TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD GIỚI THIỆU PHẦN MỀM MICROSOFT WORD Soạn thảo văn công việc sử dụng nhiều quan, xí nghiệp nhu cầu cá nhân Microsoft Word phần mềm dùng để soạn thảo xử lý văn bản, nằm Office hãng Microsoft Với nhiều tính xử lý định dạng thông minh, phong phú Word trở thành chương trình ứng dụng phổ biến cơng tác văn phịng nói riêng soạn thảo nói chung KHỞI ĐỘNG VÀ THỐT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH 1.1 Khởi động Cách1: Start | Programs |Microsoft Office|Microsoft office Word Cách 2: Nháy đúp chuột lên biểu tượng phần mềm Microsoft Word hình (Desktop) Cách 3: Nếu muốn mở nhanh tệp văn vừa soạn thảo gần máy tính làm việc, chọn Start|Documents, chọn tên tệp văn Word cần mở Khi Word khởi động mở tệp văn vừa định 1.2 Thốt khỏi mơi trường làm việc Cách 1: Mở mục chọn File|Exit Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Cách 3: Nhấn chuột vào nút Close (X) góc phải hình MÀN HÌNH LÀM VIỆC 2.1 Giới thiệu tổng quan Khi ta khởi động, hình word 2007 thường hiển thị sau (Hình 1.1): Màn hình làm việc Word 2007 hoàn toàn so với phiên cũ, phần thay đổi lớn Ribbon nằm vùng soạn thảo, sử dụng lệnh Ribbon để thực chức chương trình Hình 1.1 Màn hình làm việc Word 2007 hoàn toàn so với phiên cũ, phần thay đổi lớn Ribbon nằm vùng soạn thảo, sử dụng lệnh Ribbon để thực chức chương trình * Vùng làm việc gồm thành phần sau: Vùng soạn thảo: Là nơi chế tài liệu Bạn nhập văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung soạn thảo vùng in Vùng soạn thảo giới hạn lề trái, lề phải, lề trên, lề Bạn thay đổi khoảng cách lề nhóm lệnh Page Setup Tab Page Layout Thanh cơng cụ Ribbon: Nằm phía vùng soạn thảo chứa nút lệnh để thực hiệu chỉnh Office Button : Thay cho trình đơn File Bạn tìm thấy lệnh trình đơn File trước đây, bao gồm: Open, Save Print cài đặt chương trình (nằm trình đơn Tools) chỉnh sửa thuộc tính,… Thanh cơng cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) nằm Ribbon, chứa lệnh sử dụng thường xuyên Mặc định, Quick Access Toolbar chứa lệnh Save, Undo Repeat Tuy nhiên bạn tuỳ biến cơng cụ để chứa lệnh mà bạn muốn Thanh trạng thái (Status): Cho biết vài trạng thái cần thiết soạn thảo số trang thời đặt trỏ, tổng số trang tài liệu, tổng số từ tài liệu, chế độ làm việc, tỉ lệ hình làm việc… Thanh thước (Ruler): Gồm thước ngang thước dọc, cho phép lề đoạn văn thiết lập điểm dịch Tab… * Chọn chế độ làm việc: Khi làm việc thông thường, ta chọn chế độ Print Layout cách: Trên Tab View, kích chọn lệnh Print Layout chọn biểu tượng Print Layout trạng thái Tỷ lệ hình thường 100% Các bạn tuỳ chỉnh nút lệnh Room Tab View hiệu chỉnh trạng thái 2.2 Thanh Ribbon (1) (3) (2) (4) Thanh Ribbon có thành phần bản: (1) Tab (Thẻ) có Tab nằm phía Ribbon, Tab đại diện cho vùng hoạt động, chứa nhiều nhóm lệnh Các nhóm lệnh thường lựa chọn theo hoạt động người dùng Ví dụ thẻ Home tập hợp nhóm lệnh có tần suất sử dụng nhiều nhất, chẳng hạn: nhóm lệnh định dạng Font, định dạng văn bản… (2) Group (Nhóm): Mỗi thẻ gồm nhiều nhóm lệnh, nhóm tập hợp đối tượng liên quan với (3) Command (Lệnh): Nút lệnh lệnh trình đơn thực nhiều lệnh… 2.2.1 Nút hiển thị hộp thoại nhóm (4) Kích chuột vào nút mở hộp thoại hay Dialog Box Launcher (4) để mở tuỳ chọn liên quan đến nhóm tương ứng Các tùy chọn xuất dạng hộp thoại mà bạn thấy phiên Word trước 2.2.2 Những Tab phụ Những Tab phụ xuất gắn liền với đối tượng Word Chẳng hạn bạn chèn Text Box vào vùng soạn thảo Tab phụ có tên Text Box Tools xuất cho phép hiệu chỉnh Text Box Khi bạn kích ngồi Text Box Tab Text Box Tools biến 2.2.3 Ẩn tạm thời Ribbon Nhiều soạn thảo khơng cần dùng Ribbon làm ẩn tạm thời để mở rộng không gian soạn thảo cách: Kích đúp chuột vào Tab thời, nhóm Tab biến Khi muốn Ribbon xuất trở lại, nháy đúp vào Tab lần 2.3 Toolbars mini Khi bạn chọn từ đoạn văn chuyển trỏ chuột lên thanh công cụ nhỏ xuất dạng mờ Nếu bạn rê chuột đến đó, cơng cụ rõ bạn sử dụng tuỳ chọn để định dạng văn CÁC THAO TÁC VỚI TỆP TIN 3.1 Tạo tệp tin Cách 1: Kích chuột vào nút office góc trái cửa sổ làm việc, chọn New|Blank Document, nhấn nút Create Cách 2: Kích vào biểu tượng