TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL

PHẦN II: MICROSOFT EXCEL CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL 1.1 Khởi động chương trình Excel C1: Kích chuột vào nút Start \ Programs \Microsoft Office \Microsoft Excel C2: Kích đúp vào biểu tượng Microsoft Excel hình (Desktop) C3: Kích chuột vào biểu tượng Microsoft Excel cơng cụ Short cut bar ( có) 1.2 Cách C1: File \ Exit C2: Kích chuột vào nút Close (X) bên phải tiêu đề C3: Nhấn đồng thời tổ hợp phím Alt + F4 GIỚI THIỆU MÀN HÌNH LÀM VIỆC Khi khởi động, Excel nạp vào máy tính đưa hình làm việc sau: Excel bao gồm thành phần sau: (1)Thanh cơng cụ Ribbon: Nằm phía vùng soạn thảo chứa lệnh tập hợp thành nhóm chức để soạn thảo cơng thức tính tốn bảng tính Trên cơng cụ Ribbon bao gồm Thanh Tab bản: Ribbon  Home: Chứa nhóm lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc Ví dụ: nhóm lệnh Clipboard thực chức chép, di chuyển liệu, nhóm lệnh Cells định dạng chèn, xóa cột dịng,… Thanh cuộn  Insert: Chứa nhóm Các lệnh Sheetđể chèn khối hình, hình ảnh, đồ thị, chữ nghệ thuật, ký tự đặc biệt,… vào bảng tính  Page Layout: Chứa lệnh để định dạng trang in, hiển thị vùng bảng tính  Formulas: Thực việc chèn hàm, đặt tên cho vùng, theo dõi công thức, kiểm tra lỗi, …  Data: Thực việc trao đổi liệu với bên ngồi bên bảng tính, xếp, lọc tự động, rút trích liệu, …  Review: Chứa lệnh bảo vệ bảng tính, tệp tin, chia sẻ tệp tin, chèn thêm thích, kiểm tra tả, …  View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính phân chia cửa sổ, hiển thị đường lưới, hiển thị cơng thức, phóng to thu nhỏ bảng tính… (2)Thanh cơng thức (Formula bar) Hiển thị địa ô làm việc nội dung liệu ơ, cịn nơi dùng để sửa cơng thức, liệu *) Chú ý: Cách lấy công thức bị ẩn: Từ Tab View, nhóm lệnh Show/Hide, tích chọn Formula bar (3) Phần bảng tính Được tổ chức thành trang bảng tính, trang bảng tính tương ứng với Sheet, trang bảng tính có16,384 cột 1,048,576 dịng Bên ghi nhãn cột đánh thứ tự A, Z, AA, … ZZ, AAA , XFD Bên trái ghi số hiệu dòng đánh thứ tự từ 1, 2, 3, , 1048576 Bên phải phía cuộn dọc cuộn ngang (Scroll Bar): dùng để quan sát phần bảng tính bị khuất Bên trái cuộn ngang ghi số hiệu trang bảng tính (các Sheet), tệp Excel mặc định có Sheet (Số lượng sheet mặc định thay đổi cách kích chuột vào nút Office, kích chọn Excel Options, thẻ Popular, nhập số lượng Sheet mặc định vào hộp Include this many sheets ấn OK) Trong bảng tính ơ, có địa ơ, địa cho ta biết nằm cột nào, dịng () Ví dụ: Ơ nằm dịng A cột có địa A1 (4)Thanh trạng thái (Status bar) Thanh đáy hình, cho biết chế độ làm việc thời tình trạng thời hệ thống, có chế độ làm việc sau:  Ready: Trạng thái sẵn sàng chờ nhập liệu cho ô  Enter: Trạng thái nhập liệu  Edit: Trạng thái sửa đổi liệu THAO TÁC TỆP TIN 3.1 Tạo tệp tin C1: