
> Kế toán ngân hàng và bán hàng thực hiện chức năng lập UNC, UNT, tap hợp GBN, GBC từ ngân hàng và tập hợp các chứng từ liên quan đến bán hàng
> Kế toán TSCĐ/CCDC và chỉ phí sẽ do kế toán tổng hợp thực hiện như trích khấu hao TSCĐ, phân bổ CCDC, xây dựng giá thành sàn phẩm và các công việc liên quan đến chỉ phí cung ứng dịch vụ và quản lý doanh nghiệp
>_ Kế tốn cơng nợ là kê toán chung của group, có nhiệm vụ theo dõi công nợ phải trả và công nợ phải thu của một số công ty con, công ty liên kết, chỉ nhánh mà có kê toán tổng hợp làm việc tại cơng ty mẹ
oO
> Ngồi ra, kế toán tiên mặt và kê toán ngân hàng sẽ đảm nhận thêm chức năng thanh toán hoặc tạm ứng đầu vào Chứng từ và hồ sơ thanh toán sẽ được gửi từ bộ phận Purchasing Đây là bộ phận đảm nhận chức năng thu mua tất tần tật mọi thứ từ văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, đặt in hóa đơn hay thu mua xăng cộ, riêng mang này sẽ được theo dõi theo KPI — Key performace indicator (định mức xăng cộ hàng tháng do FTL có đội xe riêng)
1.3.2 Hình thức kế toán tại đơn vị
Theo chế độ kế toán Việt Nam quy định có nhiều hình thức Kế toán đang được áp dụng rộng rãi Việc lựa chọn hình thức Kế toán nào là tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi đơn vị Hiện nay đơn vị đang áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp theo thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2015 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính Hình thức kế toán được áp dụng tại công ty
là hình thức kế toán nhật ký chung
Phần mềm kế toán đang được công ty sử dụng là phần mêm Bravo 7.0 dùng để truy xuất ra những số kế toán và báo cáo thuộc về hình thức nhật ký chung
|p a SS Se ald
Trang 17Kế toán chỉ phí sản xuắt, tính giá thành dịch vụ tại công ty giao nhận và vận chuyên Indo-Trans Logistic Chứng từ phát sinh phản ánh nghiệp vụ thường Kế toán nhập liệu vào phần mềm Phân mêm kê toán Bravo 7.0 Truy xuất các báo cáo Vv Vv \ \
Nhat ky Số chỉ tiết, số quỹ Bảng tổng Bảng cân đối || Báo cáo chung SỐ cái tiền mặt/tiền gửi hợp chỉ tiết số phát sinh tài chính
Hình 5: Sơ đồ phản ánh trình tự ghi số theo hình thức nhật ký chung
Khi phát sinh nghiệp vụ, người kế toán tập hợp chứng từ có liên quan thành bộ hồ sơ như hồ sơ mua hàng bán hàng, các bút toán cuối kỳ lên phần mềm Từ đó dùng phân mêm làm công cụ đê truy xuât ra những báo báo có liên quan
Ngoài ra, đôi với những nghiệp vụ thu chi không dùng tiên mặt (kê toán ngân hàng), người kê toán có thể kiêm soát và kiêm tra tính chính xác băng đôi chiêu với sô phụ ngân hàng với sô tiên truy xuât trên phân mêm
CC — Ð"“TQGHGGEHHEHGBSGEaẳnggoogggsg.ggggga
Trang 18Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành dịch vụ tại công ty giao nhận
và van chuyén Indo-Trans Logistic
Chương 2
THUC TRANG KE TOAN CHI PHI SAN XUAT,