New công cụ Toolbar Cách 3: Nhấn đồng thời tổ hợp phím tắt Ctrl + N 3.2 Lưu tệp tin Tài liệu Word 2007 lưu có dạng sau: *.docx Trong * tên tệp tin bạn đặt docx phần đuôi mở rộng thiếu Cách 1: Kích vào nút office button, chọn Save Cách 2: Kích vào biểu tượng Save cơng cụ Toolbar Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S Nếu lưu tài liệu lần đầu tiên, hộp thoại Save as xuất hiện: Chọn ổ đĩa thư mục lưu tệp tin Gõ tên tệp tin muốn lưu Ngoài bạn lưu tài liệu word theo định dạng tệp tin Microsoft Word 97- 2003, tức phần mở rộng doc 3.3 Mở tệp tin Để mở tệp tin, ta sử dụng cách sau: Cách 1: Kích chuột vào nút Office Button, chọn Open Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Open Toolbar Cách 3: Ctrl + O Cả cách xuất hộp thoại: Chọn ổ đĩa thư mục chứa tệp tin Gõ tên tệp tin cần MỘT SỐ THAO TÁC SOẠN THẢO CƠ BẢN 4.1 Sử dụng gõ tiếng việt Để đưa tiếng Việt sử dụng máy tính, ta cần phải cài thêm phần mềm gõ tiếng Việt phông chữ tiếng Việt kèm Hiện có nhiều gõ tiếng Việt sử dụng như: VNI sử dụng rộng rãi phía Nam, VietWare sử dụng nhiều miền Trung ABC, Vietkey sử dụng rộng rãi ngồi Bắc Phần mềm tiếng Việt giới thiệu giáo trình ABC Vietkey với kiểu gõ Telex Máy tính bạn phải cài đặt phần mềm để có gõ phơng chữ kèm Cách khởi chạy chương trình ABC sau: Vào Start | Programs | Start up | ABC Cách khởi chạy chương trình Vietkey Vào Start | Vietkey… Khi hình bạn xuất biểu tượng ABC vietkey bạn gõ tiếng Việt Nếu biểu tượng xuất chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), V( tiếng việt) Khi muốn chuyển đổi từ kiểu sang kiểu khác bạn cần kích chuột vào biểu tượng chữ E hay chữ V… để chuyển chế độ gõ tiếng Quy tắc gõ tiếng Việt sau: Gõ Được chữ Gõ Được chữ Gõ Được dấu aa â uw S Sắc aw oo ow dd ee Ví dụ: ă ơ đ ê w F J R X Huyền Nặng Hỏi Ngã Muốn gõ từ: “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Bạn phải bật tiếng Việt gõ lên tài liệu sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” Chú ý: Nếu gõ z, từ tiếng Việt bị bỏ dấu 4.2 Sử dụng bàn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) sử dụng thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu là: Các phím chữ a, b, c, z Các phím số từ đến Các phím dấu: ‘, > < ? [ ] { } … Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa số dấu Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa chữ thường (dùng tiếng anh) Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách Sử dụng phím mũi tên: để dịch chuyển trỏ tài liệu Sử dụng phím Page Up Page Down để dịch chuyển trỏ đầu cuối trang hình Phím Home, End để đưa trỏ đầu cuối dòng văn Phím Delete để xố ký tự văn đứng kề sau điểm trỏ Phím Backspace để xố ký tự đứng kề trước điểm trỏ THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN 5.1 Cách chọn đoạn văn (Bôi đen) Việc chọn đoạn văn thao tác ta muốn định dạng hay thay đổi ví trí liệu, … nên nói có vai tṛ quan trọng soạn thảo Có nhiều cách để bạn chọn đoạn văn cách lại áp dụng cho trường hợp, số cách cho bạn tham khảo: Cách 1: - Kích chuột vào đầu đoạn văn muốn bơi đen - Giữ phím Shift - Kích chuột vào cuối đoạn văn cần bơi đen Cách áp dụng trường hợp bôi đen vượt q trang hình Cách 2: - Kích chuột vào đầu đoạn văn cần bôi đen - Nhấn ( dữ) chuột trái sau kéo di đến cuối đoạn cần bôi đen Cách áp dụng muốn bơi đen trang hình Ngồi muốn bơi đen đoạn văn bạn phím Shift sau sử dụng phím mũi tên để bôi đen hay muốn bôi đen tồn bơi văn bạn nhấn đồng thời tổ hợp phím ( Ctrl + A) 5.2 Sao chép đoạn văn Việc chép thực qua bước sau: Bước 1: Bôi đen khối văn cần chép Bước 2: Thực chép cách sau: Kích chuột vào mục Home, kích chuột vào biểu tượng Copy Kích phải chuột vùng bơi đen, chọn Copy Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C Bước 3: Dán văn Đặt trỏ chuột vào vị trí cần dán văn bản, thực hiện: Kích chuột vào mục Home, kích chọn biểu tượng Paste Kích phải chuột, chọn Paste Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V 5.3 Di chuyển khối văn Việc di chuyển thực qua bước sau: Bước 1: Bôi đen khối văn cần di chuyển Bước 2: Thực cắt văn cách sau: Kích chuột vào mục Home, kích chuột vào biểu tượng Cut Kích phải chuột vùng bơi đen, chọn