Kích chuột vào nút Office, chọn New  xuất hộp thoại, kích chọn Create C2: Kích vào biểu tượng New công cụ truy cập nhanh Quick Access Toolbar C3: Nhấn đồng thời phím Ctrl + N 3.2 Lưu tệp tin - Kích chuột vào nút Office, chọn Save kích vào biểu tượng Save công cụ truy cập nhanh  Xuất hộp thoại: Chọn thư mục ổ địa lưu tệp tin Nhập tên tệp tin - Chọn Save Chú ý: Hộp thoại xuất bắt đầu lưu tệp Nếu muốn lưu thêm làm tương tự bước không xuất hộp thoại 3.3 Mở tệp tin đĩa - Kích chuột vào nút Office, chọn Open kích vào biểu tượng Open cơng cụ truy cập nhanh -> xuất hộp thoại Open (hình 1.1) Chọn ổ đĩa thư mục chứa tệp tin Gõ tên tệp cần Hình 1.1 - Để mở tệp tin bạn kích đúp vào tên tệp tin kích vào tên tệp tin, chọn Open CÁC KIỂU DỮ LIỆU & TOÁN TỬ TRONG EXCEL 4.1 Các kiểu liệu Dữ liệu đưa vào gồm hai dạng sau: Hằng số (contant) cơng thức (Formula), Có dạng liệu số chữ, để nhập liệu ta định dạng liệu cho ô, cột trước nhập Khi nhập liệu thiết phải tuân thủ nguyên tắc nhập số liệu kiểu liệu a Dữ liệu dạng số (Number) Dữ liệu kiểu số mặc định nằm bên trái phải ô, nhập vào hiểu kiểu số nếu: - Chỉ có ký số (từ đến 9) - Có dấu thập phân dấu phân cách phần ngàn theo quy định control Panel - Nếu số âm có dấu trừ (-) đưa vào dấu ngoặc đơn ( ) - Số có phần trăm kèm (%) - Số có đơn vị tiền tệ kèm - Số khoa học ( Scientific) Ví dụ: 4.59E+09 Lưu ý: - Giá trị bảng tính tuỳ thuộc định dạng người sử dụng - Nếu số có bề rộng lớn bề rộng cột ta thấy báo hiêm hình chữ (E) hình (#####) kiểu số khoa học báo hiệu tràn số, ta cần thay đổi độ rộng cho ô b,Dữ liệu kiểu ngày tháng (Date) Dữ liệu ngày tháng mặc định nằm bên phía phải ô, theo quy định control Panel  Nhập bình thường với dấu phân cách ( / ) hay (-)  Phần ngày tháng số hay chữ tiếng anh  Nếu khơng nhập năm năm hành  Khơng có ngày tháng c Kiểu liệu dạng Text (Dạng văn bản) Dữ liệu kiểu Text hay gọi liệu kiểu chuỗi (Dạng văn bản), mặc định ln nằm bên phía trái Dữ liệu nhập vào Microsoft Excel định dạng coi thuộc kiểu Text Lưu ý:   Nếu liệu nhập vào số ngày bạn muốn thuộc liệu kiểu text nhập vào cần nhập thêm dấu nháy đơn phía trước (‘) Nếu độ rộng liệu lớn độ rộng : Dữ liệu tràn sang bên phải cịn trống Dữ liệu bị che khuất ô bên phải có liệu nhập vào d Kiểu liệu cơng thức (Formula) Là cơng thức tính tốn người sử dụng tự xây dựng nên, sử dụng công thức ta phải bắt đầu dấu (=), kết ô công thức mà giá trị trả cơng thức đó, cịn thân cơng thức thể cơng thức 4.Tốn tử dùng cơng thức a Tốn tử toán học Phép cộng: +, Phép trừ: -, Phép nhân: *, Phép chia: /, Phép luỹ thừa: ^, Phép phần trăm: % b Toán tử chuỗi Phép và: & dùng để nối chuỗi Ví dụ: “Hà”&“ “&“Nội” -> “Hà Nội” Chú ý: Trong công thức liệu kiểu chuỗi viết dấu nháy kép (“chuỗi”) c Toán tử logic - Phép lớn hơn: > - Phép nhỏ hơn: < - Phép lớn bằng: >= - Phép nhỏ bằng: xuất danh sách thả xuống hình: - Chọn General Options \ tiếp bạn thấy hộp thoại: Trong phần File Sharing: + Password to Open: Nhập mật để File + Password to modify: Nhập mật để chống thay đổi liệu bảng tính + Nhấn OK  xuất hộp thoại Confirm Password  Nhập lại mật để mở vào hộp Reenter Password Proceed \ OK tiếp nhập lại mật chống thay đổi liệu vào hộp Reenter Password to modify  OK + Gõ tên cho bảng tính vào File name \ Save để kết thúc Chú ý: Muốn xoá mật làm theo bước sau:  Dùng mật đặt để mở File cần bỏ mật  File \ Save as \ Tools \ General Options  xuất hộp thoại:  Trong phần File Sharing: Xoá mật ghi \ OK \ Save\ Yes BÀI 4: CÁC THAO TÁC TỔNG HỢP DỮ LIỆU NÂNG CAO TỔNG HỢP SỐ LIỆU VÀ THIẾT LẬP BÁO CÁO VỚI PIVOTTABLE Bạn sử dụng PivotTable Wizard để tổng hợp báo cáo thống kê số liệu Phương pháp thực sau: - Mở bảng tính muốn thống kê đưa trỏ vào vùng CSDL - Chọn PivotTable từ tab Insert vùng công cụ Illustrations xuất hộp thoại sau: Hình - Lựa chọn nguồn liệu: Select a table or range: Chọn lựa chọn để sử dụng liệu bảng tính mục Table/Range chọn vùng sở liệu Use an external data source: Nếu bạn muốn tổng hợp liệu từ PivotTable khác bảng tính Choose where you want the PivotTablereport to be placed: chọn vị chí đặt bảng tổng hợp báo cáo + New Worksheet: tạo file để đặt báo cáo + Existing Worksheet: chọn worksheet để đặt báo cáo -> OK Màn hình có dạng hình Vùng hiển thị báo cáo Chọn cột cần tổng hợp Sử dụng nút lệnh pivot tool để thiết lập báo cáo TỔNG HỢP DỮ LIỆU BẰNG CONSOLIDATE Muốn kết hợp số liệu hai hay nhiều Sheet có địa ô chứa liệu tương ứng theo vị trí cột dịng ta làm sau: - Mở Workbook chứa liệu cần kết hợp Đưa trỏ vào vùng đích sheet hành Chọn Consolidate từ tab Data, xuất hộp thoại: Trong đó: Function: Chọn hàm số thích hợp phục vụ cho mục đích kết hợp số liệu Reference: Xác định địa vùng cần kết hợp số liệu All Reference: Hiển thị địa vùng số liệu thực kết hợp Use labels in: Top row: Chọn tiêu đề đầu cột làm tiêu đề cho vùng kết Left column: Chọn tiêu đề đầu hàng làm tiêu đề cho vùng kết - Add: Đưa địa vùng liệu nguồn cần kết hợp số liệu vào All Reference - Delete: Xố bỏ vùng liệu khơng muốn kết hợp - Create links to source data: Mở liên kết đến vùng số liệu nguồn( Điều thực vùng kết đặt Workbook khác -> OK Ví dụ: Tổng hợp liệu từ hai bảng bên trái (Sau dùng Consolidate cho ta bảng kết bên phải) Chú ý: - Các bảng bố trí Sheet khác ví dụ tơi trình bầy bảng sau cho thuận tiện - Các tiêu đề bảng, sau Consolidate bạn thêm vào cần Tên hàng Gạo Mì Sữa Đường Tên hàng Gạo Mì Sữa Đường Số lượng 12 15 10 Số lượng 12 14 Tiền bán 90000 210000 360000 80000 Bảng tổng hợp Tên hàng Số lượng Tiền bán Gạo 21 170000 Mì 20 275000 Sữa 22 480000 Đường 23 178000 Tiền bán 80000 65000 120000 98000 PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NHẬP DỮ LIỆU TRONG EXCEL Để kiểm tra việc nhập liệu Excel ta cần sử dụng cơng cụ Data Validation Ví dụ: Để kiểm tra ngày trả khách hàng thuê phòng Ta thực sau: - Bôi đen phần liệu cần kiểm tra (Ví dụ: E5:E14) - Vào chọn Data Validation từ tab data -> Xuất hộp thoại Data Validation: + Thẻ Settings: Allow: Chọn định dạng điều kiện cần thiết lập Data: Chọn cách thiết lập điều kiện + Thẻ Input Message: Nhập hướng dẫn Show Input Message when cell is selected: Hiển thị hướng dẫn ô chọn Title: Nhập tiêu đề cho hướng dẫn Input message: Nội dung hướng dẫn + Thẻ Error Alert: Nhập thông tin cảnh báo nhập sai Show error alert: thị thông tin cảnh báo Style: kiểu cảnh báo Title: Tiêu đề cảnh báo Error message: Nội dung cảnh báo -> OK:  Kết sau thiết lập: KIỂM TRA VÀ IN BẢNG TÍNH 5.1 Định dạng trang in Kích chọn Tab Page Layout, lệnh nhóm lệnh Page Setup để định dạng trang in bao gồm:  Lệnh Margins: Căn chỉnh lề giấy Top: chỉnh lề Bottom: chỉnh lề Left: chỉnh lề trái Right: chỉnh lề phải Header: độ rộng tiê đề Footer: Độ rộng tiêu đề Center on Page:  Chọn Horizontally: Căn bảng tính vào trang giấy theo chiều ngang  Chọn Vertically: Căn bảng tính vào trang giấy theo chiều dọc  Lệnh Orientation: Định dạng hướng giấy Potrait: Hướng giấy dọc Landscape: Hướng giấy ngang  Lệnh Size: Chọn kích cỡ giấy, thường ta chọn khổ giấy A4  Print Area: Thiết lập vùng in  Break: Ngắt trang  Background: Chèn hình ảnh làm cho bảng tính  Print Titles: Mở hộp thoại Page Setup (hình 5.1) lặp lại dịng tiêu đề cột tiêu đề bảng tính mục Row to repeat at top Column to repeat at left Hộp thoại Page Setup cho phép thiết lập:  Thẻ Page: Định dạng hướng giấy khổ giấy  Thẻ Margins: Căn chỉnh lề giấy  Thẻ Header and Footer: Tạo tiêu đề Header: Chọn tạo nội dung cho tiêu đề  Nếu muốn chọn kiểu tự động máy kích lựa chọn Header  Nếu muốn nhập nội dung theo ý muốn chọn nút Custom Header \ xuất hộp thoại Header Nhập nội dung cho tiêu đề vào phần: - Left section: Nếu muốn nội dung hiển thị bên trái tiêu đề trang in - Centert section: Nếu muốn nội dung hiển thị tiêu đề trang in - Right section: Nếu muốn nội dung hiển thị bên phải tiêu đề trang in Ý nghĩa nút lệnh hộp thoại  Nút thứ 1: Để định dạng font chữ  Nút thứ 2: Để chèn số trang in  Nút thứ 3: Để chèn tổng số trang  Nút thứ 4: Để chèn ngày tháng  Nút thứ 5: Để chèn Nút thứ 6: Để chèn đường dẫn đến File tên File 10  Nút thứ 7: Để chèn tên File  Nút thứ 8: Để chèn tên Sheet  Nút thứ 9: Để chèn hình ảnh vào làm tiêu đề  Nút thứ 10: Để định dạng lại hình ảnh Footer: Tạo tiêu đề làm tương tự Header  Thẻ Sheet: + Hộp Print area: Nhập địa vùng cần in (nếu muốn in theo vùng ) + Phần Print: - Gridlines: In đường lưới - Black and white: Chỉ in trắng đen - Row and column headings: Để in tiêu đề