TINH GIA THANH DICH VU TAI CHI NHANH
FTL (FULL TRUCKING LOAD)
2.1 Mô tả về quy trình cung ứng dịch vụ tại đơn vị
Chi nhánh FTL là chi nhánh trực thuộc của công ty Indo-Trans, hoạt động trên lĩnh vực vận chuyển nội địa bằng xe tải (đội xe riêng của chỉ nhánh) trên toàn quốc từ bắc
vào nam
Quy trình cung cấp dịch vụ tại đây cũng khá đơn giản, khi nhận được đơn hàng từ khách hàng, bộ phận Sale sẽ điều container từ nơi nhận hàng đến nơi mà khách hàng yêu cầu, sau khi vận chuyển hết số hàng hóa đến đích là hoàn tất dịch vụ Dịch vụ ở đây là cho thuê vận chuyển nguyên container từ điểm A đến điểm B và mỗi chuyến hàng chỉ phục vụ riêng cho một khách hàng
2.2 Đặc điểm kế toán chỉ phí - tính giá thành dịch vụ tại chỉ
nhánh
Khi thực hiện một chuyến hàng sẽ phát sinh những chi phí được ghi nhận trực tiếp vào từng chuyến hàng gọi chung là chi phí đi đường (mỗi chuyến hàng sẽ được chỉ tiết thành một mã Job khác nhau) và chi phí liên quan gián tiếp khác sẽ được tập hợp chung tại chi nhánh và định kỳ sẽ phân bể vào từng chuyến hàng trong kỳ để xác định giá thành của từng chuyến Như vậy, đối tượng tập hợp chỉ phí sẽ là chi nhánh FTL song song mỗi chuyến hàng và đối tượng tính giá thành chính là từng chuyến hàng
Chỉ phí đi đường thông thường sẽ bao gồm phí cầu đường, lương chuyến (lương cho tài xế vận chuyên cho chuyến hàng đó) Ngoài ra còn có những chỉ phí có thể có hoặc không phát sinh gọi chung là chi phí khác
Riêng chi phí xăng dầu sẽ được tính theo tariff (định mức một lít/km), tài xế chỉ đổ xăng ở những cây xăng dâu nhât định có liên kết với đơn vị, mỗi tài xế xe sẽ được cấp
(a aa FE EE TSE a Ét ĐO T6 5Ú 2 ca 21-4
Trang 19K€ toan chi phi sản xuat, tinh gia thanh dich vu tai cong ty giao nhan
va vận chuyén Indo-Trans Logistic Se
phiếu xăng có định mức số lít xăng trên từng phiếu, khi tới dé, tài xế sẽ không chi trực tiếp tiền mặt mà sẽ xuất trình phiếu xăng cho đơn vị xăng dầu ký vào Tài xế giữ một liên để làm cơ sở cho việc quyết toán chuyến sau khi hoàn tắt chuyến hàng, đơn vị xăng dầu sẽ giữ liên còn lại để định kỳ, cây xăng dầu sẽ tập hợp những phiếu đó lại, xuất hóa đơn, gửi về đơn vị thanh toán bằng chuyển khoản
Đơn vị cũng đã tính toán được định mức xăng dầu của một chuyến hàng là bao nhiêu mà cấp phiếu xăng cho tài xế sao cho phù hợp, chênh lệch giữa định mức và thực tế sẽ được kế toán xử lý vào thời điểm cuối kỳ Tuy nhiên, khi quyết toán chuyến cho tài xế, nếu xăng dầu thực đỗ nhỏ hơn định mức thì khoảng chênh lệch đó tài xế được hưởng, ngược lại, tài xế sẽ phải bỏ tiền túi đề thanh toán những khoảng chênh lệch vượt định mức
Quay trở lại vấn đề, chi phí đi đường của từng chuyến sẽ được kế toán ghi nhận trực tiếp vào giá vốn (theo Job ID của từng chuyến), những chi phí liên quan gián tiếp
khác như phụ tùng, vật tư thay thế, dầu nhớt, lương cố định hàng tháng của tài xé, tiền
