TIỂU LUẬNĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNHNGUỒN TÀI NGUYÊN DOANH NGHIỆP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG KHOA KINH TẾ - QUẢN LÝ TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN TÀI NGUYÊN DOANH NGHIỆP Lớp : CNTT.4 Nhóm : 4.3 Ngành : Tài Hà Nội, 01/2018 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH Mơi trường kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp ln tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, tốt đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ l ực hồn thiện cơng tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình s ản xuất kinh doanh Với trợ giúp công nghệ thơng tin, doanh nghiệp có cơng cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm ngày trở nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp Một ứng dụng nhiều nhà quản trị quan tâm việc điều hành cơng ty có khơng doanh nghiệp đã, chuẩn bị triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây phương tiện đại, sử dụng công nghệ thông tin đ ể quản lý tất nguồn lực doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện tư liệu sản xuất ) Nhưng nhiều nguyên nhân, số doanh nghiệp chưa phát huy tác dụng vốn có hệ thống này, chí cịn gặp nhiều khó khăn Ngồi chức quản lý, ERP cịn đảm nhận ln nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu nhà quản trị CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY PEPSI CO 1.1 Pepsico giới 1.1.1 Tổng quan công ty Tên cơng ty: PepsiCo Loại hình kinh doanh: Đại chúng Ngành nghề: Sản xuất nước giải khát thực phẩm Trụ sở chính: Purchase, New York, Hoa Kỳ Người sáng lập: − Donald M Kendall − Herman Lay − Caleb Bradham Ngày thành lập: 28/08/1898 Website: http://www.pepsico.com/ 1.1.2 Lịch sử hình thành PepsiCo, Inc thành lập thông qua việc sáp nhập Pepsi-Cola Frito-Lay Pepsi-Cola thành lập vào cuối năm 1890 Caleb Bradham, dược sĩ New Bern, N.C Frito-Lay, Inc thành lập sáp nhập năm 1961 Công ty Frito, Elmer Doolin thành lập năm 1932, HW Lay Company, thành lập Herman W Lay, vào năm 1932 Herman Lay, cựu chủ tịch kiêm CEO Frito -Lay, chủ tịch hội đồng quản trị công ty mới; Donald M Kendall, cựu chủ tịch CEO Pepsi-Cola, chủ tịch giám đốc điều hành Công ty báo cáo doanh thu 510 triệu USD có 19.000 nhân viên Các sản phẩm cơng ty là: Công ty Pepsi-Cola: Pepsi-Cola (công thức vào năm 1898), Diet Pepsi (1964) Mountain Dew (giới thiệu Công ty Tip vào năm 1948) Frito-Lay, Inc: Fritos Bánh ngô thương hiệu (do Elmer Doolin sản xuất năm 1932), khoai tây chiên giòn Lay (do Herman W Lay sản xuất năm 1938), ăn nhẹ có hương vị thương hiệu Cheetos (1948), khoai tây chiên Ruffles (1958) Rold Gold pretzels thương hiệu (mua lại năm 1961) Hình 1.1: Logo Pepsi qua thời kì 1.2 Pepsico Việt Nam 1.2.1 Tổng quan cơng ty Trụ sử chính: Tầng 5, Khách sạn Sheraton, 88 Đồng Khởi, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh Hình thức vốn đầu tư: 100% vốn đầu tư nước Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất loại nước giải khát (Pepsi, 7up ) Các nhà máy sản xuất Việt Nam: Hóc Mơn, Cần Thơ, Điện Bàn, Bắc Ninh, Đồng Nai Website: http://www.suntorypepsico.vn 1.2.2 Lịch sử hình thành 24/12/1991 – Công ty Nước giải khát Quốc tế (IBC) thành lập liên doanh SP Co Marcondray - Singapore với tỷ lệ vốn góp 50% - 50% 1992 – Xây dựng khánh thành nhà máy Hóc Mơn 1994 – PepsiCo thức gia nhập thị trường Việt Nam liên doanh với công ty Nước giải khát Quốc tế IBC với đời hai sản phẩm Pepsi Up từ ngày đầu Mỹ bỏ cấm vận với Việt Nam năm 1994 1998 - 1999 – Thời điểm lúc cấu trúc vốn thay đổi với sở hữu 100% thuộc PepsiCo 2003 – Công ty đổi tên thành Công ty Nước Giải khát Quốc tế PepsiCo Việt Nam Nhiều sản phẩm nước giải khát không ga tiếp tục đời như: Sting, Twister, Lipton Ice Tea, Aquafina 2004 – thông qua việc mua bán, sáp nhập nhà máy Điện Bàn, công ty mở rộng sản xuất kinh doanh Quảng Nam 