cột A, B, C, … số thứ tự dòng 1, 2, … - Chọn Comment : In phần thích None: Khơng in thích At end of sheet : In thích cuối trang At displayed on sheet : In thích vị trí có thích + Phần Page order: Down, then over: Đánh số trang theo trình tự từ xuống qua phải Over, then down: Đánh số trang theo trình tự từ trái qua phải xuống  Sau hoàn thành nhấn OK để chấp nhận định dạng 5.2 In ấn 5.2.1 Xem trước in: Kích chọn nút Office, di chuột vào mục Print, chọn Print Preview kích chọn biểu tượng Print Preview công cụ truy cập nhanh  Print: Thiết lập thông số in ấn  Setup: Định dạng trang in ( Tương tự mục 2.1)  Zoom: Chọn tỷ lệ hiển thị trang để xem  Show Margin: Căn chỉnh lề cho trang in (Thường chỉnh lề thao tác này)  Close Print Preview: Đóng chế độ Print Preview 5.2.2 In bảng tính: Kích chọn nút Office, nhấn vào Print nhấn đồng thời tổ hợp phím (Ctrl+P) xuất hộp thoại : Phần Print range: + All: In toàn tệp bảng tính mở + Pages From… to… : In từ trang thứ … đến trang thứ … a) Trong phần Print What: + Selection: Để in vùng bôi đen + Active sheet: In sheet hoạt động + Entire Word book: In toàn Work book Phần Copies: + Number of copies: Chọn số in + Collate - Đánh dấu vào Collate để chọn chế độ in từ trang đầu đến hết sau tiếp tục in từ trang đầu đến trang cuối cho thứ hai, … (Gọi chế độ in không xếp quyển) - Nếu không đánh dấu vào Collate: Máy in đồng thời in (Gọi chế độ in xếp quyển) - Kết thúc chọn OK để in MỤC LỤC CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 1 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL 1.1 Khởi động chương trình Excel 1.2 Cách thoát GIỚI THIỆU MÀN HÌNH LÀM VIỆC THAO TÁC TỆP TIN 3.1 Tạo tệp tin 3.2 Lưu tệp tin 3.3 Mở tệp tin đĩa 4.1 Các kiểu liệu a Dữ liệu dạng số (Number) b,Dữ liệu kiểu ngày tháng (Date) c Kiểu liệu dạng Text (Dạng văn bản) .4 d Kiểu liệu công thức (Formula) .5 4.Toán tử dùng công thức a Toán tử toán học b Toán tử chuỗi .5 c Toán tử logic 5 THAO TÁC VỚI DỮ LIỆU 5.1 Sao chép liệu 5.2 Di chuyển liệu 5.3 Xóa liệu bảng 6 CHÈN VÀ XỐ DỊNG CỘT 6.1 Chèn dịng, cột vào bảng tính a Chèn dòng b Chèn cột .6 6.2 Xoá cột ( dịng) khỏi bảng tính MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL 7.1 Nhập chỉnh sửa liệu a Nhập dãy số tự động b Sửa liệu 7.2 Nhập ngày tháng tự động a Nhập ngày tháng liên tiếp b Nhập ngày cách 7.3 Tính tổng tự động cách tính tốn với công thức a Tính tổng tự động .7 b Tính tốn với cơng thức .7 8.ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH VÀ DỮ LIỆU 8.1 Định dạng kiểu liệu ô 8.2 Định dạng vị trí liệu 8.3 Định dạng Font chữ 8.4 Định dạng đường viền .10 8.5 Định dạng màu 10 8.6 Định dạng liệu theo điều kiện 11 8.7 Thay đổi độ rộng cột, dòng 11 CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ TRONG EXCEL 11 9.1 Địa ô (Cell) 11 a Khái niệm 11 b Cách xác định địa ô .12 9.2 Địa vùng 12 10 CÁC HÀM CƠ BẢN .12 10.1 Giới thiệu hàm 12 10.2 Nhóm hàm thống kê .13 10.2.1 Hàm Sum – Hàm tính tổng .13 10.2.2 Hàm Average – Hàm tính giá trị trung bình 13 10.2.3 Hàm Max – Hàm lấy giá trị lớn 13 10.2.4 Hàm Min – Hàm lấy giá trị nhỏ 14 10.2.5 Hàm Count – Hàm đến giá trị số tương tự số 14 10.2.6 Hàm Counta – Hàm đếm toàn kiểu liệu 14 10.2.7 Hàm Rank – Hàm xếp thứ bậc 15 Bài 2: CÁC HÀM TRONG EXCEL 16 NHÓM HÀM LOGIC .16 1.1 Hàm And – Hàm kết hợp .16 1.2 Hàm OR – Hàm kết hợp 16 NHÓM HÀM ĐIỀU KIỆN .16 2.1 Hàm Sumif – Hàm tính tổng theo điều kiện 16 2.2 Hàm Countif – Hàm đến theo điều kiện .17 2.3 Hàm if – Hàm điều kiện 17 2.3.1 Hàm if 18 2.3.2 Hàm if tổng quát 18 NHÓM HÀM CHUỖI .19 3.1 Hàm cắt trái .19 3.2 Hàm cắt phải 19 3.3 Hàm cắt 19 3.4.Hàm chuyển đổi kiểu liệu chuỗi liệu kiểu số 20 HÀM TÌM KIẾM .20 4.1 Hàm dị tìm, tham chiếu theo cột Vlookup .20 4.2 Hàm dị tìm, tham chiếu theo dịng Hlookup 21 NHÓM HÀM TRA CỨU 22 5.1 Hàm Index .22 5.2 Hàm Match 22 5.3 Hàm OFFSET 23 BÀI 3: CÁC THAO TÁC TRONG VÙNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 24 VÙNG CSDL VÀ CÁC THAO TÁC TRONG VÙNG CSDL .24 1.1 Khái niệm vùng CSDL 24 1.2 Các thao tác .24 1.2.1 Sắp xếp liệu bảng tính 24 1.2.2 Lọc liệu tự động .24 1.2.3 Tính tổng phụ (Thống kê theo nhóm) 27 VÙNG ĐIỀU KIỆN (vùng tiêu chuẩn) 28 2.1 Khái niệm vùng tiêu chuẩn .28 2.2 Cách lập vùng điều kiện 28 ỨNG DỤNG CỦA VÙNG ĐIỀU KIỆN VÀO THỐNG KÊ VÀ CÁC HÀM CSDL 29 3.1 Rút trích liệu .29 3.2 Hàm sở liệu 30 3.2.1 Hàm tính tổng thoả mãn nhiều điều kiện 30 3.2.2 Hàm tính trung bình cộng thoả mãn nhiều điều kiện 31 3.2.3 Hàm tìm giá trị lớn thoả mãn nhiều điều kiện 32 3.2.4 Hàm tìm giá trị nhỏ thoả mãn nhiều điều kiện 32 3.2.5 Hàm đếm giá trị số thoả mãn nhiều điều kiện 32 3.2.6 Hàm đếm toàn kiểu dl thoả mãn nhiều điều kiện 33 VẼ BIỂU ĐỒ 33 TẠO MẬT KHẨU CHO TỆP TIN 34 BÀI 4: CÁC THAO TÁC TỔNG HỢP DỮ LIỆU NÂNG CAO .36 TỔNG HỢP SỐ LIỆU VÀ THIẾT LẬP BÁO CÁO VỚI PIVOTTABLE 36 PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NHẬP DỮ LIỆU TRONG EXCEL 38 KIỂM TRA VÀ IN BẢNG TÍNH 39 5.1 Định dạng trang in 39 5.2 In ấn 42 5.2.1 Xem trước in: 42 5.2.2 In bảng tính: 42 ... - Kết thúc chọn OK để in MỤC LỤC CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 1 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL 1.1 Khởi động chương trình Excel 1.2 Cách thoát ... địa vùng cần tính tổng Chức năng: Hàm cho kết tổng giá trị VCTT tương ứng với giá trị thoả mãn điều kiện VCĐK Ví dụ: Tính tổng thu nhập người quê Hung Yen Để thực việc tính tổng thoả mãn điều... Enter để xem kết * Phụ cấp = 15% * tổng lương Cách tính: Bước 1: Đặt trỏ vào ô F2 H Tổng thu nhập Bước 2: Gõ công thức: =15%*E2 nhấn Enter * Tính tổng thu nhập = Tổng lương + Phụ cấp - Tạm ứng Cách