DIN DAN GII PHAP EXCEL HNG DN s d

DIỄN ĐÀN GIẢI PHÁP EXCEL DHN46 - - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÔNG CỤ PIVOT TABLE TRONG VIỆC TỔNG HỢP VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU HẢI PHÒNG 04 - 2015 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu Mục lục ĐẶT VẤN ĐỀ 2 TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 2.1 Khái niệm sở liệu 2.2 Đặc điểm Cơ sở liệu 2.3 Những ý xây dựng Cơ sở liệu file Excel PIVOT TABLE 3.1 Khái niệm 3.2 Cơ chế xử lý Pivot Table 3.3 Những thao tác với Pivot Table 3.3.1 Kéo thả trường để tiến hành phân tích, tổng hợp 3.3.2 Thay đổi kiểu hiển thị thống kê 10 3.3.3 Chỉnh sửa SubTotals, GrandTotals 10 3.3.3 Thay đổi vùng liệu Pivot Table 12 3.3.4 Thay đổi phương thức thống kê 12 3.3.5 Tổng hợp liệu từ nhiều nguồn 14 Bấm Get Data để lựa chọn kiểu CSDL: 15 ỨNG DỤNG PIVOT TABLE LẬP BÁO CÁO XUẤT NHẬP TỒN 17 4.1 Dữ liệu mẫu Form báo cáo xuất nhập tồn 17 4.2 Cách thực 17 KẾT LUẬN 20 Đinh Hồng Ninh – Dhn46 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu ỨNG DỤNG PIVOT TABLE XỬ LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU, ÁP DỤNG THIẾT LẬP BÁO CÁO XUẤT NHẬP TỒN ĐẶT VẤN ĐỀ Trong trình làm việc vấn đề tạo dựng sở liệu xử lý chúng để có kết mong muốn tốn ln người quản lý đặt Trên thực tế tốn giải nhiều cách: tổng hợp thủ công qua sổ sách, dùng phần mềm chuyên biệt, dùng phần mềm quản lý sở liệu foxpro, access, ngồi cịn có cơng cụ phổ biến vơ hữu ích dùng phần mềm Microsoft Excel Hiệu Excel việc xử lý số liệu, trích lọc liệu cao đặc biệt cơng cụ có sẵn Pivot Table Vậy ứng dụng Pivot Table để xử lý sở liệu tìm hiểu chuyên đề TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 2.1 Khái niệm sở liệu Cơ sở liệu (CSDL) kho thông tin chủ đề, tổ chức hợp lý để dễ dàng quản lý truy tìm, kho thơng tin đáp ứng yêu cầu coi sở liệu 2.2 Đặc điểm Cơ sở liệu - CSDL hình thành Table(bảng), với Excel Sheet Bảng hình thành xếp thơng tin có liên quan với theo hàng cột Các hàng tương ứng với ghi (record) liệu cột tương ứng với trường liệu (Field) - Record (bản ghi): hàng sở liệu, Record chứa đầy đủ thơng tin ghi - Field (trường liệu): cột bảng, nơi chứa thông tin liên quan tới ghi 2.3 Những ý xây dựng Cơ sở liệu file Excel - Dữ liệu phải nhập từ xuống dưới, khơng cách dịng - Không trộn (merg) ô bảng - Hạn chế định dạng liệu (bôi màu, highlight…) Đinh Hồng Ninh – Dhn46 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu - Hạn chế tối đa việc sử dụng cơng thức, trường hợp sử dụng cơng thức để tìm kiếm Paste Value - Dạng liệu cột phải thống nhất, kiểm sốt kiểu liệu nhập tốt PIVOT TABLE 3.1 Khái niệm Pivot Table (PT) cơng cụ Excel dùng tổng hợp phân tích liệu với nhiều cách tổng hợp khác * Ví dụ có sở liệu doanh số bán hàng đơn vị kinh doanh sau Thành phố Hãng xe Loại xe Tháng Doanh số Đà Nẵng Honda Wave 110 S 107 Đà