TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT POWERPOINT

Giáo trình Powerpoint Ngày 05 tháng 10 năm 2012 Bài 1: Tỉng quan vỊ PowerPoint XP I> Giíi thiƯu chung MS-PowerPoint XP chơng trình nằm phần mềm văn phòng MS Office XP tiếng hÃng Microsoft sản xuất MS-PowerPoint công cụ tuyệt vời giúp ngời sử dụng có đợc hiệu cao thuyết trình nhờ u điểm bật sau: + Đợc thiết kế thống thao tác nhập chỉnh sửa đối tợng nh văn bản, hình ảnh, bảng biểu nên ngời đà thành thạo với MS-Word học thêm nhiều thao tác + Ngoài đối tợng đà sử dụng MS-Word, phơng tiện âm thanh, hiệu ứng động, đoạn phim đợc hỗ trợ làm cho trình bày trở nên sinh động Những ý tởng đợc diễn tả qua hình ảnh đợc đánh giá cao II> Cách khởi động thoát khỏi MS-PowerPoint XP Khởi động chơng trình - C¸ch 1: Start \ Programs\ Microsoft PowerPoint - C¸ch 2: Kích đúp vào biểu tợng PowerPoint hình Thoát Cách 1: Vào File \ Exit - Cách 2: Kích vào biểu tợng Close (X) tiêu đề - Cách 3: Nhấn tổ hợp phím ALT+F4 III> Màn hình làm việc PowerPoint Khái niệm trình diễn, trang trình diễn: - Mỗi Presentation hay tệp tin đợc gọi trình diễn - Trong trình diễn có nhiều trang trình diễn đợc gọi Slide Các bớc tạo trình diễn: - Khởi tạo trình diễn Lu trình diễn lên đĩa - Khởi tạo trang trình diễn Nhập/chỉnh sửa nội dung trang Tạo thêm/sao chép/ xếp trang Lu trình diễn lên đĩa - Tạo hiệu ứng trình diễn cho đối tợng trang Lu lên đĩa - Trình diễn thử làm - In trình diễn giấy Màn hình làm việc PowerPoint Nút lệnh Office button Customize quick access toolbar Thanh Ribbon Thanh tiêu đề Cửa sổ soạn thảo Cửa sổ layout Cửa sổ ghi thích Các nút chuyển khung nhìn - Thanh tiêu đề: chứa tên chơng trình tên trình diễn làm viƯc - Thanh Ribbon: Chøa c¸c lƯnh - Nót lệnh Office Button: Chứa chức nh thêm mới, lu tƯp tin… lµm viƯc PowerPoint - Nót Customize Quick Access Toolbar: Để lấy biểu tợng cần hiển thị - Cửa sổ Layout: cho phép nhìn tổng thể toàn Slide - Thanh thao tác: Chứa lệnh thực nhiệm vụ chủ yếu Slide IV> Các thao tác với tập tin (bài trình diễn) Khái niệm: Tập tin tên gọi chung thông tin liệu máy Tên tập tin ngời dùng tự đặt, không nên đặt dài không nên đặt có dấu VD : Bai tap Ghi đặt tên cho trình diễn (Save): - C¸ch 1: Office Button \ Save - C¸ch 2: kích chuột vào biểu tợng công cụ chuẩn - Cách 3: ấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + S  hép tho¹i Save As xt hiƯn: Đặt tên cho tập tin hộp file name Kích vào nút Save Mở trình diễn (New): - C¸ch 1: Office Button \ New - C¸ch 2: kích chuột vào biểu tợng công cụ chuẩn - Cách 3: ấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + N Mở trình diễn diễn đà có (Open): - C¸ch 1: Office Button \ Open - C¸ch 2: kích chuột vào biểu tợng công cụ chuẩn - Cách 3: ấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + O  hép tho¹i Open xt hiƯn: KÝch chọn tên cần mở -> Kích vào nút Open Đóng trình diễn (Close): - Cách 1: Vào Office Button \ Exit PowerPoint - Cách 2: ấn tổ hợp phím Alt + F4 V> Chọn chế độ lµm viƯc: Vµo View -> (1) Normal View (thêng chän chế độ này) (2) Shorter View (3) Outline View (4) Slide View (5) Slide Show : Chế độ chạy chơng trình VI> Các thao tác định dạng Soạn nội dung cho đối tợng: Việc soạn thảo nội dung cho trang thực đợc khung Normal View, Outline View Slide View Từ khung khác dễ dàng chuyển ba khung nút chuyển vào Menu View để chọn Trong hình soạn thảo, vùng soạn thảo đợc bao bọc đờng chấm chấm Vùng vùng dành cho tiêu đề, vùng lại dành cho ý tởng cần trình bày Một tính chất quan trọng trang trình diễn dòng văn đợc soạn thảo gắn liền với đối tợng hình ảnh, bảng biểu a Soạn nội dung cho đối tợng chuẩn (đối tợng có sẵn) Các đối tợng chuẩn trang đợc xuất với dòng thông báo nh "Click to add text" Muèn nhËp néi dung ta chØ cần bấm chuột vào đối tợng Text box thuộc đối tợng chuẩn b Chèn thêm Text Box Ngoài Text Box thuộc đối tợng chuẩn, ngời sử dụng chèn thêm Text Box khác vào trang trình diễn cách: Bấm chọn Text box Trên c«ng Ribbon, chän nót Text Box Di chun cht vào vùng soạn thảo kéo hình chữ nhật, sau gõ văn vào hình chữ nhật Lựa chọn khối văn bản: - Chọn phần khối: Giữ kéo chuột trái bao quanh phần văn cần lựa chọn - Chọn khối: Kích chuột vào đờng viền khối văn - Chọn nhiều khối: Giữ phím Shift + kích chọn khối văn Định dạng Font chữ: a Sử dụng Ribbon - Lựa chọn khối văn cần định dạng - Sử dụng biểu tợng Ribbon Định dạng Font chữ Định dạng cỡ chữ Định dạng kiểu chữ Định dạng màu chữ Căn lền: trái, phải, b Sử dụng Lệnh - Lựa chọn khối văn cần định dạng - Vào Home \ Font + Font: thay đổi font chữ + Font style: kiểu chữ Bold: chữ đậm Italic: chữ nghiêng Bold Italic: đậm nghiêng Underline style: Kiểu đờng gạch chân Underline color: màu đờng gạch chân + Size: cỡ chữ + Color: màu chữ + Effects: hiệu ứng khác Kích OK để áp dụng Đánh kí tự số tự động đầu đoạn - Lựa chọn khối văn cần định dạng - Vào Home\ Kích chọn Numbering vào biểu tợng Bullets Dấu Bullet, Number Định dạng khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn: - Lựa chọn khối văn cần định dạng - Vào Home \ Paragraph: + Alignment: Căn lề + Line spacing: xác định khoảng cách dòng + Before paragraph: khoảng cách với đoạn + After paragraph: khoảng cách với đoạn dới Kích OK and Cách thức trình chiếu Để trình chiếu kết đà làm thực c¸c c¸ch sau: C¸ch 1: Dïng phÝm F5 b»ng c¸ch nhấn chọn Cách 2: Vào View \ Slide Show nhấn chọn nút Slide Show góc dới bên phải hình Bài 2: Các thao tác với Slide (Trang trình diễn) Trong PowerPoint trình diễn đợc tạo nhiều slide (hay đợc gọi trang trình diễn) Để soạn thảo đợc trang trình diễn ngời dùng phải từ việc soạn thảo trang trình diễn(slide) I, Chọn bố cục trình bày: Chọn bố cục trình bày cho slide Mỗi Slide PowerPoint có kiểu bố cục trình bày riêng Bố cục tức cách bố trí khối văn bản, hình ảnh, đồ thị Slide Trớc soạn thảo nội dung Slide, tuỳ theo nội dung trình diễn sở thích, ngêi dïng ph¶i chän mét kiĨu bè cơc danh sách kiểu bố cục có sẵn PowerPoint nh sau: - Bớc 1: Kích chọn Slide cần tạo bố cục - Bíc 2: Home \ Layout (New Slide) Chän mét kiĨu bè cơc tïy ý Chän c¸c kiĨu mÉu hình có sẵn bao gồm kiểu thiết kế chung Kiểu thiết kế chung (template) tập hợp định dạng cho toàn slide, bao gồm: font chữ, cỡ chữ, màu Trong PowerPoint có danh sách kiểu mẫu thiết kế sẵn, nÕu cÇn ngêi dïng cã thĨ chän mét kiĨu mÉu có sẵn nh sau: - Vào Design \ Chọn kiểu mẫu hình Themes II, Các thao tác với văn bản: Sao chép văn (hoặc đối tợng) - Lựa chọn đối tợng văn cần chép - Vào Home \ Copy (Ctrl + C, Chuột phải\ Copy) - Đa trỏ đến vị trí cần đặt kết - Vào Home \ Paste (Ctrl + V, Cht ph¶i \ Paste) Di chun văn (hoặc đối tợng) - Lựa chọn đối tợng văn cần di chuyển - Vào Home \ Cut (Ctrl + X, Chuét ph¶i \ Cut) - Đa trỏ đến vị trí cần đặt kết - Vào Home \ Paste (Ctrl +V, Chuột phải \ Paste) * Chó ý: - Ta cã thĨ chÐp đối tợng cách: Giữ phím Ctrl sau đa trỏ chuột tới đối tợng thấy xuất dấu + ta giữ chuột kéo sang vị trí - Di chuyển: tơng tự nh chép nhng không cần giữ phím Ctrl Thay đổi màu Có thể làm thay đổi màu kiểu hoa văn trang trí trang đối tợng có mặt trang nh sau: 10 ã Dịch chuyển ảnh: kích chọn đối tợng ảnh, định vị chuột vào ảnh, mũi tên chiều nhấn & giữ phím chuột trái, kéo rê đến vị trí mong muốn ã Xoá ảnh: kích chọn đối tợng hình ảnh, ấn phím Delete ã Sao chép/cắt dán ảnh: chọn đối tợng hình Sau thao tác với nút COPY (hay Ctrl+C) Thực dán hình ảnh nút PASTE (hay Ctrl-V) ã Đặt vị trí cho tranh so với đối tợng khác: Kích chuột phải tranh Chọn Bring to Front: Tranh trớc chữ Tranh đối tợng Chän Send to Back: Tranh ë díi ch÷ Tranh ë dới đối tợng ã Nhóm (Group) đối tợng hình ảnh: - Mục đích: Nhóm đối tợng để không bị vỡ hình thực thao tác soạn thảo khác phục vụ công việc tạo hiệu ứng đồng thời nhiều đối tợng hình ảnh 18 - Cách thực hiện: Bấm chọn đối tợng, kích nút phải chuột để xuất hộp lựa chọn Chọn mục Group để nhóm đối tợng thành đối tợng Chọn Ungroup để phá bỏ nhóm đà tạo * Chú ý: Ta chèn tranh thông qua kiểu Slide bảng chọn New Slide III Chèn Chữ nghệ thuật - Chọn kiểu Vào Insert \ Word chữArt cần chèn -> Xuất cửa sổ soạn thảo: Nhập vào dòng chữ cần tạo 19 Bài 4: chèn đồ thị sơ đồ khối I Chèn sơ đồ khối (Sơ đồ tổ chức): Sơ đồ tổ chức sơ đồ phân cấp hình từ xuống dới Các thành phần sơ đồ bao gồm: tiêu đề sơ đồ, nút sơ đồ, đờng nối nút, sơ đồ Sau ví dụ mô tả thành phần sơ đồ: 1, Chèn Sơ đồ: a Tạo sơ đồ hình có sẵn: Sử dụng hình dạng đợc hỗ trợ sau: + Hình chữ nhật: + Hình Elip: + Các đờng thẳng, đờng mũi tên hình sẵn có Shapes Chú ý: tất đối tợng khép kín cho phép viết chữ trong: Kích chọn đối tợng, kích chuột phải lên đối tợng chọn Add Text b Tạo sơ đồ tổ chức công cụ tự động: Vào Insert \ SmartArt 20 Chọn kiểu sơ đồ cần vẽ->OK Nhập tiêu đề, nội dung cho sơ đồ: - Tại nút: Nhập nội dung sơ đồ Đa thêm nút vào sơ đồ: - Xác định nút làm mốc sơ đồ - Xác ®Þnh vÞ trÝ cđa nót míi so víi mèc dùa vào sơ đồ sau: - Vào Design (Chuột phải ®ã) \ Add Shape: Thªm nót sau nót ®ang lùa chọn 21 Thêm nút trớc nút lựa chọn Thêm nút Các thao tác định dạng với sơ đồ 4.1 Lựa chọn nút: ã Chọn nút sơ đồ: kích chuột vào nút ã Chọn nhóm nút sơ đồ: + Nếu nút muốn chọn không kề nhau, giữ phím Shift, đồng thời kích chuột vào nút muốn chọn + Chọn toàn nút sơ đồ: bấm Ctrl + A ã Thao tác chọn đờng nối nút: làm tơng tự nh với nút 4.2 Thay đổi kiểu dáng sơ đồ: - Chọn sơ đồ cần thay đổi - Kích chän Design \ Layouts -> Xt hiƯn hép tho¹i: Chän kiểu sơ đồ cần chèn 4.3 Thay đổi kiểu hiển thị (vị trí) mức: Xác định nút làm mốc sơ đồ (nút mức trên) 22 Nhấn chọn Design \ Layout công cụ sau - chọn kiểu cần dùng Chọn kiểu cần dùng 4.4 Xoá nút sơ đồ - Lựa chọn nút cần xoá - Bấm phím Delete 4.5 Thay đổi font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ - Chọn nút muốn thay đổi - Vào Home \ Font (nh định dạng phông chữ) 4.6 Thay đổi màu viền nút: - Chọn nút muốn thay đổi - Format \ Shape fill (Mµu nỊn), mµu viỊn (Shape outline) 4.7 Thay đổi màu sơ đồ: - Kích chuột lên biểu đồ cần thay đổi màu \ Format \ Shape Fill \ Chọn màu cần thay đổi II> Các thao tác chèn đồ thị 23 Chèn đồ thị Vào insert \ chart - Xuất bảng Datasheet chứa đồ thị bảng số liệu mặc định - Nhập liệu cần tạo đồ thị vào bảng: sửa số liệu bảng số liệu mặc định cách kích chuột vào ô số liệu bảng gõ số liệu Đồ thị thay đổi tơng ứng theo số liệu Các thành phần đồ thị: Đờng lới đồ thị Tiêu đề Nền đồ thị Trục Y Tiêu đề trục Y Chú thích Trục X Tiêu đề trục X Biểu thị giá trị đồ thị Thay đổi kiểu đồ thị MS-PowerPoint cung cấp nhiều kiểu đồ thị khác Với kiểu lại có số kiểu tơng ứng với Để thay đổi kiểu đồ thị, làm nh sau: - Chuột phải biểu đồ chọn Change chart - Lựa chọn dạng đồ thị thích hợp sau kích OK 24 Chọn kiểu biểu đồ cần thay đổi Thay đổi thuộc tính đồ thị Mỗi đồ thị có cách thể khác nhau, tuỳ thuộc đồ thị mà ta có cách lựa chọn cho thích hợp - Kích chọn vào biểu đồ cần thay đổi thuộc tính \ Layout - Lựa