Cut Nhấn tổ hợp phím Ctrl +X Bước 3: Dán văn Đặt trỏ chuột vào vị trí cần dán văn bản, thực hiện: Kích chuột vào mục Home, kích chọn biểu tượng Paste Kích phải chuột, chọn Paste Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V 5.4 Xố đoạn văn - Bơi đen đoạn văn cần xố - Nhấn phím Delete bàn phím TẠO KÝ TỰ VIẾT TẮT 6.1 Tạo ký tự viết tắt Trong soạn thảo để đẩy nhanh tốc độ soạn thảo lên ta tạo từ hay cụm từ viết tắt cho từ hay cụm từ lặp văn bản, cách tạo từ viết tắt sau: Bước 1: Kích chuột vào nút Office, chọn Word Options Khi xuất hộp thoại: Bước 2: Chọn mục Proofing, kích chọn Autocorrect options… Bước 3: Chọn nhãn Autocorrect : Replace: Gõ từ viết tắt With: Gõ nội dung thay Nhấn Add để nạp từ Chú ý: Khi muốn tạo nhiều từ lúc làm lặp lại từ Bước khơng muốn tạo nhấn chọn OK để đóng hộp thoại Ví dụ: muốn viết tắt từ văn vb mục Replace gõ vb With gõ văn Kích chọn add Bước 4: Để sử dụng từ viết tắt, soạn thảo bạn gõ từ viết tắt sau nhấn Space Enter đoạn văn thay chèn vào văn bạn 5.2 Xoá từ viết tắt Để xoá từ viết tắt, thực theo bước sau: Bước 1: Khởi động tính AutoCorrect Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xoá cách gõ từ viết tắt vào mục Replace Ví dụ: muốn xố từ vb – văn vừa thiết lập trên, gõ vb vào mục Replace Bước 3: Nhấn nút Delete để xoá cụm từ viết tắt Khi soạn thảo Word, ta thường gặp phải lỗi sau: Nếu gõ chữ thi, máy tự động sửa thành thI Tức chữ i  I Lỗi AutoCorect đặt sửa lỗi tả i thành I Để sửa lỗi này, thực xố kiểu viết tắt chữ i tính Delete AutoCorrect CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT Trên Tab Insert, kích chọn Symbol xuất số ký tự đặc biệt thường dùng: Nếu muốn chèn thêm ký tự đặc biệt khác, bạn kích chọn vào More Symbols… Khi xuất hộp thoại: Trong mục Font: Chọn dạng ký tự khác Chọn ký tự bạn muốn chèn | nhấn chọn nút Insert ĐỊNH DẠNG FONT CHO VĂN BẢN Định dạng Font thao tác định dạng đơn giản giúp bạn có kỹ định dạng văn như: Phông chữ, màu sắc, cỡ chữ,… 7.1 Định dạng Font nhóm lệnh Font Ribbon 10 11 Hình 2.1 (Font): Chọn Font chữ (Font Size): Chọn cỡ chữ (Bold, Italic, Underline): Chọn kiểu chữ (Text Highlight): Chọn màu cho văn (Font Color): Chọn màu chữ (Change Case): Thay đổi chữ in với chữ thường (Grow Font Shrink Font): Tăng giảm cỡ chữ đơn vị (SuperScript): Chỉ số (X2) (SubScript): Chỉ số (H2O) 10 (Clear Formatting): Hủy bỏ định dạng 7.2 Định dạng hộp thoại Font Các tính thường xuyên dùng định dạng Font hiển thị Ribbon Ngồi nhóm lệnh cịn có nhiều tùy chọn ẩn Để tìm hiểu thêm bạn thực sau: Trên Tab Home, nhóm lệnh Font, kích chọn nút lệnh số 11 (Hình 2.1) gọi Dialog Box Launcher Khi xuất hộp thoại: Font: Chọn Font chữ cần định dạng cách kích chuột vào hình tam giác bên mục Font để chọn font chữ cần định dạng cho văn Font Style: Lựa chọn kiểu hiển thị chữ cách kích chuột để lựa chọn kiểu chữ cần định dạng: Một số kiểu chữ bản: + Regular : Bình thường + Italic : Nghiêng + Bold : Đậm + Bold- Italic : Đậm – Nghiêng Size: Chọn kích cỡ chữ cách kích chuột chọn kích cỡ phù hợp gõ vào kích cỡ cần thiết Font Color: Chọn màu cho chữ Underline Style: Chọn kiểu đường gạch chân cho văn Chú ý: Các Font chữ bắt đầu “ Vn…” Font chữ dùng để gõ tiếng việt Các Font chữ kết thúc “…H” Font chữ dùng để gõ chữ in hoa ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN 8.1 Định dạng văn nhóm lệnh Paragraph Ribbon Bước 1: Bôi đen đoạn văn cần định dạng Bước 2: Định dạng đoạn văn nút lệnh Tab Home, nhóm lệnh Paragraph sau: Hình 2.2 (Bullets): Chèn ký tự đặc biệt để đánh dấu đầu đoạn (Numbering): Chèn số để đánh dấu đầu đoạn (Decrease Indent Increase Indent): Tăng giảm khoảng cách đoạn văn so với lề trái (Alignment): Căn lề văn (Left, Center, Right, Justify) (Line Spacing): Độ dãn dòng (Shading): Đổ màu (Border): Khung viền cho đoạn văn 8.2 Định dạng văn hộp thoại Paragraph Ngoài định dạng văn trên, hộp thoại Paragraph cung cấp tính định dạng đặc biệt Để mở hộp thoại ta làm sau: Trong nhóm lệnh Paragraph, kích chuột vào nút lệnh Dialog Box Launcher Khi xuất hộp thoại Paragraph: Chọn thẻ Indent and Spacing Alignment: Chọn kiểu lề cho đoạn văn Left: Căn lề bên trái Right: Căn lề bên