Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Với tính chất nội dung đề tài em chỉ xin đưa ra những nội dung mang tính lý luận, tính thực tế của vấn đề nghiên cứu trong nền kinh tế hỗn hợp

Lời nói đầu

Trong cuộc sống hàng ngày chúng ta luôn cần Kiểm Soát chi tiêu để có tiền dành dụm, sử dụng cho các lĩnh vực khác Các tổ chức kinh doanh, các doanh nghiệp, một quốc gia dù theo con đờng phát triển nào thì việc kiểm soát chi phí nh là một hoạt động tất yếu khách quan Tất cả đều phải hớng tới mục tiêu cuối cùng là thu lợi để tái đầu t cho tơng lai, cạnh tranh, tồn tại và phát triển.

Trong cuốn “Bàn về Kiểm Kê, Kiểm Soát” Lênin đã viết “Khó khăn chủ yếu ở trong lĩnh vực kinh tế là thực hiện ở khắp mọi nơi và hết sức nghiêm ngặt sự kiểm kê, kiểm soát việc sản xuất và phân phối sản phẩm cũng nh tăng năng suất lao động ” (1) Với vai trò quan trọng đó “Kiểm soát chi phí” trở thành một khâu quan trọng, cần thiết trong hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi quốc gia, doanh nghiệp và cả cá nhân.

Để “Kiểm soát chi phí”thì cần phải đến sự chủ động cả bản thân tổ chức, doanh nghiệp và yếu tố khách quan đó là sự tác động của quản lý nhà nớc Trong khuôn khổ của đề án môn học em xin nghiên cứu yếu tố chủ quan đó là “ Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp “, một chức năng trong quá trình quản lý, với mục tiêu là sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí bỏ ra.

Với tính chất nội dung đề tài em chỉ xin đa ra những nội dung mang tính lý luận, tính thực tế của vấn đề nghiên cứu trong nền kinh tế hỗn hợp mà nớc ta đang hớng tới hiện nay chỉ ở mức dộ mô phỏng.

Nhận thức rõ vị trí, vai trò của chức năng kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, cộng với nhận thức tình hình thực tế các doanh nghiệp nớc ta hiện nay

em đã chọn đề tài: “Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp”.

Nội dung của đề án đợc thể hiện qua ba phần:Ch

ơng I : Lý luận về kiểm soát chi phíCh

ơng II : Nội dung kiểm soát chi phíCh

ơng III : Các giải pháp chung của kiểm soát chi phí

Do nhận thức và thời gian nghiên cứu khảo sát thực tế có hạn, đối tợng nghiên cứu lại rất rộng và phức tạp, do vậy bài viết của em không thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định Em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của các thầy cô để bài viết của em đợc đầy đủ và hoàn chỉnh hơn.

Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Đỗ Thị Hải Hà đã hớng dẫn em

hoàn thành đề án này.

Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm2003

t-Trong cuốn giáo trình “ Kinh tế chính trị Mác- Lênin” tập I của trờng Đại học Kinh tế quốc dân, chi phí đợc định nghĩa là “ Một bộ phận của giá trị hàng hoá, là số t bản đã hao phí để sản xuất ra hàng hoá ấy”.

Tuy nhiên, để có sự nhìn nhận toàn diện và sát thực về chi phí, chúng ta sẽ sử dụng khái niệm về chi phí đợc sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, “ Chi phí của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống, hao phí lao động vật hoá và chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp đã bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định”.