2005 – Chính thức trở thành công ty nước giải khát lớn Việt Nam 2006 – công ty mở rộng sản xuất kinh doanh thêm thực phẩm với sản phẩm snack Poca người tiêu dùng, giới trẻ ưa chuộng 2007 – Phát triển thêm ngành hàng sữa đậu nành 2008-2009 – Sau khánh thành thêm nhà máy thực phẩm Bình Dương, (sau tách riêng thành Công ty Thực phẩm Pepsico Việt Nam), công ty mở rộng thêm vùng nguyên liệu Lâm Đồng Nhiều sản phẩm thuộc mảng nước giải khát đời như: 7Up Revive, Trà xanh Lipton; Twister dứa 2010 – đánh dấu cột mốc quan trọng PepsiCo Việt Nam thông qua việc PepsiCo tuyên bố tiếp tục đầu tư vào Việt Nam 250 triệu USD cho ba năm 2/2010, nhà máy Cần Thơ thức vào hoạt động 2012 – năm xảy kiện mua bán sáp nhập nhà máy San Miguel Đồng Nai vào tháng năm 2012 nhà máy PepsiCo có quy mơ lớn khu vực Đông Nam Á khánh thành Bắc Ninh vào tháng 10 năm 2012 4/2013 – liên minh nước giải khát chiến lược Suntory PepsiCo Việt Nam thành lập Suntory Holdings Limited PepsiCo, Inc Suntory chiếm 51% PepsiCo chiếm 49% với mắt sản phẩm trà Olong Tea+ Plus Moutain Dew Hình 1.2: Công ty Pepsi Việt Nam CHƯƠNG GIỚI THIỆU CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI 2.1 Quy trình mua hàng Bước 1: Xác định nhu cầu Bộ phận sản xuất doanh nghiệp có nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất lập phiếu yêu cầu cung ứng chuyển cho trưởng phận xem xét kiểm tra mức độ cần thiết sử dụng Trưởng phận có quyền định mua loại nguyên vât liệu cần thiết Bước 2: Tìm lựa chọn nhà cung cấp − Bộ phận cung ứng chịu trách nhiệm thu thập lựa chọn thong tin cần thiết cung ứng nguồn tin điều tra thu thập báo cáo lên cán cung ứng − Trưởng phận cung ứng chịu trách nhiệm phân tích đánh giá nhà cung ứng dựa sở thông tin thu thập Dựa yêu cầu công ty đặt ra: lực tài chính, uy tín thị trường, chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, mối quan hệ với công ty…Dựa sở kết kiểm tra, đánh giá nhà cung ứng, kết giám đốc phê duyệt Bước 3: Thương lượng đặt hàng − Sau hoàn tất việc phê duyệt, Trưởng phận cung ứng tiến hành thương lượng soạn thảo hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng) với nhà cung ứng Nội dung hợp đồng vào nhu cầu khả toán hai bên − Sau thoả thuận điều kiện bước thương lượng chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng văn Đây sở để bên thực theo xảy tranh chấp chứng để đưa trọng tài kinh tế Hợp đồng đơn hàng phải lập thành nhiều ( hai bản) Hợp đồng mua hàng phải thể nội dung sau: − Tên, địa bên mua - bán người đại diện cho bên − Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hoá − Đơn giá phương định giá − Phương pháp điều kiện giao nhận − Điều kiện vận chuyển − Phương thức điều kiện tốn (thời hạn tốn, hình thức phương thức toán, điều kiện ưu đãi tốn có) Bước 4: Theo dõi giao nhận hàng hóa − Khi nhà cung cấp thơng báo thời gian giao hàng, Trưởng phận cung ứng có trách nhiệm thơng báo cho phận có liên quan để có phương án chuẩn bị tiếp nhận hàng hoá − Trưởng phận cung ứng phải yêu cầu Nhà cung ứng cung cấp đầy đủ tài liệu kỹ thuật pháp lý có liên quan qui định hợp đồng (nếu có) trước nhận hàng để làm kiểm tra nhận hàng − Bộ phận cung ứng chịu trách nhiệm theo dõi toàn trình mua hàng: nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu trước nhập kho, nghiệm thu tổng thể… Bước 5: Đánh giá kết mua hàng Sau lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết hiệu mua hàng Cơ sở việc đánh giá mục tiêu mua hàng xác định từ đầu mức độ phù hợp hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng mục tiêu tài doanh nghiệp Có thể xảy hai trường hợp: − Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa người cung cấp đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh đầu vào ổn định Như định mua hàng doanh nghiệp có kết có hiệu − Trường hợp 2: Nếu khơng thoả mãn định mua hàng doanh nghiệp sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm khắc