Nẵng Yamaha Jupiter RC FI 467 Đà Nẵng Yamaha Luvias GTX125 Fi 131 Đà Nẵng Yamaha Exciter GP 2014 330 Đà Nẵng Suzuki Hayate SS 126 429 Hà Nội Yamaha Exciter GP 301 Hà Nội Yamaha Exciter GP 2013 376 Hà Nội Suzuki Hayate SS 126 307 Hà Nội Suzuki EN150-A 322 Hà Nội Suzuki GZ 150-A 384 Hà Nội Vespa Piaggio Vespa LX 125 3V i.e 241 Hà Nội Vespa Piaggio Vespa S 125 i.e 481 Hà Nội Vespa Piaggio Vespa LXV 125 i.e 180 Hải Phòng Honda SH125 Mode 201 Hải Phòng Honda SH 150i 240 Hải Phòng Honda Lead 125cc Fi 313 Hải Phòng Honda PCX 125 279 Hải Phòng Yamaha Jupiter Gravita FI 288 Hải Phòng Yamaha Nouvo SX GP 179 Đinh Hồng Ninh – Dhn46 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu Chúng ta dùng Pivot Table để tổng hợp: - Doanh số bán hàng thành phố - Doanh số bán hàng hãng xe - ……………………………………… Hay phân tích cặn kẽ, chi tiết hơn: - Doanh số bán hàng hãng xe theo thành phố - Doanh số bán hàng tháng theo thành phố - Doanh số bán hàng thành phố theo hãng xe tháng - …………………………………………  Cụ thể dùng PV để tổng hợp doanh số bán hàng thành phố * Bước 1: Chọn vùng liệu | Insert | PivotTable Đinh Hồng Ninh – Dhn46 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu * Bước 2: Cửa sổ Create Pivot Table ra, lựa chọn vị trí đặt Pivot Table - New Worksheet: PT tự động tạo sheet đặt PT vào - Existing Worksheet: PT đặt sheet có tương ứng với địa nhập vào Location, kích vào biểu tượng để chọn điểm đặt PT sheet Sau nhấn Ok Excel hiển thị vùng PT sheet hình vùng vùng bảng liệu tổng hợp, vùng vùng liệt kê trường CSDL thiết đặt kểu trích lọc Đinh Hồng Ninh – Dhn46 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu * Bước 3: Tiến hành kéo trường theo hình để có kết mong muốn 3.2 Cơ chế xử lý Pivot Table Đặc điểm bảng Cơ sở liệu ln bao gồm Dịng (Record) Cột (Field) (phần II.1) việc tổng hợp số liệu chủ yếu bao gồm yếu tố: - Tiêu chí cần thống kê (thể dòng cần tổng hợp) - Các hạng mục tiêu chí cần thống kê (thể cột cần tổng hợp) - Số liệu cần thông kê (thể số liệu giao dòng cột) (Bảng tổng hợp mơ tả theo hình đây) Đinh Hồng Ninh – Dhn46 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu * Trường hợp đa tiêu chí, đa hạng mục phân tích Hạng mục Hạng mục 1.1 Tiêu chí Hạng mục Hạng mục 1.1 Hạng mục 2.1 Hạng mục 2.2 Tiêu chí 1.1 Tiêu chí 1.2 Vùng số liệu Tiêu chí 2.1 Tiêu chí Tiêu chí 2.2 Tiêu chí 2.3 Tiêu chí Tiêu chí 3.1 * Ví dụ: Với liệu 3.1 cần phân tích doanh số bán hàng theo hãng xe thành phố  Ta có: - Tiêu chí cần thống kê : Thành phố - Hạng mục thống kê : Hãng xe - Số liệu thống kê Row Labels Đà Nẵng : Doanh số Honda Suzuki Vespa 107 Hà Nội 429 1013 Hải Phòng 1033 Grand Total 1140 1442 902 902 Yamaha Grand Total 928 1464 677 2592 467 1500 2072 5556 Cơ chế xử lý liệu Pivot Table tuân theo quy luật đó, tiêu chí phân tích phân bổ hàng, hạng mục tiêu chí phân bổ cột số liệu thống kê điền tương ứng hàng