Qua khái niệm này chúng ta thấy rằng chi phí khác với chi tiêu Chi tiêu đó là hoạt động hàng ngày với những thời điểm cụ thể, trong khi chi phí chúng ta xét trong một thời kỳ, gắn với mục tiêu nhất định Nh vậy chi phí gồm rất nhiều hoạt động chi tiêu khác nhau, chi mua nguyên vật liệu, thuê lao động

2 Phân loại chi phí.

Thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh cho thấy tổng chi phí của một doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi phí nh: chi phí mua nguyên vật liệu, chi tiền lơng, tiền thởng, chi tiền điện, nớc và các nhiên liệu khác, chi phí mua các dịch vụ; từ dịch vụ vận chuyển đến vệ sinh, chi phí bán hàng, chi phí bao bì

quảng cáo, chi phí quản lý nh khấu hao các thiết bị văn phòng hay chi phí cho nhân viên văn phòng

Các khoản chi phí hết sức đa dạng, phức tạp Muốn sử dụng chúng có hiệu quả chúng ta cần kiểm soát, muốn kiểm soát chúng ta cần nhận biết và hiểu nội dung các chi phí, vì vậy cần phân loại chi phí.

Có nhiều tiêu chí phân loại khác nhau và một khoản mục chi phí có thể đợc liệt kê vào nhiều loại chi phí khác nhau, nhng để dễ kiểm soát chúng ta chỉ xem những tiêu chí phân loại mà ở đó nhà quản lý dễ nhận biết và kiểm soát.

2.1 Theo đối tợng chi phí.

Xét theo đối tợng chi phí đó là chúng ta quan tâm đến các khoản chi đó là chi phí cho cái gì, và nh vậy ta có thể chia thành ba loại cơ bản: chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung.

2.1.1 Chi phí lao động

Đó là tổng các khoản tiền liên quan đến công nhân viên Chẳng hạn nh các khoản tiền thởng, phụ cấp, phúc lợi xã hội Nhng lao động thì lại có lao động vât hoá, lao động sống, có thể biến đổi hoặc không biến đổi theo khối l-ợng sản phẩm hàng hoá sản xuất ra, vì vậy cũng có thể phân loại chi phí.

• Chi phí lao động trực tiếp.

Chi phí lao động trực tiếp bao gồm tiền lơng và các khoản tính theo lơng phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm Nó có thể phân bổ cho toàn bộ một đơn vị sản phẩm cụ thể Có thể nêu một vài ví dụ về lao động trực tiếp nh: Sơn một sản phẩm đồ gỗ, sửa chữa một chi tiết máy, giao dịch với khách hàng

Và chi phí cho các lao động thực hiện các công việc đó đợc coi là chi phí lao động trực tiếp.

• Chi phí lao động gián tiếp.

Bao gồm tiền lơng và các khoản trích theo lơng, các khoản trích khác có liên quan đến nhân viên mà không thể phân bổ cho một đơn vị sản phẩm cụ thể Sau đây là một số ví dụ về lao động gián tiếp: chi phí bảo dỡng máy móc, chi phí điều hành hoạt động của bộ phận tiếp thị, chi phí vệ sinh nơi làm việc chúng ta thấy rằng không thể phân bổ các khoản chi phí lao động trên một đơn

vị sản phẩm một cách trực tiếp, mặc dù chúng rất cần thiết cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

ở đầy khái niệm trực tiếp và gián tiếp không có nghĩa là trực tiếp và gián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất Mà trực tiếp và gián tiếp ở đây liên quan đến việc tính chi phí Do đó tiền lơng của một công nhân có thể là chi phí gián tiếp nếu doanh nghiệp trả lơng theo tháng và anh ta tham gia vào nhiều quá trình sản xuất ra các sản phẩm khác nhau.

Để hiểu rõ hơn lao động trực tiếp và lao động gián tiếp chúng ta sẽ xem xét qua ví dụ về bảng thời gian thực hiện công việc đợc áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Bộ phận phân xởng

Công việc đã hoàn thành

Nguyên vật liệu đã dùng

Thời gian bắt đầu

Thời gian kết thúc

Tổng số thời gian

Muốn cho công việc quản lý theo đúng kế hoạch, điều rất quan trọng là xây dựng đợc bảng theo dõi thời gian thực hiện công việc hoặc các công cụ theo dõi khác nhằm kiểm soát khối lợng công việc của nhân viên phải đợc hoàn thành một cách tỷ mỷ và chính xác nhằm phân biệt thời gian lao động gián tiếp và thời gian lao động trực tiếp.