thuê kho bãi đổ xe, khấu hao xe sẽ được lần lượt ghi nhận vào chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chỉ phí sản xuất chung Cuối kỳ những chi phí này sẽ được tập hợp lại thành tổng chi phí để phân bổ vào từng chuyến hàng (theo Job ID) trong kỳ Tiêu thức phân bổ là dựa vào phần trăm đoanh thu của từng chuyến hàng trên tổng doanh thu của tất cả chuyến hàng trong kỳ Cộng với chi phí đi đường được hách toán riêng của từng chuyến sẽ ra được giá thành cũng như giá vốn của từng chuyến (vì sản phẩm dịch vụ không có trải qua giai đoạn nhập kho) Như vậy, ta có thé kết luận đơn vị tính toán và xây dựng giá thành theo phương pháp thực tế, kết hợp với ước tính và chi phí phát sinh của kỳ nào là tất toán hết vào giá thành dịch vụ của kỳ đó nên không có chi phí dở dang vào cuối kỳ
2.3 Dòng luân chuyển chỉ phí giữa các tài khoản kế toán trong
đơn vị
(a EE ES i6 ZcCE=ZE12GEElLCESSiEiiEEE SE CC: CS CS TS zScjZT T2
Trang 20Ké toan chi phi san xuat, tinh gia thanh dich vy tal cong ty giao nhan
va van chuyén Indo-Trans Logistic TK 154 TK 632.Job ID SDCK: 0 Tổng Kết chuyển (1) chi phi Phan bé theo ma Job TK 622 san xuat TK 621 - W TK 627 SDŒK: 0 Hình 6: Sơ đồ kế toán-Bút toán định kỳ phân bổ chỉ phí TK 632.Job ID Vv TK 111/112/331/ Chi phi di duong (2a) TK 133 Vv TK 335 Trich trước CP xăng dầu
TK 331 ton vi aang Trich trước
Xã theo hô sơ (2b)
Trang 21K€ toản chi phi san xuat, tinh gia thanh dich vy tai cong ty giao nhận
va van chuyén Indo-Trans Logistic
Sa a EE Se a a
Giải thích sơ dé: |
—* : Những bút toán tập hợp, phân bổ, kết chuyển ngay tại thời điểm phát sinh hoặc định kỳ kê toán
(1) - Những chi phí liên quan gián tiếp, phát sinh ngoài đơn hàng, sẽ được tập hợp cụ thê như sau:
> Phu tùng, vật tư thay thế, dầu nhớt dùng để trang bị cho xe tải sẽ được tập hợp trên 621
> Luong cé định của tài xế hàng tháng sẽ tập hợp trên 622
> Khấu hao xe tải, tiền thuê kho bãi, bảo hiểm xe, phí đường bộ: sẽ tập hợp trên
627
Vào cuối kỳ kế toán, những tài khoản này sẽ được kết chuyển vào 154, sau đó phân bố riêng vào giá vốn 632 cho từng chuyén hang (chi tiết theo mã Job) Công thức phân bổ chi phí như sau:
+ it ete ehh , Doanh thu mã Job cần phân bổ
Chi phi phan bo _ Téy¢ CP SXKD x —— ,
cho ma Job Tong doanh thu trong ky
Những chỉ phí phát sinh trong quá trình vận chuyển sẽ được hạch toán trực tiếp vào giá vốn 632 chỉ tiết theo từng mã Job Cụ thể:
(2a) - Chi phí cầu đường, lương chuyến, săm lốp của tài xế riêng mỗi chuyến (2b) - Chi phí xăng dầu trích trước được hạch toán vào giá vốn căn cứ theo định mức xăng trên phiếu xăng mà tài xế tập hợp mang về Khi đổ xăng, tài xế sẽ xuất trình phiếu xăng mà đơn vị đã cấp có đầy đủ chữ ký của đơn vị FTL cho đơn vị xăng dầu, sau khi đỗ xong, bên xăng dầu sẽ ký vào phiếu, một liên bên xăng dầu sẽ giữ để làm bảng kê khi xuất hóa đơn, liên còn lại tài xế sẽ đem về đơn vị để kế toán thực hiện