cột (Mô tả chế tổng hợp liệu PV hình dưới) Đinh Hồng Ninh – Dhn46 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu Các trường (Field) sở liệu Trường Filter PV Hạng mục phân tích Tiêu chí phân tích Số liệucần tổng hợp - Khi kéo thả trường (Field) vào vị trí tổng hợp tương ứng có bảng Pivot Table tổng hợp liệu mong muốn - Trường liệu kéo thả vào Column Label thể theo cột, tiêu đề cột giá trị tất liệu thuộc trường kéo - Trường trường kéo thả Row Label thể theo dòng, tiêu để dòng giá trị tất liệu thuộc trường kéo - Thứ tự ưu tiên: trường kéo thả vào vị trí trích tổng hợp có tứ tự ưu tiên phân tích từ xuống, tức trường bên bao trường bên Đinh Hồng Ninh – Dhn46 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu Ví dụ: Với liệu 3.1 theo cách phân bổ theo sau: 3.3 Những thao tác với Pivot Table 3.3.1 Kéo thả trường để tiến hành phân tích, tổng hợp Dựa vào tiêu phân tích hạng mục phân tích ta kéo thả trường vào vị trí tổng hợp PV để có kết mong muốn Tổng hợp doanh số theo thành phố Đinh Hồng Ninh – Dhn46 Tổng hợp doanh số theo hãng xe Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu 3.3.2 Thay đổi kiểu hiển thị thống kê Cùng cách kéo thả trường vào vị trí tổng hợp PV có cách hiển thị: Kiểu hiển thị số Kiểu hiển thị số Column Labels Row Labels Hạng mục Hạng mục Hạng mục Tiêu chí Tiêu chí 1.2 Tiêu chí 1.3 Tiêu chí Tiêu chí 2.1 Tiêu chí 2.2 Tiêu chí Tiêu chí 3.1 Grand Total Hạng mục Tiêu chí I Tiêu chí II Hạng mục Hạng mục Hạng mục Tiêu chí Tiêu chí 1.1 Tiêu chí 1.2 Tiêu chí 1.3 Tiêu chí Total Tiêu chí Tiêu chí 2.1 Tiêu chí 2.2 Tiêu chí Total Tiêu chí Tiêu chí 3.1 Tiêu chí Total Grand Total Tất cấp phân tích nằm cột Cách phân tích Các tiêu chí phân tích nằm cột khác từ trái qua phải Sự khác phiên Office, kiểu số áp dụng cho Excel 2007 trở lên, kiểu áp dụng cho Excel 2003 Excel 2007 trở lên Với Office 2007 trở lên để thay đổi kiểu hiển thị chọn hay bỏ chọn mục Classic Pivot Table Layout Pivot Table Option | Display trước kéo thả trường cần phân tích Khi chọn ta có kiểu hiển thị số bỏ chọn ta có kiểu hiển thị số 3.3.3 Chỉnh sửa SubTotals, GrandTotals Chúng ta cho ẩn thiết đặt vị trí Sub Totals cách chọn Pivote Table sau chọn tab Pivote Table Tools | Design | Subtotals - Do not show Substotals: không cho Subtotal - Show all Subtotals at Bottom of Group: hiển thị vị trí Subtotal phía Group - Show all Subtotals at Top of Group: hiển thị vị trí Subtotal phía Group Đinh Hồng Ninh – Dhn46 10 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu Tương tự SubTotals loại bỏ Grand Totals cách nhấn vào biểu tượng Grand Totals thực lựa chọn - Off for Rows and Columns: Loại bỏ Grand Total dòng cột - On for Rows and Columns: hiển thị Grand Total dòng cột - On for Rows only: hiển thị Grand Total hàng - On for Columns only: hiển thị Grand Total hàng Hoặc lựa chọn tick bỏ tick Menu | Subtotals