2.1.2 Chi phí nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu là một đầu vào quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp ậ các doanh nghiệp khác nhau, lĩnh vực hoạt động khác nhau thì mức độ quan trọng, quyết định dến giá thành cũng khác nhau Trong các ngành công nghiệp nặng nh: sản xuất vật liệu xây dựng, cơ khí, sắt thép thì chi phí nguyên vật liệu chiếm phần lớn tổng giá thành của thành phẩm Ngợc lại, ở các ngành công nghiệp nhẹ nh: da giầy, chế biến thực phẩm, các ngành dịch vụ khách sạn, nhà hàng, giải trí, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng nhỏ, khoảng 10% giá thành Chính vì sự phức tạp đó chúng ta cần phải phân loại chi phí nguyên vật liệu để có một “công nghệ”xác định chi phí cho các doanh nghiệp khác nhau.

Chúng ta đã biết rằng chi phí lao động có thể đợc phân chia thành chi phí lao động trực tiếp và chi phí lao động gián tiếp Cũng tơng tự nh vậy chi phí nguyên vật liệu cũng có thể đợc phân chia thành:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Là các chi phí của các nguyên vật liệu đợc sử dụng để cấu thành nên sản phẩm và có thể đợc phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm đợc sản xuất ra Để hiểu rõ hơn ta xem xét ví dụ sau:

Một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ nội thất, trong đó có mặt hàng cửa gỗ phun sơn Gần đây doanh nghiệp phải sửa sang lại nhà máy và dùng sơn làm cửa gỗ để sơn lại cửa nhà máy Ban đầu chỉ là phòng làm việc nhng khi dùng cho cả nhà máy thì chi phí sẽ đáng kể Ta thấy rằng chỉ sơn dùng để sơn sản phẩm cửa gỗ là sử dụng trực tiếp cho thành phẩm vì thế đó là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

• Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp.

Cũng từ ví dụ trên ta thấy: chi phí sơn dùng sơn lại cửa trong nhà máy là chi phí nguyên vật liệu gián tiếp vì lợng sơn này không đợc sử dụng trực tiếp vào việc sản xuất cửa gỗ.

Nh vậy ta có thể đi đến kết luận: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp là chi phí của các nguyên vật liệu mà không thể phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm đợc sản xuất ra Tuy nhiên một nguyên vật liệu đợc sử dụng cho nhiều công việc khác nhau, thì chúng không thể phân bổ tất cả chi phí cho nguyên vật liệu này thành chi phí trực tiếp hay chi phí gián tiếp.

• Chi phí tồn trữ nguyên vật liệu.

Không phải nguyên vật liệu nào mua về cũng đa vào sản xuất ngay mà phần lớn là nhập kho dự trữ Vì thế chúng ta cũng phải tính đến chi phí tồn trữ nguyên vật liệu, ví dụ: chi phí bảo quản, chi phí thuê mặt bằng, tiền lãi đi vay để mua nguyên vật liệu

Muốn kiểm soát đợc chi phí dự trữ, nhà quản lý có thể đặt ra mức tồn kho tối đa cho tất cả các mặt hàng dự trữ Khi đó có thể ớc tính chi phí tồn trữ tối đa vào bất kỳ thời điểm nào Mức tồn trữ tối đa của một sản phẩm hay nguyên vật liệu nào đó mà bạn muốn tích trữ trong kho.

2.1.3 Chi phí chung.

Có các khoản chi phí phát sinh nhng không dễ dàng phân bổ cho một đơn vị sản phẩm, một quá trình sản xuất cụ thể Những chi phí nh vậy đợc gọi là chi phí chung.

Các chi phí nguyên vật liệu gián tiếp thờng là các chi phí chung, ví dụ nh: chi phí cho quần áo bảo hộ lao động và trang thiết bị vệ sinh, chi phí điện n-ớc, chi phí thuê mặt bằng sản xuất, tiền lơng trả cho nhân viên không trực tiếp tham gia vào quy trình sản xuất hoặc không trực tiếp cung cấp dịch vụ nh: nhân viên bảo vệ, thợ bảo dỡng, th ký và nhân viên lễ tân.