chọn thuộc tính cần thiết sau thông qua thẻ: a Thẻ titles: Nhập tiêu đề đồ thị, tiêu đề trục Tên biểu đồ Tên trục X trục Y Vị trí đặt thích Chọn bảng liệu kèm theo biểu đồ Chọn nhÃn liệu kèm theo biểu đồ ẩn hay đ ờng lới phía sau biểu đồ ẩn hay liệu trục X trục Y b Thẻ Gridlines: Hiển thị che dấu đờng lới đồ thị c Thẻ Legend: Hiển thị chọn vị trí cho thích đồ thị d Thẻ Data Labels: Đa vào đồ thị thông số liệu 25 Lu ý: hộp kiểm tra, đà có dấu tích hiển thị phần tử đợc chọn Nếu kích chuột lần nữa, dấu tích biến tức không hiển thị phần tử đợc chọn e Đóng, mở bảng số liệu đồ thị: - Mở bảng số liệu: kích chuột phải vào đồ thị chọn Edit Datasheet Chú ý: - Muốn định dạng cho thành phần đồ thị ta kích đúp chuột vào phần tử đó, cửa sổ định dạng xuất hiện: Vào Home \ Font: Định dạng phông chữ Vào Design (Màu có sẵn) Hoặc Format \ Shape Fill(định dạng màu nền, hoa văn nền, đờng viền) - Thay đổi kích thớc đồ thị, dịch chuyển đồ thị: kích chuột trái vào đồ thị để chọn đồ thị, sau làm bớc tơng tự nh ảnh - Xoá phần tử không cần thiết đồ thị: kích chuột phải vào phần tử đồ thị muốn xoá, chọn Clear 26 Bài 5: Các hiệu ứng thao tác định dạng I Thiết lập hiệu ứng động (animation) Hiệu ứng động cho thành phần slide Một tính đợc nhiều ngời dùng a chuộng trình diễn PowerPoint, trang trình diễn không bao gồm dòng chữ đứng yên buồn tẻ, trái lại chúng nhảy múa dới điều khiển ngời trình diễn với âm vui tai, sinh động Cụ thể hơn, ngời dùng đa vào hiệu ứng động lúc trình diễn, sau lần nhấn phím hay kích chuột, thành phần văn lần lợt theo nhiều kiểu khác nhau: bay từ bên trái, từ bên phải, từ xuống, dới lên, theo kiểu xoáy trôn ốc kèm theo nhiều loại âm Để làm đợc điều thực theo bớc sau: Chọn thành phần cần tạo hiệu ứng (tranh ảnh, - khối văn bản, ) Vào Animation \ Custom Animation - -> Xt hiƯn hép tho¹i Gì bá hiƯu øng T¹o hiƯu øng theo d¹ng Chän kiĨu kÝch ho¹t hiƯu øng Chän híng bay Chän tèc ®é bay Thay đổi thứ tự trình chiếu muốn Danh sách đối tợng đà đ ợc tạo hiệu ứng Hình 5.1 Chú ý: ã Trên hình 5.1 mục Direction hiệu ứng có, tùy vào hiệu ứng khác mà thay đổi tính chất 27 ã Khi muốn thay đổi hiệu ứng cho thành phần Slide, nhấn chọn vào vùng mũi tên số hình 5.1 nhìn thấy nút Add Effect đổi thành nút Change nhấn chọn change làm tợng tự tạo hiệu ứng Tạo hiệu ứng lặp, chèn âm thanh, ẩn hay đổi mầu đối tợng sau đợc trình chiếu (các đối tợng đà tạo hiệu ứng trên) Khi tạo hiệu ứng cho đối tợng Slide muốn đối tợng sau trình chiếu đổi thành màu khác ẩn hay trình chiếu lặp lại, làm theo bớc sau: - Chọn đối tợng cần tạo danh sách đối tợng đà đợc tạo hiệu ứng (xem hình 5.2) - Nhấn chọn vùng tam giác đen để mở menu - Chọn Effect Option Các đối tợng ®· t¹o hiƯu øng KÝch chän ®Ĩ më Mune Chän Effect Option Hình 5.2 - Hộp thoại sau xuất hiện: Thẻ Effect: chọn hiệu ứng chuyển động Chọn h ớng bay Chọn âm Chọn hiệu ứng lặp, ẩncho đối tợng sau trình chiếu Chọn kiểu kích hoạt cho văn 28 + Sound: Chọn hiệu ứng âm kèm hiệu ứng khác + After Animation: Trạng thái cho đối tợng sau trình chiếu - Dont Dim: không thay đổi trạng thái - More colors đổi màu chữ sang mầu khác (màu đợc chän) - Hide After Animation: Èn sau tr×nh chiÕu - Hide On Next Mouse Click: Èn ë lÇn kÝch chuột + Animation text: Hiệu ứng với văn - All at once: Bay đối tợng - By Word: Bay tõng tõ - By letter: Bay tõng ký tự Thẻ Timing: Phơng pháp kích hoạt bay Tèc ®é bay Chän ®é trƠ cho hiƯu øng Chän số lần lặp lại Chèn thêm tiếng gió Hiệu ứng động Slide Chọn hiệu ứng chuyển \ kích chọn vào mũi tên trỏ xuống - Vào Animations động cácto Slide Transition this Slide - Xuất hộp thoại: 29 Đa vào siêu móc nối (Hyperlink) - Lựa chọn thành phần tạo liên kết (hình ảnh, văn bản, ) - Vào Insert \ Hyperlink (Ctrl +k) - Gõ địa trang web Slide tài liệu khác cần móc nối đến - Nhấn chọn OK Tạo siêu liên kết đến giảng nút II> Các thao tác định dạng Định dạng trang - Vào Design \ Page Setup -> Xt hiƯn hép tho¹i Page setup 30 Slides sized for: chän kÝch cì giÊy  Width: ®é réng trang giÊy  Height: chiÒu cao trang giÊy  Number slides from: Đánh số slide từ Orientation: Hớng cho slide híng in  Slides: Híng in in ë d¹ng Slide  Notes, handout & Outline: híng in theo d¹ng handout, notes, outline o Portrait: Híng däc o Landscape: Híng ngang In PowerPoint - Vµo File \ Print (Ctrl + P) Printer: - Name: chọn tên máy in - Properties: chän kÝch cì giÊy in ®Ĩ in Print range: - All: In tất Slide - Current Slide: In Slide hiÖn thêi - Selection: In vïng bôi đen - Custom Show: In trang tuỳ chọn - Slides: In nhiÒu Slide tuú chän 31 Copies: - Number of Copies: Số cần in - Collate: Kiểu cách in Mục Print what: - Slides: in slide mặt giấy (chọn số Slide mục Slide per page) - Handouts: in nhiỊu Slide trªn mét mặt giấy Nhấn chọn OK Công ty cổ phần Tin Học Trẻ - Ngoại Ngữ S Phạm xin kính chúc sức khoẻ tới toàn thể bạn, chúc bạn thành công xin hẹn gặp lại 32 ... cao II> Cách khởi động thoát khỏi MS -PowerPoint XP Khởi động chơng trình - C¸ch 1: Start Programs Microsoft PowerPoint - C¸ch 2: Kích đúp vào biểu tợng PowerPoint hình Thoát Cách 1: Vào File...MS -PowerPoint XP chơng trình nằm phần mềm văn phòng MS Office XP tiếng hÃng Microsoft sản xuất MS -PowerPoint công cụ tuyệt vời giúp ngời sử dụng có... Chứa chức nh thêm mới, lu tƯp tin… lµm viƯc PowerPoint - Nót Customize Quick Access Toolbar: Để lấy biểu tợng cần hiển thị - Cửa sổ Layout: cho phép nhìn tổng thể toàn Slide - Thanh thao tác: Chứa