bấm chuột phải vào trường liệu tương ứng Pivot table Đinh Hồng Ninh – Dhn46 11 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu 3.3.3 Thay đổi vùng liệu Pivot Table Chúng ta thay đổi vùng liệu PV cách chọn PV sau vào Tab Option | Change Data Source, cửa số Change PivotTable Data Source lên, nhập địa vào ô Table/Range Bằng cách thay đổi trực tiếp vùng liệu thiết đặt vùng liệu Name động tăng tính linh hoạt PV 3.3.4 Thay đổi phương thức thống kê Chúng ta thay đổi phương thức thống kê đếm số lượng, tính tổng số lượng, tính trung bình….bằng cách chọn ô trường liệu cần thống kê sau nhấn chuột phải, lựa chọn Value Field Settings Đinh Hồng Ninh – Dhn46 12 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu Cửa sổ Value Field Settings ra, lựa chọn kiểu thống kê danh sách lựa chọn Summarize value field by Row Labels Đà Nẵng Honda Suzuki Vespa Yamaha Grand Total 107 Hà Nội 429 1013 Hải Phòng 1033 Grand Total 1140 1442 902 902 Row Labels Honda Suzuki Vespa Yamaha Grand Total 928 1464 Đà Nẵng 677 2592 Hà Nội 467 1500 Hải Phòng 2072 5556 Grand Total 1 3 19 Một số cách thống kê thông dụng (Summarize value field by): - Sum: Tính tổng tiêu chí theo hạng mục thống kê - Count: Đếm số lượng tiêu chí theo hạng mục thống kê - Average: Trung bình tiêu chí theo hạng mục thống kê - Max: Giá trị lớn tiêu chí theo hạng mục thống kê - Min: Giá trị nhỏ tiêu chí theo hạng mục thống kê * Thay đổi kiểu thị phương thức thống kê: Sau định phương thức thống kê phù hợp ta lựa chọn cách hiển thị liệu tổng hợp cách: cửa sổ Value Field Settings chọn tab Show Values As chọn kiểu hiển thị phù hợp ô Show Values as Dưới ý nghĩa số kiểu hiển thị thông dụng: - No Calculation: Hiển thị số liệu thống kê chuẩn theo phương thức thống kê - % Of Grand Total: Hiển thị % số liệu thống kê so với Gand Total Đinh Hồng Ninh – Dhn46 13 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu - % Of Column Total: Hiển thị % số liệu thống kê so với Column Total (tổng giá trị theo hạng mục thống kê) - % Of Column Total: Hiển thị % số liệu thống kê so với Row Total (tổng giá trị theo tiêu chí thống kê) - % Of : Hiển thị % số liệu thống kê so với tiêu chí lựa chọn Ngồi thay đổi tên trường hiển thị Pivot Table cách thay đổi Custom Name hộp thoại Value Field Setting *Chú ý: thay đổi tên hiển thị trường Pivot table (Custom Name) tên khơng trùng với tên trường Cơ sở liệu 3.3.5 Tổng hợp liệu từ nhiều nguồn Nếu muốn tổng hợp liệu từ file CSDL dạng *.mdb, *.dbf , file Excel có nhiều sheet cấu trúc giống bấm phím: Alt => D => P để gọi cửa sổ thiết lập Pivot Table Đinh Hồng Ninh – Dhn46 14 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu Một số thao tác thiết lập nguồn liệu cách gọi Pivot Table qua cách bấm Alt => D => P a, Microsoft Excel list database: Lựa chọn vùng liệu để tổng hợp tương tự thao tác Insert | Pivot Table (Mục 3.1) b, External