trích trước chi phí phải trả |
Cuối tháng, khi đơn vị xăng dầu gửi hóa đơn về, người kế toán sẽ căn cứ trên hóa đơn và hạch toán chỉ phí xăng dầu thực phát sinh Việc rích trước chỉ phí và chỉ phí thực tế phát sinh sẽ tập hợp trên tài khoản 335 Chênh lệch giữa việc trích trước và
| ac eS RS ES FS ee Se
Trang 22K€ toan chi phi sản xuat, tinh gia thanh dich vu tai cong ty giao nhan
va van chuyén Indo-Trans Logistic
thực tế, thông thường, người kế toán sẽ điều chỉnh tăng giảm chi phí theo hóa đơn, chứng từ thực tế phát sinh Tuy nhiên, tại đơn vị, thông thường số phải thanh tốn ln bằng với số trích trước do giữa đơn vị FTL và đơn vị xăng dầu có hợp đồng thỏa
thuận Tài xế tại đơn vị chỉ được đồ tối đa số tiền xăng dầu đã thỏa thuận Khi đến gần
mức thoản thuận, đơn vị xăng dầu sẽ xuất hóa đơn yêu cầu đơn vị FTL thanh toán tiền xăng dầu Như vậy, giữa việc trích trước số phải trả và số thực trả trên tài khoản 335 tại đơn vị gần như khớp với nhau
Khi tập hợp được hồ sơ thanh toán của chuyên từ các bộ phận, người kê toán sẽ căn cứ vào định mức xăng dầu tiêu hao trên đường đi đối chiếu với lượng xăng dâu mà tài xế thực đồ và tiến hành xử lý chênh lệch:
(2c): Nếu chênh lệch xăng dầu thực đổ cao hơn định mức, người kế toán sẽ trừ lương tài xế theo số chênh lệch, số lương bị trừ sẽ ghi Có tài khoản 338 và treo trên tài khoản 141 (chỉ tiết theo từng đối tượng) đến cuối tháng sẽ kết chuyển về bên NỢ tài khoản 334 -
(2d): Nếu chênh lệch xăng dầu thực đỗ thấp hơn định mức, người kế toán sẽ treo bên nợ tài khoản 338 và thanh toán lại cho tài xế số chênh lệch có thể bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc tính vào lương phải trả cho tài XẾ
Định mức xăng dầu sẽ được bộ phận kiểm tra xăng dầu xây dựng riêng theo từng chủng loại của xe vận chuyển, từ đó sẽ cho ra mức tiêu hao xăng dầu (lít) trên số km nhất định Khi thực hiện một chuyến hàng, bộ phận này sẽ đo được số km thực chạy của tài xế dựa vào sự đối chiếu giữa 2 thông số Thứ nhất là hệ thống GPS định vị việc di chuyển của xe, thứ nhì là hiệu số giữa số km trên công tơ mét lúc khởi hành và số km trên công tơ mét lúc trở về bãi sau khi kết thúc chuyến hàng
> _ Nếu độ chênh lệch giữa 2 cách đo đạc này nếu chênh lệch không đáng kể (dưới 5 %), thì bộ phận kiểm tra xăng dầu phải có thể chọn lựa giữa 1 trong 2, tuy nhiên,
khi phòng kế toán có thắc mắc về việc chọn lựa thì bên phía bộ thận sẽ phải giải
trình
» Trong trường hợp giữa số km giữa công tơ mét và GP§ đo được bị lệch nhau đáng kê, thường là sô km của công tơ mét sẽ vượt nhiêu hơn sô km mà GPS đo
———— eee
Trang 23Ké toan chi phi san xuat, tinh gia thành dịch vụ tại công ty 140 nhận va van chuyén Indo-Trans Logistic