2.2 Phân loại theo mức độ biến động chi phí.

Ta thấy rằng những chi phí mà tổng của chúng thay đổi cùng với mức sản lợng thì đợc gọi là chi phí biến đổi Còn những chi phí mà tổng của chúng không thay đổi cùng với mức sản lợng thì đợc gọi là chi phí cố định.

2.2.1 Chi phí cố định.

Từ sự phân tích trên ta thấy chi phí cố định không bị ảnh hởng bởi lợng hàng sản xuất ra Ví dụ nh chi phí thuê cửa hàng của doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt, nó cũng có thể thay đổi nhng là do thoả thuận với bên cho thuê và chịu ảnh hởng của giá thuê mặt bằng chứ không phải bởi lợng bánh ngọt sản xuất ra.

2.2.2 Chi phí biến đổi.

Cũng xét trong doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt ở ví dụ trên, thì những bao bì, vỏ bọc bánh ngọt biến đổi theo lợng bánh ngọt và đó là chi phí biến đổi.

Theo nguyên tắc chung, các chi phí biến đổi sẽ dễ kiểm soát hơn so với chi phí cố định vì định phí thờng là những chi phí đã trả trớc, nay đợc khấu hao lại hay những chi phí đã đợc thoả thuận trong các hợp đồng đã ký Còn các khoản biến phí có thể giảm xuống nếu doanh nghiệp cố gắng kiểm soát chúng.

3 Định mức chi phí.

Khi kiểm soát chi phí thì điều quan trọng là phải làm thế nào để biết đợc doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng và cần phải giảm bao nhiêu là hợp lý?Vì vậy, cần phải định mức chi phí, nhằm hớng các khoản chi trong thực tế tới chi phí mục tiêu hay chi phí dự kiến Cũng từ đó chúng ta nhận biết đợc sự tăng giảm của chi phí và tìm hiểu nguyên nhân để xử lý.

Ta có thể đi đến kết luận “ Định mức chi phí là khoản chi đợc định trớc bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trờng hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể”(2) Định mức chi phí không những chỉ ra đợc một khoản chi dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi tiêu trong trờng hợp nào, điều kiện nào.

Định mức chi phí có hai nội dung chính sau:

Định mức giá: Đợc xác định bằng cách cộng tổng các khoản chi lại.Định mức lợng: là định mức kỹ thuật liên quan tới số lợng thành phần nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, số lợng và loại lao động sản xuất, làm việc trong doanh nghiệp.

Chi phí luông biến đổi phức tạp vì thế các định mức chi phí phải đợc xem xét lại thờng xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng.

II Kiểm soát chi phí.

1 khái niệm:

Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào?; tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu?; chi phí nào cha hợp lý? Nguyên nhân vì sao?, biện pháp giải quyết?

Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phơng tiện công cụ đợc sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh Những bớc công việc đó có thể đợc cụ thể qua sơ đồ sau:1

1 kiểm soát chi phí - TS.Nguyễn Đại Thắng - NXB Trẻ - 2003

Sơ đồ quá trình kiểm soát chi phí

2 Tính tất yếu của việc kiểm soát chi phí.

Có nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát chi phí trở thành chức năng tất yếu của quản lý Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí là kiểm chứng xem các khoản chi có đợc thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những nguyên nhân sai sót để điều chỉnh.

Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý trong lĩnh vực tài chính Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí Đồng thời kiểm soát đợc những yếu tố ảnh hởng đến tính hợp lý và khi kiểm soát chi phí đợc mở rộng đối tợng tham gia trong toàn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộ phận, các cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xu hớng trong nền kinh tế thị trờng Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mới không ngừng.