data source: Lựa chọn nguồn liệu dạng data base (*.mdb, *.dbf) để tổng hợp Sau chọn lựa chọn bấm Next, Excel bảng Pivot Table and Pivot Chart Wizard Bấm Get Data để lựa chọn kiểu CSDL: Bấm OK để xác định File CSDL cần tổng hợp: Đinh Hồng Ninh – Dhn46 15 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu b, Multiple Consolidation Range: Lựa chọn nhiều vùng liệu File Excel có cấu trúc giống để tổng hợp Sau chọn lựa chọn bấm Next, Excel bảng Pivot Table and Pivot Chart Wizard Chọn Create a single page field for me | Next Sau tiến hành chọn vùng liệu cần tổng hợp có cấu trúc giống bấm Add | Next Cửa sổ cho phép bạn đặt Pivot Table vị trí quy định hay sheet  Sau lựa chọn vùng liệu Pivot Table thiết lập, từ thao tác xử lý tổng hợp đề cập 3.3.1, 3.3.2, 3.3.3, 3.3.4 kết mong muốn Đinh Hồng Ninh – Dhn46 16 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu ỨNG DỤNG PIVOT TABLE LẬP BÁO CÁO XUẤT NHẬP TỒN 4.1 Dữ liệu mẫu Form báo cáo xuất nhập tồn (Nguồn: http://giaiphapexcel.com/) Nội dung báo cáo lập theo mẫu báo cáo tổng hợp xuất-nhập-tồn vật tư hàng hóa Ban hành theo QĐ số 48/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 Bộ trưởng tài (Nguồn: http://giaiphapexcel.com/) 4.2 Cách thực *Bước 1: Xác định Tồn đầu, X-N-T kỳ số liệu sau kỳ - Tạo cột phụ XNT sau điền cơng thức sau M4 fill hết vùng liệu Công thức: =IF(B4'Pivot Table'!$B$4,"2.SK",Data!K4)) *Bước 2: Tạo Pivot table - Chọn vùng liệu - Menu: Insert | Pivote Table thiết đặt thông số bảng Đinh Hồng Ninh – Dhn46 17 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu - Thiết lập kiểu hiển thị cho Pivot Table kiểu hiển thị số (3.3.2) *Bước 3: Kéo thả trường liệu vào Pivot Table theo hình Đinh Hồng Ninh – Dhn46 18 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu Kết thu có dạng: MA_VLSPHH BE BE Total BE1 BE1 Total BM BM Total BO BO Total BTC BTC Total HH001 HH001 Total HH002 HH002 Total HH003 HH003 Total HH004 HH004 Total HH005 HH005 Total TEN_HANG Bê DV_TINH Đĩa Bê Kg Bị mơng Kg Bị xào nướng Đĩa Bê tái chanh Đĩa Máy tính ĐNA L1 Chiếc Máy tính ĐNA L2 Chiếc Máy in HP 1200 Chiếc Máy in HP 1300 Chiếc Dầu A Chai XNT 1.TĐ Sum of SLG Data Sum of THANH_TIEN N Sum of SLG 15000.00 15000.00 5370.00 5370.00 10740.00 10740.00 65000.00 65000.00 16000.00 16000.00 23638 23638 45122 45122 21491 21491 21483 21483 117475657147.46 117475657147.46 213887548686.00 213887548686.00 62968200000.00 62968200000.00 95761234284.18 95761234284.18 X Sum of THANH_TIEN Sum of SLG 600000000.00 600000000.00 306090000.00 306090000.00 687360000.00 687360000.00 2275000000.00 2275000000.00 640000000.00 640000000.00 4296.00 4296.00 20620800000.00 20620800000.00 62146.00 62146.00 621460000.00 621460000.00 2149.00 2149.00 Sum of THANH_TIEN 91335000.00 91335000.00 4298.00 4298.00 2149.00 2149.00 182680000.00 182680000.00 80585000.00 80585000.00 