được thì sé lấy căn cứ trên công tơ mét vì đây là trường hợp GPS không nhận được tín hiệu của xe khi xe vào vùng chưa được phủ sóng
Tài khoản 3388 được mở nhằm phục vụ cho mục đích quản lý chỉ phí xăng dầu, nếu xăng dầu được đỗ vượt định mức (âm dầu), tài xế sẽ phải gánh chịu chi phí là phần chênh lệch, còn ngược lại, khi dương dầu, thì tài xế sẽ được hưởng phần chênh lệch dầu đã tiết kiệm được Đến thời điểm cuối năm, nếu bên có tài khoản này lớn hơn bên nợ tài khoản này, điều này có nghĩa là chênh lệch bị lỗ nhiều hơn chênh lệch lời nhưng ngược lại đây là khoảng #y fhu tiền của tài xế nhiều hơn thanh toán lại cho tài xế nên người kế toán sẽ kết chuyển khoản chênh lệch về một tài khoản chỉ phí nào đó,
có thể là thu nhập khác hoặc ngược lại sẽ đưa vào chỉ phí khác
`1 Chi phí đi đường Chỉ phí sản xuất
ˆ Giá vôn của một _ có = ; ‹
Như vậy, bana = phat sinh truc tiép +? kinh doanh định kỳ
chuyên hàng ` k : ` LÁ +4 nA 1a
trong từng chuyên mà kê tốn phân bơ
2.4 Quy trình luân chuyên chứng từ
> Khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng: Bộ phận Sale Mailing, booking Bộ phận điều độ | ~£P5 Điều phối xe in s2€5 Tài xế > Khi hoàn tất chuyến hàng Tài xế Hồ sơ 3| Bô phân điều đệ Hồ sơ thanh toán > Bộ phận _.=n=—= >| BO phan diéu do sn7 75777577 LÃ x thanh toan yp * | Kiểm tra hành trình | kiêm tra xăng dầu Hồ Nhận thông Š so | tin vé tinh thanht 9p /é cua toán ! ho sơ và ¡ | quyét toan | chuyén |
Bộ phận | _ Hồ sơthanhtoán | Bộphận | Hồ sơ thanh toán ¡
kê toán Nhập liệu vào nhập liệu Kiểm tra số kim, hệ thông số lít tiêu hao
Hình 8: Lưu đề lưu chuyển chứng từ
mm Š s=ăanẵỶnỶn“nơNN
Trang 24K6 toan chi phi san xuat, tinh gia thanh dich vu tai cong ty giao nhan va van chuyén Indo-Trans Logistic
==————Ễễễễễễễễễễễễễễ el
Giải thích lưu đồ:
Khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng, bô phận Sale sẽ chuyên về bô phận điều độ để điều phối xe, sắp xếp tài xế thực hiện chuyến hàng Khi hoàn tất chuyến hàng, tài xế sẽ tập hợp tất cả chứng từ liên quan đến chuyến hàng phát sinh trong quá trình đi đường, gửi về bộ phận điều độ để được xác minh về hành trình, các phí đi đường xem có khớp với trong đơn hàng khách hàng hay ko? Sau đó, bộ phận điều độ sẽ chuyên đến bô phận kiểm tra xăng dâu đễ kiểm tra số km thực chạy trong chuyến, đối chiếu số xăng dầu thực đổ so với định mức, tiếp đó, sẽ chuyển hồ sơ thanh toán
cho bộ phận nhập liệu đễ lưu chứng từ vào hệ thống Cuối cùng, bộ phận nhập liệu sẽ
chuyển hồ sơ thanh toán bộ phận kế toán đễ làm dé nghi thanh todn (Payment request) và thanh toán cho tài xê
== ee ee ee ee : : : ẳ ẳỒƯƠƠƯƠGGGGằẫằẴẰẴoằecaceeecennss=sẫễẫavvsas Kc - K7
Trang 25Kế toán chỉ phí sản xuắt, tính giá thành dịch vụ tại công fy giao nhận và vận chuyên Indo-Trans Logistic
EE—===————————=ễễễễỄễễ==ễễẽ=ễ =-= =_ -= = === - 2
Chương 3
NHẬN XÉT VÀ KIÊN NGHỊ
3.1 Nhận xét công tác kê toán tại đơn vị