3 Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Phương tiện, công cụCác tiêu chuẩn

định mức Nguyên tắc kiểm soát chi phí

Nội dung kiểm soát chi phí

Hình thức kiểm soát chi phí

Chi phí cho hoạt động kiểm soát

Hệ thống kiểm soát chi phí

Điều chỉnh cụ thể

Mục tiêu kiểm soát chi phíQuá trình kiểm

soát chi phí

Suy cho cùng doanh nghiệp nào cũng hớng tới mục tiêu lợi nhuận Mà chúng ta biết rằng lợi nhuận đợc xác định bởi công thức đơn giản sau:

Lợi nhuận= Doanh thu- chi phí

Nh vậy để thu đợc nhiều lợi nhuận chúng ta chỉ có hai cách:

Một là tăng doanh thu, điều này đồng nghĩa với việc tăng giá bán khi mà số lợng hàng hoá sản xuất ra không đổi Nhng thờng thì chúng ta nhận đợc kết quả lại khi mà trên thị trờng đầy những đối thủ cạnh tranh, hàng hoá thay thế và hàng hoá bổ sung Nh vậy giải pháp này rất thiếu tính khả thi.

Cách thứ hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp Đó là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sử dụng có hiệu quả Và khi mà doanh nghiệp tính giá bán hàng bằng cách cộng giá thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trờng gắn với xu thế hội nhập hiện nay.

Rõ ràng là kiểm soát chi phí có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, một nội dung cần tập trung nghiên cứu, chủ động tiến hành liên tục, triệt để.

4 Các nhân tố ảnh hởng tới kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Kiểm soát chi phí bị ảnh hởng bởi nhiều nhân tố, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Nhng tập trung lại có những nhân tố cơ bản sau:

Thông tin thực tế các khoản chi phí trong doanh nghiệp Đó là điều kiện tiên quyết để các chủ thể quản lý thực hiện chức năng kiểm soát, chỉ khi nhận biết và hiểu thực tế chi phí trong doanh nghiệp thì mới có thể xác định đợc những khoản chi phí cần điều chỉnh cũng nh những kinh nghiệm tốt từ những khoản chi hiệu quả.

Nhân tố thứ hai đó là hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp xây dựng Đó là những mục tiêu đã đợc số hoá trên những kế hoạch, chơng trình mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở từ những kết quả phân tích kinh tế vi mô và mục tiêu của doanh nghiệp.

Quan hệ cung cầu trên thị trờng đâù vào cũng là nhân tố ảnh hởng lớn tới kết quả chi phí Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu hiện qua giá cả,

khi giá tăng chi phí sẽ tăng và giá giảm doanh nghiệp sẽ giảm đợc giá thành sản phẩm Đây là nhân tố thuộc môi trờng bên ngoài doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp chỉ có thể chấp nhận, thích ứng theo xu hớng biến động đó.

Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải pháp, công cụ mà doanh nghiệp đa ra Trên cơ sở những thông tin có đợc, những giải pháp để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả sẽ đợc đa ra và kết quả đạt đợc đến đâu phụ thuộc vào tính đúng đắn của những biện pháp đó.

Chơng II

Nội dung kiểm soát chi phí

I Nguyên tắc chung.

1 Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát.

Thực chất của nguyên tắc này là sự kết hợp của hai nguyên lý: kiểm soát có trọng điểm và nguyên lýđộ đa dạng thích hợp Sở dĩ nh vậy là vì trong doanh nghiệp các khoản mục chi phí rất đa dạng, phức tạp mà không phải chi phí nào chúng ta cũng có thể thay đổi theo mong muốn vì có những khoản chi phí cố định theo các hợp đồng.Vì vậy doanh nghiệp nên tập trung vào những khoản chi mang tính biến động lớn mà bằng sự tích cực của mình doanh nghiệp có thể đa ra những giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả tiết kiệm Cũng theo nguyên tắc nàycác nhà quản lý doanh nghiệp cần phải xác định rõ tầm kiểm soát của mình để có thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với chức năng, quyền hạn các bộ phận cá nhân làm sao đảm bảo tính hệ thống và phát huy sự sáng tạo của mọi ngời Có nh vậy trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi của mình thì từng cá nhân sẽ thực hiện hiệu quả.