21480.00 21480.00 214620000.00 214620000.00 *Bước 4: Điều chỉnh kiểu hiển thị - Ẩn dòng Subtotal theo 3.3.3 - Ẩn cột SK (Sau kỳ): Nhấn vào mũ tên cột XNT sau bỏ chọn 2.SK => Ok - Đổi tên trường: Sum of SLG, Sum of THANH_TIEN thành SLG TT (3.3.4) - Ẩn Grand Total cột (3.3.3) Đinh Hồng Ninh – Dhn46 19 Ứng dụng Pivot Table xử lý sở liệu Kết sau điều chỉnh hiển thị có dạng: * Bước 5: Copy liệu từ Pivot Table báo cáo, đặt công thức tính số lượng tồn cuối thành tiền tồn cuối + Số lượng tồn cuối = Số lượng tồn đầu + Số lượng nhập – Số lượng xuất + Thành tiền tồn cuối = Thành tiền tồn đầu + Thành tiền nhập – Thành tiền xuất * Bước 6: Định dạng hoàn thiện báo cáo Mẫu số xx-DN (Ban hành theo QĐ số 48/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO TH NHẬP-XUẤT-TỒN VẬT TƯ HÀNG HOÁ Từ ngày 31/08/05 đến 31/10/06 STT 10 11 12 MÃ BE BE1 BM BO BTC HH001 HH002 HH003 HH004 HH005 HH006 LB Grand Total TÊN Bê Bê Bị mơng Bị xào nướng Bê tái chanh Máy tính ĐNA L1 Máy tính ĐNA L2 Máy in HP 1200 Máy in HP 1300 Dầu A Dầu B Lẩu bò ĐVT Đĩa Kg Kg Đĩa Đĩa Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chai Chai Nồi TỒN ĐẦU SLG 23,638 45,122 21,491 21,483 111,734 THÀNH TIỀN 117,475,657,147 213,887,548,686 62,968,200,000 95,761,234,284 490,092,640,118 NHẬP SLG THÀNH TIỀN 15,000 5,370 10,740 65,000 16,000 600,000,000 306,090,000 687,360,000 2,275,000,000 640,000,000 4,296 20,620,800,000 62,146 83,222 10,000 271,774 621,460,000 112,220,000 1,000,000,000 26,862,930,000 XUẤT SLG TỒN CUỐI THÀNH TIỀN 2,149 91,335,000 4,298 2,149 182,680,000 80,585,000 21,480 17,176 2,149 49,401 214,620,000 15,030,000 236,400,000 820,650,000 SLG 12,851 5,370 10,740 60,702 13,851 23,638 49,418 21,491 21,483 40,666 66,046 7,851 334,107 THÀNH TIỀN 508,665,000 306,090,000 687,360,000 2,092,320,000 559,415,000 117,475,657,147 234,508,348,686 62,968,200,000 95,761,234,284 406,840,000 97,190,000 763,600,000 516,134,920,118 KẾT LUẬN Sử dụng Pivot Table để phân tích, tổng hợp sở liệu phương pháp hiệu qủa, không cần lập nhiều công thức để kết xuất liệu qua làm giảm dung lượng file Excel kết đạt xác Tuy nhiên Pivot Table có giới hạn hình thức trình bày báo cáo nên vận dụng linh hoạt PV Form có sẵn để đạt hiệu cao Đinh Hồng Ninh – Dhn46 20 ... Subtotals - Do not show Substotals: không cho Subtotal - Show all Subtotals at Bottom of Group: hiển thị vị trí Subtotal phía Group - Show all Subtotals at Top of Group: hiển thị vị trí Subtotal... Pivot Table xử lý s? ?? liệu Cửa s? ?? Value Field Settings ra, lựa chọn kiểu thống kê danh s? ?ch lựa chọn Summarize value field by Row Labels Đà Nẵng Honda Suzuki Vespa Yamaha Grand Total 107 Hà Nội... Ninh – Dhn46 10 Ứng d? ??ng Pivot Table xử lý s? ?? liệu Tương tự SubTotals loại bỏ Grand Totals cách nhấn vào biểu tượng Grand Totals thực lựa chọn - Off for Rows and Columns: Loại bỏ Grand Total d? ?ng