Qua thời gian thực tập và được trải nghiệm thực tế tại doanh nghiệp, em có một số nhận xét như sau:
3.1.1 Về uu điểm
>_ Việc cấp phiếu xăng cho tài xế đỗ xăng giúp cho đơn vị tránh bị thuế loại hóa đơn xăng dầu mua vào và không phải tự loại bất cứ hóa đơn nào khi lên bảng kê hóa đơn mua vào, đảm bảo được toàn bộ chi phí được trừ và hóa đơn GTGT được khấu trừ là phù hợp với quy định về thuế Căn cứ vào mục c), khoảng l; điều 6, thông tư 78/2014/TT-BTC có quy định “ Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ
từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh
toán phải có chứng từ thanh tốn khơng dùng tiền mặt” Như vậy, đối với những hóa đơn mua vào cờng một nhà cung cấp, cùng một công ty mua hàng và được xuất cùng một ngay ma tổng giá trị của những hóa dơn đó cộng lại lớn hơn hoặc bằng 20 triệu đồng thì phải thanh tốn khơng dùng tiền mặt Tuy nhiên, nếu như theo cách làm truyền thống là tài xế đỗ xăng sẽ chỉ tiền mặt để thanh toán và nhờ đơn vị xăng dầu xuất hóa đơn đem về đơn vị để thanh toán lại thì rất có thể có khả năng trong cùng một ngày, tại đơn vị sẽ có những hóa đơn của cùng một đơn vị xăng dầu mà cộng tổng giá trị của những hóa đơn đó lớn hơn hoặc băng 20 triệu và như thế, khả năng những hóa đơn này bị loại bởi thuế là rất cao, sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí được trừ khi tính thué TNDN Thông thường, ở những doanh nghiệp theo cách làm truyền thống này bắt buộc phải loại bỏ bớt hóa đơn đầu vào khi lên bảng kê hóa đơn mua vào sao cho tổng giá trị của những hóa đơn xuất cùng một ngày và cùng một nhà cung cấp phải nhỏ hơn 20 tr để phù hợp với quy định của thuế Ngoài ra, cách làm này còn thể hiện được tính chuyên nghiệp của đơn vị, giúp cho nhà quản lý tốt luồng tiền ra vào trong đơn vị, tránh bị thất thoát, thâm hụt và hành vi gian lận
(goceee es 2 L3 2k2 E2 2eC vi Ác cóc S4
Trang 26Kế toán chỉ phí sản xuắt, tính giá thành dịch vụ tại công ty giao nhận và van chuyén Indo-Trans Logistic
>_ Việc xây dựng định mức xăng dâu trước về mặt kê toán quản tri sẽ giúp người kế toán kiểm soát tốt được dòng chi phí phát sinh, đạt được lợi nhuận mà mình mong muôn còn khuyến khích được tài xê có khuynh hướng tiệt kiệm được xăng dầu cũng như là tiết kiệm chỉ phí cho doanh nghiệp
3.1.2 Về nhược điểm
Cũng do quy trình kiểm soát nội bộ có kết cấu chặt chẽ, việc xử lý phải theo đúng trình tự nên có thể phát sinh các bước trung gian và chính những bước này có thể làm mắt thời gian của người kế toán viên Vì thế, công ty phải tốn thêm khoản chi phí lương chi cho thực tập sinh để xử lý các bước trung gian này
3.2 Kiên nghị
Tỉnh giản bớt một số quy trình trong kiểm soát nội bộ (nếu có thể) để giúp người kế toán viên có thể tập trung vào công việc chính Tiết kiệm được thời gian và chi phí thuê thực tập sinh tại đơn vị
(a GF EEL ee