2 Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp không thể thay đổi.

Thông thờng những chi phí mà đợc xác định qua các hợp đồng lao động, thuê mặt bằng, khấu hao là cố định trong từng thời kỳ và doanh nghiệp không thể thay đổi Nhng với mục tiêu là sử dụng hiệu quả các khoản chi phí, doanh nghiệp cần đa ra các giải pháp tối đa hoá hiệu quả, mà suy cho cùng là làm tăng năng suất lao động Ví dụ nh cần thắt chặt kỷ luật hoặc thởng phạt hợp lý để ng-ời lao động làm việc xứng đáng với tiền công mà doanh nghiệp trả cho họ Hoặc cần phải cho máy móc chạy đúng công suất để khấu hao đợc hiệu quả có nh vậy những chi phí cố định đó sẽ phát huy hiệu quả cho dù doanh nghiệp hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào và hình thức nào.

3 Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp.

Các nhà quản trị cần phải có thông tin kịp thời, chính xác và sát thực, đó là điều kiện quan trọng cho họ có những quyết định đúng đắn Thông tin là đầu vào của quyết định vì thế để có thông tin họ cần đợc báo cáo đầy đủ, kịp thời qua các

Báo cáo tài chính, mà trong đó báo cáo chi phí là bộ phận quan trọng là một vế của bảng cân đối kế toán Muốn có đợc các báo cáo chi phí liên tục thì hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp phải liên thông và quan trọng phải có sự tham gia đầy đủ của mọi ngời Các phòng ban, các cá nhân đều có thể tham gia, phản ánh khi có vấn đề về chi phí có nh vậy vấn đề chi phí sẽ đợc phát hiện kịp thời và chính xác từ đó đa ra giải pháp thích hợp.

4 Nguyên tắc khách quan.

Đây là một nguyên tắc chung cho chức năng kiểm soát trong bất kỳ loại hình tổ chức nào Nhng nó đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp và với chức năng kiểm soát chi phí Vì chi phí nh đã phân tích ngay từ ban đầu là phạm trù kinh tế phức tạp, liên quan đến nhiều ngời và bị chi phối bởi vấn đề lợi ích Vì vậy kiểm soát chi phí muốn hiệu quả Rõ ràng kiểm soát chi phí mà không khách quan sẽ dễ đa ra quyết định tuỳ tiện theo chủ kiến của mình và khi không đúng thực tế sẽ gây ra những thông tin phản hồi thất thiệt cho các nhà quản lý và rất dễ gây ra kết quả là sự ly tán, tâm lý nghi ngờ trong doanh nghiệp, tạo điều kiện làm h hỏng cho những cá nhân làm nhiệm vụ kiểm soát.

5 Nguyên tắc có chuẩn mực.

Nhiệm vụ của kiểm soát chi phí là đem lại hiệu quả sử dụng chi phí cho doanh nghiệp, đó là dấu mốc mà nhờ đó hoạt động kiểm soát chi phí có cơ sở để so sánh đánh giá Hệ thống chuẩn mực ở đây cụ thể là những định mức đã đ-ợc xây dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp Về thời hạn, số lợng, giá cả, các mối quan hệ với giá thành và với tổng nguồn vốn của doanh nghiệp.

6 Nguyên tăc kinh tế.

Để chức năng kiểm soát chi phí đợc tiến hành, doanh nghiệp cần đến con ngời, công cụ vì thế cần phải tốn chi phí Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi kiểm soát chi phí phải thu đợc hiệu quả tức là những lợi ích thu đợc phải lớn hơn chi phí doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện chức năng kiểm soát một khoản chi phí nào đó, hoặc tổng thể chi phí của doanh nghiệp Tránh lãng phí cho những công việc không cần thiết mà đi ngợc lại mục tiều đề ra

II Xây dựng các định mức hiệu quả chi phí.