phục sai sót để tránh phạm phải sai lầm Việc đánh giá kết mua hàng phải làm rõ thành công mặt tồn hoạt động mua hàng, đo lường đóng góp thành viên, phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm cá nhân phận Hình 2.3: Quy trình mua hàng 2.2 Quy trình nhập kho Bước 1: Xác nhận thông tin − Khi nhận thông báo nhà cung ứng sách thiết bị học tập, thủ kho lên kế hoạch nhận hàng theo bước: Xác định mặt hàng cần nhận − Xác định thời gian xe chở hàng nhà cung ứng đến − Xác định tiến độ nhận chuyển hàng vào kho − Tiến hành bốc dỡ, vận chuyển hàng − Nhân viên làm việc kho cần phải nắm rõ thông tin lô hàng để chủ động xếp nhân công công cụ, dụng cụ phục vụ cho trình nhập kho (dao, kéo, xe đẩy,…) đồng thời xác định tiến độ nhập kho hàng hóa Bước 2: Kiểm tra hàng hóa Vào ngày giao hàng, Thủ kho có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa số lượng, chất lượng bao bì Do tính chất đặc thù ngành, sản phẩm chủ yếu công ty đầu sách thiết bị học tập Đều sản phẩm dễ bị hỏng hóc q trình đóng gói vận chuyển Về số lượng: Đảm bảo số lượng hợp đồng kí với bên cung ứng Trong trường hợp thừa thiếu hàng, thủ kho bên giao hàng cần bàn giao nốt số hàng thừa thiếu cho bên đối tác 10 2.7 Quy trình quản lý nhân Đăng tin tuyển dụng Thông báo trúng tuyển Nhận hồ sơ tuyển dụng Đánh giá lực Lọc hồ sơ đạt yêu cầu Mời vấn 15 Đào tạo thử việc Ký hợp đồng thức CHƯƠNG GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM ERP 3.1 Hệ thống ERP gì? Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian việc quản lí, vận hành dự án nhân nguồn tài ngun khác Thay thực cơng việc cách thủ công, hệ thống ERP loại phần mềm tự động giúp doanh nghiệp quản lí thực quy trình cách hiệu tránh sai sót Các cơng việc doanh nghiệp tự động hóa ERP bao gồm: Hỗ trợ mua bán hàng, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, dự án khởi tạo theo dõi, quy trình giải cơng việc phịng ban cơng ty… Hình 3.6: Module ERP 3.2 Các chức hệ thống ERP Trong nhiều doanh nghiệp trước đây, phòng ban hay phận lại có cách quản lí liệu khác nhau, khơng thống Cách hiệu nội bộ, 16 bước kết hợp bơ phận khác tiến hành chuẩn hóa, lại mang đến nhiều khó khăn khơng thực thống Thứ việc kết nối liệu với nhau, đặc biệt khối lượng liệu lớn phần mềm khơng tương thích Từ việc phối hợp nhiều phận cơng ty trở nên khó khăn, tốn kém, thời gian Vì vậy, ERP đời giải pháp hiệu cho doanh nghiệp ERP gom hết tất liệu, thông tin ngày từ đầu vào hệ thống sử dụng sở liệu để người, phịng ban truy cập vào chia sẻ liệu cho Điều tiện nhiều so với trước cập nhật tin tức chung toàn doanh nghiệp thông qua việc truy cập hệ thống theo chức phân công ERP phạm trù rộng, ERP cịn bao gồm nhiều phần mềm nhỏ phục vụ cho chức khác Một số chức ERP bạn tham khảo là: − Kế tốn tài (Finance) − Quản lý bán hàng phân phối (Sales and Distribution) − Quản lý mua hàng (Purchase Control) − Quản lý hàng tồn kho (Stock Control) − Lập kế hoạch quản lý sản xuất (Production Planning and Control) − Quản lý dự án (Project Management) − Quản lý dịch vụ (Service Management) − Quản lý nhân (Human Resouce Management) − Báo cáo quản trị (Management Reporting) − Báo cáo thuế (Tax Reports) 3.3 Tác dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mơ lớn, hệ thống nhân nhiều phức tạp lại cần hệ thống ERP chất lượng hiệu giúp ích nhiều thứ cho doanh nghiệp Cụ thể, hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp hỗ trợ sau: 17 − Chuẩn hóa thơng tin hành nhân sự: Chức quản lý nhân tính lương ERP giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hợp lý Bên cạnh cịn thực qui trình quản lý nhân sự, giúp sử dụng nhân hiệu quả, giảm thiểu sai sót gian lận việc tính lương trước − Thu thập, tiếp cận thông tin quản trị: ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận thơng tin quản trị đáng tin cậy để đưa định quan trọng kinh doanh Nếu khơng có hệ thống ERP, cán quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác tìm thấy nhiều số liệu khác để nghiên cứu hoạch định chiến lược hiệu Tuy nhiên, với hệ thống ERP, bạn không cần phải làm điều hệ thống ln cung cấp số thực Hệ thống ERP tập trung xử lí liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung, điều giúp phân hệ riêng biệt chia sẻ thông tin với dễ dàng − Ghi nhận thông tin đặt hàng khách hàng: Với hệ thống ERP, đơn hàng khách hàng tự động hóa từ khoảng thời gian nhận đơn hàng giao hàng cho khách hàng phận Tài xuất hóa đơn Trên sở này, Hệ thống ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng cách dễ dàng − Giảm lượng hàng tồn kho: Chức quản lý kho hàng phần mềm ERP giúp công ty, doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lưu động tăng hiệu kinh doanh − Cơng tác kế tốn xác hơn: Phần mềm kế toán phân hệ kế toán phần mềm ERP giúp công ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải so với thực tác vụ cách thủ cơng Chức hỗ trợ kế tốn giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác thơng tin 18 tài khoản Hơn nữa, hệ thống quản lí kế tốn thiết kế tốt hỗ trợ quy trình kế tốn kiểm soát nội chất lượng 3.4 Các đặc điểm hệ thống ERP − ERP hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System) − ERP hệ thống người làm chủ với hỗ trợ máy tính (People System Supported by the Computer) − ERP hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System) − ERP hệ thống với tránh nhiệm xác định rõ (Defined Responsibilities) − ERP hệ thống liên kết phịng ban cơng ty (Communication among Departments) 19 CHƯƠNG ĐƯA RA CÁCH THỨC SỬ DỤNG ĐỂ GIẢI QUYẾT 4.1 Nghiệp vụ mua hàng 4.1.1 Tạo nhà cung cấp Vào Purchase →Vendors → Create 20 4.1.2 Tạo sản phẩm Vào→Purchase→Products→Create 4.1.3 Tạo yêu cầu báo giá Vào Purchase → Requests for Quotation → Create → Confirm Order → Set to done 21 Vào Purchase Order → Chọn đơn hàng tạo bên → Shipment → Validate 22 4.2 Quy trình sản xuất Vào Manufacturing → Bill of meterials → Create 23 Vào Manufacturing Orders → Confirm Order → Force Reservation → Produce →Confirm 24 4.3 Nghiệp vụ kế toán Vào Accounting → Vendor Bills → Create → Validate → Register Payment → Save 4.4 Nghiệp vụ bán hàng Vào Sales → Sales Orders → Delivery → Validate 25 26 4.5 Quy trình quản lý nhân Vào Employees → Deparments → Create Vào Employees → Create → Save 27 CHƯƠNG KẾT LUẬN 5.1 Ưu điểm lợi ích phần mềm ERP − Thông tin chia sẻ dễ dàng, tập trung, tin cậy tức thời − Dễ dàng đưa định − Thông tin theo thời gian thực, tăng hiệu sản xuất 5.2 Nhược điểm hạn chế phần mềm ERP − Chi phí đầu tư lớn: Hiện phần lớn phần mềm ERP nước công ty Việt Nam làm trung gian triển khai Và có giá khoảng vài triệu USD cho khoảng 50 người dùng (user) Phần mềm công ty Việt Nam viết vào khoảng cho vài trăm triệu đến vài tỷ đồng Mức giá tùy thuộc vào số lượng user thỏa thuận kèm − Thời gian triển khai kéo dài: • Quá trình triển khai ERP trải qua nhiều giai đoạn thường kéo dài từ đến năm Những tập đồn lớn triển khai cơng ty thời gian kéo dài đến năm • Mức độ ứng dụng ERP vào thực tiễn mức tương đối rào cản “văn hóa” doanh nghiệp Một số tổ chức phải sử dụng song song nhiều phần mềm ERP lúc để có lựa chọn thích hợp 28 29 ... chính, phương ti? ? ?n tư li? ?u s? ?n xuất ) Nhưng nhi? ?u nguy? ?n nh? ?n, số doanh nghiệp chưa phát huy tác d? ??ng v? ?n có hệ thống n? ?y, chí c? ?n gặp nhi? ?u khó kh? ?n Ngồi chức qu? ?n lý, ERP c? ?n đảm nh? ?n ln nhiệm... vư? ?n tới mục ti? ?u n? ?y, doanh nghiệp n? ?? l ực h? ?n thi? ?n cơng tác qu? ?n lý để sử d? ??ng hi? ?u ngu? ?n lực trình s ? ?n xuất kinh doanh Với trợ giúp công nghệ thơng tin, doanh nghiệp có cơng cụ h? ?u hi? ?u hệ... cung cấp − Bộ ph? ?n cung ứng ch? ?u trách nhiệm thu thập lựa ch? ?n thong tin c? ?n thiết cung ứng ngu? ?n tin đi? ?u tra thu thập báo cáo l? ?n c? ?n cung ứng − Trưởng ph? ?n cung ứng ch? ?u trách nhiệm ph? ?n tích