phải Centered: Căn hai lề trái phải trang giấy Justified: Căn hai bên, bên trái bên phải Indentation: Khoảng cách đoạn văn chọn so với lề Left: Khoảng cách lùi vào so với lề trái Right: Khoảng cách lùi vào so với lền phải Special: Trong mục Special chọn: First line: Khi thiết lập độ thụt dịng dịng đoạn vào mục By: Đây ví dụ đoạn văn thiết lập độ thụt đầu dòng (First line) so với dòng đoạn khoảng cách cm Hanging: Để thiết lập độ thụt dòng dòng thứ trở đoạn so với dòng khoảng cách gõ vào mục By: None: Để hủy bỏ chế độ thụt đầu dòng đoạn Spacing: Khoảng cách đoạn văn Before: Khoảng cách đoạn chọn so với đoạn After: Khoảng cách đoạn chọn so với đoạn Line spacing: Khoảng cách dòng đoạn Để chọn độ dãn dòng, ngầm định độ dãn dòng (Single) Khoảng cách dòng chọn tuỳ thuộc vào loại văn bản, thông thường hay chọn Multiple by gõ vào 1.3 ( để tạo khoảng cách giưã dòng 1.3 line) Nhấn Ok để chấp nhận thuộc tính vừa thiết lập cho đoạn văn chọn, trái lại nhấn Cancel để huỷ bỏ công việc vừa làm THIẾT LẬP BULLETS VÀ NUMBERING 8.1 Thiết lập Bullets Thiết lập Bullets chèn ký tự đặc biệt để đánh dấu đầu đoạn Bước 1: Chọn đoạn cần đánh dấu Bước 2: Kích chọn kiểu Bullet cần đánh dấu biểu tượng Bullets Tab Home kích phải chuột khối văn bản, chọn Bullets, xuất lựa chọn đánh dấu sau: Khi muốn thiết lập kiểu Bullet khác, bạn kích chọn Define New Bullet… 8.2 Thiết lập Numbering Thiết lập Numbering chèn số để đánh dấu đầu đoạn Ta dùng Bullet để đánh dấu đầu đoạn văn thông thường với văn kiểu danh sách có thứ tự, nên sử dụng số để đánh dấu đầu đoạn Bạn thiết lập sau: Bước 1: Chọn đoạn cần đánh dấu Hình 4.1 Chú ý: Khi chèn đối tượng đồ hoạ ( Clipart, hình ảnh, autoshapes, Wordart, …) ta phải định dạng cho đối tượng thao tác trình bầy mục I.1 Chèn ảnh từ tệp tin Bạn tìm hình ảnh Clipart cách chọn My Collections | Program files | Microsoft Ofice | Clipart Media … sau làm tương tự TẠO CHỮ NGHỆ THUẬT Bước 1: Trên Tab Insert, nhóm lệnh Text, kích chọn lệnh WordArt  Xuất khung chứa nhiều kiểu chữ nghệ thuật Bước 2: Kích chuột chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo Bước 3: Gõ vào dòng chữ bạn muốn tạo khung Text hộp thoại Edit WordArt Text Bạn phơng chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho dòng chữ nghệ thuật Bước 4: Nhấn OK để kết thúc Dòng chữ nghệ thuật chèn vào tài liệu Sau chèn bạn hiệu chỉnh chữ nghệ thuật Tab WordArd Tools thao tác với macros Trong soạn thảo văn có cơng việc lặp lặp lại nhiều lần để đơn giản hóa cơng việc ta sử dụng cơng cụ macros Cơng cụ giúp ích cho nhiều cụ thể sau: 4.1 Cách tạo Chọn tab view sau chọn macros sau chọn record macros xuất hộp thoại Gõ tên Chọn kểu công cụmacros gán Chọn phạm vi áp dụng Sau lựa chọn xong nhấn OK Sau thực công việc (công việc lặp lặp lại) kết thúc chọn macros chọn stop recording muốn tạm dừng cơng việc nhấn vào Pause recording 4.2 cách sử dụng macros C1: đặt trỏ vào vị trí muốn sử dùng vào tab view chọn macro, chọn view macros xuất hộp thoại chọn tên macro cần dùng nhấn Run C2: nhấn vào biểu tượng phím tắt gán tạo macro 4.3 xóa macros tab view chọn macro, chọn view macros xuất hộp thoại chọn tên macro cần dùng nhấn Delete VẼ CÁC KHỐI HÌNH ĐƠN GIẢN 5.1 Cách vẽ Bạn chèn khối hình vào tài liệu sau: - Trên Tab Insert, nhóm lệnh Illustrations, kích chọn lệnh Shapes Khi xuất danh sách khối hình, Word 2007 phân chia khối hình theo nhóm Recently Used Shapes Line Basic Shape Block Arrow Flowchart Callouts Star and banner * Cách vẽ khối hình: Kích chuột chọn hình cần vẽ Dùng chuột vẽ hình lên tài liệu 5.2 Định dạng hình vẽ Bước 1: Chọn hình cần định dạng Bước 2: Trên Tab Drawing Tools bao gồm nhóm lệnh: Insert Shapes: Chèn khối hình khác Shape Styles: Các định dạng có sẵn Shape Fill: Chọn màu cho hình vẽ Shape outline: Chọn màu cho đường bao Change shape: Thay đổi hình dạng hình vẽ Shadow Effects: Hiệu ứng đổ bóng 3-D Effect: Đổ bóng 3D Arrange: Định vị trí lề cho hình vẽ Size: Thay đổi kích thước hình vẽ LÀM VIỆC VỚI TẬP HÌNH VẼ VÀ CƠNG THỨC TỐN HỌC Một khối hình vẽ thường bao gồm tổ hợp nhiều hình vẽ ghép lại Tính (Group) giúp gom nhóm hình nhỏ cần thiết thành khối hình lớn Điều