Trong việc kiểm soát chi phí bớc đầu tiên là xác định khoản nào cần chi rồi hớng các khoản chi đó tới chi phí mong muốn Trong chơng I em đã trình bày khái niệm định mức chi phí Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu những định mức chi phí khác nhau và làm thế nào để áp dụngvào việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp Nội dung này sẽ đợc gắn với nhiều ví dụ khác nhau.

1 Xây dựng định mức.

Đây là công việc rất khó khăn đòi hỏi mức độ lợng hoá cao để doanh nghiệp có căn cứ phân tích đánh giá các khoản chi phí Cần phải xây dựng hai loại định mức cơ bản là định mức giá và định mức lơng.

1.1 Định mức giá

Đợc xác định bằng cách công tổng các chi phí liên quan lại.Khi cần xây dựng định mức giá về nguyên vật liệu chúng ta sẽ cộng các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu và xem xét mối quan hệ với nguồn vốn của chúng ta, vốn sản phẩm Trong một thị trờng mà có nhiều nhà cung cấp chúng ta sẽ xác định giá nguyên vật liệu nào hợp lý nhất.

Ví dụ nh một quán cơm cung cấp các sản phẩm là các món ăn theo suất từ 5000đồng- 12000 đồng Thì trong đó giá gạo và gía thức ăn chỉ đợc phép từ 4000 đồng- 10000 đồng và theo đó sẽ xác định giá gạo nào là hợp lý Thông thờng định mức giá phụ thuộc vào thị trờng và ít ảnh hởng của nhà quản lý.

Cũng nh vậy với tiền lơng cũng có giá trị cụ thể vì thế cần có định mức ơng Tiền lơng và các khoản chi lơng liên quan tới lao động đợc cộng lại hình thành định mức lơng Cần phải xem xét công đoạn sản xuất cụ thể, sản phẩm cụ thể thì cần loại lao động ứng với mức lơng nào Ví dụ một cửa hàng Internet cần

l-thuê một nhân viên trông phòng máy Với mức độ công việc không mấy khó khăn nh vậy cửa hàng chỉ cần những ngời có trình độ tin học ở mức độ trung bình với mức lơng khoảng 700000 đồng/tháng đến 800000 đồng/tháng thay vì những kỹ s công nghệ thông tin với mức lơng vài triệu đồng.

Đây là những định mức mang tính thực tế, vì chúng cho phép sai lệch ở mức độ chấp nhận đợc khi thực hiện Nếu nh doanh nghiệp có đội ngũ công nhân đợc quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt đợc những định mức này.

Định mức lợng phụ thuộc nhiều vào sự chủ động của doanh nghiệp thay vì các yếu tố thị trờng Ta đặc biệt thấy rõ điều này ở các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp nơi mà vấn đề bảo quản nông sản đóng vai trò quan trọng.Đồng thời việc thắt chặt kỷ luật làm việc và hạn chế thời gian nhàn rỗi ngoài dự kiến do các nguyên nhân khác nhau (mất điện, thiếu nguyên vật liệu) doanh nghiệp có thể tăng năng suất lao động và giảm thời gian lao động/1đvsp Vì vậy doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống định mức hiệu quả, chính xác và giám sát thực hiện theo định mức đó.

2 Phân tích biến động chi phí xung quanh định mức hiệu quả.

Xuất phát từ sự biến động của lợi nhuận doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ nhận thấy sự biến động của chi phí Biến động có thể là bất lợi nếu chi phí thực sự lớn hơn chi phí định mức và sẽ có lợi nếu chi phí thực nhỏ hơn chi phí định mức Nhng dù là có lợi hay bất lợi thì điều quan trọng với nhà quản lý là phải hiểu sự biến động đó, xem xét nguyên nhân sâu xa của sự biến động để có những quyết định đúng đắn tiếp theo Muốn làm điều đó nhà quản lý cần phải phân tích sự biến động chi phí.