thuận lợi cho việc sử dụng quản lý khối hình vẽ tài liệu 6.1 Gom nhóm (Group) Để nhóm tập hợp hình, bạn làm sau: Bước 1: Trên Tab Home, kích chọn lệnh Editing, chọn lệnh Select Object mục Select để kéo di chuột chọn tồn khối hình cần gom nhóm giữ phím Shift lựa chọn hình nhỏ cần nhóm lại (bằng cách nhấn chuột lên trên) Bước 2: Kích chuột phải vào khối hình vừa chọn, chọn Grouping|Group tất hình nhỏ chọn nhóm lại thành hình lớn 6.2 Gỡ nhóm (Ungroup) Trong trường hợp muốn sửa lại cấu trúc hình nhỏ khối nhóm, bạn phải thực gỡ nhóm Cách làm sau: Kích chuột phải vào khối hình cần gỡ nhóm \ Grouping \ Ungroup 6.3 Chèn cơng thức tốn học Bước 1: Chọn vị trí chèn cơng thức Bước 2: Trên Tab Insert, nhóm lệnh Symbols, kích chọn lệnh Equation, xuất Tab Equation hộp soạn thảo cơng thức Bước 3: Thực chèn công thức hộp soạn thảo cơng thức cách sử dụng phím bàn phím biểu tượng Tab Equation - Để di chuyển chuột công thức ta dùng phím Tab dùng phím mũi tên - Khi muốn sửa lại cơng thức, cần kích chuột vào cơng thức Tạo tham chiếu chéo & Hyper link 7.1 Tạo Bookmark ( Điểm đánh dấu) Việc tạo điểm đánh dấu tưởng đơn giản không quan trọng thật lại có ý nghĩa lớn việc tạo tham chiếu chéo hay siêu liên kết Hyper link Để tạo điểm đánh dấu làm bạn theo bước sau: Xác định đoạn văn cần đánh dấu tài liệu - Nhấn chọn tab Insert nhấn vào Links chọn Bookmark XHHT Trong mục Bookmark Name nhập tên cho điểm cần đánh dấu Nhấn chọn Add để thêm điểm dấu vào 7.2 Tạo tham chiếu chéo Tham chiếu chéo phần văn người đọc tham chiếu đến nơi khác tài liệu Thông thường tham chiếu chéo hiển thị theo dạng nghiêng hay dấu ngoặc tới vị trí đặc biệt tài liệu chẳng hạn số trang hay số chương Một tham chiếu chéo có cơng dụng giống siêu liên kết mà người đọc nhấp chọn để nhảy đến vị trí tài liệu Để chèn vào tham chiếu chéo bạn làm theo bước sau: Di chuyển trỏ đến nơi mà bạn muốn tham chiếu chéo xuất bắt đầu gõ vào phần đầu tham chiếu ví dụ “ Xem trang ” - Nhấn chọn tab Insert nhấn vào Links chọn Cross-reference XHHT Chọn dạng tham chiếu Chọn kiểu thị tham chiếu Chọn Bookmark mục khác cần tham chiếu tới - Sử dụng danh sách Reference Type chọn kiểu mà bạn muốn tạo tham chiếu chéo chẳng hạn chọn Heading bạn thấy danh sách Heading mục For which heading Chọn Heading hay Bookmark từ danh sách, vị trí tài liệu mà bạn muốn tham chiếu đến Trong hộp thoại Insert Reference to chọn dạng tham chiếu mà bạn muốn hiển thị Nhấn chọn Insert để chèn tham chiếu Chú ý: Sau chèn vào tham chiếu chéo Word mở hộp thoại cross reference bạn chèn vào tham chiếu khác Nhấn vào nút close để đóng hộp thoại 7.3 Tạo siêu liên kết Siêu liên kết bật trang web bạn sử dụng nơi khác Word cách nhanh chóng hỗ trợ di chuyển dễ dàng cho tài liệu hiển thị hình Ta tạo siêu liên kết bên với hay tài liệu với Cách tạo siêu liên kết sau: Di chuyển điểm chèn đến nơi mà bạn muốn siêu nối kết xuất hay chọn đoạn văn hình ảnh, mà bạn muốn biểu diễn siêu móc nối - Nhấn chọn tab Insert nhấn vào Links chọn Hyperlink XHHT nhấn đồng thời tổ hợp phím (Ctrl + K) \ XHHT Chọn dạng liên kết bạn muốn tạo Existing file or Web page: Liên kết ( tới tài liệu khác) Place in this Document: Liên kết tài liệu Creat New document: Liên kết tới tài liệu E_mail address: Liên kết đến địa mail Chọn đường dẫn đến tệp tin mục cần liên kết hộp toại Or select from list Nhấn chọn OK Ghi chú: Khi bạn chọn liên kết đến tài liệu hay đến địa Mail cách làm có khác chút bạn làm theo hướng dẫn hộp htoại Insert Hyperlink Thiết lập Header and Footer Để tạo tiêu đề lặp lại cho trang ta làm sau: Bước 1: Trên Tab Insert, nhóm Header & Footer Kích chọn Header để tạo tiêu đề lặp lại Kích chọn Footer để tạo tiêu đề lặp lại Bước 2: Kích chọn mẫu có Bạn viết theo mẫu có sẵn chỉnh sửa theo mẫu riêng Chèn số trang văn Ngoài việc chèn số trang tự động tính Header and Footer bạn chèn số trang lên tiêu đề trang cách: Trên Tab Insert, nhóm Header & Footer, kích chọn lệnh Page Number xuất trình đơn: Top of Page (Header): Chèn lên tiêu đề (đầu trang) Bottom of Page (Hearder): Chèn tiêu đề (Cuối trang) Page Margins: Current Position: Format Page Numbers: Định dạng số trang Remove Page Number: Hủy bỏ việc chèn số trang BÀI 3: TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG VÀ MỘT SỐ THAO TÁC KIỂM TRA TIM HIỂU VỀ STYLE Style tập hợp nhóm lệnh định dạng dùng để gán cho đoạn văn 1.1 Cách tạo style Chọn tab Home -> chọn nút công cụ style xuất hộp thoại chọn vào nút New Style góc phải -> xuất hộp thoại chọn kiểu định dạng cho đoạn văn -> nhấn OK 1.2 Sử dụng Bullets and number Style Chọn tab Home -> Kích chọn mũi tên trỏ xuống góc bê phải -> Format -> Numbering -> XHHT: Chọn Numbering để chèn Số tự động cho Style Chọn Chọn Bullets để Numberin Chèn ký tự đặc biệt cho Style g để chèn -> OK -> OK số Style -> New Style -> XHHT Chọn Bullets để chèn ký tự đặc biệt Tạo mục lục tự động cho tài liệu (Table of contents) Word nhanh chóng tạo bảng nội dung từ tài liệu có sử dụng Style heading word Word thu thập tất văn có heading theo kiểu heading tổ chức heading theo thứ tự bảng mục lục Khi bạn tạo bảng mục lục Word tạo Section điểm chèn đặt bảng mục lục Sau cách tạo bảng mục lục tự động dựa kiểu Heading tài liệu: Chọn tất mục có cấp đặt chúng theo kiểu heading Home chọn Heading cần hiển thị (Mỗi mục có cấp Heading) Kiểm tra lỗi tả, văn tính dễ đọc tài lịêu có xác giống cách mà bạn mong muốn Đặt điểm chèn điểm mà bạn muốn bảng mục lục xuất (thường cuối đầu tài liệu) Vào References -> Table of contents -> Insert Table of contents -> XHHT: Nhấn chọn nhãn Table of contents để hiển thị lựa chọn hình Chọn định dạng toc phần cuối kiểm tra phần xem Nhập vào số khác hộp show levels để thay đổi số mức Style heading thêm vào bảng bạn thích Kích chọn Tab leader hay lựa chọn hiển thị số trang bạn thích Nhấn OK để kết thúc Chú ý: Sau tạo bảng mục lục ta thay đổi lại, hay thêm văn vào nó, định dạng lại dịng hay từ xác định hay thực thay đổi tổng quát biến hình dạng cách thay đổi Style Thêm mục vào bảng mục lục Bạn thêm mục khác vào bảng mục lục Khi bạn thêm mục khác, bạn xác định mục bảng mục lục cách thêm nhiều Style vào danh sách Style để Word nhận mục bảng mục lục Để mở rộng bảng mục lục cách thêm Stytle sau: Chọn tất mục muốn thêm vào bảng mục lục đặt cho theo dạng Style Chọn Index and Tables từ Menu Insert chọn nhãn Tables Of Contents cần Nhấn chọn Options bạn thấy hộp thoại Tables Of Content sau: Thêm hay loại bỏ Style bảng Nhập vào mức để chứa văn Cuộn danh sách bạn tìm thấy bạn cần thêm vào bảng mục lục Gán số cho mức bảng mục lục cho Style mà muốn sử dụng, dấu Check xuất kế bên tên Style Nhấn chọn OK để trở trang Table Of Contents Nhấn OK, sau chọn Yes Word hỏi bạn muốn thay phần bảng mục lục chọn với Style bảng Định dạng lại bảng mục lục Để thực thay đổi với tất danh sách bảng mục lục định dạng Style đặc biệt để đảm bảo thay đổi bạn tạo bảng mục lục Cách thay đổi sau Chọn phần mục lục Vào Insert chọn Index and Tables Nhấn chọn Modify Word thị hộp thoại Style hình bên: - Chọn Style bảng mục lục mà bạn muốn thay đổi từ danh sách kích chuột vào Modify Bạn thấy hộp thoai modify Style nơi bạn muốn thay đổi tính chất Style - Thay đổi Style chọn OK để trở hộp thoại Style Chọn OK OK lần Word hỏi bạn muốn thay bảng mục lục chọn Template 3.1 Cách tạo Template tập khuôn mẫu sẵn có mà tài liệu Microsoft Word thường dựa vào, bạn hồn tồn tạo khn mẫu để thích hợp với nhu cầu làm việc soạn thảo bạn, khuôn mẫu sử dụng cho họ tài liệu tương tự văn sơ cấp Để tạo khuôn mẫu mới: Chọn New từ Menu File hộp thoại New Trong nhãn New chọn Template -> Installed -> Chọn kiểu Template có sẵn Sau nhấn OK Một hình soạn thảo với tên Template1 Đưa nội dung văn sở (thường dùng chung cho họ tài liệu đó) mục khác khuôn mẫu vào Chọn Save as từ Menu File để ghi Template ( Thao tác ghi văn bản) Chú ý: Về Font chữ cỡ chữ khoảng cách đoạn, dòng 3.2 Sửa Template Để sửa đổi khn mẫu có sẵn: Vào File chọn Open Khi xuất hộp thoại Open Chọn Document Template sau nhập tên Template vào File name kích chọn Template muốn sửa nhấn OK Tiến hành thao tác chỉnh sửa Cuối cùng, sau sửa song bạn phải ghi lại MỘT SỐ THAO TÁC TÌM KIẾM 4.1 Tìm kiếm văn Cơng việc thuận lợi bạn cần tìm kiếm văn từ, cụm từ hay câu để di chuyển hay thay đổi nội dung từ, cụm từ, câu - Vào Home \ Find (CTRL + F) \ XHHT: - Chọn thẻ Find + Find what: Nhập từ cần tìm kiếm + Find next: Để bắt đầu tìm kiếm + Chọn Cancel để kết thúc tìm 4.2 Thay văn - Vào Home \ Find \ XHHT \ Chọn thẻ Replace (CTRL + H) \ XHHT: + Find what: Nhập từ cần tìm kiếm + Replace with: Nhập từ cần thay + Find next: Bắt đầu tìm kiếm + Replace: Nếu muốn thay từ vừa tìm thấy + Replace all: Nếu muốn thay tất từ tìm thấy + Cancel: Để kết thúc trình tìm kiếm thay 4.3 Kiểm tra tả (Spelling and Grammar) - Sau bạn soạn thảo văn bản, muốn kiểm tra xem văn bạn có bị sai xót lỗi tả: (áp dụng cho văn tiếng Anh) - Chọn văn cần kiểm tra - Vào Review \ Spelling & grammar Hoặc Nhấn F7 bàn phím => XHHT + Not in Dictionary: Từ sai hiển thị màu đỏ + Suggestion: Danh sách từ Word Nếu bạn muốn thay từ sai từ Nhấp chọn từ danh sách Suggestion + Ignore one: Bỏ qua từ sai + Ignore all: Bỏ qua tất từ sai giống + Add: Thêm từ vào từ điển + Change: Thay từ sai từ + Change all: Thay tất từ sai giống từ chọn + Autocorrect: Thêm từ sai vào danh sách Autocorect Track Changes - Track Change cho phép bạn lưu lại “nháp” bạn vừa sửa văn cách khoa học, nhìn vào văn có sử dụng chức Track Change, bạn thấy rõ ràng thay đổi nội dung thêm vào, xóa hay chỉnh sửa - Cách kích hoạt (hủy bỏ) Track Change: Vào Review -> Track Changes - Để thay đổi kiểu hiển thị -> Change tracking option -> XHHT: -> Chọn màu, kiểu thị… 5.1 Thêm ghi (Comment) Comment cho phép ghi thích cho dịng hay đoạn văn bản, có chức tương tự Track Change Cách tạo: Chọn Review -> New Comment -> xuất hộp thoại nhập vào dịng ghi Để xóa Comment: Chọn Dịng ghi cần xóa -> Review -> Delete 5.2 Đặt mật cho tài liệu B1: Vào nút Office Button -> Save as -> XHHT -> Chọn đường dẫn chứa File cần đặt mật B2: Tại mục Tool -> General Options -> XHHT: +) Password to open: Nhập Password chống mở file +) Password to modify:Nhập Password chống thay đổi liệu -> XHHT khác: +) Reenter password to open: Nhập lại Password chống mở file -> OK +) Reenter password to modify: Nhập lại Password chống thay đổi liệu -> OK -> Save *) Hủy bỏ mật khẩu: B1: Vào nút Office Butto -> Save as -> XHHT B2: Tại mục Tool -> General Options -> XHHT: +) Password to open: Xóa bỏ Password chống mở file +) Password to modify:Xóa bỏ Password chống thay đổi liệu -> OK BÀI TRỘN VĂN BẢN, TẠO CHỈ MỤC VÀ IN ẪN 1.TRỘN VĂN BẢN Trên thực tế ta thấy văn giấy mời họp, thư gửi cho khách hàng nhân ngày lễ, thiệp mời… gửi đến nhiều người khác Trong loại văn có phần nội dung giống dùng chung cho tất người, phần riêng cho người nhân Bạn nên thực thao tác trộn văn B1: Tạo tệp tin nguồn chứa bảng danh sách cần gửi tới -> Lưu tệp tin B2: Tạo tệp tin đích chứa nội dung mời (tạo tài liệu mẫu giấy mời…) -> Lưu tệp tin lại B3: Mở tệp tin đích chứa nội dung mời sau Vào Mailings -> Select Recipients -> Use Existing List…-> XHHT -> Chọn bảng nguồn (bảng danh sách cần mời) B4: Di chuyển chuột tới vị trí cần chèn tài liệu nguồn, sau biểu tượng Insert Merge Fields công cụ Mail Merge chọn trường liệu bảng danh sách cần làm cho trường khác B5: Chọn Finish & Merge -> Edit Individual Documents… ->XHHT: Và thực lựa chọn lệnh hộp thoại Merge to New Document -> OK Áp dụng cho toàn trang văn hiển Tên thị Chỉ áp dụng cho trang thời Áp dụng cho từ trang Mật Địagửi chỉđến Cách mailtrang word Email dùng 2.1 khai báonào địa mail outlook gửikhi chưa có địa mail thiết lập a thiếtđểlập - Vào Start -> Program -> Microsoft Office -> Microsoft Office Outlook 2007-> XHHT -> Next> Yes -> Next -> XHHT: Nhập lại Mật Hình Nhập tất thơng số có vùng trống hộp thoại -> Next -> Finish b thiết lập có địa mai Tại hộp thoại Inbox – Microsoft Outlook -> Tolls -> Account settings-> New -> XHHT -> Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP -> Next -> XHHT tương tự hình 1(Nhập thêm địa Email mới) -> Next -> Finish Để hủy bỏ địa Email -> Remove 2.2 gửi thư từ word Vào Office Button -> Send -> Email -> XHHT: Chọn File đính kèm Nhập địa người nhận Nhập Tiêu đề File Attache Nhập nội dung thư Send để gửi, 2.3 ứng dụng gửi mail từ trộn thư Chúng ta sử dụng trộn thư gửi mai để ứng dụng gửi mail lúc cho danh sách khách hàng tạo nhãn tạo bì thư 3.1 Tạo nhãn 3.2 tạo bì thư Cách tạo Watermark Thỉnh thoảng bạn muốn thêm vào tài liệu Word ảnh hay hình bóng mờ (Watermark – thủy ẩn) mang tính độc quyền cơng ty mang tính đồng cho văn Đầu tiên chọn Page Layout -> Watermark -> chọn dạng Watermark phù hợp bắt đầu thay đổi chữ đóng dấu thêm vào hình Chọn kiểu Thay đổi chữ hay hình Hủy bỏ Watermar k Để làm điều bảng Watermark sau tìm dạng thích hợp bạn click lên Cusom Watermark Tại ta tìm kiếm ảnh, logo Thay đổi font chữ, màu sắc, lớp kích thước Watarmark -> OK Chèn Footnote and Endnote Footnotes Endnotes phần thiếu báo cáo khoa học, nghiên cứu tài liệu kỹ thuật sách giáo khoa… để giải nghĩa cho từ ngữ, câu mà bạn cần giải thích - Di chuyển điểm chèn tới vị trí cần tạo Footnote Vào Reference \ Footnotes (Tại mũi tên trỏ xuống) \ XHHT: + Nhấn vào nút Footnote hay Endnote để chọn dạng note mà bạn cần + Khung Number format hay Custom Mark để chọn kiểu note chèn số ký tự đặc biệt Symbol - Numbering: áp dụng thích cho văn - Insert: Để chèn thích văn Tạo bì thư nhãn thư 4.1Tạo bì thư Khi bạn đem in tài liệu bình thường, bạn gặp cố so với in bì thư nhãn Word có Mailing Label Envelop winzard nhằm giúp cho bạn thực điều dễ dàng in xác lần in ấn Bạn tạo bì thư tài liệu hay thêm vào thư có để bạn in lúc Cách tạo sau: Vào tab mailings, chọn Envelopes Trong hộp Delivery address: Gõ phần địa muốn gửi tới Return address: Gõ địa người gửi (nếu cần) Kích chọn nút Options chọn kiểu bì thư từ Menu Envelop size định lựa chọn khác bạn thích Nhấp vào nút Add to document để nhóm bì thư với tài liệu hành bạn in tất chúng lúc nhấp chọn Print để in bì thư tách biệt 4.2 Tạo nhãn (labels) Cơng cụ labels có cơng cụ giúp tạo nhiều nhãn có cấu trúc giống Để tạo ta làm thao tác sau Vào tab mailings, chọn labels Trong hộp address: gõ nội dung nhãn Option: nhấn vào nút để chọn khổ giấy kích thước nhãn sau lựa chọn xong nhấn vào new document THIẾT LẬP TRANG IN VÀ IN ẤN 5.1 Định dạng trang in Thao tác định dạng trang in thực trước soạn thảo văn sau: Trên Tab Page Layout: Margins: Định dạng lề trang in Bạn lựa chọn số định dạng cài đặt sẵn Nếu bạn muốn tự thiết lập lề trang in kích chọn Customs Margin… Khi xuất hộp thoại (Hình 1.2): Orientation: Chọn hướng trang Portrait: Hướng dọc Lanscape: Hướng ngang Size: Chọn kích cỡ khổ giấy Bạn lựa chọn kích cỡ khổ giấy cài đặt sẵn (thường khổ giấy A4) Khi muốn tự thiết lập kích cỡ khổ giấy, bạn kích chọn More Page Sizes… Hình 1.2 5.2 Xem trước in Kích chuột vào nút Office Button  Print  Print Preview kích chuột vào biểu tượng Print Preview Toolbar Ý nghĩa nút lệnh Tab Print Preview: Nhóm lệnh Print: Print: Thiết lập thông số cần thiết trước in Options: Mở hộp thoại Word Options để cài đặt chương trình thiết lập thuộc tính cho văn bản… Nhóm lênh Page Setup: Margins: Thiết lập lề trang in Orientation: Chọn hướng giấy Size: Thiết lập kích cỡ giấy Zoom: Tỷ lệ hiển thị xem One Page: Xem chế độ trang Two Page: Xem chế độ nhiều trang Page Width: Thiết lập độ rộng trang văn phù hợp với độ rộng cửa sổ Nhóm lệnh Preview Show Ruler: Ẩn thước xem Magnifier: Kích bỏ dấu tích Manifier bạn muốn chỉnh sửa tài liệu chế độ xem trước in Close Print Preview: Đóng hộp thoại 5.3 In ấn - Để in bạn cần thực phần tin học văn phòng vào Menu File chọn Print nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + P Khi xuất hộp thoại sau: Chọn thuộc tính cho máy in Chọn máy in khác có Chọn số in Định dãy trang in 6.Chọn cách in mặt giấy Chọn in trang chẵn, lẻ, Tự động phóng to hay thu nhỏ tài liệu cho vừa với cỡ giấy ... Options -> XHHT: +) Password to open: Nhập Password chống mở file +) Password to modify:Nhập Password chống thay đổi liệu -> XHHT khác: +) Reenter password to open: Nhập lại Password chống mở file... biệt Tạo mục lục tự động cho tài liệu (Table of contents) Word nhanh chóng tạo bảng nội dung từ tài liệu có sử dụng Style heading word Word thu thập tất văn có heading theo kiểu heading tổ chức... OK để trở hộp thoại Style Chọn OK OK lần Word hỏi bạn muốn thay bảng mục lục chọn Template 3.1 Cách tạo Template tập khn mẫu sẵn có mà tài liệu Microsoft Word thường dựa vào, bạn hồn tồn tạo khn